# Welkom Hier vind je uitleg over de producten van de PTI Planning Suite. Kies een product in de navigatie of gebruik de zoekfunctie om direct naar een onderwerp te gaan. ## Onderdelen - **[Workorder](https://help.pti.nl/nl/workorder)**: beheer werkopdrachten, taken, afspraken en workflows. - **[Go](https://help.pti.nl/nl/go)**: plan werkzaamheden en beheer afspraken en afwezigheid. - **[FLS](https://help.pti.nl/nl/fls)**: geavanceerde route- en capaciteitsplanning. - **[Send](https://help.pti.nl/nl/send)**: maak en beheer e-mails, brieven en sms-templates. - **[Mobile app](https://help.pti.nl/nl/mobile-app)**: voer opdrachten onderweg uit. - **[Beheertool](https://help.pti.nl/nl/beheertool)**: beheer de inrichting, personen en koppelingen. - **[Gebruikersbeheer](https://help.pti.nl/nl/gebruikersbeheer)**: beheer gebruikers, rollen en rechten. - **[Mobile beheertool](https://help.pti.nl/nl/mobile-beheertool)**: beheer de apparaten en app-gebruikers. - **[Verdeeltool](https://help.pti.nl/nl/verdeeltool)**: verdeel werk zonder klantafspraak over medewerkers. ## Termen en schermonderdelen Kom je een woord tegen dat je niet kent, zoals een vakterm als *bloktijd* of *No-Go*, of de naam van een schermonderdeel als *kruimelpad* of *menubalk*? In de **[begrippenlijst](https://help.pti.nl/nl/begrippenlijst)** staan ze bij elkaar, met per term de betekenis en de plek waar je hem in de tools tegenkomt. ::tip Gebruik de taalkeuze rechtsboven om beschikbare vertalingen te bekijken. De **schermafbeeldingen** zijn altijd in het Nederlands, ook in de andere talen. :: # Afwezigheid In het afwezigheidsvenster leg je vast wanneer een medewerker niet beschikbaar is, bijvoorbeeld door ziekte of een vrije dag. Een afwezigheid blokkeert de betreffende periode, zodat er geen afspraken op worden ingepland. ## Een afwezigheid aanmaken 1. Kies bij **Monteurs** de medewerker voor wie de afwezigheid geldt. 2. Kies **Hele dag**, of geef bij **Startdatum/tijd** en **Einddatum/tijd** een begin- en eindtijd op voor een deel van de dag. 3. Kies bij **Type verlof** het soort afwezigheid: **Pauze**, **Ziek**, **Vrij** of **Overig**. 4. Vul eventueel een **Opmerking** in met extra toelichting. 5. Klik op **Bevestigen**. ::screenshot --- zoom: true caption: Het venster Afwezigheid toevoegen met de monteur, de periode (of Hele dag), het type verlof, een opmerking en de optie om een adres toe te voegen. frame: window max-width: sm --- ![Venster Afwezigheid toevoegen met de velden monteur, periode, type verlof, opmerking en adres](https://help.pti.nl/go-afwezigheid.png) :: ::note Kies je **Overig** als type verlof, dan is de **Opmerking verplicht**: zonder toelichting kun je de afwezigheid niet opslaan. Zo blijft navraagbaar waarom iemand niet beschikbaar was. :: ::note Een afwezigheid over meerdere dagen geldt standaard voor elke dag in de periode. Wil je alleen bepaalde tijden blokkeren, gebruik dan de tijdvelden of maak losse afwezigheden per dag. :: ## Effect op de planning Zodra de afwezigheid is opgeslagen, wordt de medewerker voor die periode als niet-beschikbaar getoond en kunnen er geen nieuwe afspraken op worden gepland. ::warning Bestaande afspraken in die periode **verdwijnen uit de planning**. Afspraken die al **bevestigd** of **gecommuniceerd** waren, worden een **[No-Go](https://help.pti.nl/nl/go/ongeplande-opdrachten#no-go-afspraken)**: een afspraak die uit de planning is gevallen terwijl de klant er al bericht over heeft gehad. De overige komen bij de [ongeplande opdrachten](https://help.pti.nl/nl/go/ongeplande-opdrachten). Controleer na het aanmaken van een afwezigheid dus of er afspraken opnieuw ingepland moeten worden. :: ## Afwezigheid met locatie Geef je bij de afwezigheid een **locatie** op, dan telt die mee in de planning: het algoritme plant opdrachten rondom de afwezigheid eerder in de buurt van die locatie en rekent met de **reistijd** van en naar de afwezigheid. Dat is nuttig bij bijvoorbeeld een cursus of een externe afspraak op een vaste plek. Gebruik je ook de [kaart](https://help.pti.nl/nl/go/map)? Zet dan de kaartlaag **Afwezigheden** aan, dan zie je de afwezigheid ook op de routekaart staan. ::tip Wijzig of verwijder een bestaande afwezigheid door hem te openen vanuit het overzicht van de medewerker; het venster opent dan met de bestaande gegevens. :: # Go **Go** is de planningstool van de PTI Planning Suite. Hier zie je wie wanneer waar werkt, verdeel je de afspraken over de monteurs en laat je de **optimalisatie** de route en de werktijden kloppend maken. ## De onderdelen van Go | Pagina | Waarvoor | | ---------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **[Planbord](https://help.pti.nl/nl/go/planboard)** | Het hoofdscherm: per monteur een tijdlijn met de afspraken en de afwezigheid van die dag. Hier plan je, verplaats je en stuur je bij. | | **[Ongeplande opdrachten](https://help.pti.nl/nl/go/ongeplande-opdrachten)** | De opdrachten die (nog) niet in de planning staan, waaronder de No-Go's. Hier haal je op wat blijft liggen. | | **[Vooruitplannen](https://help.pti.nl/nl/go/vooruitplannen)** | Een optimalisatie voor een periode vooruit, en de historie van eerdere optimalisaties met het resultaat per afspraak. | | **[Kaart](https://help.pti.nl/nl/go/map)** | De planning geografisch: monteurs, routes en afspraken op een kaart. | | **[Afwezigheid](https://help.pti.nl/nl/go/absence)** | Vastleggen wanneer een medewerker niet beschikbaar is, zodat er niets op die tijd wordt ingepland. | | **[Instellingen](https://help.pti.nl/nl/go/instellingen)** | Per monteur wanneer, waar en waarvoor hij ingepland mag worden, plus de styling en de globale planningsregels. | ::tip Ben je nieuw in Go? Begin bij het [Planbord](https://help.pti.nl/nl/go/planboard): dat is het scherm waar je het meeste werkt. De [Instellingen](https://help.pti.nl/nl/go/instellingen) bepalen wat de optimalisatie wel en niet mag, en zijn daarmee je belangrijkste stuurmiddel als planner. :: ::note Termen als **bloktijd**, **No-Go** en **optimalisatie** staan met hun betekenis in de [begrippenlijst](https://help.pti.nl/nl/begrippenlijst). :: # Instellingen Onder **Instellingen** beheer je de configuratie van Go. Er zijn vier onderdelen: **[Monteurs](https://help.pti.nl/#monteurs)**, **[Styling](https://help.pti.nl/#styling)**, **[Extra informatie](https://help.pti.nl/#extra-informatie)** en **[Globale instellingen](https://help.pti.nl/#globale-instellingen)**. Welke tabbladen je ziet, hangt af van je rechten. ## Monteurs Per monteur stel je in **wanneer** (werktijden), **waar** (regio's) en **waarvoor** (afspraaktypes) die persoon ingepland mag worden, plus enkele algemene instellingen. Deze instellingen bepalen wat de optimalisatie wel en niet bij een monteur mag plannen, ze zijn dus je belangrijkste stuurmiddel als planner. Selecteer een monteur in het overzicht (zoek eventueel op **Id** of **naam**) om de instellingen van die monteur te openen. De instellingen staan op vier tabbladen: **[Algemeen](https://help.pti.nl/#algemeen)**, **[Werktijden](https://help.pti.nl/#werktijden)**, **[Afspraaktypes](https://help.pti.nl/#afspraaktypes)** en **[Regio's](https://help.pti.nl/#regios)**. ::screenshot --- zoom: true caption: "Het tabblad Monteurs: links het overzicht van monteurs, rechts de instellingen van de geselecteerde monteur met de tabbladen Algemeen, Werktijden, Afspraaktypes en Regio's." frame: browser max-width: full url: go.pti.nl/settings/employees --- ![Instellingen Monteurs met links de lijst met monteurs en rechts de instellingen van de geselecteerde monteur](https://help.pti.nl/go-instellingen-monteurs.png) :: ### Basis en aangepast: zo werkt het overschrijven Werktijden, afspraaktypes én regio's werken allemaal volgens hetzelfde **basis/aangepast**-principe: - **Basis**: de standaardinstelling die **elke week** geldt. Dit is de normale situatie van de monteur. - **Aangepast**: een afwijking voor **één specifieke week**, die je kiest met de **werkweek-selector** bovenaan het tabblad. Een aangepaste instelling **overschrijft de basis** voor díe week; alle andere weken blijven gewoon de basis volgen. Op alle drie de tabbladen zie je dit terug in de kolom **Status**: die toont per dag of de dag nog de **basis** volgt of **aangepast** is. Zolang je niets wijzigt staat alles op *Basis*. Zodra je iets aanpast, springt die dag op *Aangepast* en komt er ook **(aangepast)** achter de gekozen week te staan; bewaren doe je daarna met **Week opslaan**. Met **Reset naar basis** maak je de afwijking voor die week weer ongedaan. ::tip **Een opdracht bij een specifieke monteur forceren.** Moet een bepaalde monteur die week tóch een opdracht oppakken die normaal buiten zijn instellingen valt? Geef hem dan een **aangepaste** instelling voor de betreffende week: - voeg de **regio** van de opdracht toe aan zijn aangepaste regio's voor die dag; - en/of voeg het **afspraaktype** van de opdracht toe aan zijn aangepaste afspraaktypes; - en/of verruim zijn **werktijden** voor die dag. De optimalisatie mag de opdracht dan bij deze monteur plannen, alleen voor die week, zonder dat je zijn vaste (basis)instellingen hoeft aan te passen. Dit is de manier waarop planners een monteur gericht "vrijspelen" voor een specifieke klus. :: ### Werktijden De tijden waarop de monteur werkzaam mag zijn, per dag in te stellen met **beschikbaarheid** (*Actief*/*Inactief*), een **starttijd** en een **eindtijd**. Op het sub-tabblad **Basis werktijden** stel je de standaard werkweek in en bewaar je met **Opslaan**. ::screenshot --- zoom: true caption: "Basis werktijden: per dag de beschikbaarheid, start- en eindtijd. Aangepaste werktijden overschrijven deze basis." frame: window max-width: lg --- ![Tabblad Werktijden met per dag de beschikbaarheid, starttijd en eindtijd](https://help.pti.nl/go-instellingen-werktijden.png) :: Op het sub-tabblad **Aangepaste werktijden** kies je eerst een week met de **werkweek-selector** en pas je daarna de tijden voor die week aan. De kolom **Status** toont per dag of die *Basis* of *Aangepast* is. Bewaren doe je met **Week opslaan**; met **Reset naar basis** vervalt de afwijking weer. ::screenshot --- zoom: true caption: "Aangepaste werktijden: met de werkweek-selector kies je een specifieke week. Woensdag is hier aangepast naar 15:00, waardoor de kolom Status op Aangepast staat." frame: window max-width: lg --- ![Aangepaste werktijden met de werkweek-selector en een dag met de status Aangepast](https://help.pti.nl/go-instellingen-werktijden-aangepast.png) :: ::warning **Aangepaste werktijden kunnen afspraken uit de planning halen.** Vallen er al afspraken buiten de nieuwe tijden, dan meldt de tool bij **Week opslaan** hoeveel afspraken dat zijn en haalt het die uit de planning. Afspraken die al **gecommuniceerd of bevestigd** waren, worden daarbij een **No-Go**. Lees dat aantal dus na voordat je bevestigt, en loop na het opslaan de [ongeplande opdrachten](https://help.pti.nl/nl/go/ongeplande-opdrachten) langs. De wijziging raakt alleen de planning **na vandaag**; wat vandaag al loopt, blijft staan. :: ::screenshot --- zoom: true caption: "De waarschuwing bij Week opslaan: de tool noemt hoeveel bestaande afspraken uit de planning worden gehaald." frame: window max-width: md --- ![Waarschuwingsvenster dat meldt hoeveel afspraken uit de planning worden gehaald](https://help.pti.nl/go-instellingen-werktijden-waarschuwing.png) :: ### Regio's De regio's waarin de monteur actief mag zijn, zijn **per dag** in te stellen. Ook hier gelden **Basis regio's** (elke week) en **Aangepaste regio's** (per week via de werkweek-selector). Voeg regio's toe of verwijder ze met het kruisje. ::screenshot --- zoom: true caption: "Tabblad Regio's: per dag de regio's waarin de monteur actief mag zijn, met Basis- en Aangepaste regio's en een Status-kolom." frame: window max-width: lg --- ![Tabblad Regio's met per dag de toegestane regio's en de kolom Status](https://help.pti.nl/go-instellingen-regios.png) :: #### Hoofdregio's en subregio's Regio's zijn **hiërarchisch** opgebouwd: een **hoofdregio** (bijvoorbeeld een provincie) kan **subregio's** bevatten (bijvoorbeeld steden of wijken binnen die hoofdregio). Klik in het regioveld van een dag om de **regiokiezer** te openen. Die werkt hetzelfde als de [groepenkiezer](https://help.pti.nl/nl/go/planboard#de-groepenkiezer) op het planbord: links de bronlijst met een zoekveld en de boom met vinkjes, rechts je selectie, en onderaan **Annuleren** en **Toepassen**. Zolang je niet op **Toepassen** klikt, verandert er niets aan de dag. ::screenshot --- zoom: true caption: "De regiokiezer: links de hoofdregio's met hun subregio's, rechts de gekozen selectie." frame: window max-width: sm --- ![Regiokiezer met links de hoofdregio's en subregio's en rechts de selectie](https://help.pti.nl/go-instellingen-regio-boom.png) :: Bij het selecteren gelden twee regels, die de kiezer zelf afdwingt: - Je kiest per dag **één hoofdregio**. Zodra je er één aanvinkt, zijn de andere hoofdregio's niet meer aanvinkbaar. Vink je die hoofdregio weer uit, dan kun je een andere kiezen. - Een **subregio** is alleen aanvinkbaar zolang zijn **eigen hoofdregio** aanstaat. Vink je de hoofdregio uit, dan gaan de subregio's daaronder mee uit. ::note Ook **Selecteer alles (zichtbaar)** houdt zich aan die regels: je krijgt de eerste hoofdregio met zijn subregio's, niet de hele lijst. Staan er in bestaande gegevens tóch twee hoofdregio's op één dag, dan blijven die staan tot je iets wijzigt. Een aangevinkte regio gaat namelijk nooit op slot, zodat je zo'n dag altijd naar een geldige selectie kunt terugbrengen. :: Een opdracht wordt alleen bij de monteur ingepland als de **regio van die opdracht** bij zijn regio's voor die dag hoort. Wil je dat hij opdrachten in een specifieke **subregio** oppakt, vink die subregio dan aan, zo bepaal je fijnmazig in welke gebieden de monteur wordt ingepland. Dit maakt de regioselectie ook geschikt om een monteur voor een dag of week gericht in een bepaald gebied in te zetten (zie de tip over aangepaste instellingen hierboven). ::note De optimalisatie plant een opdracht alleen bij een monteur die op de betreffende dag **actief is in de regio** van die opdracht. Valt een opdracht buiten de regio's van álle monteurs (of past geen enkele monteur qua **werktijd**, **regio** én **afspraaktype**) dan kan hij niet automatisch worden ingepland en wordt hij een **No-Go** (terug te vinden bij de [ongeplande opdrachten](https://help.pti.nl/nl/go/ongeplande-opdrachten)). :: ### Afspraaktypes De **afspraaktypes** die de monteur mag uitvoeren, eveneens **per dag** en met dezelfde **Basis**/**Aangepaste** sub-tabbladen en werkweek-selector. Voeg een type toe via het keuzemenu of verwijder het met het kruisje. ::screenshot --- zoom: true caption: "Tabblad Afspraaktypes: per dag de afspraaktypes die de monteur mag uitvoeren, met Basis- en Aangepaste afspraaktypes." frame: window max-width: lg --- ![Tabblad Afspraaktypes met per dag de toegestane afspraaktypes](https://help.pti.nl/go-instellingen-afspraaktypes.png) :: ### Algemeen Op het tabblad **Algemeen** staan de instellingen die voor de hele monteur gelden. Ze staan per onderwerp gegroepeerd; bewaren doe je onderaan met **Opslaan**. **Snelheidsratio**: werkt een monteur sneller of langzamer dan gemiddeld, dan rekent de planning daarmee. De waarde mag tussen **0,2** en **5,00** liggen, met maximaal twee decimalen. #### Reisafstand Onder de kop **Reisafstand** staan drie velden, allemaal in **km**: | Veld | Wat het begrenst | | --------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Max. reisafstand** | Het aantal kilometers dat de monteur maximaal mag afleggen van de **eerste tot de laatste** afspraak van een dag. | | **Max. reisafstand tussen afspraken (standaard optimalisatie)** | Hoe ver de monteur bij een gewone optimalisatie maximaal **tussen twee opeenvolgende** afspraken mag reizen. | | **Max. reisafstand tussen afspraken (afspraakvoorstel)** | Dezelfde grens, maar voor het samenstellen van **afspraakvoorstellen**. | Vóór elk veld staat een **informatie-icoon**; houd de muis erop voor de uitleg. ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Algemeen van een monteur, met de snelheidsratio en daaronder de groepen Reisafstand en Kosten. frame: window max-width: md --- ![Tabblad Algemeen van een monteur met de snelheidsratio en de groepen Reisafstand en Kosten](https://help.pti.nl/go-instellingen-algemeen.png) :: ::note Laat je een veld **leeg**, dan geldt voor deze monteur de [globale instelling](https://help.pti.nl/#globale-instellingen). Staat er wél een waarde, dan gaat die altijd vóór de globale waarde. Zo zet je bijvoorbeeld één ZZP'er strak op een klein gebied, zonder dat de rest van de monteurs iets merkt. :: Bij het opslaan controleert Go de ingevoerde waarden: - een reisafstand moet **meer dan 0** zijn en mag maximaal **1.000.000 km** en **twee decimalen** hebben; - een **reisafstand tussen afspraken** mag niet groter zijn dan de **Max. reisafstand** van dezelfde monteur; het traject tussen twee afspraken is immers een deel van de hele dagroute. ::note De **snelheidsratio** wordt alleen toegepast op **nieuwe** afspraken; bestaande afspraken behouden de oude ratio. Verlaag je een **reisafstand**, dan behouden bestaande routes die de nieuwe afstand overschrijden hun huidige reisafstand: er ontstaan dus geen No-Go's door het verlagen zelf. Zodra een route opnieuw wordt berekend, houdt Go zich wél aan de nieuwe grens. Dat geldt niet alleen bij nieuwe afspraken, maar ook bij een **herplanning** of een **optimalisatie** van die dag. :: ::warning Een strakke grens tussen afspraken werkt hard: in dunbevolkte gebieden krijgt een monteur met een lage waarde **minder afspraken** op zijn dag, ook als die dag verder leeg is. De optimalisatie gaat nooit over de grens heen. Spreek dit dus af met de betreffende monteur of aannemer voordat je het instelt. :: #### Kosten Heb je het recht **Kosten aanpassen**, dan staat er onder de kop **Kosten** ook een **Reiskosten per kilometer** (€ / km) en een **Servicekosten per uur** (€ / uur). Ook hier betekent leeg: de globale instelling gebruiken. Kosten moeten meer dan 0 zijn en mogen maximaal twee decimalen hebben. Zie je deze kop niet, dan heb je dat recht niet. ::warning De twee kostenvelden worden **niet gevuld** met de waarde die er al staat: ze zijn leeg zodra je het tabblad opent, ook als er eerder een bedrag is opgeslagen. Je kunt op dit tabblad dus niet zien welke kosten er nu voor deze monteur gelden. Klik je op **Opslaan** terwijl ze leeg zijn, dan raakt een eerder ingevuld bedrag hoogstwaarschijnlijk kwijt. Pas je alleen de snelheidsratio of een reisafstand aan, vul de kosten dan opnieuw in. :: ### Instellingen kopiëren tussen monteurs Hebben meerdere monteurs dezelfde werkweek of regio-indeling? Dan hoef je die niet één voor één in te voeren. Klik onderaan **Basis werktijden** op **Werktijden kopiëren**. In het venster kies je de **richting** van het kopiëren: - van de **huidige monteur → naar een of meer andere monteurs**, of - van **een andere monteur → naar de huidige monteur**. Selecteer daarna de betreffende monteur(s), controleer het voorbeeld van de werkweek en klik op **Opslaan**. De geselecteerde monteurs krijgen dan dezelfde **basis** werkweek. Op dezelfde manier kopieer je **regio's** tussen monteurs. ::screenshot --- zoom: true caption: "Het venster Basis werktijden kopiëren: kies de richting (van of naar de huidige monteur), selecteer de monteurs en bevestig." frame: window max-width: md --- ![Venster Basis werktijden kopiëren met de keuze voor de richting en de monteurselectie](https://help.pti.nl/go-instellingen-werktijden-kopieren.png) :: ::note Het kopiëren geldt voor de **basis**-instellingen. Aangepaste weken (afwijkingen voor een specifieke week) worden niet meegekopieerd. :: ## Styling Hier kies je per **afspraaktype** de kleur waarmee het op het planbord en de kaart wordt weergegeven. Selecteer een kleur, controleer het voorbeeld en klik op **Toepassen**. ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Styling met per afspraaktype de naam, een voorbeeld en de gekozen kleur. frame: browser max-width: full url: go.pti.nl/settings/styling --- ![Styling-instellingen met per afspraaktype een kleurvoorbeeld en kleurkeuze](https://help.pti.nl/go-instellingen-styling.png) :: ::tip Kies kleuren die goed van elkaar te onderscheiden zijn. Planners herkennen afspraaktypes vooral aan de kleurbalk bovenaan het afspraakblok. :: ## Extra informatie Toon extra velden op het **detailoverzicht** van een opdracht. Per regel stel je in: - **Label**: de naam die bij het veld wordt getoond. - **Expressie**: een [JSONata](https://jsonata.org/){rel=""nofollow""}-expressie die de waarde uit de opdrachtgegevens (bronnen) haalt. Zo maak je klantspecifieke gegevens uit de werkopdracht direct zichtbaar voor de planner, zonder maatwerk. ## Globale instellingen Op het tabblad **Globale instellingen** leg je planningsregels vast die voor **alle monteurs tegelijk** gelden. Onder de titel staat daarom de toelichting *Globale planningsregels voor alle monteurs*. Je ziet dit tabblad alleen met het bijbehorende recht. Heb je dat recht niet, dan is het tabblad niet zichtbaar. ### De reisafstanden Op dit tabblad staan drie velden, allemaal in **km**: | Veld | Wat het begrenst | | --------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Max. reisafstand per dag** | Hoeveel kilometer een monteur op één dag mag afleggen, van de **eerste tot de laatste** afspraak. | | **Max. reisafstand tussen afspraken (standaard optimalisatie)** | Hoe ver een monteur **tussen twee opeenvolgende** afspraken mag reizen bij een gewone optimalisatie, bijvoorbeeld vanuit het planbord of bij [vooruitplannen](https://help.pti.nl/nl/go/vooruitplannen). | | **Max. reisafstand tussen afspraken (afspraakvoorstel)** | Dezelfde grens, maar voor het moment dat Go **afspraakvoorstellen** voor een klant berekent. | De laatste twee kun je dus los van elkaar instellen: bijvoorbeeld ruimer bij het maken van afspraakvoorstellen dan bij de dagelijkse optimalisatie. Vóór elk veld staat een **informatie-icoon**; houd de muis erop voor de uitleg. ::note De grens **tussen afspraken** geldt voor de ritten van afspraak naar afspraak, niet voor de rit van huis naar de eerste afspraak. Dezelfde drie velden bestaan ook **per monteur**, op het tabblad [Algemeen](https://help.pti.nl/#algemeen) van die monteur. :: ### Wat Go controleert - Een reisafstand mag maximaal **1.000.000 km** zijn en maximaal **twee decimalen** hebben. - Een **reisafstand tussen afspraken** mag niet groter zijn dan de **Max. reisafstand per dag**: staat er een grotere waarde, dan meldt Go *Reisafstand tussen afspraken mag niet groter zijn dan de max. reisafstand per dag.* en wordt er niets opgeslagen. ### Opslaan en leegmaken De velden worden **automatisch opgeslagen** zodra je het veld verlaat. Je krijgt dan de melding *Globale instellingen opgeslagen*; gaat er iets mis, dan verschijnt een foutmelding en is de waarde niet bewaard. Voldoet een waarde niet aan de controles hierboven, dan slaat Go niets op tot je hem hebt gecorrigeerd. Maak je een veld **leeg** (met het kruisje), dan geldt er via deze weg geen grens meer. Ook dat wordt direct opgeslagen. ::warning Vul je bij een van de velden een waarde **onder de 10 km** in, dan verschijnt bovenaan de waarschuwing *Let op: een te lage afstand kan correcte planningen in de weg staan.* Je kunt de waarde wel opslaan, maar een krappe grens kan ertoe leiden dat opdrachten niet meer ingepland raken en als **No-Go** blijven staan. Verhoog de waarde weer als je dat ziet gebeuren. :: ::note Een instelling die **bij de monteur zelf** is vastgelegd, gaat vóór deze globale instelling. De globale waarde is dus de standaard voor iedere monteur die voor dat veld niets eigens heeft staan. :: ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Globale instellingen met de drie velden voor de maximale reisafstand. Vóór elk veld staat een informatie-icoon met de uitleg. frame: browser max-width: lg url: go.pti.nl/settings/global-settings --- ![Tabblad Globale instellingen met de velden voor de maximale reisafstand per dag, bij optimalisatie en bij afspraakvoorstel](https://help.pti.nl/go-instellingen-globaal.png) :: # Kaart De **kaart toont** de planning geografisch: je ziet de **buitendienstmedewerkers**, hun **routes** en de **geplande afspraken** op een routekaart. Zo zie je in één oogopslag wie waar is, welke routes worden gereden en waar nog opdrachten open staan. ::screenshot --- zoom: true caption: De routekaart met medewerkers, routes en afspraakmarkers. frame: browser maxWidth: full src: http://cdn-test.pti.dev/studio/Screenshot 2026-07-16 at 14.54.06.png theme: light url: https://go.pti.nl/1/map --- :: ## Wat zie je op de kaart? - **Medewerkers**: de positie van elke buitendienstmedewerker, weergegeven met zijn initialen. - **Geschatte positie**: de ingeschatte actuele positie van een medewerker, op basis van de afspraak die hij op dat moment uitvoert of waar hij naartoe onderweg is. Deze inschatting werkt alleen voor **vandaag**; kijk je naar een andere dag, dan staat de medewerker op zijn thuislocatie. - **Geplande afspraken**: elke afspraak verschijnt als een marker op de kaart. Markers die dicht bij elkaar liggen, worden bij het uitzoomen samengevoegd (geclusterd); klik op een cluster om in te zoomen. - **Routes**: de lijn in de kleur van de medewerker die zijn afspraken (en afwezigheden met een locatie) in de juiste volgorde verbindt. - **Afwezigheden**: afwezigheden met een locatie verschijnen als marker op de kaart. - **Ongeplande en No-Go opdrachten**: zichtbaar zodra je **Toon ongeplande tabel** aanzet. Beweeg met de muis over een marker voor een korte samenvatting (referentie, medewerker, adres en tijd). **Klik** op een afspraakmarker om de volledige details te openen, inclusief de knop **Plannen voor…** (zie [Afspraken inplannen vanaf de kaart](https://help.pti.nl/#afspraken-inplannen-vanaf-de-kaart)). De verschillende markers op de kaart: | Marker | Betekenis | | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | [1]{style="display:inline-block;width:16px;height:16px;border-radius:50%;background:#efe6f5;border:3px solid #5f6fff;color:#fff;font-size:10px;font-weight:700;text-align:center;line-height:16px;vertical-align:middle"} | **Afspraak**: de **vulling** is de kleur van de medewerker, de **rand** geeft de status weer. Het getal is de volgorde binnen de route. | | [12]{style="display:inline-block;min-width:22px;height:22px;padding:0 4px;border-radius:11px;background:#4b5563;color:#fff;font-size:12px;font-weight:700;text-align:center;line-height:22px;vertical-align:middle"} | **Cluster**: meerdere afspraken die dicht bij elkaar liggen; het getal is het aantal. | | [JV]{style="display:inline-block;min-width:22px;height:22px;padding:0 4px;border-radius:11px;background:#931f80;color:#fff;font-size:11px;font-weight:700;text-align:center;line-height:22px;vertical-align:middle"} | **Medewerker**: de buitendienstmedewerker, met zijn initialen. De rand toont of hij op schema ligt (groen = op schema, oranje/rood = achter). | | [z]{style="display:inline-block;width:18px;height:18px;border-radius:50%;background:#e4e4ff;border:2px solid #931f80;color:#555;font-size:11px;font-weight:700;text-align:center;line-height:16px;vertical-align:middle"} | **Afwezigheid**: een afwezigheid met een locatie; de vulling toont het type afwezigheid. | | []{style="display:inline-block;width:16px;height:16px;border-radius:50%;background:#ff4040;vertical-align:middle"} | **No-Go opdracht**: een geëscaleerde opdracht (alleen zichtbaar met **Toon ongeplande tabel** aan). | | []{style="display:inline-block;width:12px;height:12px;border-radius:50%;background:#aaaaaa;vertical-align:middle"} | **Ongeplande opdracht** (alleen zichtbaar met **Toon ongeplande tabel** aan). | | [★]{style="color:#f5a623;font-size:20px;vertical-align:middle"} | **Ster**: de opdracht die je via **Toon op kaart** of via de zoekfunctie hebt geselecteerd. | ::note Een **vastgezette** afspraak herken je aan een extra witte ring binnen de marker. :: De **rand** van een afspraakmarker geeft de **status** weer. De volledige, klantspecifieke kleuruitleg vind je in de **legenda** op de kaart. | Rand | Status | | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------- | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#fff;border:3px solid #c1c1c1;vertical-align:middle"} Grijs | Niet gepland | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#fff;border:3px solid #5f6fff;vertical-align:middle"} Blauw | Gepland | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#fff;border:3px solid #b274ff;vertical-align:middle"} Lichtpaars | Onderweg | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#fff;border:3px solid #9d3788;vertical-align:middle"} Donkerpaars | Aangekomen op locatie | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#fff;border:3px solid #37c145;vertical-align:middle"} Groen | Uitgevoerd | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#fff;border:3px solid #ff4040;vertical-align:middle"} Rood | Niet uitvoerbaar | ## Ligt een medewerker op schema? De **rand** van de medewerker-marker laat zien of de medewerker op schema ligt ten opzichte van zijn planning van vandaag. Beweeg met de muis over de marker om de uitleg te zien: | Rand | Betekenis | | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------- | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#931f80;border:3px solid #37c145;vertical-align:middle"} Groen | **Op schema**: alle afspraken tot nu toe zijn afgerond. | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#931f80;border:3px solid #f5a623;vertical-align:middle"} Oranje | **1 afspraak achter op schema.** | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#931f80;border:3px solid #ff4040;vertical-align:middle"} Rood | **Meerdere afspraken achter op schema.** | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#931f80;border:3px solid #ffffff;vertical-align:middle"} Wit | Geen afspraken vandaag, of er zijn nog geen afspraken verwacht. | ## Werkbalk Boven de kaart vind je van links naar rechts: - **Datumkiezer**: kies de dag waarvan je de planning wilt zien (één dag tegelijk). - **Route statistieken** (info-icoon). Zie [Routestatistieken](https://help.pti.nl/#routestatistieken). - **Lagen**: zie [Weergave-opties (Lagen)](https://help.pti.nl/#weergave-opties-lagen). - **Afspraken filteren**: filter op **personengroep** en/of **persoon**; alleen de routes en afspraken van die selectie blijven zichtbaar. - **Legenda**: de kleuruitleg van afspraaktypes, afspraakstatussen, No-Go opdrachten, afspraken in geheugen en afwezigheden. ## Weergave-opties (Lagen) Via het **lagen-icoon** rechtsboven bepaal je wat er op de kaart zichtbaar is: ::screenshot --- zoom: true caption: Het menu Lagen, waarmee je per laag bepaalt wat er op de kaart zichtbaar is. frame: window max-width: sm --- ![Het menu Lagen met schakelaars voor medewerkers, geschatte positie, geplande afspraken, routes, thuisadres, afwezigheden en de ongeplande tabel](https://help.pti.nl/go-kaart-lagen.png) :: | Optie | Wat het doet | | ------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Medewerkers** | Toont de medewerkers op de kaart. | | **Geschatte positie** | Toont de ingeschatte actuele positie van medewerkers (alleen beschikbaar als **Medewerkers** aanstaat). Je kunt wel een andere dag kiezen, maar dan staat de medewerker op zijn thuislocatie: de inschatting werkt alleen voor vandaag.. | | **Geplande afspraken** | Toont de geplande afspraken als markers. | | **Routes** | Toont de routelijnen tussen de afspraken. | | **Thuisadres** | Neemt het thuisadres van de medewerker mee als begin- en eindpunt van zijn routelijn. | | **Afwezigheden** | Toont afwezigheden (met een locatie) op de kaart. | | **Toon ongeplande tabel** | Opent onder de kaart de tabel met ongeplande opdrachten én toont de ongeplande en No-Go opdrachten als markers op de kaart. | ## Routestatistieken Via het **info-icoon** rechtsboven open je de routestatistieken van de zichtbare planning: - **Geplande afspraken**: het aantal geplande afspraken. - **Gereden km**: het totaal aantal gereden kilometers. - **Km per afspraak**: het gemiddelde aantal kilometers per afspraak. Daaronder zie je een uitsplitsing **per medewerker**: de kleur van zijn route, zijn naam en het aantal kilometers en minuten van zijn route. ## Ongeplande opdrachten Zet **Toon ongeplande tabel** aan om onder de kaart de tabel met **ongeplande opdrachten** te openen. Dit is dezelfde tabel als in het planbord en toont alle ongeplande opdrachten, waaronder de **No-Go** (geëscaleerde) opdrachten die bovenaan staan en rood gemarkeerd zijn. In de tabel kun je: - Met de selectievakjes rechtsboven alleen **No-Go opdrachten** of alleen **afspraken uit geheugen** tonen. - **Zoeken** en de tabel **verversen**. - Met de rechtermuisknop op een opdracht klikken voor acties zoals **Toon op kaart** en **Coördinaten wijzigen**. ::note Je ziet in deze tabel alleen de opdrachten die binnen je filterselectie (personengroep) vallen. :: ## Afspraakdetails bekijken Klik op een afspraakmarker om het detailvenster te openen. Hier zie je onder andere de **werkopdrachtcode** (klik erop om te kopiëren), de **bloktijd**, het **adres**, de **regio**, de **telefoonnummers**, de **reisduur naar de afspraak** en het **afspraaktype** en de **status**. ## Afspraken inplannen vanaf de kaart Slepen op de kaart is niet mogelijk; het inplannen of verplaatsen van een afspraak gaat via de details van de afspraak: 1. **Klik** op de marker van de afspraak (of gebruik **Toon op kaart** vanuit de ongeplande tabel; de kaart zoomt dan automatisch naar de opdracht). 2. In het detailvenster klik je op **Plannen voor…**. 3. Kies een medewerker uit de lijst (met het zoekveld filter je op naam). Go stelt vervolgens automatisch een zo efficiënt mogelijke plek in zijn route voor. In de lijst **Plannen voor…** staan alleen de medewerkers die de opdracht **mogen uitvoeren** (hun personengroep, afspraaktypes en regio (voor die dag) moeten passen bij de opdracht) én die op de gekozen dag een route op de kaart hebben. De lijst is gesorteerd op **afstand tot de opdracht** (hemelsbreed). Staat er een **?** in plaats van een afstand, dan is er geen locatie van de medewerker bekend. Zijn er geen passende medewerkers, dan zie je de melding *Geen routes zichtbaar op kaart*. ### Hoe wordt de geschatte positie bepaald? De afstanden in **Plannen voor…** en de marker **Geschatte positie** gebruiken dezelfde inschatting van waar de medewerker nu is (alleen voor **vandaag**, en alleen als de laag **Geschatte positie** aanstaat): - Is de medewerker **aangekomen op locatie**? Dan staat hij op die afspraak. - Is hij **onderweg**? Dan wordt zijn positie ingeschat tussen zijn vorige stop en zijn bestemming, op basis van de reistijd. - Is hij klaar met zijn laatste afspraak? Dan staat hij op de locatie van die afspraak. - In alle andere gevallen (en op andere dagen dan vandaag) geldt zijn **thuisadres**. ## Coördinaten van een opdracht corrigeren Staat een opdracht op de verkeerde plek op de kaart (of ontbreekt hij) doordat het adres niet goed gevonden is? Klik dan in de ongeplande tabel met de **rechtermuisknop** op de opdracht en kies **Coördinaten wijzigen** (alleen beschikbaar bij ongeplande opdrachten, en als je hiervoor rechten hebt). 1. Er opent een kaartvenster met de instructie *"Kies een nieuwe locatie door op de kaart te klikken."* Zoek eventueel eerst het adres op via het zoekveld. 2. Klik op de juiste plek; onder de kaart zie je het huidige **uitvoeradres** naast de **geselecteerde coördinaten** (met het gevonden adres ter controle). 3. Klik op **Coördinaten aanpassen** om op te slaan. ::tip **Clusters uitpakken**: zoom in op een cluster (of klik erop) om de losse afspraken te zien; het getal op de marker is het aantal samengevoegde afspraken. :: ::tip **Klopt een locatie niet?** Corrigeer het adres via **Coördinaten wijzigen** (rechtermuisknop op de ongeplande opdracht in de tabel). Klik in het kaartvenster op de juiste plek en bevestig. Zo voorkom je dat de opdracht op de verkeerde plek (of helemaal niet) op de kaart staat. :: ::tip **Routes vergelijken**: open de **routestatistieken** (info-icoon) vóór en na het verschuiven van afspraken om te zien of het aantal kilometers per afspraak echt verbetert. :: ## Een No-Go inplannen vanaf de kaart Gebruik je de kaart, dan kun je een No-Go opdracht ook hiervandaan inplannen. Je ziet dan direct welke medewerkers in de buurt zijn. 1. Zet **Toon ongeplande tabel** aan en zoek de **No-Go** opdracht in de tabel (of vink rechtsboven **Alleen No-Go afspraken tonen** aan). 2. Klik met de rechtermuisknop op de opdracht en kies **Toon op kaart**. Er verschijnt een **ster-marker** op de locatie van de opdracht. 3. Kijk welke medewerkers en routes **in de buurt** liggen. 4. Klik op de marker van de opdracht, klik op **Plannen voor…** en kies de medewerker. In de lijst **Plannen voor…** staan alleen de medewerkers die de opdracht **mogen uitvoeren** (passende personengroep, afspraaktype en regio), gesorteerd op afstand tot de opdracht. ::warning De getoonde afstanden zijn **op de dag zelf** gebaseerd op de **geschatte positie** van de medewerker, waar hij op dat moment een afspraak uitvoert of naartoe onderweg is (mits de laag **Geschatte positie** aanstaat). Plan je **vooruit** (een dag in de toekomst)? Dan wordt de afstand gemeten vanaf het **thuisadres** van de medewerker. Kijk dan liever ook naar de **routes** die in de buurt van de opdracht lopen. :: ::note Je kunt de opdracht alleen binnen de **oorspronkelijke afspraakdatum en bloktijd** inplannen. Moet hij naar een andere datum? Herstart dan eerst de werkopdracht. Zie [Een No-Go later inplannen](https://help.pti.nl/nl/go/ongeplande-opdrachten#een-no-go-later-inplannen). :: # Ongeplande opdrachten In de tabel met **ongeplande opdrachten** staan alle opdrachten die (nog) niet in de planning staan. Hier vind je: - **No-Go afspraken**: afspraken die niet (meer) automatisch ingepland konden worden. - **Afspraken in geheugen**: afspraken die je tijdelijk hebt geparkeerd via **Plaats in geheugen**. - Overige ongeplande afspraken. ::screenshot --- zoom: true caption: De tabel met ongeplande opdrachten onder het planbord, met de filter- en zoekknoppen rechtsboven. frame: browser max-width: full url: go.pti.nl/planbord --- ![De tabel met ongeplande opdrachten onder het planbord, met de filter- en zoekknoppen aan de rechterkant](https://help.pti.nl/ongeplande-opdrachten.png) :: ## Kolommen De tabel toont onder andere: interne referentie, werkopdrachtgroep, personengroep, afspraaktype, straat, postcode, plaats, regio, geplande datum, monteur, status, klantstatus en workflowstatus. Daarnaast kun je twee extra soorten kolommen tonen: - **Berekende eigenschappen**: de op werkopdrachtniveau berekende eigenschappen (bijvoorbeeld uit een history-trigger). - **Overige gegevens**: de metadata die voor jouw organisatie in de Beheertool is geconfigureerd. ::tip Via **Zichtbare kolommen** (rechtsboven de tabel) zet je kolommen per groep aan of uit; met **Berekende eigenschappen** en **Overige gegevens** kun je ook in één keer een hele groep in- of uitschakelen. Je keuze wordt onthouden in de browser, dus je hoeft dit niet elke keer opnieuw in te stellen. :: ::note Heeft een opdracht geen waarde voor een berekende eigenschap of extra gegeven, dan blijft die kolom voor die opdracht leeg. :: Rechts van de tabel kun je filteren, en met de **zoekbalk** zoek je snel een specifieke opdracht. ## Filteren Rechts van de tabel opent een **filterpaneel** waarin je de ongeplande opdrachten stap voor stap terugbrengt tot de opdrachten die je nu wilt inplannen. Je opent en sluit het paneel met het **filtericoon** in de balk rechtsboven de tabel. Het getal in het bolletje bij dat icoon laat zien hoeveel filters een waarde hebben; zodra dat er minstens één is, is het icoon ingevuld. Bovenin het paneel staat naast de titel **Filters** tussen haakjes het **aantal opdrachten** dat de tabel op dit moment toont. Onderin staat in woorden hoeveel filters actief zijn, bijvoorbeeld *3 actieve filters*. Het filterpaneel hoort bij de tabel met ongeplande opdrachten en werkt daardoor op twee plekken: onder het [planbord](https://help.pti.nl/nl/go/planboard) en bij de tabel op de [kaart](https://help.pti.nl/nl/go/map). ::screenshot --- zoom: true caption: De tabel met ongeplande opdrachten met het filterpaneel ernaast. Er staat één filter aan (Klant status), te zien aan het bolletje bij het filtericoon, het aantal opdrachten achter Filters en de tekst onderin het paneel. frame: window max-width: full --- ![De tabel met ongeplande opdrachten met daarnaast het filterpaneel met de filtervelden](https://help.pti.nl/go-ongepland-filterpaneel.png) :: ### De filtervelden | Veld | Waarop je filtert | Invoer | | ------------------------- | --------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Bedrijfsnaam** | Het bedrijf van je klant. Staat bovenaan het paneel. | Meerdere waarden; typen om te zoeken. Zie hieronder. | | **Workflowstatus** | De stap die de werkopdracht in de workflow heeft bereikt. | Meerdere waarden; je kunt in de lijst typen om te zoeken. | | **E-mailadres bekend** | Of er bij de opdracht een e-mailadres bekend is. | **Ja** of **Nee**, één van de twee. | | **Telefoonnummer bekend** | Of er een telefoonnummer bekend is, en welk soort. | **Vast**, **Mobiel** en/of **Nee**. | | **Regio** | De regio van de opdracht. | Meerdere waarden; typen om te zoeken. Subregio's staan als *Hoofdregio / Subregio*, zodat je gelijknamige subregio's kunt onderscheiden. | | **Afspraaktype** | Het afspraaktype van de opdracht. | Meerdere waarden; typen om te zoeken. | | **Klant status** | Wat er met de klant is gecommuniceerd. | **Bevestigd door klant**, **Gecommuniceerd naar klant** en/of **Niet gecommuniceerd naar klant**. | | **Afspraakdatum** | De datum die bij de afspraak staat. | Één dag, als `dd-mm-jjjj` of via het **kalendericoon**. | ::note De velden werken samen als een **en**-constructie: een opdracht blijft alleen staan als hij aan **alle** ingevulde velden voldoet. Vul je binnen één veld meerdere waarden in, dan werken die als een **of**: elke opdracht die aan één van die waarden voldoet, blijft staan. Een leeg veld filtert niet. :: ### Filteren op bedrijfsnaam Het bovenste veld, **Bedrijfsnaam**, is bedoeld voor opdrachten die bij elkaar horen omdat ze van dezelfde klant zijn: alle opdrachten voor één gemeente of woningcorporatie bijvoorbeeld. Zo haal je die in één handeling in de opdrachtenbak, om ze samen in te plannen. - Je kiest uit een **lijst**; zelf een naam intypen kan niet. Achter elke naam staat hoeveel openstaande opdrachten dat bedrijf heeft. - In de lijst staan alleen bedrijven met **meer dan een ingesteld aantal** opdrachten (standaard 5). Dat aantal is per klantomgeving in te stellen in de Beheertool. Staan er geen bedrijven in de lijst, dan meldt het veld *Geen bedrijven met genoeg openstaande opdrachten*. - Het veld werkt samen met de andere filters. Houden die opdrachten van het gekozen bedrijf buiten beeld, dan meldt Go dat onder het veld: *Door de overige filters zie je … van de … opdrachten van dit bedrijf. Wis overige filters om alles te zien.* Hetzelfde filter zit ook in de werkopdrachtentool. Zie [Filteren op bedrijfsnaam](https://help.pti.nl/nl/workorder#filteren-op-bedrijfsnaam). ### Welke filtervelden je ziet Niet elke planner werkt met dezelfde velden. Via het **tandwielicoon** bovenin het paneel open je de **Filterlijst**: daar vink je per veld aan of je het in het paneel wilt zien. Met de schakelaar bovenaan zet je in één keer alle velden aan (*Selecteer alle filters*) of uit (*Deselecteer alle filters*). ::note Zet je een veld uit terwijl er een waarde in staat, dan wordt dat filter meteen **gewist**. Een filter dat je niet ziet, blijft dus nooit onzichtbaar meefilteren. :: ### Filters wissen Met de knop met het **doorgestreepte filtericoon** (*Reset filters*) maak je alle velden in één keer leeg. Staat er geen enkel filter aan, dan is die knop niet beschikbaar. ### Filters opslaan en opnieuw gebruiken Filtercombinaties die je vaker gebruikt, kun je opslaan: 1. Vul de velden in en klik onderin het paneel op **Opslaan**. Deze knop werkt alleen als er minstens één filter een waarde heeft. 2. Geef in het venster **Filter opslaan** een **Filternaam** op en klik op **Opslaan**. Je krijgt de melding *Filter … aangemaakt*. 3. Bestaat er al een filter met die naam, dan vraagt de tool via **Filter overschrijven** of je het bestaande filter wilt bijwerken. Een opgeslagen filter gebruik je via de knop **Opgeslagen filters** bovenin het paneel: klik op een naam in de lijst en de bijbehorende waarden worden in de velden gezet en direct op de tabel toegepast. Staat een veld uit dat het filter vult, dan wordt dat veld automatisch weer aangezet. Verwijderen doe je met het **prullenbakicoon** achter de naam; dat vraagt eerst een bevestiging. ::note Een filternaam mag maximaal **50 tekens** lang zijn en alleen letters, cijfers, spaties, liggende streepjes en onderstrepingstekens bevatten. Je kunt maximaal **55** filters opslaan; daarna vraagt de tool eerst om een bestaand filter te verwijderen. Opgeslagen filters horen bij jouw gebruiker en bij de klantomgeving waarin je werkt: collega's zien jouw filters niet. :: ::tip Open je Go opnieuw, dan is het filterpaneel dicht en zijn de velden weer leeg. Wat wél bewaard blijft, is je keuze in de **Filterlijst** en je **opgeslagen filters**. Werk je elke dag met dezelfde selectie, sla die dan één keer op. :: ## No-Go afspraken Een **No-Go** is een afspraak die al **naar de klant gecommuniceerd of door de klant bevestigd** was en tóch uit de planning is gevallen. Dat kan drie oorzaken hebben: - de **optimalisatie** heeft de afspraak eruit gehaald; - er is een **[afwezigheid](https://help.pti.nl/nl/go/absence)** ingevoerd die de afspraak raakt; - de **instellingen** van de monteur zijn gewijzigd (bijvoorbeeld werktijden, regio's of afspraaktypes). De oorzaak vind je terug in de [historie](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/historie) van de werkopdracht, bij de gebeurtenis **NoGo**. ::note Was de afspraak nog **niet** gecommuniceerd of bevestigd? Dan wordt hij geen No-Go, maar komt hij gewoon bij de ongeplande opdrachten terecht. :: No-Go's verdienen voorrang: er is vaak al met de klant gecommuniceerd. Plan ze zo snel mogelijk opnieuw in: 1. **Afspraakvoorstellen ophalen**: laat Go geschikte momenten en monteurs voorstellen. 2. **[Vooruitplannen](https://help.pti.nl/nl/go/vooruitplannen)** met de optie **No-Go afspraken betrekken**: sommige No-Go's worden mogelijk niet automatisch opgepakt, dus controleer het resultaat. 3. **Handmatig via de kaart**: gebruik je de [kaart](https://help.pti.nl/nl/go/map)? Dan kun je met **Toon op kaart** een monteur in de buurt kiezen. Zie [Een No-Go inplannen vanaf de kaart](https://help.pti.nl/nl/go/map#een-no-go-inplannen-vanaf-de-kaart). De kaart is nog in **bèta**. ::warning Een No-Go wordt **alleen binnen de oorspronkelijke afspraakdatum en bloktijd** opnieuw ingepland. Buiten die datum of bloktijd plant Go de afspraak niet, vandaar ook de reden *Bloktijd valt niet op deze dag*. :: ### Een No-Go later inplannen Lukt het niet meer om de opdracht op de oorspronkelijke datum uit te voeren, dan moet je de **werkopdracht herstarten**. Zie [Werkopdracht herstarten](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/algemeen) in de workordertool. Bij het herstarten: - begint de **workflow** weer vooraan, waardoor de opdracht opnieuw ingepland mag worden buiten de oude afspraakdatum en bloktijd; - loopt ook de **klantcommunicatie** weer volgens het normale proces, zodat de klant de juiste berichten krijgt. ::note Opnieuw inplannen zonder te herstarten laat de oude afspraakdatum, bloktijd en communicatie in stand. Zit de datum al in het verleden, dan blijft de opdracht daardoor een No-Go. :: ## Acties Klik met de **rechtermuisknop** op een opdracht voor de mogelijke acties: - **Toon op kaart**: toont de opdracht als ster-marker op de kaart, zodat je ziet welke monteurs en routes in de buurt zijn. - **Afspraakvoorstellen ophalen**: laat Go voorstellen doen voor een geschikt moment en monteur. - **Plaats in geheugen** / **Verwijder uit geheugen**: parkeer een afspraak tijdelijk of haal hem daar weer uit. - **Details inzien**: opent het detailoverzicht van de opdracht. - **Coördinaten wijzigen**: corrigeer de locatie als de geocoding niet klopt. - **Open in workordertool** / **Open in workorder next**: opent de bijbehorende werkopdracht in de (oude) workordertool of in de nieuwe workordertool. # Planbord Het planbord is het centrale onderdeel van PTI Go en vormt het operationele hart van de applicatie. Hier worden zowel opdrachten als buitendienstmedewerkers overzichtelijk weergegeven. ::screenshot{frame="browser" url="workorder.pti.nl/1/work-order/1000"} :video{autoplay loop muted src="https://cdn-test.pti.dev/studio/videos/Screen Recording 2026-07-16 at 23.35.53.mov"} :: In de volgende hoofdstukken worden de belangrijkste onderdelen en functies van het planbord toegelicht. ## Filteren op personengroepen en monteurs Met het **filtericoon** in de balk bovenaan het planbord (*Afspraken filteren*) bepaal je wie je op het planbord ziet. Het venster **Filter** heeft twee velden: - **Personengroepen**: de bedrijven, aannemers en teams waarvan je de monteurs wilt zien. - **Monteurs**: losse monteurs, als je de selectie verder wilt beperken. Sluit het venster met **Sluiten**. Is er een filter actief, dan is het filtericoon ingevuld. Je keuze bij **Personengroepen** wordt overgenomen als je daarna gaat [vooruitplannen](https://help.pti.nl/nl/go/vooruitplannen). ### De groepenkiezer Klik op het veld **Personengroepen** om de **groepenkiezer** te openen. Die bestaat uit twee helften. **Links staat de bronlijst.** Bovenaan zie je hoeveel groepen de boom bevat, met daaronder een **zoekveld**. De boom zelf is zo diep als de structuur van je organisatie: bedrijven, aannemers en teams, elk met hun eigen icoon. Met het **pijltje** klap je een tak open of dicht, met het **vinkje** selecteer je een groep. Achter een tak staat hoeveel onderliggende onderdelen zijn aangevinkt, bijvoorbeeld `3/6`. Met **Selecteer alles (zichtbaar)** vink je in één keer alles aan wat op dat moment in de lijst staat: heb je gezocht, dan zijn dat precies de zoekresultaten. **Rechts staat je selectie**, gegroepeerd per tak en met het totaal bovenaan. Met het **kruisje** haal je een onderdeel weer weg, met **Wissen** maak je de hele selectie leeg. Heb je nog niets gekozen, dan staat er *Nog geen groepen geselecteerd.* Onderaan bevestig je met **Toepassen**. Met **Annuleren** sluit je de kiezer zonder je wijzigingen te bewaren, dus zolang je niet op **Toepassen** klikt verandert er niets aan het planbord. Het veld zelf laat daarna de eerste gekozen groep zien, met daarachter *+ n andere(n)* en het totale aantal. ::screenshot --- zoom: true caption: "De groepenkiezer: links de bronlijst met het zoekveld, de boom en de aantallen per tak, rechts de gekozen groepen." frame: window max-width: md --- ![De groepenkiezer met links de boom met personengroepen en rechts de selectie](https://help.pti.nl/go-planbord-groepenkiezer.png) :: ::note Bij personengroepen mag je vrij combineren: takken en losse onderdelen door elkaar. Voor de **regio's** van een monteur gebruikt Go dezelfde kiezer, maar daar gelden strengere regels. Zie [Hoofdregio's en subregio's](https://help.pti.nl/nl/go/instellingen#hoofdregios-en-subregios). :: ## Geplande afspraak Een ingeplande afspraak wordt weergegeven als een **afspraakblok**. Het blok bestaat uit de volgende onderdelen: | Onderdeel | Weergave | Betekenis | | -------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------- | | **Afspraaktype** | []{style="display:inline-block;width:46px;height:8px;border-radius:2px;background:#931f80;vertical-align:middle"} | Gekleurde balk bovenaan de afspraak. De kleuren zijn klantspecifiek (zie legenda). | | **Achtergrondkleur** | []{style="display:inline-block;width:46px;height:20px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;background:#d8dfff;vertical-align:middle"} | Geeft de communicatiestatus met de klant weer. | | **Afspraakstatus** | []{style="display:inline-block;width:46px;height:8px;border-radius:2px;background:#5f6fff;vertical-align:middle"} | Gekleurde balk onderaan; geeft de status van de afspraak weer. | ### Achtergrondkleur (communicatiestatus) De achtergrondkleur van het blok geeft de communicatiestatus met de klant weer. | Kleur | Betekenis | | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------- | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#d8dfff"} Lichtblauw | Nog niet gecommuniceerd naar de klant | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#ffb0b0"} Lichtrood | Gecommuniceerd naar de klant | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#fdffb0"} Geel | Bevestigd door de klant | ### Afspraakstatus De onderste kleurbalk geeft de status van de afspraak weer. | Kleur | Status | | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------- | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#c1c1c1"} Grijs | Niet gepland | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#5f6fff"} Blauw | Gepland | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#b274ff"} Lichtpaars | Onderweg | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#9d3788"} Donkerpaars | Aangekomen op locatie | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#37c145"} Groen | Uitgevoerd | ## Een afspraak verslepen en inplannen Sleep je **één** afspraak naar een andere plek of een andere monteur (of sleep je een ongeplande opdracht op een monteur), dan opent het venster **Afspraak inplannen**. Handmatige verplaatsingen zijn foutgevoelig, dus Go laat je kiezen hoe de afspraak in de route wordt geplaatst én controleert een aantal zaken vóór je de afspraak inplant. Sleep je meerdere afspraken tegelijk, dan optimaliseert Go ze direct. Zie de sectie [Meerdere afspraken verplaatsen](https://help.pti.nl/#meerdere-afspraken-verplaatsen) hieronder. ::screenshot --- zoom: true caption: "Het venster Afspraak inplannen: bovenin de uitlijn-opties en het routeschema, onderin de controles. Hier faalt de werktijden-controle, dus de afspraak kan wel worden ingepland maar wordt vastgezet." frame: window max-width: md --- ![Venster Afspraak inplannen met de uitlijn-opties, het routeschema en de controles (bloktijden, werktijden, reistijden, monteur)](https://help.pti.nl/go-planboard-afspraak-inplannen.png) :: ### Uitlijnen: waar komt de afspraak in de route? Staan er afspraken vóór of ná de gekozen plek, dan kies je bovenin hoe de afspraak wordt **uitgelijnd**: - **Aansluiten op vorige**: de afspraak komt direct **na de vorige afspraak + de reistijd** daarnaartoe. - **Gekozen tijd**: de afspraak blijft precies staan waar je hem hebt neergezet. - **Aansluiten op volgende**: de afspraak komt direct **vóór de volgende afspraak − de reistijd** daarnaartoe. Daaronder zie je een schema van de route: de **vorige locatie**, de **reistijd**, deze afspraak en de **volgende locatie**. Is er geen vorige of volgende afspraak, dan gelden de **start-** en **eindlocatie van de monteur** (zijn thuis- of werkadres). Zo plaats je de afspraak strak tegen de omliggende afspraken aan, rekening houdend met reistijd. ::note Pas je hierbij de **afspraakduur** aan, dan wordt die duur ook in de **vooruitplanning** gebruikt. :: ### De controles Onder in het venster toont Go een reeks **controles**. Sommige **blokkeren** het opslaan, andere zijn een **waarschuwing**: | Controle | Wat wordt gecontroleerd | Als het faalt | | ------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Monteur**: afspraaktype én personengroep | Mag deze monteur deze opdracht uitvoeren? | **Blokkeert**: je kunt de afspraak hier niet plaatsen. | | **Regio** | Is de monteur op die dag actief in de regio van de opdracht? | **Waarschuwing**: je kunt alsnog inplannen. Zie [Regio-afwijking](https://help.pti.nl/#regio-afwijking-plannen-buiten-de-regio-van-de-monteur). | | **Reistijden** | Is er genoeg ruimte voor reistijd vóór en ná de afspraak? | **Blokkeert** het opslaan. | | **Afwezigheid** | Botst de afspraak met een afwezigheid van de monteur? | **Blokkeert** het opslaan. | | **Start-/maximale inplandatum** | Ligt de gekozen datum binnen de start- en maximale inplandatum van de opdracht? | **Blokkeert** het opslaan. | | **Werktijden** | Valt de afspraak binnen de werktijden van de monteur? | Je kunt opslaan, maar de afspraak wordt **vastgezet**. Zie hieronder. | | **Bloktijden** | Valt de start binnen de bloktijd van de afspraak? | **Waarschuwing**: de bloktijd wordt bij het opslaan bijgewerkt. | | **Reisafstand** | Overschrijdt de dag de maximale reisafstand van de monteur? | **Waarschuwing**. | ::note - Slagen alle controles, dan plant de knop **Go!** de afspraak normaal in en blijft hij meelopen in de optimalisatie. - Faalt **alleen de werktijden-controle** (en verder niets), dan kun je de afspraak toch met **Go!** inplannen, maar wordt hij **vastgezet**: de optimalisatie verplaatst hem daarna niet meer (net als bij [Afspraak vastmaken](https://help.pti.nl/#acties-via-de-rechtermuisknop)). - Faalt een **blokkerende** controle, dan is de knop **Go!** niet beschikbaar. :: Er verschijnt ook een extra waarschuwing als de afspraak al **onderweg**, **op locatie** of **uitgevoerd** is, je kunt hem dan nog wel verplaatsen, maar het is verstandig om eerst extra te controleren of er al een ander proces loopt. ### Regio-afwijking: plannen buiten de regio van de monteur De **regio** is een eigen controle, en die controle **blokkeert niet**. Wil je een opdracht bij een monteur zetten die op die dag niet in de regio van de opdracht werkt, dan kan dat: Go waarschuwt je en laat de keuze aan jou. Dat heet een **regio-afwijking**. Wat je ziet in het venster **Afspraak inplannen**: - bij de controle **Regio** een kruisje met de tekst *Monteur heeft geen toegang tot regio …*; - onderin een **oranje waarschuwing**: *Monteur heeft mogelijk geen toegang tot deze regio, de afspraak kan alsnog worden opgeslagen.* Klik je daarna op **Go!**, dan legt Go bij de afspraak vast dat deze monteur de opdracht in **zijn eigen hoofdregio** van die dag mag uitvoeren. Dat heeft twee gevolgen die je als planner wilt weten: - De afspraak blijft staan. Een **optimalisatie** of **[vooruitplanning](https://help.pti.nl/nl/go/vooruitplannen)** haalt de afspraak niet meer uit de planning omdat de regio niet klopt, en de andere afspraken van die monteur gaan er niet door escaleren. - Bij **Details inzien** staat achter **Regio** een **oranje waarschuwingsdriehoekje**. Houd de muis erop voor de tekst *Regio wijkt af van de regio van de opdracht*. Zo zie je later terug dat hier bewust van de regio-indeling is afgeweken. ::note Heeft de monteur voor die dag **helemaal geen regio's** ingesteld, dan is de melding *Monteur heeft geen regio's toegewezen* en **blokkeert** de controle wél. Vul dan eerst de regio's van de monteur bij [Instellingen](https://help.pti.nl/nl/go/instellingen#regios) aan. Faalt naast de regio ook de **werktijden**-controle, dan toont Go onderin alleen de melding over het vastzetten van de afspraak. De regio-controle zelf blijft in de lijst met een kruisje zichtbaar. :: ::tip Is een monteur **structureel** in een gebied nodig, gebruik dan geen regio-afwijking maar zijn [aangepaste regio's](https://help.pti.nl/nl/go/instellingen#regios) voor die week. Een regio-afwijking is bedoeld voor één opdracht die je nú kwijt moet. :: ## Meerdere afspraken verplaatsen Je kunt een afspraak naar een andere monteur slepen. Selecteer meerdere afspraken tegelijk met: - `Ctrl + klik` - `Shift + klik` Sleep vervolgens de selectie naar een andere monteur. Go voert automatisch een lichte optimalisatie uit om de afspraken zo efficiënt mogelijk te verdelen. Afspraken die niet meer passen, worden automatisch teruggeplaatst in het overzicht met [ongeplande opdrachten](https://help.pti.nl/nl/go/ongeplande-opdrachten). ::screenshot :video{autoplay loop muted src="https://cdn-test.pti.dev/studio/videos/Screen Recording 2026-07-16 at 23.35.53.mov"} :: ### Reden niet gepland Bij afspraken die na het verslepen niet passen, zie je de **reden** waarom ze niet geplaatst konden worden: | Reden | Betekenis | | --------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Bloktijd valt niet op deze dag | De bloktijd van de afspraak valt buiten deze dag. | | Geen geldige geocoding mogelijk | Het adres kon niet naar coördinaten worden vertaald. Controleer het adres of pas de coördinaten aan. | | Monteur heeft afspraaktype niet | De monteur mag dit afspraaktype niet uitvoeren. | | Monteur behoort niet tot dezelfde regio | De monteur is niet actief in de regio van de afspraak. | | Monteur behoort niet tot dezelfde personengroep | De monteur zit niet in de personengroep van de afspraak. | | Geen ruimte in bloktijd | Binnen de bloktijd van de afspraak is geen plek meer. | | Geen ruimte in planning of overschrijdt maximale reistijd | De planning zit vol, of inplannen zou de maximale reisafstand van de monteur overschrijden. | ## Acties via de rechtermuisknop Klik met de **rechtermuisknop** op een afspraak. Er opent een **snelmenu**: een klein menu op de plek van je muis met de acties die je op die afspraak kunt uitvoeren. - **Details inzien**: opent het detailoverzicht van de afspraak. - **Uit planning halen**: haalt de afspraak uit de planning. Bij bevestigde of al gecommuniceerde afspraken krijg je eerst een waarschuwing; uitgevoerde afspraken kunnen niet meer uit de planning. - **Afspraakvoorstellen ophalen**: laat Go geschikte momenten en monteurs voorstellen. - **Afspraak vastmaken** / **losmaken**: een vastgemaakte (gepinde) afspraak blijft staan en wordt door optimalisaties niet meer verplaatst. - **Plaats in geheugen**: parkeert de afspraak tijdelijk bij de ongeplande opdrachten. - **Toon op kaart**: toont de afspraak op de [kaart](https://help.pti.nl/nl/go/map). - **Open in workorder**: opent de bijbehorende werkopdracht in de [werkopdrachtentool](https://help.pti.nl/nl/workorder). Op een lege plek in de rij van een monteur kun je via de rechtermuisknop ook een **afwezigheid toevoegen**, **wijzigen** of **verwijderen**. Zie [Afwezigheid](https://help.pti.nl/nl/go/absence). # Vooruitplannen Met **Vooruitplannen** laat je Go automatisch afspraken inplannen voor een gekozen periode. De optimalisatie verdeelt de afspraken zo efficiënt mogelijk over de monteurs, rekening houdend met werktijden, regio's, afspraaktypes en reisafstanden. De pagina bestaat uit drie tabbladen: | Tabblad | Waarvoor | | -------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Planning optimaliseren** | Een nieuwe optimalisatie instellen en starten. | | **Optimalisatie historie** | Terugkijken wat eerdere optimalisaties hebben gedaan, tot op het niveau van de losse afspraak. | | **Overzicht (Oud)** | De vorige versie van deze pagina, die tijdelijk beschikbaar blijft. | ::note Je ziet de hele pagina alleen als je het recht voor vooruitplannen hebt. De tabbladen zelf hebben geen aparte rechten: heb je toegang tot de pagina, dan zie je alle drie. :: ## Planning optimaliseren Op dit tabblad stel je in wat er geoptimaliseerd moet worden. Het formulier bestaat uit drie genummerde blokken die je van boven naar beneden doorloopt. ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Planning optimaliseren met blok 1 (Optimalisatie details) en blok 2 (Optimalisatie uitbreidingen). De schakelaar voor ongeplande afspraken staat aan, waardoor de filters zichtbaar zijn. frame: browser max-width: full url: go.pti.nl/plan-ahead --- ![Tabblad Planning optimaliseren met de blokken Optimalisatie details en Optimalisatie uitbreidingen](https://help.pti.nl/go-vooruitplannen-optimaliseren.png) :: ### 1. Optimalisatie details Hier bepaal je de **scope**: waarover de optimalisatie gaat. | Veld | Betekenis | | ------------------- | -------------------------------------------------- | | **Periode** | De dagen waarvoor je wilt vooruitplannen. | | **Personengroepen** | De personengroepen die je meeneemt. Verplicht. | | **Regio's** | De regio's waarin gepland mag worden. Verplicht. | | **Monteurs** | De monteurs die mogen worden ingepland. Verplicht. | Alle vier de velden zijn nodig voordat je kunt starten; achter de verplichte velden staat een sterretje. Het veld **Personengroepen** opent dezelfde **groepenkiezer** als het filter op het planbord: links de bronlijst met zoekveld en vinkjes, rechts je selectie, bevestigen met **Toepassen**. Zie [De groepenkiezer](https://help.pti.nl/nl/go/planboard#de-groepenkiezer). ::note Je kunt alleen **toekomstige** dagen kiezen, en een periode van maximaal **30 dagen**. Wil je verder vooruit, draai dan meerdere optimalisaties achter elkaar. :: ::tip Go vult dit blok zoveel mogelijk vooraf in: de **personengroepen** worden overgenomen uit je selectie op het planbord, en de **monteurs** die bij de gekozen regio's en personengroepen horen worden automatisch allemaal geselecteerd. Wil je monteurs uitsluiten, haal ze dan hier weg. :: ### 2. Optimalisatie uitbreidingen Standaard optimaliseert Go alleen de afspraken die al ingepland staan. Met de twee schakelaars in dit blok neem je meer werk mee. Achter elke titel staat een grijs getal: hoeveel afspraken van dat soort er binnen je huidige scope zijn. - **No-Go afspraken betrekken**: neemt ook de No-Go afspraken mee in de optimalisatie. - **Ongeplande afspraken betrekken**: neemt ook de nog ongeplande afspraken mee. ::note Zet je **Ongeplande afspraken betrekken** aan, dan gaat **No-Go afspraken betrekken** automatisch mee aan en kun je die niet los uitzetten. Dat is geen fout: ongepland werk inplannen zonder de No-Go's mee te wegen zou een onvolledig beeld geven. :: ::warning No-Go's worden alleen binnen hun **oorspronkelijke afspraakdatum en bloktijd** ingepland. Valt die datum buiten de gekozen periode, of ligt hij in het verleden, dan pakt de optimalisatie de opdracht niet op. Wil je zo'n opdracht op een andere datum plannen, dan moet je hem eerst **herstarten**; zie [No-Go afspraken](https://help.pti.nl/nl/go/ongeplande-opdrachten#een-no-go-later-inplannen). :: ::warning Neem je ongeplande afspraken mee, dan kunnen **al ingeplande** afspraken uit de planning verdwijnen als de optimalisatie een efficiëntere indeling vindt. :: #### Filters Zodra **Ongeplande afspraken betrekken** aanstaat, verschijnt daaronder het blok **Filters** met drie keuzelijsten: **Werkopdrachtgroepen**, **Afspraaktypes** en **Plaatsen**. Hiermee beperk je wélke ongeplande afspraken meegaan. Laat je de filters leeg, dan gaan **alle** ongeplande afspraken mee. ::tip Bij **Plaatsen** staat achter elke plaatsnaam een getal: het aantal ongeplande afspraken in die plaats binnen je huidige scope. Zo zie je vooraf waar het werk zit, zonder eerst de lijst met opdrachten te openen. Het getal past zich aan als je de personengroepen, regio's, werkopdrachtgroepen of afspraaktypes wijzigt. Bij **Werkopdrachtgroepen** en **Afspraaktypes** staan (nog) geen aantallen. :: ::screenshot --- zoom: true caption: "De keuzelijst Plaatsen: achter elke plaats staat het aantal ongeplande afspraken binnen de gekozen scope." frame: window max-width: lg --- ![Keuzelijst Plaatsen met per plaatsnaam het aantal ongeplande afspraken](https://help.pti.nl/go-vooruitplannen-plaatsen-aantallen.png) :: ::note Zet je de schakelaar weer uit, dan worden de drie filters **leeggemaakt**. Zet je hem daarna opnieuw aan, dan moet je ze dus opnieuw invullen. :: ### 3. Samenvatting & Starten Het laatste blok vat samen wat je hebt ingesteld, zodat je vóór het starten kunt controleren of het klopt: - **Periode** - **Personengroepen**, **Regio's** en **Monteurs**: het aantal dat je hebt geselecteerd - **Afspraken in selectie**: hoeveel al ingeplande afspraken meegaan - **Ongeplande afspraken in selectie** en **No-Go's in selectie** - **Werkopdrachtgroepen**, **Afspraaktypes** en **Plaatsen**: het aantal actieve filters ::note Staan beide schakelaars in blok 2 uit, dan toont de samenvatting alleen de eerste vijf regels. De regels over ongeplande afspraken, No-Go's en de drie filters verschijnen pas zodra je **Ongeplande afspraken betrekken** aanzet. Terwijl Go de aantallen ophaalt, zie je even een grijs balkje in plaats van een getal. :: ### De optimalisatie starten Klik op **Optimalisatie starten**. Je krijgt de melding *De optimalisatie is gestart*. De knop is niet altijd beschikbaar. Er zijn twee blokkades, allebei met een melding onder de samenvatting: - **Configuratie niet compleet.** *Zorg dat alle verplichte velden zijn ingevuld om de optimalisatie uit te voeren.* Je mist nog een personengroep, een regio of een monteur. - **Optimalisatie is al actief.** *Wacht tot de huidige optimalisatie compleet is voordat je een nieuwe start.* Per personengroep kan er maar één optimalisatie tegelijk draaien. ::note Er is **geen voortgangsbalk**. Dat een optimalisatie loopt, zie je aan twee dingen: de melding *Optimalisatie is al actief* boven de startknop, en een draaiend icoontje met de tekst **Plannen...** achter de betreffende personengroep in de keuzelijst. Het resultaat bekijk je daarna op het tabblad **Optimalisatie historie**. :: ## Optimalisatie historie Op dit tabblad zie je wat eerdere optimalisaties hebben opgeleverd. De tabel toont de **laatste 100** optimalisaties, en alleen die van personengroepen waar jij toegang toe hebt. ::screenshot --- zoom: true caption: "Het tabblad Optimalisatie historie: links de tabel met optimalisaties, rechts het detailpaneel van de geselecteerde regel. Het blok Betreft is hier ingeklapt, zodat het blok Resultaat zichtbaar is." frame: browser max-width: full url: go.pti.nl/plan-ahead/history --- ![Tabblad Optimalisatie historie met de tabel en rechts het detailpaneel met het blok Resultaat](https://help.pti.nl/go-vooruitplannen-historie.png) :: ### Zoeken en filteren Boven de tabel staan twee kaarten: - **Zoeken in optimalisatie historie**: een vrij zoekveld op status, periode of monteur. - **Filteren**: filter op **Gestart op** (datum), **Gestart door** en **Status**. Met **Reset filters** wis je deze drie filters. Zijn er geen resultaten, dan meldt de tabel dat. Heb je nog nooit een optimalisatie gedraaid, dan staat er dat er nog geen vooruitplanningen zijn gedraaid. ### De kolommen | Kolom | Betekenis | | -------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | | **Status** | Zie de statussen hieronder. | | **Periode** | De periode waarover is geoptimaliseerd; bij één dag staat er één datum. | | **Gestart door** | Wie de optimalisatie heeft gestart. Is dat niet vastgelegd, dan staat er *Onbekend*. | | **Gestart op** | Datum en tijd van de start. | | **Resultaat samenvatting** | Hoeveel afspraken zijn geoptimaliseerd van het totaal dat meeging. | | **Nieuwe No-Go's** | Hoeveel afspraken door deze optimalisatie een No-Go zijn geworden. | | **Tijd** | Hoe lang de optimalisatie heeft geduurd. | Je kunt op elke kolom sorteren; standaard staat de nieuwste optimalisatie bovenaan. Onderaan stel je het aantal rijen per pagina in. De **Status** kan vier vormen aannemen: | Status | Betekenis | | -------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Geslaagd** (groen vinkje) | De optimalisatie is volledig doorlopen. | | **Gefaald** (rood kruis) | De optimalisatie is met een fout gestopt. | | **In behandeling** (draaiend icoontje) | De optimalisatie loopt nog. | | **Timeout** (oranje klokje) | De optimalisatie staat nog op *in behandeling*, maar heeft zich al een half uur niet gemeld. Er komt dan hoogstwaarschijnlijk geen resultaat meer. | ::note Bij een optimalisatie die nog loopt, staat er in de kolommen **Resultaat samenvatting**, **Nieuwe No-Go's** en **Tijd** een draaiend icoontje. Bij *Gefaald* en *Timeout* staat er een streepje: er zijn dan geen aantallen. Zolang er een optimalisatie loopt, ververst de tabel zichzelf automatisch. :: ::warning Achter een aantal bij **Nieuwe No-Go's** staat een oranje waarschuwingsdriehoekje. Dit zijn **gecommuniceerde of bevestigde** opdrachten die daadwerkelijk uit de planning zijn gehaald door de optimalisatie. Die klanten verwachten dus nog een monteur: loop deze na via de [ongeplande opdrachten](https://help.pti.nl/nl/go/ongeplande-opdrachten). :: ### Het detailpaneel Klik op een regel om rechts naast de tabel het detailpaneel te openen. Klik nog eens op dezelfde regel om het weer te sluiten. Bovenaan staat een gekleurde **banner** met de uitkomst. Bij een geslaagde optimalisatie staat daar hoeveel procent is geoptimaliseerd, met de aantallen erachter, en de tekst *planning is succesvol geoptimaliseerd*. Bij de andere statussen staat er dat de planning niet kon worden geoptimaliseerd, dat de optimalisatie niet is afgerond, of dat hij nog bezig is. Daaronder staat **Optimalisatie details**, verdeeld over vijf uitklapbare blokken: - **Status**: de status en de duur van de optimalisatie. - **Configuratie**: de periode, wie de optimalisatie startte en wanneer. - **Betreft**: de gekozen personengroepen, regio's en monteurs. - **Optioneel**: de gekozen werkopdrachtgroepen, afspraaktypes en plaatsen. - **Resultaat**: de aantallen, zie hieronder. ::note Staat er bij een veld een **streepje**, dan is die informatie niet vastgelegd. Bij oudere optimalisaties komt dat vaker voor: die zijn gedraaid voordat deze gegevens werden bijgehouden. :: #### Het blok Resultaat Bovenaan staat **Totaal geoptimaliseerd** met het aantal geoptimaliseerde afspraken van het totaal. Daaronder staan de aantallen uitgesplitst: | Regel | Betekenis | | ------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Geplaatste afspraken** | Alle afspraken die na de optimalisatie in de planning staan. | | **Nieuw ingepland** | Daarvan: de afspraken die er nieuw bij zijn gekomen. | | **Bestaande afspraken** | Daarvan: de afspraken die al ingepland stonden. | | **Uit planning gehaald** | Afspraken die door de optimalisatie uit de planning zijn gehaald. | | **Nieuwe No-Go** | Daarvan: de afspraken die daardoor een No-Go zijn geworden. | | **Niet aangeraakt** | Afspraken waar de optimalisatie niets mee heeft gedaan. | | **Problematisch** | Daarvan: de afspraken die niet verwerkt konden worden, bijvoorbeeld door een adres zonder geldige coördinaten. | Onder het blok staan twee knoppen: - **Bekijk op planboard**: opent het [planbord](https://help.pti.nl/nl/go/planboard) op de periode van deze optimalisatie, zodat je het resultaat in de planning ziet. - **Nieuwe optimalisatie**: opent het tabblad **Planning optimaliseren** met alle instellingen van deze optimalisatie al ingevuld. Handig om een optimalisatie te herhalen of om er iets aan te wijzigen en opnieuw te draaien. ### Bekijken welke afspraken het betreft Elk aantal in het blok **Resultaat** is aanklikbaar (behalve *Totaal geoptimaliseerd*). Klik erop en er opent een venster met precies die afspraken. De titel van het venster is de regel die je hebt aangeklikt, bijvoorbeeld **Geplaatste afspraken**; daaronder staan de bijbehorende deelaantallen. De tabel bevat per afspraak: **Werkopdrachtcode**, **Werkopdrachtgroep**, **Personengroep**, **Afspraaktype**, **Postcode**, **Afspraakdatum**, **Medewerker**, **Actie** en **Reden**. Je kunt op elke kolom sorteren en onderaan door de pagina's bladeren. Sluit het venster met **Sluiten**. ::note Een optimalisatie legt alleen afspraken vast waar iets over te melden is. Het kan dus voorkomen dat de lijst korter is dan het aantal waarop je klikte, of dat er *Geen afspraken vastgelegd voor deze waarde* staat. :: ::screenshot --- zoom: true caption: Het venster met afspraken, hier voor Niet aangeraakt. Rechts staat per afspraak de Reden waarom hij niet is ingepland. frame: window max-width: full --- ![Venster met de afspraken van een categorie, met de kolommen Werkopdrachtcode tot en met Reden](https://help.pti.nl/go-vooruitplannen-afspraken-venster.png) :: #### De kolom Reden Bij afspraken die **niet** zijn ingepland, staat in de kolom **Reden** waarom dat niet lukte. Er kunnen ook meerdere redenen tegelijk gelden; die staan dan achter elkaar met een komma ertussen. Bij een afspraak die wél is ingepland, blijft de kolom leeg. | Reden | Wat je eraan kunt doen | | ---------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Geen geldige geocoding** | Het adres kon niet op de kaart worden gevonden. Laat het adres van de opdracht controleren. | | **Geen monteur met dit afspraaktype** | Geen enkele meegenomen monteur mag dit afspraaktype uitvoeren. Voeg het type toe bij een monteur, zie [Instellingen](https://help.pti.nl/nl/go/instellingen#afspraaktypes). | | **Geen monteur in deze regio** | Geen enkele meegenomen monteur is die dag actief in de regio van de opdracht. Zie [Instellingen](https://help.pti.nl/nl/go/instellingen#regios). | | **Geen monteur in deze personengroep** | Er zat geen monteur uit de benodigde personengroep in de selectie. | | **Bloktijd valt buiten de geoptimaliseerde periode** | De bloktijd van de afspraak ligt buiten de gekozen periode. Kies een ruimere periode, of herstart de opdracht om hem op een andere datum te mogen plannen. | | **Geen ruimte binnen de bloktijd** | Binnen het afgesproken tijdvak was geen plek meer. | | **Geen ruimte in de planning** | De monteurs zaten vol binnen de gekozen periode. Verruim de periode of neem meer monteurs mee. | | **Onbekend** | De reden is niet vastgelegd. | ::tip De kolom **Reden** is de snelste manier om te zien waaróm een optimalisatie minder heeft opgeleverd dan je hoopte. Klik op **Niet aangeraakt** of **Uit planning gehaald** en sorteer op **Reden**: staat er vooral *Geen monteur in deze regio*, dan zit het probleem in je regio-instellingen en niet in de optimalisatie zelf. :: ## Overzicht (Oud) Op dit tabblad staat de vorige versie van de pagina: het oude vooruitplanformulier met daarnaast de tabel **Laatste 10 vooruitplanningen**. Het blijft voorlopig beschikbaar zodat je kunt terugvallen op de vertrouwde werkwijze. ::note Nieuwe functionaliteit komt alleen op de tabbladen **Planning optimaliseren** en **Optimalisatie historie**. Gebruik die dus bij voorkeur; het oude overzicht verdwijnt op termijn. :: ::tip Niet elke afspraak kan automatisch worden ingepland. Afspraken die niet passen, vind je terug bij de [ongeplande opdrachten](https://help.pti.nl/nl/go/ongeplande-opdrachten). :: # Bulkacties Met **bulkacties** wijzig je veel werkopdrachten in één keer. Je start een bulkactie vanuit het [werkopdrachtenoverzicht](https://help.pti.nl/nl/workorder), in de kaart **Bulkacties**; op de pagina **Bulkacties** volg je daarna de voortgang en het resultaat van elke actie. ## Hoe werkt de selectie? Een bulkactie wordt uitgevoerd op **alle werkopdrachten die aan de actieve filters voldoen**, niet op een handmatige selectie van losse opdrachten. Stel daarom eerst in het werkopdrachtenoverzicht de filters zo in dat alleen de gewenste opdrachten overblijven, en klik daarna in de kaart **Bulkacties** op de knop met de algemene acties (die heet in de tool nog **General actions**). ::warning **Alles wat binnen je filters valt, gaat mee.** Een bulkactie kijkt niet naar de opdrachten die je op je scherm ziet staan, maar naar de volledige filterselectie: ook de opdrachten op pagina 2, 3 en verder. Filter je bijvoorbeeld alleen op één opdrachtgever en één status, dan is dat mogelijk de hele voorraad van die opdrachtgever, en niet de handvol opdrachten waar je aan dacht. Controleer daarom vóór elke bulkactie het aantal achter de titel **Filters** in het filterpaneel: **dat aantal is precies het aantal opdrachten dat je gaat wijzigen.** Ook het venster van de bulkactie zelf en de kolom **Aantal geslaagd** op de pagina Bulkacties laten dat aantal zien. :: ::note Elke bulkactie vereist **minimaal één actief filter**: helemaal zonder filters blijft het menu grijs. Dat is een rem, geen vangnet: één ruim filter kan nog altijd tienduizenden opdrachten omvatten. Wees dus zo specifiek mogelijk: voeg bijvoorbeeld een werkopdrachtgroep, een datumbereik of een status toe. :: ## Beschikbare acties Welke acties je ziet, hangt af van je rechten. In het menu staan ze gegroepeerd onder **Datum**, **Werkopdrachten** en **Overige**. ::screenshot --- zoom: true caption: Het menu Algemene acties met de bulkacties, gegroepeerd onder Datum, Werkopdrachten en Overige. Grijze acties zijn niet beschikbaar bij de huidige filters. frame: window max-width: sm --- ![Menu Algemene acties met de beschikbare bulkacties, gegroepeerd per categorie](https://help.pti.nl/workorder-bulk-acties-menu.png) :: De meeste acties zijn pas beschikbaar als de filters aan bepaalde voorwaarden voldoen, bijvoorbeeld ten minste één actief filter of een specifieke statusselectie. Bij elke actie hieronder staat onder **Benodigde filters** om welke voorwaarden het gaat. Is een actie grijs, houd de muis erop om te zien welke voorwaarde nog ontbreekt. ::note Het menu is alleen beschikbaar zolang er **minstens één werkopdracht** aan de actieve filters voldoet. :: ### Datums aanpassen Met deze acties wijzig je de datums van de gefilterde opdrachten. - **Startdatum aanpassen**: wijzig de startdatum (minimaal vandaag). - **Einddatum aanpassen**: wijzig de einddatum (minimaal morgen). - **Maximale inplandatum aanpassen**: wijzig de datum tot wanneer een nog niet geplande opdracht in de planning wordt meegenomen (minimaal morgen). **Benodigde filters:** voor alle drie geldt dat er **minimaal één filter actief** moet zijn. ### Werkopdrachten - **Werkopdrachten afmelden**: sluit opdrachten met één afmeldreden per selectie; kies in de pop-up een **Reden**. - *Benodigde filters:* precies **één opdrachtgever** én **minimaal één status**, waarbij de status *Gesloten* **niet** in de selectie zit. - **Werkopdrachten goedkeuren**: keur gefilterde opdrachten in één keer goed. - *Benodigde filters:* precies **één status**, en wel *In verificatie*. - **Werkopdrachten heropenen**: open gesloten of geparkeerde opdrachten opnieuw. - *Benodigde filters:* precies **één status** (*Gesloten* óf *Geparkeerd*) én een **einddatum (vanaf)** die in de toekomst ligt. - **Werkopdrachten herstarten**: start de workflow opnieuw, optioneel met het opnieuw versturen van een communicatie-uiting. - *Benodigde filters:* precies **één opdrachtgever** én precies **één status** (niet *Gesloten*). Een e-mail-uiting is pas selecteerbaar als het filter **E-mail bekend** op *ja* staat. - **Werkopdrachten hervatten**: haal geparkeerde opdrachten weer uit de parkeerstand. - *Benodigde filters:* precies **één status**, en wel *Geparkeerd*. - **Werkopdrachten parkeren**: pauzeer de workflow en de klantcommunicatie. - *Benodigde filters:* precies **één status**, en wel *In behandeling*. - **Werkopdrachten verwijderen**: verwijder de gefilterde opdrachten volledig. - *Benodigde filters:* **minimaal één filter actief**. ::warning **Werkopdrachten verwijderen** verwijdert de opdrachten en hun gegevens definitief. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. :: ### Overige - **Aannemer wijzigen**: wijs de opdrachten aan een andere aannemer toe. - *Benodigde filters:* alleen **niet-geplande** opdrachten (filter **Gepland** op *Niet gepland*), statussen **uitsluitend** *In behandeling* en/of *Geparkeerd*, én precies **één aannemer**. - **Automatische communicatie pauzeren** / **Automatische communicatie hervatten**: pauzeer of hervat de automatische klantcommunicatie. - *Benodigde filters:* **minimaal één status**, waarbij *Gesloten* **niet** in de selectie zit. - **Overige gegevens toevoegen/updaten**: voeg vrije velden toe of werk bestaande waarden bij. Deze gegevens vind je bij de opdracht op het tabblad [Overige gegevens](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/overige-gegevens). - *Benodigde filters:* **minimaal één filter actief**. - **Workflow verplaatsen**: verplaats opdrachten naar een andere workflow. - *Benodigde filters:* **minimaal één status** (niet *Gesloten*) én precies **één workflow** geselecteerd. - **Verplaatsen naar werkopdrachtgroep**: verplaats opdrachten naar een andere werkopdrachtgroep. - *Benodigde filters:* **minimaal één filter actief**. ::tip **Werk in bulk herverdelen over aannemers.** Kan een aannemer (personengroep) tijdelijk geen werk aan door drukte, uitval of een herindeling van een regio? Met **Aannemer wijzigen** verplaats je in één keer alle **nog niet ingeplande** opdrachten (status *In behandeling* of *Geparkeerd*) van die aannemer naar een andere. Filter op de **huidige aannemer**, zet **Gepland** op *Niet gepland*, en kies in de pop-up de nieuwe aannemer. De opdrachten blijven **ongepland**, zodat de nieuwe aannemer ze zelf kan inplannen. Dat is veel sneller dan opdracht voor opdracht overzetten. :: ## Een bulkactie starten Na het kiezen van een actie opent een pop-up. Vul de gevraagde velden in, bijvoorbeeld een datum, reden, workflow of aannemer. Bij de meeste acties is een **Opmerking** verplicht; vermeld hier bijvoorbeeld het ticketnummer. Typ ter bevestiging het woord **Bevestigen** en klik op **Opslaan**. Je krijgt een melding dat de bulkactie is gestart. In de bevestigingsregel staat om **hoeveel werkopdrachten** het gaat, bijvoorbeeld *Typ Bevestigen als u zeker weet dat u de actie 'Einddatum aanpassen' voor 128 werkopdrachten uit wilt voeren*. Lees dat aantal na: het is precies het aantal opdrachten dat je gaat wijzigen, en het hoort gelijk te zijn aan het aantal achter **Filters** in het filterpaneel. ::screenshot --- zoom: true caption: De pop-up van een bulkactie (hier Startdatum aanpassen) met het invoerveld, het verplichte veld Opmerking en het bevestigingsveld. frame: window max-width: md --- ![Pop-up van een bulkactie met invoervelden, het verplichte opmerkingenveld en de bevestiging](https://help.pti.nl/workorder-bulk-actie-popup.png) :: ::note Bij meer dan 10.000 opdrachten wordt de bulkactie in meerdere delen uitgevoerd. :: ## Pagina Bulkacties Om alle uitgevoerde bulkacties te volgen, klik je bovenaan het scherm in de **menubalk** op **Bulkacties**. De tabel toont per actie: - **Soort**: bijvoorbeeld *Werkopdracht* of *Communicatie* - **Event**: de uitgevoerde actie - **Status** - **Gestart door** - **Aantal geslaagd** en **Aantal mislukt** - **Aangemaakt op** en **Voltooid op** ::screenshot --- zoom: true caption: De pagina Bulkacties met de tabel van uitgevoerde bulkacties en hun status. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/bulk-actions --- ![Pagina Bulkacties met de tabel van uitgevoerde bulkacties en hun status](https://help.pti.nl/workorder-bulk-acties-pagina.png) :: Klik op een regel om de details te openen. In het venster zie je naast de samenvatting een tabel met alle betrokken werkopdrachten: het **Id**, de **Status** (een groen vinkje bij geslaagd, een rood kruis bij mislukt) en bij mislukte opdrachten de **Reden**. Klik op **Sluiten** om het venster te sluiten. ::screenshot --- zoom: true caption: Het detailvenster van een bulkactie met de samenvatting en per werkopdracht het Id, de status en de eventuele reden. frame: window max-width: md --- ![Venster met de details van een bulkactie en per werkopdracht de status en reden](https://help.pti.nl/workorder-bulk-actie-details.png) :: # Data exporten Met een **export** zet je de gegevens van werkopdrachten om in een downloadbaar bestand. Je start een export vanuit het [werkopdrachtenoverzicht](https://help.pti.nl/nl/workorder); het bestand download je daarna op de pagina **Data exporten** in de menubalk. ## Een export starten Stel in het werkopdrachtenoverzicht eerst de **filters** in: de export bevat alle werkopdrachten die aan de actieve filters voldoen. Klik daarna op **Exporteer werkopdrachten** en kies een exporttype: - **Standaard export**: de standaardexport met gegevens op opdracht- en taakniveau, beschikbaar als **Standaard csv (;)**, **Standaard csv (,)** en **Standaard json**. - **Geconfigureerde export**: klantspecifieke exports die voor jouw omgeving zijn geconfigureerd. Deze zijn alleen zichtbaar als er configuraties beschikbaar zijn. ::screenshot --- zoom: true caption: Het uitklapmenu Exporteer werkopdrachten met de standaard- en geconfigureerde exports. frame: window max-width: sm --- ![Uitklapmenu Exporteer werkopdrachten met de standaard- en klantspecifieke exports](https://help.pti.nl/workorder-export-menu.png) :: In het venster zie je het gekozen **Export type** en het aantal werkopdrachten dat wordt geëxporteerd. Optioneel geef je een **Exportnaam** op (maximaal 20 tekens), zodat je het bestand later makkelijk terugvindt. Bij exports gericht op communicatie kun je met het optionele **datumfilter** een begin- en einddatum kiezen, tot maximaal één jaar terug. Klik op **Exporteren** om de export te starten. Je krijgt een melding zodra de export succesvol is aangemaakt. ### Waarschuwing bij grote exports Het venster laat zien hoeveel werkopdrachten in de export terechtkomen, en waarschuwt als dat er veel zijn: - **vanaf 10.000 opdrachten** verschijnt een oranje melding dat de export lang kan duren; - **vanaf 100.000 opdrachten** verschijnt de melding hieronder: de export stopt na 100.000 opdrachten. Gebruik dan specifiekere filters, anders krijg je een onvolledige dataset. De schermafbeelding hieronder toont dat tweede geval: een filterselectie van 222.643 werkopdrachten. ::screenshot --- zoom: true caption: "De pop-up Exporteer werkopdrachten bij meer dan 100.000 opdrachten: het exporttype, het aantal werkopdrachten, de waarschuwing en het naamveld." frame: window max-width: md --- ![Pop-up Exporteer werkopdrachten met het exporttype, het aantal werkopdrachten, de waarschuwing bij meer dan 100.000 opdrachten en het naamveld](https://help.pti.nl/workorder-export-popup.png) :: ## Pagina Data exporten Klik bovenaan het scherm in de **menubalk** op **Data exporten** om je exports te bekijken. Bovenaan zie je in de **exportwachtrij** hoeveel exports er nog verwerkt moeten worden. Daaronder staat de tabel met **voltooide exports** en de gereedstaande bestanden: - **Bestandsnaam**: de opgegeven exportnaam - **Export type**: bijvoorbeeld *Standaard* of *Opdrachtgegevens* - **Bestandsformaat**: csv of json - **Gegenereerd op**: datum en tijd waarop het bestand is aangemaakt - **Download**: klik op het downloadicoon om het bestand op te slaan ::screenshot --- zoom: true caption: De pagina Data exporten met de exportwachtrij en de tabel met voltooide exports en downloadknoppen. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/exports --- ![Pagina Data exporten met de wachtrij en de tabel met voltooide exports en downloadknoppen](https://help.pti.nl/workorder-exports-pagina.png) :: ::note Exports blijven hier 1 dag zichtbaar. Download het bestand dus op tijd; daarna moet je de export opnieuw uitvoeren. :: # Groepen Een **werkopdrachtgroep** bundelt werkopdrachten die bij elkaar horen, bijvoorbeeld één project of één aanlevering. Op de pagina **Groepen** beheer je die groepen: je maakt ze aan, hernoemt ze en voegt ze samen. Open de pagina via **Groepen** in de menubalk. ::note Je ziet deze pagina alleen met het recht **Werkopdrachtgroepen → Inzien**. Aanmaken, bewerken en samenvoegen zitten elk achter hun eigen recht, dus het kan zijn dat je de pagina wel ziet maar een knop niet. :: ::screenshot --- zoom: true caption: De pagina Groepen met per groep het Id en de groepsnaam, en rechtsboven de knoppen om groepen samen te voegen of een nieuwe groep aan te maken. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-order-groups --- ![Pagina Groepen met de tabel met werkopdrachtgroepen en de knoppen Groepen samenvoegen en Nieuwe groep](https://help.pti.nl/workorder-groepen.png) :: ## Het overzicht De tabel toont per groep het **Id** en de **Groepsnaam**. Onderaan blader je door de pagina's en stel je in hoeveel groepen je per pagina ziet (10, 25, 50 of alles). ## Een groep aanmaken 1. Klik rechtsboven op **Nieuwe groep**. 2. Vul de **Groepsnaam** in. 3. Klik op **Opslaan**. De nieuwe groep is daarna te kiezen in de filters en in de bulkactie waarmee je opdrachten aan een groep toewijst. ## Een groep hernoemen Klik op het **potloodicoon** achter de groep, pas de **Groepsnaam** aan en klik op **Opslaan**. ::note Een groepsnaam mag maximaal **100 tekens** lang zijn en moet **uniek** zijn: bestaat de naam al, dan meldt de tool dat en wordt er niets opgeslagen. :: ## Groepen samenvoegen Wil je meerdere groepen tot één groep terugbrengen, gebruik dan **Groepen samenvoegen** rechtsboven. 1. Kies bij **Samen te voegen groepen** de groepen die je wilt samenvoegen. 2. Vul bij **Naam van de samengevoegde groep** de naam in die overblijft. 3. Typ **Bevestigen** in het laatste veld en klik op **Groepen samenvoegen**. Bestaat er al een groep met die naam? Dan worden de gekozen groepen daarin samengevoegd; anders maakt de tool een nieuwe groep aan. ::warning **Samenvoegen kan niet ongedaan worden gemaakt.** Je krijgt daar ook een waarschuwing over te zien. Alle opdrachten uit de gekozen groepen komen in de samengevoegde groep terecht, en de groepen die daardoor leeg raken verdwijnen uit het overzicht. Controleer je selectie dus voordat je bevestigt. :: ::tip Werkte je hiervoor in de oude werkopdrachtentool? Daar zat dit onder **Groepen**, en het werkt hier hetzelfde. Zie [Nieuw in de werkopdrachtentool](https://help.pti.nl/nl/workorder/nieuw#groepen). :: # Werkopdrachten ::note Deze handleiding beschrijft de **vernieuwde werkopdrachtentool** met de nieuwe interface. De tool vervangt de oude werkopdrachtenmodule; de functionaliteit is grotendeels gelijk, maar de indeling en enkele benamingen zijn veranderd. Kwam je van de oude tool? Lees dan eerst **[Nieuw in de werkopdrachtentool](https://help.pti.nl/nl/workorder/nieuw)**. Daar staat waar alles nu staat en wat er anders werkt. :: In het overzicht staan alle werkopdrachten. Bovenaan het scherm staat de **menubalk**, waarmee je tussen de pagina's van de tool wisselt. Daaronder zie je de tabel met opdrachten, het **filterpaneel** en de kaart **Bulkacties**. Klik op een opdracht om deze te openen; met **Ctrl+klik** (of **Cmd+klik**) open je de opdracht in een nieuw browsertabblad. Klik op een **kolomkop** om de tabel op die kolom te sorteren, en stel onderaan de tabel het aantal **rijen per pagina** in (5, 10, 25, 50 of 100). Je keuze wordt onthouden voor een volgende keer. ::screenshot --- zoom: true caption: "Het werkopdrachtenoverzicht: de menubalk bovenaan, daaronder de kaart Bulkacties, het filterpaneel en de tabel met werkopdrachten." frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl --- ![Werkopdrachtenoverzicht met de menubalk, de tabel, het filterpaneel en de kaart Bulkacties](https://help.pti.nl/workorder-overzicht.png) :: ::tip Twijfel je over een term of over hoe een schermonderdeel heet? In de **[begrippenlijst](https://help.pti.nl/nl/begrippenlijst)** staan de veelgebruikte begrippen en de namen van de interface-onderdelen (menubalk, kaart, kruimelpad, filterpaneel) bij elkaar. :: ## Zoeken Linksboven het overzicht staat de kaart **Zoek werkopdracht**. Klik in het zoekveld of druk op **Ctrl + K** om het venster **Zoeken in werkopdrachten** te openen. Dit is de snelste manier om één opdracht te vinden, bijvoorbeeld terwijl je een klant aan de telefoon hebt. Je kunt in één zoekopdracht op meerdere gegevens tegelijk zoeken. Het venster noemt onder **Zoektips** zelf op welke velden dat zijn: **straat, plaats, postcode, huisnummer, huisnummer toevoeging en werkopdrachtcode**. Ook het **werkopdracht-id** werkt als zoekterm. - Zet tussen elke waarde een **spatie**, en zoek op **volledige** termen. - De termen werken **samen**: zoek je op een adres én een werkopdrachtcode die niet bij elkaar horen, dan krijg je geen resultaat. - Je ziet per resultaat de **werkopdrachtcode**, de **status** en het **adres**. Scroll door voor meer resultaten. | Toets | Wat het doet | | ------------------------ | ---------------------------------- | | **Ctrl + K** | Opent het zoekvenster. | | **↑** en **↓** | Loopt door de resultaten. | | **Enter** | Opent het geselecteerde resultaat. | | **Esc** | Sluit het venster. | ::tip Klik je een resultaat aan met **Ctrl** (of **Cmd**) ingedrukt, of met de rechtermuisknop, dan open je de werkopdracht in een **nieuw tabblad** en blijft het zoekvenster openstaan. Zo zoek je een reeks opdrachten achter elkaar op. :: ## De menubalk Via de menubalk bovenaan het scherm open je de andere pagina's van de werkopdrachtentool: | Menu-item | Wat je er doet | | ------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Werkopdrachten** | Het werkopdrachtenoverzicht: deze pagina. | | **Rapporten** | De voortgang per werkopdrachtgroep. Zie [Rapporten](https://help.pti.nl/nl/workorder/rapporten). | | **Bulkacties** | De voortgang en het resultaat van gestarte bulkacties. Zie [Bulkacties](https://help.pti.nl/nl/workorder/bulk-acties). | | **Data exporten** | De gestarte exports downloaden. Zie [Exports](https://help.pti.nl/nl/workorder/exports). | | **Aanleveren** | Werkopdrachten in bulk aanleveren via een csv-bestand. Zie [Aanlevering](https://help.pti.nl/nl/workorder/oplevering). | | **Groepen** | Werkopdrachtgroepen aanmaken, hernoemen en samenvoegen. Zie [Groepen](https://help.pti.nl/nl/workorder/groepen). | Welke menu-items je ziet, hangt af van je **rechten**. Op een smal scherm staan de menu-items niet naast elkaar, maar achter het **menu-icoon** links in de balk. ::note Er kunnen menu-items zichtbaar zijn die nog in ontwikkeling zijn; deze worden niet in deze handleiding beschreven. :: ## Tabel aanpassen Klik rechtsboven de tabel op het **tandwielicoon** om de kolomselectie te openen. Kolommen zijn per categorie gegroepeerd (werkopdracht, adres, contact, personen, eigenschappen, planning, afspraak, workflow, overige gegevens en berekende eigenschappen). Met de schakelaar per categorie (en met **Selecteer alles** / **Deselecteer alles** bovenaan) zet je kolommen in één keer aan of uit. ::screenshot --- zoom: true caption: De kolomselectie, met de kolommen per categorie gegroepeerd. frame: window max-width: lg --- ![Kolomselectie van de werkopdrachtentabel met per categorie gegroepeerde kolommen](https://help.pti.nl/workorder-kolomselectie.png) :: ::note Niet elke kolom is sorteerbaar. Bij kolommen als **Personen**, **Reden**, **Afspraaktype** en de kolommen met overige gegevens of berekende eigenschappen doet een klik op de kolomkop niets. :: ## Filters Aan de rechterkant staat het filterpaneel. Achter de titel **Filters** zie je hoeveel opdrachten aan de huidige selectie voldoen. Boven de filters vind je drie knoppen: 1. alle actieve filters wissen (**Reset filters**); 2. een **opgeslagen filter** openen of verwijderen; 3. via het **tandwielicoon** bepalen welke filtervelden zichtbaar zijn. Onderaan het paneel zie je het aantal actieve filters. Klik op **Opslaan** om de huidige filterselectie onder een eigen naam te bewaren, zodat je deze later opnieuw kunt gebruiken. De filtervelden staan per onderwerp gegroepeerd: **Werkopdracht**, **Adres**, **Klant**, **Contact**, **Personen**, **Eigenschappen**, **Planning**, **Communicatie**, **Afspraak**, **Workflow**, **EAN & Meter nr.** en **Overige**. ### Filteren op bedrijfsnaam Onder het kopje **Klant** staat het filter **Bedrijfsnaam**. Daarmee haal je in één handeling alle opdrachten van dezelfde klant op, bijvoorbeeld alle opdrachten van één gemeente of woningcorporatie. Je kunt meerdere bedrijven tegelijk kiezen. - Je kiest uit een **lijst**; zelf een naam intypen kan niet. Achter elke naam staat hoeveel opdrachten er voor dat bedrijf zijn. - In de lijst staan alleen bedrijven met **meer dan een ingesteld aantal** opdrachten (standaard 5). Dat aantal is per klantomgeving in te stellen in de Beheertool. - Het filter werkt samen met de andere filters. Zorgen die ervoor dat je niet alle opdrachten van het gekozen bedrijf ziet, dan meldt de tool dat onder het veld: *Door de overige filters zie je … van de … opdrachten van dit bedrijf. Wis overige filters om alles te zien.* ::note Zie je het kopje **Klant** niet staan, dan heb je het recht **Filteren op bedrijf** niet. :: ::note De bedrijfsnaam komt van de **consument** bij de werkopdracht. Kleine verschillen in schrijfwijze (hoofdletters, spaties) worden genegeerd, zodat dezelfde klant onder één naam te vinden is. Zit een bedrijf onder het ingestelde minimum, dan staat het niet in de lijst. :: Hetzelfde filter zit ook in Go, bij de [ongeplande opdrachten](https://help.pti.nl/nl/go/ongeplande-opdrachten#filteren-op-bedrijfsnaam). ### Filteren op overige gegevens en berekende eigenschappen Onderaan het filterpaneel, onder **Overige**, filter je op de **overige gegevens** (metadata) en op de **berekende eigenschappen** van een werkopdracht. Klik op **Metadata toevoegen** of **Berekende eigenschap toevoegen** om een regel toe te voegen. Elke regel bestaat uit drie delen: 1. de **Sleutel**: het veld waarop je filtert. Typ om in de lijst te zoeken. 2. het **vergelijkingsteken**: gelijk aan (`=`), niet gelijk aan (`≠`), bevat (`+`) of bevat niet (`−`). Klik erop om te wisselen; in de lijst staat bij elk teken de betekenis. 3. de **Waarde** waarop je vergelijkt. Zodra je een sleutel hebt gekozen, biedt het veld **Waarde** de waarden aan die bij die sleutel voorkomen. Je kiest er een uit de lijst, of je typt zelf een waarde. Je kunt meerdere waarden per regel invullen; die verschijnen als losse blokjes die je met het kruisje weer weghaalt. ::note Staat er onder het veld dat je de **meest gebruikte waarden** ziet, dan is de lijst afgekapt omdat er te veel verschillende waarden zijn. De waarde die je zoekt kan er dan toch zijn: typ hem zelf in. :: Met het **kruisje** achter een regel verwijder je die regel weer. ## De voice-widget Werkt jouw organisatie met inkomende telefonie, dan staat onderaan de **zijbalk** links een **telefoonicoon**: de **voice-widget**. Daarin zie je welke klanten op dit moment bellen, zodat je de bijbehorende werkopdracht direct bij de hand hebt. - De kleur van het icoon en het getal erbij laten zien of er gesprekken zijn. Houd de muis op het icoon voor dezelfde informatie in woorden. - Klik op het icoon om de lijst te openen. Per beller zie je het **telefoonnummer** en de **werkopdrachtcode**, met een gekleurd bolletje: oranje voor een beller in de wachtrij, groen voor een gesprek dat loopt. - Klik op een regel om de bijbehorende werkopdracht te openen. - Met de schakelaar **Inkomend aan** onderin zet je het meeluisteren op inkomende gesprekken aan of uit. Staat de verbinding er even niet, dan meldt de widget dat. ::note Je ziet de widget alleen met het recht **Voice-widget → Inzien** én als voice voor jouw omgeving is ingericht. Heb je beide niet, dan is het icoon er niet. :: ::screenshot --- zoom: true caption: Het filterpaneel met het aantal resultaten, de filterknoppen bovenaan en de knop Opslaan onderaan. frame: window max-width: md --- ![Filterpaneel met het aantal resultaten, de filterknoppen en de knop Opslaan onderaan](https://help.pti.nl/workorder-filterpaneel.png) :: ## Bulkacties In de kaart **Bulkacties** voer je acties uit op meerdere opdrachten tegelijk, via de knop **Algemene acties** (die soms nog onvertaald als *General actions* verschijnt). Je selecteert de opdrachten niet in de tabel: de bulkactie wordt uitgevoerd op **alle opdrachten die aan de actieve filters voldoen**. Stel dus eerst de filters in en kies daarna een actie. ::warning **De filters bepalen de omvang van de actie.** Filter je bijvoorbeeld alleen op opdrachtgever, dan geldt de actie voor *alle* werkopdrachten van die opdrachtgever, niet alleen voor de opdrachten die je op je scherm ziet staan. Kijk daarom altijd eerst naar het aantal achter de titel **Filters** in het filterpaneel: dat is precies het aantal opdrachten dat je gaat wijzigen. :: ::note De beschikbare bulkacties worden bepaald door de actieve filters. Elke bulkactie vraagt om **minimaal één actief filter**; sommige acties vragen om een specifieke filterselectie. Is een actie grijs, houd de muis erop om te zien welke filter nog ontbreekt. :: Je kunt onder meer datums aanpassen, opdrachten afmelden, goedkeuren, heropenen, herstarten, parkeren, hervatten of verwijderen, de aannemer of werkopdrachtgroep wijzigen, de workflow verplaatsen, overige gegevens bijwerken en de automatische communicatie starten of pauzeren. Een volledige beschrijving van elke bulkactie (inclusief de **filters die je er per actie voor nodig hebt**) en het volgen van de voortgang vind je op de pagina **[Bulkacties](https://help.pti.nl/nl/workorder/bulk-acties)**. ## Bulkcommunicatie Via de knop **Communicatie** verstuur je een **e-mail** of **brief** naar alle opdrachten die aan de actieve filters voldoen. De knop werkt alleen als er in de filters **precies één opdrachtgever** is gekozen; is dat niet zo, dan legt de tooltip op de knop dat uit. In het bevestigingsvenster staat naar **hoeveel adressen** de uiting gaat: lees dat aantal na voordat je verstuurt. ## Werkopdrachten exporteren Klik op **Exporteer werkopdrachten** om een export te maken van de gefilterde opdrachten. Je kunt kiezen uit de standaardexports **Standaard csv (;)**, **Standaard csv (,)** en **Standaard json**. Daarnaast kunnen er klantspecifieke exports zijn ingericht; deze staan in dezelfde lijst. Na het uitvoeren download je het bestand op de pagina **Data exporten** in de menubalk. Zie [Exports](https://help.pti.nl/nl/workorder/exports). # Nieuw in de werkopdrachtentool Je werkt in de Workordertool en wilt overstappen naar Workorder Next. In dit artikel zie je waar alles nu staat, wat er anders heet, en wat er net iets anders werkt. Met Workorder Next vind je informatie sneller, heb je meer overzicht en voer je dagelijkse werkzaamheden met minder klikken uit. De functionaliteit is voor het overgrote deel hetzelfde: dezelfde tabbladen op een werkopdracht, dezelfde filters, dezelfde bulkacties. Wat vooral veranderd is, is de indeling: het scherm is opgebouwd uit kaarten in plaats van lange lijsten, filters en kolommen zijn gegroepeerd, en een paar onderdelen zijn van plek gewisseld. Op deze pagina vind je de details. ::tip Zoek je gewoon snel waar iets gebleven is? Ga direct naar [Waar vind ik wat?](https://help.pti.nl/#waar-vind-ik-wat). :: ## Wat werkt er anders? ### Klantcommunicatie In de bestaande Workordertool zet je vinkjes voor de regels waar een uiting naartoe moet, en verstuur je naar die selectie. In Workorder Next zijn de **filters leidend**. De knop **Communicatie** verstuurt nu naar alle opdrachten die aan je actieve filters voldoen. ::note Controleer voor de zekerheid van tevoren je filters, en in het bevestigingsvenster naar hoeveel adressen de uiting gaat. :: Wil je één klant iets sturen? Open dan de werkopdracht en gebruik daar **Communicatie verzenden** (zie [Algemeen](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/algemeen#communicatie-versturen)). ### Bulkacties Ook bij bulkacties zijn de filters leidend. Dat was altijd al zo: in de bestaande tool koos je je bulkactie in het filterpaneel. In Workorder Next is de knop voor bulkacties verplaatst, dus het is goed om te weten dat die nog steeds gewoon rekening houdt met je ingestelde filter. Nieuw is dat de tool het nu ook uitlegt: op de kaart **Bulk acties** staat een informatie-icoon met de toelichting dat de beschikbare acties door je filters worden bepaald. ::note Als je een bulkactie niet uit kunt voeren, gaven we dat in de bestaande tool aan in een venster nadat je erop klikte. Nu staat die uitleg in een tooltip: ga met je muis over de lichtgrijze teksten om te lezen waarom je deze actie niet uit kunt voeren. :: ### Tabblad Meter Het tabblad **Meter** was altijd zichtbaar bij een taak, ook als die helemaal niet over een meter ging. Nu verschijnt het tabblad alleen bij taken die daadwerkelijk met een meter te maken hebben. Zie [Taken](https://help.pti.nl/nl/workorder/taken#tabblad-meter) voor een overzicht. ### Groepen **Groepen** heeft een eigen pagina in de menubalk. Daar maak je werkopdrachtgroepen aan, hernoem je ze en voeg je ze samen, net als in de bestaande tool. Zie [Groepen](https://help.pti.nl/nl/workorder/groepen). Opdrachten **aan** een groep toewijzen gaat wel anders: dat doe je met de bulkactie **Verplaatsen naar werkopdrachtgroep**. Je filtert de opdrachten en kiest daarna de groep. ## Waar vind ik wat? ### In de menubalk | Workorder | Workorder Next | | ------------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Werkopdrachten** | Het eerste menu-item, nu de startpagina van de tool. Zie [Werkopdrachten](https://help.pti.nl/nl/workorder). | | **Rapporten** | Onveranderd, met dezelfde twee rapporten: per werkopdrachtgroep en per medewerker. Zie [Rapporten](https://help.pti.nl/nl/workorder/rapporten). | | **Data exporten** | Onveranderd. Zie [Data exporten](https://help.pti.nl/nl/workorder/exports). | | **Aan- en terugleveren** | Heet nu **Aanleveren**. Zie [Aanlevering](https://help.pti.nl/nl/workorder/oplevering). | | **Bulkacties** | De pagina Bulkacties is onveranderd. Zie [Bulkacties](https://help.pti.nl/nl/workorder/bulk-acties). De knop om bulkacties uit te voeren staat nu in een aparte kaart boven je opdrachten. | | **Groepen** | Onveranderd: een eigen pagina om groepen aan te maken, te hernoemen en samen te voegen. Opdrachten aan een groep toewijzen gaat via een bulkactie. Zie [Groepen](https://help.pti.nl/nl/workorder/groepen). | ::note Het **webadres** van een werkopdracht is veranderd: dat begint nu met je klantnummer. Oude bookmarks en links in oude tickets werken daardoor mogelijk niet meer. Zoek de opdracht in dat geval opnieuw op via het overzicht. :: ### Op een werkopdracht Het overzicht van een werkopdracht is nieuw. We tonen informatie nu gegroepeerd in **kaarten**. Dat geeft meer overzicht, en maakt het vinden van informatie simpel en efficiënt. De menutabbladen zijn vrijwel hetzelfde gebleven; twee zijn van plek gewisseld en één is vervallen. | Workorder | Workorder Next | | -------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Algemeen** | Onveranderd, maar de inhoud staat nu in kaarten naast elkaar in plaats van in één lange lijst. Zie [Algemeen](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/algemeen). | | **Overige gegevens** | Zelfde naam, staat nu verder naar rechts. Zie [Overige gegevens](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/overige-gegevens). | | **Historie** | Zelfde naam, staat nu verder naar links. Zie [Historie](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/historie). | | **Diversen** | Onveranderd. Zie [Diversen](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/diversen). | | **Klantcontact** | Onveranderd. Zie [Klantcontact](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/klantcontact). | | **Workflow** | Onveranderd, inclusief het workflowdiagram. Zie [Workflow](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/workflow). | | **Afspraak** | Onveranderd. Zie [Afspraak](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/afspraak). | | **Media** | Onveranderd. Zie [Media](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/media). Het overzicht van een werkopdracht toont nu ook een kaart met alle media. | | **Handtekening** | Wordt niet gebruikt in Workorder Next. | ::note Ook binnen een **taak** zijn de tabbladen gelijk gebleven, met dezelfde herschikking: **Historie** staat nu vlak achter het eerste tabblad, en **Overige gegevens** verder naar rechts. Zie [Taken](https://help.pti.nl/nl/workorder/taken#het-taakscherm). :: ## Wat heet nu anders? Sommige labels zijn iets hernoemd. Hieronder een overzicht. | Workorder | Workorder Next | | ---------------------------------------- | ----------------------------------------------- | | Sluit werkopdracht | **Werkopdracht sluiten** | | Heropenen werkopdracht | **Werkopdracht heropenen** | | Registreer klantcontact informatie | **Nieuw klantcontact** | | Serienummer | **Meternummer** | | Maximum plandatum vanaf | **Maximale inplandatum vanaf** | | Geplande startdatum / Geplande einddatum | **Afspraakdatum vanaf** / **Afspraakdatum tot** | | Aantal opdrachten geslaagd / mislukt | **Aantal geslaagd** / **Aantal mislukt** | | Geüpdatet op | **Voltooid op** | ::note Alle begrippen met hun betekenis staan bij elkaar in de **[begrippenlijst](https://help.pti.nl/nl/begrippenlijst)**, samen met de namen van de schermonderdelen (menubalk, kaart, kruimelpad, filterpaneel). :: ## Wat is er nieuw? Het meeste wat je in Workorder Next tegenkomt zou heel bekend aan moeten voelen. We hebben de bestaande Workordertool inzichtelijker gemaakt, zodat je je werk snel en zeker uit kunt voeren. Deze dingen zijn wél nieuw: - **Een kruimelpad** bovenaan het scherm, dat laat zien waar je bent en waarmee je stap voor stap teruggaat. Bij een opdracht met meerdere taken kun je er ook direct naar een andere taak springen. - **Gegroepeerde filters**, met daarbij het aantal actieve filters en het aantal opdrachten dat aan je selectie voldoet. - **Gegroepeerde kolomkeuze**, direct bij de tabel via het tandwielicoon, met de kolommen per categorie. - **Gegroepeerde bulkacties**, onder de kopjes Datum, Werkopdrachten en Overige, met uitleg waarom een actie wel of niet kan. - **Bloktijden als benoemde velden**, met onderscheid tussen de geplande en de gecommuniceerde bloktijd, ook als kolommen in het overzicht. - **Meer overzicht op het tabblad Algemeen**: kaarten voor de afspraak, de verzonden communicatie, de media en de overige gegevens, met vanuit elke kaart een knop naar het volledige tabblad. - **Uitgebreider mediabeheer**: zoeken in de galerij, filteren en sorteren, meerdere bestanden in één keer selecteren en downloaden. - **Zoeken en filteren op de aanleverpagina**, met een zoekveld en filters op configuratie en status. - **Een zoekvenster** voor de hele werkopdrachtenlijst, te openen met **Ctrl + K**, waarmee je in één keer op adres, werkopdrachtcode of id zoekt. Zie [Zoeken](https://help.pti.nl/nl/workorder#zoeken). - **Filteren op bedrijfsnaam**, waarmee je alle opdrachten van dezelfde klant in één handeling ophaalt. Zie [Filteren op bedrijfsnaam](https://help.pti.nl/nl/workorder#filteren-op-bedrijfsnaam). - **Keuzelijsten bij het filteren op overige gegevens**, zodat je ziet welke waarden er voorkomen in plaats van te moeten gokken. ## Heb je hulp nodig? Heb je vragen over Workorder Next of de overstap? Of kun je iets echt niet vinden? Bel met een van onze consultants, of neem contact met ons op via support. We staan voor je klaar. # Afspraak Op het tabblad **Afspraak** beheer je de afspraak die met de klant is gemaakt. Dit tabblad is alleen zichtbaar als er een afspraak bij de werkopdracht bestaat. De kaart **Afspraak** toont de afspraakgegevens, waaronder aan wie de afspraak is toegewezen, de gebruikte **planningstool**, de benodigde skills, het geplande en gecommuniceerde tijdvak, of de klant is geïnformeerd en de uitvoerdatum. Daaronder staan de knoppen waarmee je de afspraak beheert. ::screenshot --- zoom: true caption: De kaart Afspraak met de afspraakgegevens en, daaronder, de knoppen om de afspraak te beheren. frame: window max-width: lg --- ![Tabblad Afspraak met de afspraakgegevens en de beheerknoppen](https://help.pti.nl/workorder-afspraak.png) :: ### Afspraak bevestigen Met de knop **Afspraak bevestigen** bevestig je de afspraak in de planning. De status van de afspraak wordt direct bijgewerkt, zodat deze ook zichtbaar is voor de buitendienstmedewerker. De knop is alleen beschikbaar als de afspraak is ingepland en nog niet is bevestigd. ### Afspraaktype wijzigen Het **afspraaktype** wijzig je door in het keuzemenu het gewenste type te selecteren, bijvoorbeeld van inspectie naar onderhoud. Dit kan alleen zolang de afspraak nog niet is ingepland. ### Afspraak verplaatsen Gebruik **Afspraak verplaatsen** om de afspraak naar een andere datum en tijd te verplaatsen, bijvoorbeeld wanneer de klant een nieuwe afspraakdatum heeft doorgegeven. Verplaatsen is niet mogelijk bij gesloten of geparkeerde opdrachten, of wanneer de einddatum of de maximale inplandatum van de opdracht is verstreken. ### Afspraak parkeren en hervatten Gebruik **Afspraak parkeren** om een afspraak tijdelijk uit de planning te halen. Dit is nuttig wanneer een klant de afspraak voor langere tijd uitstelt zonder een nieuwe datum vast te leggen. De afspraak blijft bewaard, maar wordt niet langer actief ingepland. Bij een geparkeerde opdracht verandert de knop in **Hervat opdracht**, waarmee je de afspraak weer uit de parkeerstand haalt. ### Afspraak synchroniseren Met **Afspraak synchroniseren** zorg je ervoor dat de werkopdracht en het externe planningssysteem met elkaar overeenkomen. Alle gegevens van de afspraak worden opnieuw gesynchroniseerd. Deze knop is alleen beschikbaar voor afspraken die via een extern planningssysteem lopen en al zijn ingepland. ### Open in Go Loopt de afspraak via de planningstool **Go**? Dan opent de knop **Open in Go** de afspraak direct in de Go-planning. ### Afspraak rec aanmaken Met **Afspraak rec aanmaken** sluit je de huidige afspraak en maakt de tool in één keer een **nieuwe, lege afspraak** bij dezelfde werkopdracht aan. De oude afspraak blijft als afgesloten regel in de [afspraakhistorie](https://help.pti.nl/#afspraakhistorie) staan; de nieuwe afspraak moet daarna opnieuw worden ingepland. De *rec* in de knopnaam staat voor **record**: je maakt een nieuw afspraakrecord aan. Je gebruikt dit als een afspraak niet meer te herstellen is met **Afspraak verplaatsen** of **Afspraak hervatten**, bijvoorbeeld omdat het volledige traject over moet. ::warning Deze actie is bedoeld voor **ervaren gebruikers** en is niet ongedaan te maken: de huidige afspraak wordt definitief gesloten. Voordat de actie wordt uitgevoerd, vraagt de tool om een bevestiging. Twijfel je of dit de juiste oplossing is? Overleg dan eerst met de supportafdeling. :: ::note De knop is er alleen als je het bijbehorende **recht** hebt. Zie je hem niet, dan is deze actie voor jouw rol niet beschikbaar. :: ### Afspraakhistorie Onder de afspraakkaart staat de tabel **Afspraak historie** met alle afspraken van de werkopdracht. Per afspraak zie je onder andere: ID, externe referentie, status, service, of de klant is geïnformeerd, of de afspraak is bevestigd, de geplande datum, aan wie de afspraak is toegewezen, door wie hij is uitgevoerd en het afspraaktype. Je kunt op elke kolom sorteren. ::tip De tabel toont **5 rijen per pagina**. Bij meer afspraken navigeer je onderaan de tabel naar de volgende pagina. :: ::screenshot --- zoom: true caption: De tabel Afspraak historie met alle afspraken van de werkopdracht. frame: window max-width: full --- ![Tabel Afspraak historie met alle afspraken van de werkopdracht](https://help.pti.nl/workorder-afspraak-historie.png) :: # Algemeen Het tabblad **Algemeen** toont de belangrijkste gegevens van de werkopdracht, verdeeld over meerdere kaarten: - **Algemeen**: de werkopdrachtcode, externe referentie, status, workflowstatus, opdrachtgever, aannemer, start- en eindperiode, maximale inplandatum, type en prioriteit. Klap de kaart uit om alle velden te zien. - **Communicatiegegevens**: de klantgegevens, zoals klantnummer, naam, bedrijfsnaam, adres (met huisnummer en toevoeging), postcode, plaats, e-mailadres en telefoonnummer(s). - **Klantcommunicatie verstuurd**: de laatst verzonden communicatie-uitingen. - Aan de rechterkant: de kaarten **Afspraak**, **Alle media**, **Berekende eigenschappen**, **Uitvoerlocatie** en **Overige gegevens**. Deze kaarten zijn samenvattingen; met de knop onderaan een kaart ga je naar het bijbehorende tabblad of naar het volledige overzicht, zoals [Media](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/media) of [Overige gegevens](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/overige-gegevens). De kaart **Alle media** is de enige plek waar de bestanden van de werkopdracht **en** van de taken bij elkaar staan: de laatste drie bestanden, met in de kolom **Niveau** of het bestand bij de *Werkopdracht* of bij een *Taak* hoort. Met **Bekijk alle media** open je het volledige overzicht per niveau. Zie [Media](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/media). ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Algemeen met de gegevenskaarten en de actieknoppen bovenaan. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/348359 --- ![Tabblad Algemeen met de gegevenskaarten en de actieknoppen bovenaan](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-detail.png) :: ### Actieknoppen Bovenaan het tabblad staan, afhankelijk van je rechten en de status van de opdracht, de volgende knoppen: - **Werkopdracht sluiten**: meld de opdracht handmatig af. Er opent een pop-up waarin je per taak een **reden** kiest en eventueel een **opmerking** invult (vermeld hier bijvoorbeeld het ticketnummer). Typ het woord *Bevestigen* om de opdracht definitief te sluiten. Een geparkeerde opdracht kan niet worden gesloten. - **Werkopdracht heropenen**: open een gesloten opdracht opnieuw. Dit kan alleen als de einddatum van de opdracht in de toekomst ligt. - **Werkopdracht herstarten**: begin opnieuw aan het begin van de workflow. Je kunt hierbij optioneel een communicatie-uiting opnieuw versturen en een opmerking toevoegen. - **Werkopdracht goedkeuren** en **Werkopdracht weigeren**: beoordeel een opdracht die de status *In verificatie* heeft. - **Uitbellen**: bel de klant vanuit de tool. Deze knop staat rechts in de balk. Zie [De klant bellen](https://help.pti.nl/#de-klant-bellen). ::screenshot --- zoom: true caption: De pop-up Werkopdracht sluiten met per taak de velden Reden en Opmerking en het bevestigingsveld. frame: window max-width: md --- ![Pop-up Werkopdracht sluiten met per taak de velden reden en opmerking en het bevestigingsveld](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-sluiten-popup.png) :: ::note Bij **Werkopdracht herstarten** verschijnt de dropdown met communicatie-uitingen alleen als er templates zijn geconfigureerd die hiervoor beschikbaar zijn gesteld. Ontbreekt het **e-mailadres** bij de werkopdracht, dan is de dropdown uitgeschakeld. Vul eerst een geldig e-mailadres in bij de klantgegevens. :: ### Communicatie versturen In de kaart **Klantcommunicatie verstuurd** zie je de laatst verzonden communicatie-uitingen met naam, type en datum. Klik op de knop **Communicatie verzenden** om zelf een **e-mail**, **brief** of **sms** te versturen. Er opent een lijst met alle beschikbare templates; klik op de gewenste template en bevestig de verzending in de pop-up. De communicatie wordt verstuurd naar het **e-mailadres** of **postadres** dat bij de klantgegevens van de werkopdracht hoort. ::screenshot --- zoom: true caption: De kaart Klantcommunicatie verstuurd met de knop Communicatie verzenden. Klik hierop voor de lijst met beschikbare templates. frame: window max-width: sm --- ![Kaart Klantcommunicatie verstuurd met de knop Communicatie verzenden](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-klantcommunicatie.png) :: ::warning Een **waarschuwingsicoon** achter een template betekent dat het benodigde e-mailadres of telefoonnummer bij deze opdracht ontbreekt. De template kan dan niet worden verstuurd. :: Kloppen de klantgegevens niet? Neem dan contact op met de **supportafdeling**. ### De klant bellen Is uitbellen voor jouw organisatie ingericht, dan staat rechtsboven op het tabblad de knop **Uitbellen**. 1. Klik op **Uitbellen**. In het venster staat bovenaan wanneer er voor het laatst met deze klant is gebeld; is dat nog nooit gebeurd, dan staat er *Onbekend*. 2. Kies bij **Telefoonnummer** het nummer dat je wilt bellen. Achter het nummer dat als primair is aangemerkt staat *(primair)*. 3. Klik op **Oproep**. Het venster sluit en je krijgt een melding dat de oproep is gestart; je eigen toestel gaat over en verbindt je door. Loopt er een gesprek, dan verandert de knop in **Gesprek beëindigen**. Daarmee sluit je het gesprek af en leg je vast hoe het is gegaan: geslaagd, of niet geslaagd met een reden (bijvoorbeeld verkeerd nummer of niet opgenomen). Bij een andere uitkomst kun je zelf een reden meegeven. Elk gesprek komt in de [historie](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/historie) van de werkopdracht te staan: het starten en het beëindigen zijn aparte gebeurtenissen. In het werkopdrachtenoverzicht kun je bovendien de kolom **Aantal keer gebeld** tonen en er onder **Contact** op filteren. ::warning Zie je de knop **Uitbellen** wel, maar meldt het venster dat er **geen callcenter-gebruiker** is ingesteld? Dan is jouw gebruiker nog niet aan het telefoniesysteem gekoppeld en kun je niet bellen. Vraag de beheerder om die koppeling; de knop **Oproep** werkt tot die tijd niet. :: ### Taken Onderaan het tabblad **Algemeen** vind je de tabel **Taken** met alle taken die aan de werkopdracht zijn gekoppeld, met onder meer het **Taak ID**, de externe referentie, het type, de reden en de status. ::screenshot --- zoom: true caption: De tabel Taken onderaan het tabblad Algemeen, met per taak het Taak ID, type, reden en status. frame: window max-width: full --- ![Takentabel onderaan het tabblad Algemeen van de werkopdracht](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-taken.png) :: Klik op een taak om het **taakscherm** te openen. Daar bekijk en beheer je de gegevens van die ene taak: de algemene gegevens, de historie van de taak (met de afmeldreden), de meterstanden en de foto's en documenten. De volledige beschrijving van de takentabel en van alle tabbladen in het taakscherm staat op de pagina **[Taken](https://help.pti.nl/nl/workorder/taken)**. # Diversen Op het tabblad **Diversen** zie je de **formuliergegevens** van de werkopdracht: de vragen en velden die voor deze opdracht zijn ingericht, met de antwoorden die tijdens de uitvoering zijn ingevuld. Wat er precies staat, verschilt per opdracht en per organisatie. Een monteur vult bijvoorbeeld een controleformulier in, of er zijn extra vragen aan de opdracht gekoppeld; de antwoorden daarop komen op dit tabblad terecht. ::note Achter de schermen heten deze formulieren **datamodellen**. Die term komt in de tool zelf niet in beeld: je ziet alleen de naam van het formulier en de ingevulde velden. :: ## De gegevens bekijken Elk formulier staat als een **uitklapbare regel** in de lijst, met de naam van het formulier ervoor. Klik op een regel om deze uit te klappen. Je ziet dan per veld de **naam** (dikgedrukt) met daaronder het **ingevulde antwoord**. Velden kunnen genest zijn: een hoofdvraag met daaronder de bijbehorende subvragen. Velden die niet zijn ingevuld, worden niet getoond. Zijn er helemaal geen formulieren aan de opdracht gekoppeld, dan blijft het tabblad leeg. ## Gegevens aanpassen Heb je hiervoor **rechten**, dan kun je de ingevulde waarden corrigeren: 1. Klik op het **potloodicoon** rechts op de regel van het formulier. 2. Wijzig de velden in het venster dat opent. 3. Klik op **Opslaan**, of op **Annuleren** om de wijziging te laten vallen. ::note Bij een **gesloten** werkopdracht verdwijnt het potloodicoon: de formuliergegevens zijn dan niet meer aan te passen. :: Ook de **taken** van een werkopdracht hebben een eigen tabblad **Diversen**, met de formuliergegevens die bij die specifieke taak horen. Zie [Taken](https://help.pti.nl/nl/workorder/taken#tabblad-diversen). # Historie Op het tabblad **Historie** wordt de volledige geschiedenis van de **werkopdracht** weergegeven. Hier zie je precies welke wijzigingen zijn doorgevoerd, met per regel de datum, de actie, de status en door wie de wijziging is uitgevoerd. Boven de tabel kun je de historie doorzoeken via het **zoekveld** (zoeken op datum, actie of status) en filteren op **actie**, **veranderd door** en **status**. Met **Reset filters** wis je alle actieve filters. ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Historie met het zoekveld, de filters en de historietabel van de werkopdracht. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/348359/history --- ![Tabblad Historie met het zoekveld, de filters en de historietabel van de werkopdracht](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-historie.png) :: Wil je alle details van een gebeurtenis bekijken? Klik dan op de betreffende regel. Rechts opent een detailpaneel met de status, wie de wijziging heeft uitgevoerd, de opmerkingen en de bijbehorende metadata. Die metadata staat onder de kop **Overige Gegevens**, per regel als veldnaam met daaronder de waarde. Klik op **Terug** om het paneel te sluiten. ::screenshot --- zoom: true caption: Het detailpaneel van een historieregel met de status, wie de wijziging uitvoerde, de opmerkingen en de bijbehorende metadata. frame: window max-width: sm --- ![Detailpaneel van een historieregel met status, opmerkingen en metadata](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-historie-detail.png) :: ### Een gebeurtenis opnieuw naar de workflow versturen Heb je hiervoor rechten, dan kun je een gebeurtenis **opnieuw naar de workflow versturen**. De workflow verwerkt die historieregel dan nog een keer, waardoor bijvoorbeeld de bijbehorende communicatie opnieuw uitgaat. 1. Klik in de tabel op de regel die je opnieuw wilt versturen; het detailpaneel opent. 2. Klik **rechtsboven in het detailpaneel** op het icoon met de twee ronddraaiende pijlen (tegenover de knop **Terug**). Houd de muis erop om de tekst *Opnieuw versturen naar de workflow* te zien. 3. Bevestig in het venster **Historie opnieuw versturen** met de knop **Historie opnieuw versturen**, of sluit het venster met **Annuleren**. Na het versturen verschijnt een melding dat de gebeurtenis is doorgezet. In de historie komt de nieuwe verwerking terug als de gebeurtenis **Bericht opnieuw verstuurd**. ::warning Opnieuw versturen kan **echte gevolgen** hebben: de workflow doet het werk van die stap opnieuw, dus de klant kan bijvoorbeeld dezelfde e-mail of brief nog een keer ontvangen. Gebruik het alleen als je zeker weet dat dat de bedoeling is. Dit is een ondersteuningsfunctie; de meeste gebruikers zien het icoon niet. :: ## Mogelijke gebeurtenissen Hieronder staan alle gebeurtenissen die in de historie kunnen voorkomen. Ze zijn per onderwerp gegroepeerd, zodat je snel het juiste blok kunt opzoeken. ::note **De indeling per onderwerp is een hulpmiddel van deze handleiding, geen indeling van de tool.** In het filter **Actie** staan alle gebeurtenissen in één lijst, alfabetisch op naam. De onderwerpen hieronder komen dus niet als kopjes in het scherm terug. :: ::note De filterlijst toont **alle** gebeurtenissen die het systeem kent, dus ook gebeurtenissen die bij deze werkopdracht nooit zullen voorkomen. Welke je in de praktijk tegenkomt, hangt af van de tools en koppelingen die jouw organisatie gebruikt. :: ::collapsible{name="Levenscyclus en status"} | Gebeurtenis | Betekenis | | ------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Aangemaakt** | De eerste regel: de werkopdracht (of taak) is aangemaakt, met de beginstatus. | | **Geopend** | De workflow heeft de werkopdracht in behandeling genomen. | | **In behandeling gezet** | De workflow heeft de status op *In behandeling* gezet, bijvoorbeeld na de start of na terugzetten uit verificatie. | | **Wacht op goedkeuring** | De werkopdracht staat in verificatie en wacht op goed- of afkeuren. | | **Goedgekeurd** | Iemand heeft de werkopdracht goedgekeurd met de knop **Werkopdracht goedkeuren**. | | **Geweigerd** | De werkopdracht is bij de verificatie **afgekeurd**. | | **Gesloten** | De workflow heeft de werkopdracht afgesloten. | | **Work order heropend** | Een planner heeft een gesloten werkopdracht opnieuw in de workflow gezet. | | **Herstart** | Een planner heeft de werkopdracht herstart: de afspraak is verwijderd, de opdracht is ontpland en de workflow begint opnieuw. | | **Berekende eigenschappen gereset** | Bij een herstart of heropening zijn de daarvoor gemarkeerde eigenschappen leeggemaakt; de oude waarden staan in de metadata. | | **Workflow aangepast** | Er is een andere workflow op de werkopdracht gezet. De opdracht wordt daarbij ontpland; oude en nieuwe workflow staan in de metadata. | | **Werkopdracht gekopieërd van** / **naar** | Deze werkopdracht is uit een andere gekopieerd, of er is vanaf deze opdracht een kopie gemaakt. Deze twee horen altijd bij elkaar. | | **Taak aangemaakt** | Er is later een taak aan de werkopdracht toegevoegd. | | **Taak gesloten** | De workflow heeft een taak afgemeld, meestal met een vaste reden. | | **Succes** | Een taak is **succesvol afgemeld**: de gekozen afmeldreden hoort bij een geslaagde uitvoering. | | **Niet uitgevoerd** | Een taak is afgemeld met een reden die géén geslaagde uitvoering is (bijvoorbeeld niet thuis of niet uitvoerbaar). | :::warning **Niet uitgevoerd** betekent niet dat er een technische fout optrad, maar dat de taak niet is uitgevoerd. De gekozen afmeldreden en opmerking staan in het detailpaneel. ::: :::note Welke gebeurtenis bij een statusovergang wordt vastgelegd, is **per organisatie in de workflow instelbaar**. De combinaties hierboven zijn de gebruikelijke; het is geen vaste regel. Wijkt de historie in jouw omgeving hiervan af, dan is dat dus geen fout. ::: :: ::collapsible{name="Planning en toewijzing"} | Gebeurtenis | Betekenis | | ----------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Toegewezen** | De afspraak is aan een monteur op een datum en tijd toegewezen, of binnen de planning verplaatst. Dit is ook wat een Go-optimalisatie vastlegt. | | **Niet toegewezen** | De monteur is van de afspraak afgehaald. De opdracht is weer ongepland, maar blijft in de planvoorraad. | | **NoGo** | Een afspraak die al **gecommuniceerd of bevestigd** was, is uit de planning gevallen. De reden staat in de metadata: door de optimalisatie, door een afwezigheid, of door gewijzigde instellingen. | | **Afspraak geparkeerd** | De werkopdracht is geparkeerd: de monteur is losgekoppeld, de datum is geleegd en de status is *Geparkeerd*. De opdracht valt daarmee tijdelijk buiten de planning. | | **Afspraak hervat** | Het parkeren is opgeheven; de opdracht is weer planbaar. | | **Afspraak vastgemaakt** / **losgemaakt** | De afspraak is vastgezet zodat de optimalisatie hem niet meer verplaatst, of die vastzetting is weer opgeheven. | | **Opdrachtplaatsing geoptimaliseerd** | De **FLS**-optimalisatie heeft de afspraak op een andere monteur of tijd geplaatst. | | **Afspraak gesynchroniseerd** | De afspraak is opnieuw gelijkgetrokken met het externe planningssysteem; datum en bloktijd worden daarbij overschreven. | | **Bloktijd bijgewerkt** | Het tijdvak dat aan de klant wordt gecommuniceerd is gezet of gewijzigd. | | **Maximale inplandatum gewijzigd** | Een planner heeft de uiterste inplandatum aangepast. | | **Afspraakstatus gewijzigd** | Er kwam een externe statusmelding binnen (anders dan onderweg of op locatie, die hebben hun eigen gebeurtenis). | | **Afspraaktype aangepast** | Het afspraaktype is gewijzigd; oud en nieuw type staan in de metadata. | :::note **Niet toegewezen** versus **Afspraak geparkeerd**: bij *niet toegewezen* moet de opdracht nog ingepland worden, bij *geparkeerd* is dat juist bewust uitgesteld. ::: :::tip Zie je **Opdrachtplaatsing geoptimaliseerd**, dan kwam de wijziging uit FLS. Een optimalisatie in Go legt gewoon **Toegewezen** vast. ::: :: ::collapsible{name="Afspraak met de klant"} | Gebeurtenis | Betekenis | | ------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Afspraak bevestigd** | De afspraak is bevestigd; het tijdvak is geaccepteerd. | | **Afspraak geweigerd** | De **klant** heeft de voorgestelde afspraak in het klantportaal geweigerd. | | **Afspraakvoorstellen schikken niet** | De klant geeft in het portaal aan dat géén van de aangeboden tijdvakken past. | | *Appointment move failed* | De klant koos in het portaal een nieuw tijdvak, maar het verzetten mislukte, bijvoorbeeld omdat het tijdvak inmiddels weg was. | | **Voorbehoud van afspraak opheffen** | Het voorbehoud op de afspraak is opgeheven, waardoor hij weer vrij verplaatsbaar is. | :::note **Geweigerd** (bij verificatie, zie *Levenscyclus en status*) is iets anders dan **Afspraak geweigerd** (de klant wil het voorgestelde moment niet). ::: :: ::collapsible{name="Communicatie"} | Gebeurtenis | Betekenis | | --------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **E-mail verstuurd** | De e-mail is aangeboden aan de verzendpartij. | | **Brief verstuurd** | De brief is aangeboden aan de verzendpartij. | | **Sms verstuurd** | De sms is aangeboden aan de provider. | | **Extern verstuurd** | De communicatie is aangeboden aan een externe koppeling. | | **Handmatig communicatie verstuurd** | Er is communicatie klaargezet die handmatig wordt afgehandeld. | | **Bericht opnieuw verstuurd** | Een bestaande historieregel is opnieuw door de workflow verwerkt, waardoor de bijbehorende communicatie opnieuw uitgaat. | | *Automatic communication modified* | De automatische communicatie voor deze werkopdracht is aan- of uitgezet. | | **Klantcontact geregistreerd** | Er is een klantcontact vastgelegd op de werkopdracht, met categorie en opmerking. | | **Outbound oproep gestart** | Een medewerker heeft de klant gebeld via de belfunctie. | | **Outbound oproep beëindigd** | Het gesprek is afgesloten als geslaagd. | | **Outbound oproep beëindigd, niet succesvol** | Het gesprek is afgesloten als niet geslaagd, met reden (verkeerd nummer, geen antwoord of een eigen toelichting). | | **Geopend via automatisch uitbellen** | Het automatische belsysteem heeft deze werkopdracht geclaimd voor een medewerker. Er is dan nog niet gebeld. | :::warning "Verstuurd" betekent dat PTI het bericht met succes heeft **aangeboden aan de verzendpartij**. Het is geen bewijs dat de klant het bericht heeft ontvangen of gelezen. Wil je weten of een uiting daadwerkelijk is aangekomen (of is teruggestuurd), kijk dan in Send op de pagina [Monitoring](https://help.pti.nl/nl/send/monitoring): daar staat per uiting de status *Geslaagd*, *Gebounced* of *Mislukt*. ::: :: ::collapsible{name="FLS (externe planningstool)"} | Gebeurtenis | Betekenis | | ----------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Aangemaakt in FLS** | De afspraak is doorgezet naar FLS. | | **Secundaire afspraak aangemaakt in FLS** | Idem, maar voor een tweede (extra) afspraak. | | **Gefixed in FLS** | FLS meldt dat de afspraak is vastgezet en niet meer verschoven mag worden. | | **Bevestigd in FLS** | FLS meldt dat de afspraak is bevestigd. | | **Bevestiging/fixatie opgeheven in FLS** | FLS meldt dat de bevestiging of vastzetting is opgeheven; de afspraak is weer vrij planbaar. | | **Taak afgerond in FLS** | FLS meldt dat de monteur de klus als afgerond heeft gezet. | | **Rijden gestart** | De monteur is onderweg gegaan (status uit de app). | | **Aangekomen op bestemming** | De monteur is op locatie aangekomen (status uit de app). | | **Status heenreis verwerkt in FLS** | FLS heeft de heenreis verwerkt en het verwachte uitvoeringstijdstip teruggekoppeld. Bij een afwijkende tijd komt daar automatisch een opmerking bij. | | **Status aangekomen verwerkt in FLS** | FLS heeft de aankomstmelding verwerkt en teruggekoppeld. | :: ::collapsible{name="Wijzigingen aan gegevens en bestanden"} | Gebeurtenis | Betekenis | | -------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Geüpdatet** | Een wijziging waarvoor geen aparte gebeurtenis bestaat, bijvoorbeeld een opmerking toevoegen of de opdracht naar een andere werkopdrachtgroep verplaatsen. | | **Geüpdatet door planner** | Een planner heeft de werkopdracht zelf afgemeld. | | **Geüpdatet door servicemedewerker** | De buitendienstmedewerker heeft via de app gegevens teruggemeld. | | **Geüpdatet door klant** | Een extern systeem van de opdrachtgever heeft via de API een taakstatus gewijzigd of de opdracht afgesloten. | | **Geüpdatet door door2door loper** | Terugmelding vanuit de door2door-app. | | **Klantgegevens aangepast** | De klantgegevens zijn in de planning aangepast. | | *Customer updated by internet* | De klant heeft zijn eigen gegevens gewijzigd via het klantportaal. | | **Aannemer gewijzigd** | De aannemer en/of de eigenaar van de werkopdracht is gewijzigd. | | **Einddatum gewijzigd** | De uiterste datum waarop de opdracht uitgevoerd moet zijn is aangepast. | | **Startdatum gewijzigd** | De datum waarop de opdracht ten vroegste uitgevoerd mag worden is aangepast. | | **Coördinaten aangepast** | De coördinaten van de locatie zijn gewijzigd; oude en nieuwe waarden staan in de metadata. | | *Region updated* | De regio van de werkopdracht is gewijzigd. | | *Workorder group updated* | Werkopdrachtgroepen zijn samengevoegd. | | **Werkopdracht bestand toegevoegd** | Er is een bestand aan de **werkopdracht** toegevoegd. | | **Bestand toegevoegd** | Er is een foto of bestand aan een **taak** toegevoegd. | | **Bestand verwijderd** | Een bestand of foto bij een taak is verwijderd. | | **Vaardigheid toegevoegd** | De vaardigheden van een taak zijn opnieuw vastgesteld. | | *Meter reading received from consumer* | Er is een meterstand van de klant ontvangen. | :::tip De namen **Einddatum** en **Startdatum** komen uit de velden *uiterlijk vóór* (einddatum) en *mag starten ná* (startdatum). Daartussen zit nog de **maximale inplandatum**. ::: :::note Bij **Vaardigheid toegevoegd** wordt de volledige set vaardigheden van de taak vervangen, en is niet vastgelegd wie de wijziging deed. ::: :: ::note Enkele gebeurtenissen zijn nog niet vertaald en worden daarom in het Engels weergegeven (hierboven *cursief*). :: # Individuele opdracht Wil je meer gegevens bekijken van een **werkopdracht**? Klik dan in het overzicht op de gewenste opdracht om deze te openen. De gegevens van de werkopdracht worden vervolgens over het hele scherm weergegeven. ::screenshot --- zoom: true caption: Het detailscherm van een geopende werkopdracht, met bovenaan de tabbladen en daaronder de gegevenskaarten. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/348359 --- ![Detailscherm van een geopende werkopdracht met de tabbladen bovenaan](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-detail.png) :: Bovenaan zie je meerdere **tabbladen**. Elk tabblad heeft zijn eigen pagina in deze handleiding: - **[Algemeen](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/algemeen)**: de belangrijkste gegevens van de opdracht, de actieknoppen en het takenoverzicht. - **[Historie](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/historie)**: de volledige geschiedenis van de werkopdracht. - **[Diversen](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/diversen)**: de formuliergegevens die tijdens de uitvoering zijn ingevuld. - **[Overige gegevens](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/overige-gegevens)**: de vrije velden (metadata) van de werkopdracht. - **[Klantcontact](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/klantcontact)**: de geregistreerde klantcontactmomenten. - **[Workflow](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/workflow)**: het verloop van de workflow en het workflowdiagram. - **[Afspraak](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/afspraak)**: de afspraakgegevens; dit tabblad is alleen zichtbaar als er een afspraak bij de opdracht bestaat. - **[Media](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/media)**: de foto's en bestanden die bij de opdracht horen. Welke tabbladen je ziet, hangt af van je **rechten** en van de gegevens van de opdracht. Door op een tabblad te klikken, krijg je aanvullende informatie te zien over de geselecteerde werkopdracht. De **taken** van de werkopdracht vind je onderaan het tabblad **Algemeen**. Klik op een taak om het taakscherm te openen. Meer hierover lees je op de pagina [Taken](https://help.pti.nl/nl/workorder/taken). ## Terug naar het overzicht Wil je terug naar het **werkopdrachtenoverzicht**? Klik dan bovenaan in het **kruimelpad** op **Home**. Het kruimelpad is het regeltje links bovenin het scherm dat laat zien waar je je bevindt, bijvoorbeeld `Home / Werkopdracht: 348359 / Taak: 1095497`. Elk onderdeel is een link: klik erop om een stap terug te gaan. Andere namen hiervoor zijn *broodkruimelpad* en het Engelse *breadcrumb*. ::tip Ben je in een taak beland en wil je terug naar de werkopdracht? Klik dan in het kruimelpad op **Werkopdracht:** in plaats van op de terugknop van je browser. [**nummer**] :: # Klantcontact Op het tabblad **Klantcontact** leg je vast wanneer er contact met de klant is geweest en waarover. Zo kan een collega die de opdracht later oppakt, zien wat er al met de klant is besproken. Je ziet dit tabblad alleen als je rechten hebt om klantcontact te bekijken; voor het vastleggen van nieuw contact is een apart recht nodig. ## Het overzicht De tabel toont per contactmoment de volgende kolommen: - **Datum**: datum en tijd van het contact; - **Kanaal**: hoe het contact liep; - **Medewerker**: wie het contact had; - **Categorie**: waar het contact over ging; - **Bericht**: de vastgelegde toelichting. Je kunt sorteren op **Datum**, **Kanaal**, **Medewerker** en **Categorie** door op de kolomkop te klikken. Klik op een regel om rechts het detailpaneel met de volledige tekst te openen; met **Terug** sluit je het paneel weer. ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Klantcontact met de tabel van geregistreerde contactmomenten (hier nog leeg) en de knop Nieuw klantcontact. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/348359/customer-contact --- ![Tabblad Klantcontact met de tabel van geregistreerde contactmomenten](https://help.pti.nl/workorder-klantcontact.png) :: ## Klantcontact registreren Klik rechtsboven de tabel op **Nieuw klantcontact**. Er opent een venster met de volgende velden: | Veld | Wat je invult | | -------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Datum** | De datum van het contact. Standaard staat vandaag ingevuld. Een datum in het verleden mag; een datum in de toekomst niet. | | **Tijd** | Het tijdstip van het contact. Standaard staat de huidige tijd ingevuld. | | **Medewerker** | Wie het contact had. Maximaal 100 tekens. | | **Kanaal** | Hoe het contact liep: **Telefoon**, **E-mail**, **Chat** of **Buitendienstmedewerker**. | | **Categorie** | Waar het contact over ging, bijvoorbeeld een vraag over de afspraak of een klacht. | | **Opmerking** | De toelichting: wat is er besproken en wat is er afgesproken? Deze tekst komt in de kolom **Bericht** te staan. | Klik daarna op **Opslaan**; het contactmoment verschijnt direct in het overzicht. Met **Annuleren** sluit je het venster zonder op te slaan. ::note **Alle velden zijn verplicht.** Sla je op terwijl een veld nog leeg is, dan verschijnt bij dat veld de melding *Verplicht veld*. :: ::note Welke **categorieën** je kunt kiezen, is **per organisatie ingericht** en staat daarom niet in deze handleiding. Weet je niet welke categorie hoort bij het contact dat je vastlegt? Vraag het na bij je teamleider of de supportafdeling. :: ::tip Beschrijf in de **Opmerking** zo concreet mogelijk wat er is afgesproken, inclusief toezeggingen en een eventueel ticketnummer. Een klantcontact is namelijk **niet meer aan te passen of te verwijderen** nadat het is opgeslagen. :: ::screenshot --- zoom: true caption: Het venster Nieuw klantcontact met de velden Datum, Tijd, Medewerker, Kanaal, Categorie en Opmerking. frame: window max-width: sm --- ![Venster Nieuw klantcontact met de velden datum, tijd, medewerker, kanaal, categorie en opmerking](https://help.pti.nl/workorder-klantcontact-popup.png) :: ## Klantcontact met terugwerkende kracht vastleggen (antidateren) Ben je vergeten een gesprek vast te leggen, of leg je het contact van een collega van vorige week vast? Vul dan bij **Datum** en **Tijd** het moment in waarop het contact echt heeft plaatsgevonden. Elke datum in het verleden mag; een datum in de toekomst wordt geweigerd. Zo staat het contactmoment op de juiste plek in het overzicht, dat op datum wordt gesorteerd. ::note **Wanneer het contact was en wanneer het is vastgelegd, zijn twee verschillende gegevens.** Op dit tabblad staat de **Datum** die je zelf hebt ingevuld: het moment van het gesprek. In de [historie](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/historie) van de werkopdracht komt bij de gebeurtenis **Klantcontact geregistreerd** de datum en tijd te staan waarop het contact **daadwerkelijk is ingevoerd**. Loopt er iets vreemds in een dossier, dan kun je zo altijd zien of een klantcontact met terugwerkende kracht is toegevoegd, en wanneer dat gebeurde. Bij **Veranderd door** staat de naam die bij **Medewerker** is ingevuld. :: ::tip Antidateer alleen als het contact echt op dat moment heeft plaatsgevonden, en zet in de **Opmerking** waarom je het later vastlegt (bijvoorbeeld *telefonisch contact door collega, achteraf vastgelegd*). Een klantcontact is na opslaan niet meer aan te passen. :: Een geregistreerd klantcontact komt ook terug in de [historie](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/historie) van de werkopdracht, als de gebeurtenis **Klantcontact geregistreerd**. # Media Op het tabblad **Media** staan de foto's en bestanden die bij de **werkopdracht** horen. Je ziet dit tabblad alleen als je rechten hebt om media te bekijken. ::warning **Bestanden van een taak staan hier niet bij.** Een bestand hangt altijd aan één niveau: aan de **werkopdracht** of aan een **taak** van die werkopdracht. Dit tabblad toont uitsluitend de bestanden op werkopdrachtniveau. De foto's die een monteur tijdens de uitvoering maakt, hangen aan de taak; die staan hier dus niet tussen. Het kan daardoor gebeuren dat dit tabblad leeg is terwijl er wél foto's bij de opdracht zijn gemaakt. Dat is geen fout. :: Wil je **alles in één keer** zien, van beide niveaus? Gebruik dan de kaart **Alle media** op het tabblad [Algemeen](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/algemeen). Die kaart toont de laatste drie bestanden van de héle opdracht, met in de kolom **Niveau** of het bestand bij de *Werkopdracht* of bij een *Taak* hoort. ::screenshot --- zoom: true caption: De kaart Alle media op het tabblad Algemeen. In de kolom Niveau zie je bij welk niveau een bestand hoort; hier horen alle drie de bestanden bij taak 852547. frame: window max-width: md --- ![Kaart Alle media met de kolommen Naam, Type en Niveau en de knop Bekijk alle media](https://help.pti.nl/workorder-kaart-alle-media.png) :: Klik in die kaart op **Bekijk alle media**. Er opent een venster met **per niveau een eigen galerij**: eerst *Werkopdracht*, daaronder een blok per taak (*Taak [nummer]*). Klik op de titel van een blok om naar het tabblad Media van dat niveau te gaan. ::screenshot --- zoom: true caption: "Het venster Alle media: bovenaan de galerij van de werkopdracht, daaronder de galerij van taak 852547." frame: window max-width: full --- ![Venster Alle media met een galerij per niveau: Werkopdracht en Taak 852547](https://help.pti.nl/workorder-alle-media.png) :: ::tip In de [historie](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/historie) is het verschil tussen de niveaus ook te zien: **Werkopdracht bestand toegevoegd** gaat over een bestand op de werkopdracht, **Bestand toegevoegd** over een bestand bij een taak. :: De bestanden staan als **kaartjes** in een galerij. Per bestand zie je een voorbeeldweergave (bij een foto) of een icoon van het bestandstype, met daaronder de **bestandsnaam**, **Datum gemaakt** (wanneer de foto is gemaakt) en **Datum geüpload** (wanneer het bestand is toegevoegd). Standaard staat het **nieuwste bestand vooraan**. Dubbelklik op een kaartje om het bestand groot te bekijken; in die weergave blader je door de bestanden. ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Media van de werkopdracht met het zoekveld, de kaart Filteren & sorteren, het uploadvak en de galerij. Deze opdracht heeft één bestand op werkopdrachtniveau; de 26 foto's van de taak staan op het tabblad Media van die taak. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/106204/media --- ![Tabblad Media van de werkopdracht met de galerij, het zoekveld en de filter- en sorteeropties](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-media.png) :: ::note Bij een bestand op **werkopdrachtniveau** staat onder het kaartje alleen het **downloadicoon**. Bij een bestand van een **taak** staat daarnaast ook een **verwijdericoon**. :: ## Zoeken, filteren en sorteren - Gebruik **Zoeken in galerij** (links) om te zoeken op naam, datum of type. - In de kaart **Filteren & sorteren** sorteer je op **Naam** (*A tot Z* of *Z tot A*) of op **Datum** (*Nieuw naar oud* of *Oud naar nieuw*), en filter je op **Type**. De lijst met types wordt opgebouwd uit de bestanden die er daadwerkelijk zijn. - Met **Reset filters** zet je alles terug. ::note Sorteren op naam en sorteren op datum sluiten elkaar uit: kies je een naamsortering, dan valt de datumsortering weg, en omgekeerd. :: ## Bestanden downloaden - Klik op het **downloadicoon** op een kaartje om dat ene bestand te downloaden. - Wil je meerdere bestanden in één keer? Vink de gewenste kaartjes aan (of klik op **Alles selecteren**) en klik daarna op **Download selectie**. ::note De selectie wordt gewist zodra je gaat zoeken, filteren of sorteren. Download je selectie dus voordat je de weergave aanpast. :: ## Bestanden toevoegen Boven de galerij staat het uploadvak met **Upload bestand**. Klik erop om bestanden te kiezen, of sleep ze het vak in. Het uploaden start direct. Op werkopdrachtniveau zijn zowel **afbeeldingen als documenten** toegestaan (onder andere png, jpg, heic, pdf, doc(x), xls(x), ppt(x), txt en csv), met een maximum van **20 MB** per bestand. Houd de muis op het informatie-icoon om de volledige lijst met toegestane bestandstypen te zien. ::warning Bestanden die op werkopdrachtniveau staan, kun je hier **niet verwijderen**. Verwijderen kan alleen bij bestanden die aan een **taak** hangen. Zie [Taken](https://help.pti.nl/nl/workorder/taken#tabblad-media). Neem bij twijfel contact op met de supportafdeling. :: # Overige gegevens Op het tabblad **Overige gegevens** staan de **vrije velden** van de werkopdracht: extra gegevens die niet in een vast veld van de werkopdracht passen, maar die je wel bij de opdracht wilt bewaren. Denk aan een referentie van de opdrachtgever, een aantekening uit een ticket of een kenmerk waarop later gefilterd moet worden. De gegevens staan in een tabel met twee kolommen: - **Veld**: de naam van het gegeven; - **Waarde**: de inhoud. De regels staan **alfabetisch op veldnaam**, niet op datum. Onderaan de tabel stel je het aantal rijen per pagina in; standaard zijn dat 10 regels. ::note In gesprekken en in andere schermen worden deze gegevens ook **metadata** genoemd. Het gaat om hetzelfde: *Overige gegevens* is de naam die je in de tool ziet. :: ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Overige gegevens met de tabel met velden en waarden en de knop Gegevens toevoegen rechtsboven. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/348359/metadata --- ![Tabblad Overige gegevens van de werkopdracht met de kolommen Veld en Waarde](https://help.pti.nl/placeholder.svg) :: ## Een gegeven toevoegen Heb je hiervoor rechten, dan staat rechtsboven de tabel de knop **Gegevens toevoegen**: 1. Klik op **Gegevens toevoegen**. 2. Kies in het venster het **veld** en vul de **waarde** in. 3. Klik op **Opslaan**. Welke velden je kunt kiezen, is **per omgeving ingericht**. In de lijst staan alleen velden die op werkopdrachtniveau zijn toegestaan, die bewerkt mogen worden, en die nog niet bij deze opdracht zijn gevuld. ## Een gegeven wijzigen of verwijderen Achter elke regel die je mag wijzigen staat een **potloodicoon**. Klik op zo'n regel om het venster te openen, pas de waarde aan en klik op **Opslaan**. Met het **verwijdericoon** haal je het gegeven van de opdracht af. ::note **Staat er geen potlood achter een regel, dan kun je die regel niet wijzigen.** Zulke velden zijn **vergrendeld**: ze worden door een koppeling of door de workflow beheerd. Klikken op zo'n regel heeft dan ook geen effect: er opent geen venster. Moet de waarde toch worden aangepast, neem dan contact op met de supportafdeling. :: ## Overige gegevens op de kaart Algemeen Op het tabblad [Algemeen](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/algemeen) staat ook een kaart **Overige gegevens**. Dat is een verkorte weergave: die kaart toont de **5 meest recente** items, met het nieuwste bovenaan, en meldt dat ook onder de titel. Klik in die kaart op **Bekijk alle gegevens** om het volledige overzicht te openen; je komt dan op dit tabblad uit. ::note De volgorde verschilt dus per weergave: de **kaart** op het tabblad Algemeen sorteert op het moment van toevoegen (nieuwste eerst), dit **tabblad** sorteert alfabetisch op veldnaam. Mis je een gegeven op de kaart, kijk dan hier: op dit tabblad staan ze allemaal. :: Ook de **taken** van een werkopdracht hebben een eigen tabblad **Overige gegevens**, met de vrije velden van die taak. Zie [Taken](https://help.pti.nl/nl/workorder/taken#tabblad-overige-gegevens). # Workflow Op het tabblad **Workflow** zie je het volledige verloop van de **workflow**: het proces dat de werkopdracht automatisch doorloopt, van aanmelden tot afsluiten, inclusief de communicatie naar de klant. De kaart **Workflow informatie** toont drie gegevens: | Gegeven | Wat het betekent | | ------------------------------- | ----------------------------------------------------------- | | **Workflow** | De naam van het proces dat deze werkopdracht doorloopt. | | **Versie** | Het versienummer van dat proces. | | **Huidige stap in de workflow** | De stap waar de opdracht nu staat, en dus waarop hij wacht. | Daaronder wordt het **workflowdiagram** weergegeven, waarin de huidige stap van de werkopdracht is gemarkeerd. Zo kun je eenvoudig volgen **hoe het proces verloopt** en **waar in het proces** de opdracht zich bevindt. ::note **Wat zegt die versie?** Een workflow wordt af en toe aangepast en daarna opnieuw gepubliceerd; elke publicatie krijgt een nieuw versienummer. Een werkopdracht die al loopt, blijft de versie volgen waarmee hij is begonnen. Voor je dagelijkse werk hoef je hier niets mee te doen. Het gegeven is vooral nuttig bij een supportvraag: twee opdrachten met dezelfde workflow kunnen zich anders gedragen doordat ze op een andere versie lopen. Vermeld het versienummer daarom in een supportticket over het verloop van een opdracht. :: ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Workflow met de kaart Workflow informatie en het workflowdiagram, waarin de huidige stap is gemarkeerd. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/348359/workflow --- ![Tabblad Workflow met de workflowinformatie en het diagram met de gemarkeerde huidige stap](https://help.pti.nl/workorder-workflow.png) :: ### Werkopdracht naar een andere workflow verplaatsen De actie **Workflow verplaatsen** zet de werkopdracht in een **andere workflow**: je kiest zelf welk proces de opdracht vanaf nu doorloopt. De opdracht begint daarbij **helemaal vooraan** in die nieuwe workflow. Het gaat dus niet om het verplaatsen van de opdracht naar een andere stap binnen dezelfde workflow. Heb je hiervoor rechten, dan werkt het zo: 1. Klik op **Workflow verplaatsen**. In het venster staat de **huidige workflow** grijs weergegeven; die kun je niet wijzigen. 2. Kies bij **Nieuwe workflow** het proces waar de opdracht naartoe moet. 3. Typ ter bevestiging het woord *Bevestigen* en klik op **Verplaatsen**. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer er opnieuw **communicatie naar de klant** moet worden verstuurd, of wanneer een opdracht in een ander proces hoort dan waarin hij is aangemeld. ::warning Verplaatsen naar een andere workflow heeft gevolgen voor de opdracht: hij wordt **ontpland** (een bestaande afspraak vervalt) en de nieuwe workflow begint vooraan, dus de klant kan opnieuw communicatie ontvangen. Ook worden de **berekende eigenschappen** leeggemaakt. In de [historie](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/historie) komt dit terug als **Workflow aangepast**, met de oude en de nieuwe workflow in de metadata. :: ::tip Moeten er meerdere opdrachten naar een andere workflow? Gebruik dan de bulkactie **Workflow verplaatsen** in het [werkopdrachtenoverzicht](https://help.pti.nl/nl/workorder/bulk-acties#overige) in plaats van opdracht voor opdracht te werken. :: ::screenshot --- zoom: true caption: De pop-up Workflow verplaatsen met de huidige workflow, de keuze voor de nieuwe workflow en het bevestigingsveld. frame: window max-width: md --- ![Pop-up Workflow verplaatsen met de huidige workflow, de nieuwe workflow en het bevestigingsveld](https://help.pti.nl/workorder-workflow-verplaatsen.png) :: ### Communicatie starten of pauzeren Afhankelijk van je rechten en de inrichting zie je op dit tabblad ook knoppen om de **automatische klantcommunicatie** van de werkopdracht te starten of te pauzeren. # Aanlevering Via de pagina **Aanleveren** lever je werkopdrachten in bulk aan: je uploadt een **csv-bestand** met opdrachtgegevens, waarna het systeem de werkopdrachten automatisch aanmaakt. Je opent de pagina via **Aanleveren** in de menubalk, het laatste menu-item. Je hebt hiervoor de juiste rechten nodig. ## Overzicht van aanleveringen De tabel **Aanleverdata** toont alle aanleveringen met de volgende kolommen: - **ID**: het nummer van de aanlevering. Handig om naar te verwijzen in een supportticket. - **Datum**: datum en tijd waarop de aanlevering is aangemaakt. - **Configuratie**: de aanleverconfiguratie waarmee het bestand is verwerkt. - **Bestandsnaam**: de naam van het csv-bestand dat je hebt geüpload. - **Aantal**: het aantal regels in het bestand. - **Status**: de verwerkingsstatus. Je kunt op elke kolom sorteren. De status kan de volgende vormen aannemen: - Tijdens de verwerking zie je een **voortgangsbalk** met het aantal verwerkte regels. - **Geslaagd** (groen vinkje): alle regels zijn verwerkt. - **Mislukt** (rood kruis): een of meer regels zijn mislukt. Klik op de melding om een csv-bestand te downloaden met alleen de mislukte regels, zodat je deze kunt corrigeren en opnieuw kunt aanleveren. Het overzicht wordt elke minuut automatisch ververst. ::screenshot --- zoom: true caption: De pagina Aanleveren met de zoek- en filtervelden en de tabel Aanleverdata met de verwerkingsstatus per aanlevering. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/delivery --- ![Aanleverpagina met de tabel met aanleveringen en per aanlevering de verwerkingsstatus](https://help.pti.nl/workorder-aanlevering-overzicht.png) :: ## Zoeken en filteren - Gebruik **Zoeken in tabel** om te zoeken op datum, naam of status. - Filter het overzicht op **Configuratie** en **Status** (*In behandeling*, *Geslaagd* of *Mislukt*). Klik op **Reset filters** om de filters te wissen. ## Een aanlevering aanmaken Klik rechtsboven de tabel op **Nieuwe aanlevering**. Rechts opent een paneel: 1. Kies via **Zoeken** het **csv-bestand** (het veld **Gegevensbestand**) dat je wilt aanleveren. 2. Kies de **Configuratie** die bij het bestand hoort. De configuratie bepaalt hoe de kolommen in het bestand worden vertaald naar werkopdrachtgegevens. 3. Vul de overige velden in. Welke velden verschijnen, hangt af van de gekozen configuratie; gegevens die niet in het bestand zelf staan, kies je hier, zoals de **Werkopdrachtgroep**, het **type werkopdracht**, de **Aannemer**, de **eigenaar** en de **start- en einddatum**. 4. Klik op **Aanmaken**. ::screenshot --- zoom: true caption: Het paneel Nieuwe aanlevering met het bestandsveld en de configuratiekeuze. Welke aanvullende velden verschijnen, hangt af van de gekozen configuratie. frame: window max-width: sm --- ![Aanleverpaneel met het bestandsveld, de configuratiekeuze en de aanvullende velden](https://help.pti.nl/workorder-aanlevering-paneel.png) :: ::warning Het systeem controleert of de kolomnamen en kolomvolgorde van het bestand overeenkomen met de gekozen configuratie. Komen deze niet overeen, dan verschijnt een waarschuwing en kun je de aanlevering niet starten. :: Na het aanmaken verschijnt de aanlevering in het overzicht en kun je de verwerking volgen via de statuskolom. # Rapporten Op de pagina **Rapporten** volg je de voortgang van je werkopdrachten. Open de pagina via **Rapporten** in de menubalk. De pagina heeft twee tabbladen: | Tabblad | Wat het toont | | --------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Werkopdrachtgroep** | Per werkopdrachtgroep hoeveel opdrachten zich in elke status bevinden. | | **Medewerker** | Per medewerker de voortgang, uitgesplitst naar de werkopdrachtgroepen waarin die persoon werkt. | ## Werkopdrachtgroep Dit rapport toont per **werkopdrachtgroep** hoeveel opdrachten zich in elke status bevinden. De tabel bevat de volgende kolommen: - **Werkopdrachtgroep**: de naam van de groep, met daaronder de start- en einddatum - **Actief**: een groen vinkje bij een actieve groep, een rood kruis bij een inactieve groep - **Aangemaakt**, **In behandeling**, **In verificatie**, **Gesloten** en **Geparkeerd**: per status het aantal opdrachten en het bijbehorende percentage - **Voortgang**: een gekleurde balk die de verdeling over de statussen visueel weergeeft - **Totaal**: het totale aantal opdrachten in de groep ::screenshot --- zoom: true caption: Het werkopdrachtgroep-rapport met per status de aantallen en percentages, en de voortgangsbalk. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/reports --- ![Werkopdrachtgroep-rapport met per werkopdrachtgroep de aantallen per status en de voortgangsbalk](https://help.pti.nl/workorder-rapport.png) :: ::tip Klik op een **aantal** in een statuskolom om direct naar het werkopdrachtoverzicht te gaan, gefilterd op die werkopdrachtgroep en status. :: ### De kleuren in de voortgangsbalk De balk bestaat uit vijf gekleurde delen, in dezelfde volgorde als de statuskolommen. Elk deel is even breed als het percentage opdrachten met die status. Houd de muis op een deel van de balk om het percentage en de status te zien. | Kleur | Status | | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------- | | []{style="display:inline-block;width:16px;height:16px;border-radius:3px;background:#439FB6;vertical-align:middle"} Blauwgroen | Aangemaakt | | []{style="display:inline-block;width:16px;height:16px;border-radius:3px;background:#F8C23A;vertical-align:middle"} Geel | In behandeling | | []{style="display:inline-block;width:16px;height:16px;border-radius:3px;background:#EB6600;vertical-align:middle"} Oranje | In verificatie | | []{style="display:inline-block;width:16px;height:16px;border-radius:3px;background:#00AD2F;vertical-align:middle"} Groen | Gesloten | | []{style="display:inline-block;width:16px;height:16px;border-radius:3px;background:#0099FF;vertical-align:middle"} Blauw | Geparkeerd | ::note Er zijn geen andere kleuren: dit zijn alle vijf de statussen die een werkopdracht kan hebben. Komt een status in de groep niet voor, dan heeft dat deel van de balk breedte 0 en zie je die kleur dus niet. :: ### Zoeken en inactieve groepen - Gebruik **Zoeken in tabel** om te zoeken op de naam van een werkopdrachtgroep. - Inactieve groepen zijn standaard verborgen. Zet de schakelaar voor **inactieve werkopdrachtgroepen** aan om ze ook te tonen. ::screenshot --- zoom: true caption: Het zoekveld en de schakelaar Inactieve groepen boven de rapporttabel. frame: window max-width: md --- ![Zoekveld en schakelaar voor inactieve werkopdrachtgroepen boven de rapporttabel](https://help.pti.nl/workorder-rapport-zoeken.png) :: ## Medewerker Op het tabblad **Medewerker** zie je per medewerker hoe zijn of haar werk ervoor staat. Elke medewerker krijgt een eigen kaart, met daarin een regel per **werkopdrachtgroep** waarin die persoon opdrachten heeft. De kaarten staan op alfabetische volgorde. Per werkopdrachtgroep zie je: | Kolom | Betekenis | | --------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | | **Werkopdrachtgroep** | De naam van de groep, met daaronder de start- en einddatum. | | **Nieuw** | Opdrachten die nog niet zijn uitgevoerd, met het percentage van het totaal. | | **Opnieuw** | Opdrachten die opnieuw moeten, bijvoorbeeld na een mislukte poging. | | **Gesloten** | Opdrachten die zijn afgerond. | | **Voortgang** | Een gekleurde balk met dezelfde verdeling, in de volgorde van de kolommen. | | **Totaal** | Het aantal opdrachten van deze medewerker in die groep. | Onder de groepen staat een regel **Totaal**: de optelling over alle groepen van die medewerker. ::screenshot --- zoom: true caption: "Het tabblad Medewerker: per medewerker een kaart met de werkopdrachtgroepen waarin die persoon werkt, en per groep de aantallen en de voortgangsbalk." frame: window max-width: full --- ![Tabblad Medewerker met per medewerker een kaart met werkopdrachtgroepen, aantallen per status en een voortgangsbalk](https://help.pti.nl/workorder-rapport-medewerker.png) :: ::tip Klik op het **pijltje** vóór een werkopdrachtgroep om de afzonderlijke werkopdrachten van die medewerker in die groep te zien. Klik je op een **aantal**, dan ga je naar het werkopdrachtenoverzicht met precies die opdrachten in beeld; eventuele andere filters worden daarbij eerst gewist. :: ### Zoeken en inactieve groepen - Gebruik **Zoeken in tabel** om op de naam van een medewerker te zoeken. - Standaard tel je alleen actieve werkopdrachtgroepen mee. Zet de schakelaar **Inactieve groepen** aan om ook de inactieve groepen in de kaarten te tonen. ::note Je ziet alleen medewerkers uit de **personengroepen** waar je zelf toegang toe hebt. Twee kaarten met dezelfde naam kunnen voorkomen: dat zijn dan twee verschillende medewerkers die toevallig dezelfde naam dragen, want de kaarten worden per persoon gemaakt. :: # Taken Een **werkopdracht** bevat een of meer **taken**. Een taak is het werk dat de monteur op locatie uitvoert, bijvoorbeeld een meterwissel of een meteropname. Vanuit de [werkopdracht](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht) open je een taak om alle details te bekijken. ## Takenlijst op de werkopdracht Onderaan het detailscherm van een werkopdracht staat de tabel **Taken** met alle taken die aan de opdracht zijn gekoppeld. De tabel bevat de volgende kolommen: - **Taak ID**: het unieke nummer van de taak binnen de PTI Planning Suite. Hiermee vind je een taak terug en verwijs je ernaar in een supportticket. - **Externe referentie**: het kenmerk dat de **aanleverende partij** zelf aan de taak heeft meegegeven. Hiermee vind je de taak terug in het systeem van die partij. Dit veld is niet altijd gevuld. - **Type**: het soort taak, bijvoorbeeld een meterwissel of een meteropname. - **Reden**: de laatst geregistreerde reden bij de taak, bijvoorbeeld de afmeldreden. - **Status**: hoe ver de taak is, bijvoorbeeld *In behandeling* of *Gesloten*. - **Metertype**: het type meter waarop de taak betrekking heeft. ::screenshot --- zoom: true caption: De tabel Taken onderaan het werkopdrachtscherm, met per taak het Taak ID, type, reden, status en metertype. frame: window max-width: full --- ![Tabel Taken onderaan het werkopdrachtscherm met de kolommen Taak ID, Externe referentie, Type, Reden, Status en Metertype](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-taken.png) :: Bevat de werkopdracht meerdere taken? Dan toont de tabel standaard alleen de eerste taak. Klik op het **pijltje** onder de tabel om alle taken te tonen of weer in te klappen. Klik op een taak om het **taakscherm** te openen. ::note **Taak ID, taaknummer en Taak nummer zijn hetzelfde gegeven.** De naam verschilt per plek in de tool: de tabel noemt de kolom **Taak ID**, het kruimelpad schrijft **Taak: 1095497** en het eerste tabblad van het taakscherm heet **Taak 1095497**. :: ## Een taak opzoeken op taaknummer Het werkopdrachtenoverzicht heeft **geen zoekveld voor taaknummers**: je filtert daar op werkopdrachten, niet op taken. Heb je alleen een taaknummer (bijvoorbeeld uit een supportticket) dan zijn er twee routes: - **Ken je de werkopdracht?** Open de werkopdracht en klik de taak aan in de tabel **Taken**. - **Ken je alleen het taaknummer?** Typ het adres van de taak rechtstreeks in de adresbalk van je browser, in de vorm `…/task/`. De tool zoekt zelf de bijbehorende werkopdracht op en opent daarin het taakscherm. ::tip Het eenvoudigst is om het taaknummer in het adres van een pagina die je al open hebt te plakken: vervang alles achter het klantgedeelte door `task/`. Staat er bijvoorbeeld `workorder.pti.nl/demo/work-orders/348359`, dan wordt dat `workorder.pti.nl/demo/task/1095497`. :: ::note Werkt de link niet, dan bestaat het taaknummer niet of heb je geen toegang tot de bijbehorende werkopdracht. :: ## Het taakscherm Bovenaan het taakscherm staan meerdere **tabbladen**: - **Taak** [**nummer**] : de algemene gegevens van de taak. In het tabblad staat het taaknummer achter het woord *Taak*. - **Historie**: alle wijzigingen van de taak - **Overige gegevens**: de vrije velden (metadata) van de opdracht en de taak - **Meter**: de metergegevens en meterstanden (alleen zichtbaar bij meter-gerelateerde taken) - **Diversen**: de formuliergegevens die bij de taak zijn ingevuld - **Media**: de foto's en documenten bij de taak ::tip Heeft de werkopdracht **meerdere taken**? Dan staat er in het kruimelpad achter **Taak:** een pijltje. Klik erop om direct naar een andere taak van dezelfde werkopdracht te springen, zonder eerst terug te gaan naar de werkopdracht. [**nummer**] :: ::screenshot --- zoom: true caption: Het taakscherm met bovenaan de tabbladen Taak, Historie, Overige gegevens, Meter, Diversen en Media. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/348359/tasks/1095497 --- ![Taakscherm met bovenaan de tabbladen Taak, Historie, Overige gegevens, Meter, Diversen en Media](https://help.pti.nl/workorder-taak-scherm.png) :: ### Tabblad Taak (algemeen) Het eerste tabblad toont de belangrijkste gegevens van de taak, verdeeld over meerdere kaarten. Kaarten met een pijltje kun je uit- en inklappen om meer of minder informatie te tonen. - **Algemeen**: het **Taak ID**, de **Externe referentie**, **Start uitvoer** en **Eind uitvoer**. Uitgeklapt zie je ook het **Type**, de **Benodigde skills** en de **Status** van de taak. - **Recente historie**: de **Datum** en **Actie** van de laatste wijziging. Uitgeklapt zie je ook de **Status**, het **Scenario**, de **Reden**, de **Opmerking** en **Uitgevoerd door**. Klik op **Naar historie** om het volledige tabblad Historie te openen. - **Recente media**: de meest recente bestanden bij de taak. Klik op **Naar media** om alle media te bekijken. - **Opmerkingen**: de opmerkingen die bij de taak zijn geplaatst, met de kolommen **Monteurs**, **Opmerking**, **Afmeldreden** en **Datum geplaatst**. Klik op **Toon meer** om een lange opmerking volledig te lezen. - **Overige gegevens**: de vrije velden van **deze taak**. Deze kaart is een samenvatting: hij toont de **5 meest recente** items, met het nieuwste bovenaan. Onder de titel van de kaart staat een regel die dat aangeeft. Klik op **Bekijk alle gegevens** voor het volledige overzicht. Bij meter-gerelateerde taken staan op dit tabblad ook de **meterkaarten** (zie [Tabblad Meter](https://help.pti.nl/#tabblad-meter)). #### Een taak afmelden Is een taak al door de monteur afgerond (geslaagd of mislukt) maar klopt de afmelding niet, dan kun je die vanuit de tool aanpassen. Boven de kaarten staat dan de knop **Taak afmelden**. 1. Klik op **Taak afmelden**. Bovenin het venster staat om welke taak het gaat. 2. Kies een **Reden** uit de lijst. 3. Vul eventueel een **Opmerking** in. Bij sommige redenen is een opmerking verplicht; de tool geeft dat dan aan. 4. Typ **Bevestigen** in het laatste veld en klik op de bevestigknop. Je krijgt daarna een melding dat de taak is afgemeld, en de nieuwe reden en status staan op de taak. ::note De knop verschijnt alleen als aan alle drie deze voorwaarden is voldaan: - je hebt het recht **Sluit taak**; - de taak heeft in de [historie](https://help.pti.nl/#tabblad-historie) al een geslaagde of mislukte afmelding staan; - de **werkopdracht** is nog niet gesloten. Ontbreekt een daarvan, dan zie je de knop niet. Een taak die de monteur nog moet uitvoeren, meld je dus niet op deze manier af. :: ::note De afmelding komt als gebeurtenis in de historie van de **taak** te staan, met de vorige reden erbij. Zo blijft zichtbaar wat er is gewijzigd. :: ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Taak met de kaarten Algemeen, Recente historie, Recente media, Opmerkingen en Overige gegevens. frame: window max-width: full --- ![Tabblad Taak met de kaarten Algemeen, Recente historie, Recente media, Opmerkingen en Overige gegevens](https://help.pti.nl/workorder-taak-scherm.png) :: ### Tabblad Historie In het tabblad **Historie** zie je precies welke wijzigingen op de taak zijn doorgevoerd, met per regel de **Datum**, **Actie**, **Status**, **Uitgevoerd door**, het **Scenario**, de **Reden** en de **Opmerking**. Je kunt het overzicht doorzoeken via **Zoeken in tabel** (op datum, actie of status) en filteren op **Actie**, **Veranderd door** en **Status**. Klik op **Reset filters** om alle filters te wissen. Klik op een regel om rechts een kaart te openen met de details van die wijziging. ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Historie van een taak met zoekveld, filters en (na het klikken op een regel) het detailpaneel aan de rechterkant. frame: window max-width: full --- ![Tabblad Historie van een taak met zoekveld, filters en het detailpaneel aan de rechterkant](https://help.pti.nl/workorder-taak-historie.png) :: ### Tabblad Overige gegevens Het tabblad **Overige gegevens** toont de vrije velden die bij de taak horen, in een tabel met de kolommen **Veld** en **Waarde**. Toevoegen, wijzigen en verwijderen werkt hetzelfde als bij de werkopdracht. Zie [Overige gegevens](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/overige-gegevens). ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Overige gegevens met de metadatatabel (kolommen Veld en Waarde). Deze taak heeft nog geen metadata. frame: window max-width: full --- ![Tabblad Overige gegevens met de metadatatabel met de kolommen Veld en Waarde](https://help.pti.nl/workorder-taak-overige-gegevens.png) :: ### Tabblad Meter Het tabblad **Meter** is alleen zichtbaar bij taken die betrekking hebben op een meter, zoals een meterwissel, meteronderhoud of een meteropname. Per meter zie je een uitklapbare kaart. Bij een **meterwissel** zijn dat er twee: **Oude meter** en **Nieuwe meter**. Bij andere metertaken zie je één kaart met de huidige **Meter**. Elke kaart toont: - **ID** - **Metertype** - **EAN-code** - **Metercode** - **Meternummer** - **Productiejaar** - **Meterlocatie** Daarnaast kies je via **Opnamedatum** van welke datum je de meterstanden wilt bekijken. Onder de metergegevens staat per **telwerk** een tabel met: - **Telwielen voor de komma** en **Telwielen na de komma** - **Ondergrens** en **Bovengrens**: de grenswaarden waarbinnen de meterstand moet vallen - **Meterstand**: de opgenomen stand op de gekozen opnamedatum ::note Is er geen meterinformatie aan de taak gekoppeld, dan wordt dit met een melding aangegeven. :: ### Tabblad Diversen Het tabblad **Diversen** toont de **formuliergegevens** van de taak: de vragen en velden die tijdens de uitvoering zijn ingevuld, bijvoorbeeld een controleformulier van de monteur. Klik op een formulier om het uit te klappen en de ingevulde antwoorden te bekijken. Met de juiste rechten kun je de waarden aanpassen: klik op het **potloodicoon** achter het formulier, wijzig de velden en klik op **Opslaan**. Bij een gesloten werkopdracht is aanpassen niet meer mogelijk. Dit tabblad werkt hetzelfde als het tabblad [Diversen op de werkopdracht](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/diversen); het verschil is dat je hier de gegevens van deze ene taak ziet. ### Tabblad Media In het tabblad **Media** beheer je de foto's en documenten van de taak: - Zoek via **Zoeken in galerij** op naam, datum of type. - Filter en sorteer via **Filteren & sorteren** op **Naam**, **Datum** en **Type**. - Voeg bestanden toe via **Upload bestand**. - Open een bestand om het te **downloaden** of (met de juiste rechten) te **verwijderen**. ::screenshot --- zoom: true caption: "Het tabblad Media van een taak: het zoekveld, de kaart Filteren & sorteren, het uploadvak en de galerij met de foto's van de uitvoering. Onder elk kaartje staan een download- en een verwijdericoon." frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/106204/tasks/852547/media --- ![Tabblad Media van een taak met de galerij met foto's, het zoekveld, de filteropties en de uploadknop](https://help.pti.nl/workorder-taak-media.png) :: ::note Op taakniveau zijn alleen **afbeeldingen** toegestaan (png, jpg, jpeg, jfif, webp, heic en bmp), met een maximum van 20 MB per bestand. Op werkopdrachtniveau mogen ook documenten worden toegevoegd. Zie [Media](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/media). :: # Afwezigheidskalender Het invoeren van een afwezigheid doe je als volgt: 1. Selecteer de medewerker in de linkerkolom. 2. Klik in de kalender op de gewenste datum. Wil je meerdere dagen selecteren? Houd de muis ingedrukt en sleep over de gewenste dagen. :br![Afwezigheidskalender met meerdere geselecteerde dagen voor een medewerker](https://help.pti.nl/placeholder.svg) 3. Geef linksonder de **afwezigheidsreden** op. :br![Keuzeveld voor de afwezigheidsreden linksonder in het scherm](https://help.pti.nl/placeholder.svg) 4. Controleer of de geselecteerde datums correct zijn. 5. Klik linksboven op **Opslaan** om de afwezigheid te registreren. ![Knop Opslaan linksboven om de ingevoerde afwezigheid te registreren](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Downloaden en installeren Om de **planningsapplicatie** te kunnen openen, moet het mogelijk zijn om een **.exe-bestand** te downloaden. Als het netwerk dit niet toestaat, neem dan contact op met de **systeembeheerder** van jouw organisatie. De planningsapplicatie kun je **downloaden** door contact op te nemen met of een ticket aan te maken in [de Tickettool](https://support.pti.nl/){rel=""nofollow""}. De consultant zal de juiste FLS-downloadlink versturen. Na het downloaden ontvang je een **.ZIP-bestand** met daarin een **.exe-bestand** en een **.xml-bestand**. Het is belangrijk dat deze bestanden in **dezelfde map** blijven staan. Sla de bestanden op een logische plek op jouw laptop of pc op en maak eventueel een **snelkoppeling** naar het **.exe-bestand**. ::warning Het **.exe-bestand** en het **.xml-bestand** moeten in dezelfde map blijven staan; anders start de applicatie niet correct op. :: ::screenshot{frame="window" max-width="md"} ![Uitgepakte map met het .exe-bestand en het .xml-bestand naast elkaar](https://cdn-test.pti.dev/studio/handleiding-planning-FLS-visitour.jpg) :: # FLS **FLS** is een externe planningstool die kan worden ingezet bij **grote organisaties** en **complexe processen**. De tool biedt uitgebreide **configuratieopties** voor organisaties met een **geavanceerde planningsbehoefte**. # Inloggen Klik op het **.exe-bestand** om de planningsapplicatie te starten. Het **inlogscherm** verschijnt op je scherm. ::screenshot{max-width="md"} ![handleiding-planning-FLS-visitour](https://cdn-test.pti.dev/studio/handleiding-planning-FLS-visitour.jpg) :: Vul hier de **inloggegevens** in die je hebt ontvangen van een **PTI-medewerker**. Klik vervolgens op **OK** om de applicatie te openen. ::tip Zijn de velden **Gebruikersnaam** en **Wachtwoord** nog grijs of niet invoerbaar? Klik dan eerst op **OK**. Er verschijnt een melding dat de gebruikersnaam en het wachtwoord niet correct zijn. Nadat je deze melding hebt weggeklikt, worden de twee velden invulbaar. :: # Monteurs uitlenen Als de module **Uitlenen** is geactiveerd, kun je monteurs tijdelijk **uitlenen** aan een ander **team** of een andere **regio**. Selecteer de monteur die je wilt uitlenen en geef vervolgens de **dag** of **periode** aan waarin de uitlening geldt. Je kunt daarnaast de **regio** en/of het **team** selecteren waaraan je de monteur tijdelijk wilt uitlenen. Indien gewenst kun je ook aangeven **vanaf welk adres** de monteur vertrekt. ![Invoerscherm om een monteur uit te lenen met periode, regio, team en vertrekadres](https://help.pti.nl/placeholder.svg) In de planning wordt de monteur in de opgegeven periode weergegeven als **uitgeleend**. ![Planning waarin de monteur in de gekozen periode als uitgeleend is gemarkeerd](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Tijdens deze periode is de monteur beschikbaar voor het team of de regio waaraan hij is uitgeleend. # Algemeen opdrachtfilter Om een overzicht van opdrachten te bekijken, ga je naar **Opdrachtenlijsten → Algemeen opdrachtfilter**. Bovenaan het scherm zie je de beschikbare **filters** die je kunt instellen om de gewenste opdrachten te tonen. Klik op de knop **Ververs data** om de opdrachten te laden die voldoen aan de ingestelde filters. ::screenshot ![Algemeen opdrachtfilter met de filterbalk bovenaan en de knop Ververs data](https://cdn-test.pti.dev/studio/algemeenfilter-89b83b7fe5504a32be6544ff4f7cef73.png){height="" width=""} :: # Skills Bij **Skills** kun je één of meerdere vaardigheden toewijzen aan een medewerker die nodig kunnen zijn voor het uitvoeren van een opdracht. In het tabblad **Skills** worden bovenaan de vaardigheden weergegeven die al aan de medewerker zijn gekoppeld. In het onderste deel van het scherm kun je één of meerdere **skills selecteren**. Klik daarna op de knop **+** om deze toe te voegen aan de medewerker. Sla vervolgens de wijzigingen op door bovenaan op **Opslaan** te klikken. ![Tabblad Skills met de gekoppelde vaardigheden bovenaan en de selectielijst met de knop + eronder](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Stand-by uren (extra module) Als de module **Stand-by uren** is geactiveerd, kun je specifieke werkuren instellen als **stand-by uren**. In **FLS** is het mogelijk om op **medewerkerniveau** tijd te reserveren in de vorm van *stand-by tijd*. Bij het aanmaken van een opdracht via de **API** wordt een **maximale inplandatum** meegegeven waarbinnen de opdracht moet worden uitgevoerd. Deze datum wordt automatisch berekend op basis van de **huidige datum + het aantal dagen van de servicenorm**. Zo ontvangt de planner in de **Workorder Tool** bij het opvragen van afspraakvoorstellen alleen voorstellen die passen binnen de periode die hoort bij de servicenorm. Wanneer een klant zelf een datum opgeeft waarop bijvoorbeeld **Enexis** mag langskomen, maar deze buiten de servicenorm valt, kan de planner de **maximale inplandatum** in de opdracht handmatig aanpassen. Deze wijziging wordt geregistreerd in het systeem. In het planningsscherm van **FLS Visitour** wordt de stand-by tijd weergegeven in **lichtgroen**. ![Planningsscherm van FLS Visitour waarin de stand-by tijd lichtgroen is gemarkeerd](https://help.pti.nl/placeholder.svg) De stand-by tijd kan per medewerker en per dag worden ingesteld via het **werktijdenoverzicht**. In het tabblad **Werktijden** is een extra optie **Stand-by** beschikbaar. Hier kun je aangeven voor welke dagen en tijdstippen de stand-by uren *opengezet* mogen worden. Alleen binnen de tijd die als **stand-by uren** is opengezet, kunnen opdrachten worden ingepland die het kenmerk *Stand-by* hebben meegekregen. ![Tabblad Werktijden met de optie Stand-by om stand-by uren per dag open te zetten](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Op **opdrachtniveau** kan worden aangegeven of de opdracht gepland mag worden in: - de **reguliere werktijd**, - de **stand-by werktijd**, of - **vrij**, dus zowel in de reguliere als stand-by werktijd. Het kenmerk dat bepaalt in welke tijd een opdracht gepland mag worden, wordt vooraf vastgelegd en door de klant meegegeven in een **metadataveld** bij de aanlevering via de **API**. De volgende waarden kunnen worden toegepast: - **0:** *Te plannen in Vrij* – de opdracht mag vrij worden ingepland, zowel in werkuren als stand-by uren (standaardwaarde in FLS). - **1:** *Te plannen in Werkuren* – de opdracht mag niet in stand-by uren worden ingepland. - **2:** *Te plannen in Stand-by* – de opdracht mag alleen in stand-by uren worden ingepland. Als er geen servicetype wordt meegegeven, moet standaard **werkuren** worden gebruikt bij het aanmaken van de afspraak in FLS. Wanneer het kenmerk **Stand-by** aan een opdracht is gekoppeld, kan deze alleen worden ingepland binnen de opengezette stand-by tijd in de planning. ![Opdracht met het kenmerk Stand-by die binnen de opengezette stand-by tijd is ingepland](https://help.pti.nl/placeholder.svg) De planner bepaalt zelf hoeveel medewerkers stand-by uren krijgen toegewezen en kan dit waar nodig aanpassen in de planning. Het is daarnaast mogelijk om een **script** automatisch de stand-by tijd op de dag van uitvoer te laten verwijderen. Dit script kan worden ingericht met verschillende condities. **Voorbeeld van een scriptconfiguratie:** Het script draait dagelijks automatisch om **18:00 uur** en voert de volgende acties uit: - Twee dagen voor de uitvoeringsdag wordt de stand-by tijd vervangen door de reguliere werktijd en vindt er een optimalisatie plaats. - Bij het omzetten van stand-by naar werktijd wordt de **minimale starttijd** en de **maximale eindtijd** van beide perioden aangehouden. Dit zorgt ervoor dat de juiste werktijd wordt weergegeven, ook als deze afwijkt van de standaard werktijd (8:00 – 16:30 uur). **Voorbeeld:** Een monteur heeft werktijd van **8:00 tot 12:00 uur** en stand-by tijd van **12:01 tot 16:00 uur**. Het script berekent dan de nieuwe werktijd als volgt: - Starttijd: de vroegste tijd van beide (8:00 en 12:01) → **8:00 uur** - Eindtijd: de laatste tijd van beide (12:00 en 16:00) → **16:00 uur** De nieuwe werktijd na het verwijderen van de stand-by tijd wordt dan **8:00 – 16:00 uur**. De **routeverlenging** blijft behouden; alleen de vier stand-by varianten (**51, 52, 53, 54**) worden verwijderd. ![Planning na uitvoeren van het script, waarbij de stand-by tijd is omgezet naar reguliere werktijd](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Vooruitplanning De **vooruitplanning** is bedoeld om meerdere opdrachten in te plannen voor een bepaalde periode die voldoen aan de ingestelde **criteria en filters**. Je vindt deze functie via **Planning → Vooruitplanning**. ::screenshot ![vooruitplanning-e42f01efa1f001e0eca596cd3c68b595](https://cdn-test.pti.dev/studio/vooruitplanning-e42f01efa1f001e0eca596cd3c68b595.png) :: In de vooruitplanning kun je aangeven voor welke **periode** opdrachten moeten worden ingepland. De opgegeven **start- en einddatum** bepalen het datumbereik van de opdrachten die in aanmerking komen om ingepland te worden. Gebruik de **globale filters** om alleen de relevante gegevens op te nemen, bijvoorbeeld alleen de regio waarvoor jij verantwoordelijk bent. Je kunt hierbij meerdere selecties tegelijk maken. Zorg ervoor dat in de selectie, naast de al geplande opdrachten, ook de gewenste **geëscaleerde** en/of **onbevestigde oproepen** worden meegenomen. (Meerdere selecties zijn mogelijk.) Klik op **Vernieuwen** om het relevante gegevensvolume op basis van jouw selectie te laden. Alle reeds geplande opdrachten en, afhankelijk van de selectie, geëscaleerde en/of niet-geplande opdrachten worden als relevant gegevensvolume geladen. De kerncijfers van deze opdrachten worden weergegeven onder **Huidige planning**. Dit geeft een overzicht van het **volume** en de **planningssituatie** die worden meegenomen in de geplande optimalisatie. ::screenshot ![Sectie Huidige planning met de kerncijfers van de geselecteerde opdrachten](https://cdn-test.pti.dev/studio/weekoverzicht-fc0e9cf23d68ad156e60b2c7c37c99fa.png){height="" width=""} :: **Bezettingsgraad (%)** Geef aan welk percentage van de werkuren per medewerker en per dag mag worden ingepland na optimalisatie. **Max. aantal opdrachten per werknemer** Bepaal hoeveel opdrachten maximaal per medewerker per dag mogen worden ingepland. **Max. optimalisatietijd (sec)** Stel de maximale rekentijd in voor één optimalisatieproces. Afhankelijk van de hoeveelheid opdrachten die gepland moeten worden, ligt een waarde tussen **40 en 60 seconden** doorgaans op een goed niveau. **Algehele optimalisatierun** Geef aan hoe vaak de optimalisatie moet worden uitgevoerd op basis van de ingestelde criteria en filters. Bijvoorbeeld: bij een waarde van **2x** wordt de optimalisatie na de eerste run automatisch nogmaals uitgevoerd om routes verder te verbeteren. ::screenshot ![Instellingen voor de optimalisatie: bezettingsgraad, max. opdrachten, optimalisatietijd en aantal runs](https://cdn-test.pti.dev/studio/vooruitplanning-e42f01efa1f001e0eca596cd3c68b595.png) :: Klik op **Planning optimaliseren** om de vooruitplanning te starten. Als de uitkomst van de ingestelde condities niet naar wens is, kun je de vooruitplanning opnieuw uitvoeren totdat het resultaat voldoet aan jouw verwachtingen. # Weekoverzicht De planning wordt zichtbaar door in het menu-item **Planning** te klikken op **Weekoverzicht**. ::screenshot ![FLS-weekoverzicht met de planning per monteur, geopend via het menu Planning](https://cdn-test.pti.dev/studio/weekoverzicht-fc0e9cf23d68ad156e60b2c7c37c99fa.png) :: ## Opdrachtenlijst Boven de planning wordt een **opdrachtenlijst** weergegeven met opdrachten die nog ingepland kunnen worden. In deze lijst kunnen, afhankelijk van de ingestelde filters, **geëscaleerde opdrachten** (opdrachten die niet meer passen binnen hun oorspronkelijke tijdsvenster) of **ongeplande opdrachten** worden getoond. ## Filters Bovenaan de planning vind je verschillende filters waarmee je de weergave kunt aanpassen. ::screenshot ![Filterbalk bovenaan het weekoverzicht met datum-, navigatie- en algemene filters](https://cdn-test.pti.dev/studio/algemeenfilter-89b83b7fe5504a32be6544ff4f7cef73.png){height="" width=""} :: **Datumperiode** Pas de filters **Startdatum** en **Duur** aan om de periode van de planning te wijzigen. Zo kun je bijvoorbeeld meerdere dagen tegelijk weergeven. **Navigatie** Gebruik de knoppen in het **navigatiegedeelte** om eenvoudig door verschillende periodes te bladeren. **Algemene filters** Met de algemene filters kun je opdrachten filteren op de volgende kenmerken (indien beschikbaar in jouw omgeving): - Vakgebied - Regio - Team ::note De beschikbare filters kunnen per gebruiker verschillen. Dit is afhankelijk van de **rol** waarmee je bent ingelogd. :: **Filter escalatielijst/opdrachtenpool** Met dit filter bepaal je of de **geëscaleerde opdrachten** of de **ingeplande opdrachten** in de opdrachtenlijst worden getoond. Daarnaast kun je de lijst verder verfijnen, bijvoorbeeld op **opdrachttype** of **postcode**. ::screenshot ![Keuzemenu van het filter escalatielijst/opdrachtenpool met verfijningsopties](https://cdn-test.pti.dev/studio/filterescalatie-560c424ccc84b669d4ed99f0e50b86b0.png){height="" width=""} :: ### Aanbevolen filtergebruik Voor planners is het belangrijk om dagelijks overzicht te houden over de uit te voeren opdrachten. Gebruik daarom het filter **Geëscaleerd** om opdrachten zichtbaar te maken die onmiddellijke actie vereisen. Wanneer een monteur uitloopt of door omstandigheden een opdracht niet binnen het geplande tijdsvenster kan uitvoeren, wordt de opdracht geëscaleerd. Deze opdrachten verschijnen bovenaan de lijst en vereisen actie van de planner, bijvoorbeeld: - De opdracht toewijzen aan een andere monteur met beschikbare tijd. - De klant bellen om de afspraak te verplaatsen via de **Workorder Tool**. ::tip Toon **geëscaleerde opdrachten** altijd actief, omdat deze vaak directe, handmatige actie vragen. :: ### Geëscaleerd (bevestigd voor periode, maar niet in een route) ::screenshot ![Opdrachtenlijst met geëscaleerde, bevestigde opdrachten die nog niet in een route staan](https://cdn-test.pti.dev/studio/filterescalatie-560c424ccc84b669d4ed99f0e50b86b0.png){height="" width=""} :: Bevestigde opdrachten die binnen de beschouwde periode vallen, maar nog niet aan een route zijn gekoppeld. ### Aangemaakt + overlapt tijdsperiode ![Opdrachtenlijst met open opdrachten waarvan het tijdsbestek de geselecteerde periode overlapt](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Open of niet-geplande opdrachten waarvan het tijdsbestek de geselecteerde periode overlapt (minstens één dag binnen de gekozen periode). ### Aangemaakt + vandaag reeds verlopen ![Opdrachtenlijst met ongeplande opdrachten waarvan de plandatum gisteren of eerder lag](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Ongeplande of open opdrachten waarvan de geplande datum gisteren of eerder lag. ### Aangemaakt + voor tijdsperiode + verloopt morgen of later ![Opdrachtenlijst met ongeplande opdrachten die pas na vandaag beginnen](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Ongeplande opdrachten waarvan de looptijd begint na vandaag, bijvoorbeeld opdrachten die tussen morgen en het einde van de maand kunnen plaatsvinden. ### Aangemaakt na periode ![Opdrachtenlijst met opdrachten waarvan de vroegste plandatum buiten de planningsperiode valt](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Opdrachten waarvan de vroegste plandatum buiten de huidige planningsperiode valt. ## Planning optimaliseren Klik op **Planning optimaliseren** om de planningsapplicatie de geselecteerde periode te laten optimaliseren. Als je bijvoorbeeld één dag selecteert, wordt alleen die dag geoptimaliseerd. ![Knop Planning optimaliseren boven het weekoverzicht](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ::warning Zorg ervoor dat de **filters van de opdrachtenlijst** correct zijn ingesteld voordat je optimaliseert. :: ![Correct ingestelde filters van de opdrachtenlijst vóór het optimaliseren](https://help.pti.nl/placeholder.svg) De applicatie probeert vervolgens de opdrachten uit de lijst automatisch toe te wijzen aan beschikbare buitendienstmedewerkers. ## Planning ![Weekoverzicht met opdrachten verdeeld per medewerker en per dag](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Weergave planning In het overzicht wordt de planning weergegeven per medewerker, per dag of periode. De opdrachten worden getoond op basis van hun **standaard werkduur** zoals vastgelegd in de **PTI Planning Suite**. Aan de linkerkant van elke opdracht zie je een **gekleurde lijn** die het **opdrachttype** aangeeft. De kleur van de opdracht zelf kan variëren per type werkzaamheden. Deze kleuren kunnen vooraf worden afgestemd, zodat de planner in één oogopslag ziet welke soorten werkzaamheden gepland staan. Aan de rechterkant van de opdracht geeft een smalle **gekleurde lijn** de **status** van de opdracht aan: **Grijs:** aangemaakt, nog geen actie of communicatie. ![Opdracht met grijze statusbalk: aangemaakt, nog geen actie of communicatie](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Blauw met rode accolades:** communicatie verstuurd, status *Bevestigd* in FLS Visitour, maar klant nog niet bevestigd. Het voorbehoud van deze opdracht is *Niet fixeerbaar*, dus je kunt de opdracht nog niet fixeren en zichtbaar maken voor de tablet. ![Opdracht met blauwe statusbalk en rode accolades: verstuurd, nog niet bevestigd door de klant](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Blauw zonder rode accolades:** communicatie verstuurd, status *Bevestigd* in FLS Visitour én bevestigd door klant of planner. Het voorbehoud is *Geen voorbehoud*; de opdracht kan worden gefixeerd en zo zichtbaar worden gemaakt op de tablet. ![Opdracht met blauwe statusbalk zonder accolades: bevestigd en klaar om te fixeren](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Donkerblauw:** *Gefixeerd.* De opdracht is zichtbaar op de tablet van de monteur. ![Opdracht met donkerblauwe statusbalk: gefixeerd en zichtbaar op de tablet](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Geel:** *Start reizen.* De monteur is onderweg naar de klant. ![Opdracht met gele statusbalk: monteur is onderweg naar de klant](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Lichtgroen:** *Aangekomen.* De monteur is ter plaatse en gestart met de werkzaamheden. ![Opdracht met lichtgroene statusbalk: monteur is aangekomen en gestart](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Donkergroen:** de opdracht is uitgevoerd. ![Opdracht met donkergroene statusbalk: opdracht is uitgevoerd](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Oranje:** de opdracht kon om een bepaalde reden niet worden uitgevoerd. ![Opdracht met oranje statusbalk: opdracht kon niet worden uitgevoerd](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Wanneer je met de muis over een opdracht beweegt, verschijnt een pop-up met extra informatie over die opdracht. ![Pop-up met detailinformatie die verschijnt bij het bewegen over een opdracht](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ## Acties planning Door met de **rechtermuisknop** op een medewerker of een datum te klikken, kun je verschillende acties uitvoeren, zoals: - De planning optimaliseren. - Opdrachten fixeren. - Een korte afwezigheid instellen (bijvoorbeeld voor een tandartsafspraak). ### Individuele opdracht zoeken Je kunt eenvoudig naar een individuele opdracht zoeken via **Opdrachtgegevens → Opdracht → tabblad “Zoeken”**. ![Tabblad Zoeken binnen Opdrachtgegevens om een individuele opdracht te vinden](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Je kunt zoeken op verschillende velden, waaronder **Opdracht** (de werkopdrachtcode uit de PTI Planning Suite). Voor een uitgebreidere zoekopdracht kun je de optie **Volledig doorzoeken** gebruiken. ![Optie Volledig doorzoeken voor een uitgebreidere zoekopdracht](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Hiermee opent een extra scherm waarin je kunt aangeven of je wilt zoeken op: - een **exacte zoekterm**, - een **uitgebreide zoekopdracht** (alles tonen), - of een zoekopdracht die rekening houdt met de **algemene ingestelde filters**. ![Extra zoekscherm met keuze tussen exacte term, uitgebreid zoeken of ingestelde filters](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ## Individuele opdracht ![Overzichtsscherm van een individuele opdracht met alle opdrachtgegevens](https://help.pti.nl/placeholder.svg) In het overzicht van een opdracht worden de volgende gegevens getoond: - **Algemene gegevens:** opdracht-ID (werkopdrachtcode in de Workorder Tool) en de huidige status. - **Adresgegevens:** het uitvoeradres van de werkzaamheden (aangeleverd via de Workorder Tool). - **Opdrachtinformatie:** opdrachttype, duur, prioriteit en andere details, beheerd via de PTI Planning Suite. - **Datumbereik:** de periode waarin de opdracht mag worden gepland, inclusief het tijdsvenster. - **Afspraakvoorstellen:** klik op **Stel afspraken voor** om voorstellen te bekijken. Als je een opdracht wilt verplaatsen, doe dit dan via het tabblad **Afspraak** in de Workorder Tool. - **Planningsinformatie:** gegevens over de geplande medewerker, de verwachte aankomsttijd en de ingeplande duur. # Werknemers De werknemers in de planningsapplicatie worden beheerd via **Werknemers → Algemeen**. Als een tabblad niet zichtbaar is, betekent dit dat het niet is toegekend aan de **rol** waartoe jij als planner behoort. Op de algemene pagina van de werknemers wordt alle informatie over de medewerkers weergegeven. De **adresgegevens** van medewerkers worden beheerd in de **PTI Planning Suite**. ![Algemene pagina van een medewerker met alle beschikbare medewerkergegevens](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Sommige gegevens worden alleen getoond als ze in de betreffende rol zijn gedefinieerd. Het kan dus voorkomen dat bepaalde informatie niet zichtbaar is. Wanneer dit het geval is, zijn deze gegevens niet gekoppeld aan de rol waarin jij bent ingelogd. Voorbeelden hiervan zijn organisatiegegevens zoals: - **Vakgebied** - **Team** - **Regio** ## Extra toelichting op bepaalde factoren **Snelheidsprofiel** Geeft in procenten aan of een medewerker gewoonlijk sneller of langzamer rijdt dan gemiddeld. **Maximaal aantal opdrachten** Bepaalt het maximale aantal opdrachten dat voor deze medewerker in één route mag worden gepland. Let op: het systeem plant nooit meer opdrachten dan hier is ingesteld. **Werksnelheidsprofiel (%)** Geeft aan hoe snel een technicus een opdracht uitvoert ten opzichte van de standaardduur. Een ervaren technicus kan bijvoorbeeld 90% van de normale tijd nodig hebben, terwijl een leerling 120% nodig heeft. De geplande afspraakduur wordt hier automatisch op aangepast en weergegeven in het werkschema. **Minimale inzetradius** De minimale afstand tussen opdrachten die bij een monteur mogen worden ingepland. Dit voorkomt dat opdrachten te dicht bij het startpunt van de monteur liggen. De inzetradius wordt gemeten in **werkelijke afgelegde kilometers** (geen rechte lijnafstand). **Maximale inzetradius** De maximale afstand waarin opdrachten bij een medewerker mogen worden ingepland. Deze wordt eveneens gemeten in **werkelijke afgelegde kilometers**. De maximale inzetradius kan ook **grafisch worden weergegeven** in de kaart van het werkschema (*Toon inzetradius*). Omdat dit een benadering is van de werkelijke wegafstand, kan de visuele weergave licht afwijken. **Maximale reisafstand** De maximale totale reisafstand (in kilometers) voor een volledige werkdag van een medewerker. Deze waarde omvat de afstand van het **startadres tot de laatste opdracht** én van daaruit tot het **eindadres**. De **beschikbaarheid** van een medewerker kun je eenvoudig bekijken door de gewenste medewerker te selecteren in de linkerkolom. De **kalender** van de geselecteerde medewerker wordt vervolgens weergegeven. Afwezigheden zijn gemarkeerd met kleuren. De kleuren geven de reden van afwezigheid aan, bijvoorbeeld een **rood blokje** voor **ziekte**. De kleuren en redenen kunnen per klant verschillen. # Werktijd Binnen de planningsapplicatie vormen **werktijden** een belangrijk onderdeel. Hier kun je de **werkuren**, **pauzes** en **onderbrekingen** van medewerkers instellen of aanpassen. Om werktijden in te vullen of te wijzigen, volg je deze stappen: 1. Selecteer de gewenste **medewerker** in het linker overzicht. 2. Vul de **werktijden** in. 3. Klik linksboven op **Opslaan** om de wijzigingen te bewaren. ![Tabblad Werktijden met de werkuren, pauzes en onderbrekingen van een medewerker](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Monteurs kunnen worden ingezet voor **afzonderlijke dagen**, een **specifieke tijdsperiode** of op een manier waarbij de **rijtijd naar de eerste klant** en/of **terug van de laatste klant** wordt genegeerd, afhankelijk van de ingestelde opties. ![Instelopties voor de inzet van een monteur, inclusief de keuzes voor reistijdberekening](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Reistijd vanaf huisadres** De reistijd wordt berekend vanaf het **huisadres (adres 1)** dat bij de monteur is ingevuld. **Reistijd vanaf tweede adres** De reistijd wordt berekend vanaf het **tweede adres (adres 2)**, ook wel de **werklocatie** of het **depot** genoemd. **Geen reistijd** Met deze optie worden de volledige kilometers of mijlen van de rijafstand volledig genegeerd. **Geen reistijd (afstand wordt overwogen)** Bij deze optie wordt de rijtijd naar de eerste en/of terug van de laatste klant uitgesloten van de werktijd van de buitendienstmedewerker, maar de **rijafstand** wordt wel meegenomen in de totale routeberekening. **Let op:** de **huisadres-** en **tweede adresgegevens** worden ingericht in de **PTI Planning Suite** en **niet** direct in **FLS Visitour**. # Home Wanneer je **Send** opent, kom je op **Home**: het startscherm met een overzicht van wat er recent is gebeurd. Je ziet er de volgende onderdelen: - Een overzicht van alle **verzonden uitingen** in de afgelopen **7 dagen** - Informatie over de **uitingen die vandaag** zijn verstuurd - Een overzicht van de **recent gewijzigde templates** ::screenshot --- zoom: true caption: Home, het startscherm van Send, met de verzonden uitingen van de afgelopen zeven dagen en de recent gewijzigde templates. frame: browser max-width: full url: send.pti.nl --- ![Home van Send met de verzonden uitingen van de afgelopen zeven dagen en de recent gewijzigde templates](https://help.pti.nl/send-home.png) :: # Handmatig versturen Normaal gaat een uiting automatisch de deur uit: de Planning Suite roept op het juiste moment een template aan, bijvoorbeeld vanuit een [workflow](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/workflow). Met **Handmatig versturen** doe je dat zelf, voor een lijst ontvangers die je in een bestand aanlevert. Je gebruikt dit bijvoorbeeld voor een eenmalige mededeling aan een groep klanten, of om een uiting opnieuw te versturen naar een lijst die je buiten de Planning Suite hebt samengesteld. ::warning **Hiermee verstuur je in één keer naar alle regels in je bestand.** Dat gaat direct naar echte klanten en is niet terug te draaien. Controleer voor je op **Versturen** klikt: 1. of je het **juiste bestand** hebt gekozen; 2. of het aantal regels overeenkomt met wat je bedoelde; 3. of je de **juiste template** hebt geselecteerd. Test bij twijfel eerst met een bestand met één regel: je eigen adres. :: ## Een uiting versturen 1. Open **Handmatig versturen** in de menubalk. 2. Kies bij **Template** de uiting die verstuurd moet worden. Alleen bestaande templates staan in de lijst; zie [Templates](https://help.pti.nl/nl/send/templates). 3. Kies bij **Scheidingsteken** het teken dat de kolommen in je bestand scheidt. Standaard staat dit op een **puntkomma** (`;`). 4. Kies bij **CSV of TXT bestand** het bestand met de ontvangers. 5. Klik op **Versturen**. ## Het bestand Het bestand bevat per regel één ontvanger, met in de kolommen de gegevens die de template nodig heeft. Welke kolommen dat zijn, hangt af van de **variabelenlijst** die aan de gekozen template hangt: elke variabele die in de uiting wordt gebruikt, moet in het bestand een waarde hebben. Zie [Variabelen](https://help.pti.nl/nl/send/variabelen) voor hoe je nagaat welke variabelen een template gebruikt. ::note Let op dat het **scheidingsteken** in het formulier overeenkomt met dat in je bestand. Exporteer je uit Excel, dan is dat in een Nederlandse instelling meestal een puntkomma, maar niet altijd. Klopt het niet, dan leest Send de kolommen verkeerd uit. :: ## Controleren wat er is verstuurd Na het versturen zie je het resultaat terug op de pagina **[Monitoring](https://help.pti.nl/nl/send/monitoring)**, met per uiting de status en, als het misging, de reden. Op **[Home](https://help.pti.nl/nl/send/dashboard)** zie je de aantallen van deze week. # Send **Send** is de module van de PTI Planning Suite waarmee je klantcommunicatie **opmaakt**, **verstuurt** en **volgt**. Een bericht kan een **e-mail**, **sms**, **brief** of **voice**-bericht (telefonische oproep) zijn. Je maakt in Send niet per klant een bericht, maar een **template**: een vaste opmaak met plaatshouders voor de gegevens die per klant verschillen. De Planning Suite roept die template aan op het moment dat er iets naar een klant moet, bijvoorbeeld vanuit een [workflow](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/workflow) of met de knop **Communicatie verzenden** bij een [werkopdracht](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/algemeen#communicatie-versturen). ## De onderdelen van Send De menubalk van Send heeft zes onderdelen. Deze handleiding volgt die volgorde. | Menu-item | Waarvoor | | -------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **[Home](https://help.pti.nl/nl/send/dashboard)** | Het startscherm: wat er deze week is verstuurd en welke templates recent zijn gewijzigd. | | **[Templates](https://help.pti.nl/nl/send/templates)** | De berichten zelf: aanmaken, opmaken in de Template Editor, testen en activeren. Op het tweede tabblad staan de **[contentblokken](https://help.pti.nl/nl/send/templates/contentblokken)**: onderdelen die je in meerdere templates hergebruikt. | | **[Variabelen](https://help.pti.nl/nl/send/variabelen)** | De gegevens die per ontvanger worden ingevuld, en de lijsten waarin vastligt welke gegevens beschikbaar zijn. | | **[Monitoring](https://help.pti.nl/nl/send/monitoring)** | Wat er daadwerkelijk is verstuurd, en wat er misging als een uiting niet aankwam. | | **[Instellingen](https://help.pti.nl/nl/send/instellingen)** | De persoonlijke en organisatiebrede instellingen van Send. | | **[Handmatig versturen](https://help.pti.nl/nl/send/handmatig-versturen)** | Een uiting in bulk versturen op basis van een csv- of txt-bestand met ontvangers. | Daarnaast staan er in deze handleiding **[stappenplannen](https://help.pti.nl/nl/send/stappenplannen)**: die lopen stap voor stap door een complete taak heen. ::tip Ben je nieuw in Send? Loop dan eerst het stappenplan **[E-mail inrichten](https://help.pti.nl/nl/send/stappenplannen/e-mail)** door. Dat raakt onderweg alle onderdelen aan: een template aanmaken, hem vullen met tekst, variabelen en contentblokken, testen en activeren. :: ## Hoe de onderdelen samenhangen Een uiting komt tot stand uit drie dingen: 1. een **template** bepaalt hoe het bericht eruitziet en via welk kanaal het gaat; 2. een **variabelenlijst** bepaalt welke gegevens erin gevuld kunnen worden; 3. eventuele **contentblokken** leveren de vaste onderdelen die in meerdere templates terugkomen. Gaat er iets uit, dan komt dat terug in **Monitoring**. Daar zie je of een uiting is aangekomen, en anders waarom niet. ::note **Verstuurd betekent in Send iets anders dan in de werkopdrachtentool.** Zie de toelichting op [Monitoring](https://help.pti.nl/nl/send/monitoring). :: # Instellingen Voor **Send** zijn er instellingen beschikbaar die zowel **persoonlijk** als **organisatiebreed** gelden. Je vindt ze onder **Instellingen** in de menubalk, verdeeld over de tabbladen **Persoonlijk**, **Huisstijl** en **Whitelisting**. ::note Welke tabbladen je ziet, hangt af van je **rechten**. Alleen **Persoonlijk** is er altijd; **Huisstijl** en **Whitelisting** verschijnen pas als je rol het bijbehorende leesrecht heeft. Zie je een tabblad niet, dan is dat onderdeel voor jouw rol niet beschikbaar. :: ### Persoonlijke instellingen Via **Instellingen → Persoonlijk** stel je onder **Tekst editor** in hoe je tekst in een blok bewerkt. De instelling geldt alleen voor jou en wordt in je browser bewaard. | Optie | Hoe je tekst bewerkt | | ----------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Standaard** | Je typt de tekst rechtstreeks in het blok in het ontwerpgebied. Dit is de standaardinstelling. | | **Experimenteel (Standaard)** | Als je een tekstblok opent, verschijnt een apart venster waarin je de tekst bewerkt en variabelen invoegt. | ::note De instelling wisselt **niet** tussen twee versies van de Template Editor: in beide gevallen werk je in dezelfde editor met dezelfde bouwblokken. Alleen de manier waarop je de tekst *binnen* een blok invult verschilt. :: ::warning De namen van de twee opties lijken sterk op elkaar: in beide staat het woord *Standaard*. De optie die **Standaard** heet, is de standaardinstelling; de optie **Experimenteel (Standaard)** is dat niet. Let er dus op welke van de twee je kiest. :: In deze handleiding wordt de instelling **Standaard** gebruikt: de schermafbeeldingen laten zien hoe je tekst rechtstreeks in het blok invult. ### Huisstijl instellingen ![Huisstijlinstellingen met de mogelijkheid om lettertypebestanden te uploaden](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Met de **huisstijlinstellingen** kun je **lettertypes uploaden** die gebruikt worden bij het opmaken van uitingen. Ondersteunde bestandsformaten zijn: - **TrueType Font (.ttf)** - **OpenType Font (.otf)** Hiermee kun je ervoor zorgen dat alle communicatie-uitingen aansluiten bij de huisstijl van jouw organisatie. ### Whitelisting instellingen ![Whitelistinstellingen met goedgekeurde e-mailadressen en telefoonnummers voor testberichten](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Proef-e-mails en test-sms’jes mogen alleen worden verzonden naar **goedgekeurde ontvangers**. Dit voorkomt dat testberichten per ongeluk bij externe contacten terechtkomen. Via deze instellingen kun je **goedgekeurde e-mailadressen** en **telefoonnummers** toevoegen aan de whitelist. # Monitoring Op de pagina **Monitoring** kun je de **status van verzonden uitingen** bekijken. Hier zie je in één overzicht welke uitingen succesvol zijn verstuurd en welke mogelijk zijn mislukt. Daarnaast kun je per uiting de details inzien en achterhalen **waarom een verzending niet is gelukt**. De pagina bestaat uit een **tabel** waarin de verzendregels van **nieuw naar oud** worden weergegeven. ![Monitoringtabel met verzendregels van nieuw naar oud, met kolommen zoals status en reden mislukt](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Onderaan de pagina kun je via het menu instellen **hoeveel rijen per pagina** zichtbaar zijn en **navigeren** naar andere pagina’s met verzendregels. ### Kolommen in de tabel De tabel bevat de volgende kolommen en informatie: - **Templatenaam** De naam van de gebruikte template. - **Poging** Het aantal pogingen dat is gedaan om het bericht te verzenden. - **Referentie** De unieke referentiecode gekoppeld aan de verzending, meestal de **werkopdrachtcode**. - **Bron** Welk systeem de uiting heeft aangevraagd. Je ziet hier `ps` (de Planning Suite), `dms` of `other`. Staat er `unspecified`, dan is de bron niet meegegeven. - **Ordernummer** Het ordernummer van het bijbehorende print- en mailbedrijf (indien beschikbaar). - **In wachtrij geplaatst op** De datum en tijd waarop het bericht in de verzendwachtrij is geplaatst. - **Status**: de huidige status van de uiting: - **In wachtrij:** het bericht staat klaar om verzonden te worden. - **Verstuurd:** het bericht bevindt zich in het verzendproces. - **Opnieuw proberen:** een eerdere verzendpoging is mislukt en wordt automatisch opnieuw geprobeerd. - **Geslaagd:** de uiting is succesvol aangekomen. - **Gebounced:** het bericht is wel verstuurd, maar door de ontvanger (mailserver) geweigerd of teruggestuurd. - **Mislukt (rood):** de verzending is niet gelukt. De reden wordt weergegeven in de kolom *Reden mislukt*. :note[**Send en de werkopdrachtenhistorie gebruiken het woord** ***verstuurd*** **niet op dezelfde manier.** In Send betekent **Verstuurd** dat de uiting in het verzendproces zit en betekent **Geslaagd** dat de uiting daadwerkelijk is aangekomen. In de [historie van een werkopdracht](https://help.pti.nl/nl/workorder/opdracht/historie) staat bij een uiting alleen de gebeurtenis **E-mail verstuurd**, **Brief verstuurd** of **Sms verstuurd**: die regel zegt dat PTI het bericht met succes heeft **aangeboden aan de verzendpartij**, niet dat het is aangekomen. Wil je weten of een uiting echt is aangekomen? Kijk dan hier in Send, niet in de historie van de werkopdracht.] - **Reden mislukt** Geeft aan waarom de verzending is mislukt. Bijvoorbeeld omdat een verplicht veld ontbrak of het template niet werd gevonden door een foutieve configuratie van de **send key**. - **Download**: hiermee download je de verzonden communicatie: - een **.pdf-bestand** voor brieven; - een **.html-bestand** voor e-mails; - een **.txt-bestand** voor sms-berichten. - **Verzending**: hiermee start je een verzending **opnieuw** als die eerder is mislukt. ::warning Communicatie wordt na verloop van tijd **automatisch uit het systeem verwijderd**. Wil je een verzonden uiting bewaren, download die dan op tijd. :: ![Knop om een mislukte verzending opnieuw te starten](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Contentblok gebruiken 1. Open **Send** en ga naar het tabblad **Templates**. :br![Tabblad Templates geopend in Send](https://help.pti.nl/placeholder.svg) 2. Klik bovenaan op **Contentblokken** om het overzicht te openen. 3. Voeg een nieuw contentblok toe of bewerk een bestaand blok: - Klik op **Toevoegen** (rechtsboven) om een nieuw blok aan te maken. - Of klik op een bestaand blok om dit te bewerken. ### Nieuw contentblok aanmaken Bij het aanmaken van een nieuw contentblok: - Geef het blok een **duidelijke naam**. - Selecteer het juiste **type** (*e-mail* of *brief*). - Kies de **variabelenlijst** die je wilt gebruiken. - Ontwerp het contentblok in de **editor**. De editor werkt op dezelfde manier als bij templates. Voeg elementen toe zoals **tekst**, **logo’s**, **disclaimers** of **handtekeningen**. Gebruik de **elementenbibliotheek** en **opmaakinstellingen** om de vormgeving aan te passen. ::warning Contentblokken worden niet automatisch opgeslagen. Klik altijd op **Opslaan** om je wijzigingen te bewaren. :: ![Editor met een contentblok in ontwerp, inclusief tekst, logo en handtekening](https://help.pti.nl/placeholder.svg) 1. **Gebruik het contentblok in een template** - Open een **e-mailtemplate** of **brieftemplate** via **Templates** in het hoofdmenu. - ![Geopende e-mailtemplate in de Template Editor](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - Sleep het gewenste contentblok vanuit de **elementenbibliotheek** naar het **ontwerpgebied**. - ![Contentblok wordt vanuit de elementenbibliotheek naar het ontwerpgebied gesleept](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - Klik op het **potloodicoon** om snel naar het geselecteerde contentblok te gaan als je het wilt aanpassen. :br![Potloodicoon om het geselecteerde contentblok te bewerken](https://help.pti.nl/placeholder.svg)\:warning [Aanpassingen aan een contentblok gelden voor **alle templates** waarin dat blok wordt gebruikt. Voordat het wordt opgeslagen, krijg je daarover een waarschuwing te zien.] \:br![Waarschuwingsmelding dat de wijziging in alle templates wordt doorgevoerd](https://help.pti.nl/placeholder.svg) 2. **Beheer centraal** - Wanneer een contentblok wordt aangepast, wordt deze wijziging **automatisch doorgevoerd** in alle templates waarin het blok is opgenomen. Zo blijft de content consistent en centraal beheerd binnen de Send-module. # E-mail inrichten 1. **Open Send via het dashboard of het menu** - ![Send in het linkermenu van de PTI Planning Suite](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - Open **Send** via het **dashboard** of het **linkermenu** in de **PTI Planning Suite**. Klik in het menu op **Send** om de module te openen. 2. **Ga naar het tabblad “Templates”** - ![Tabblad Templates met het overzicht van bestaande templates](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - Klik bovenaan op **Templates** om het overzicht van bestaande templates te openen. 3. **Klik op “Toevoegen”** - ![Paarse knop Toevoegen rechtsboven in het templateoverzicht](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - Klik rechtsboven op de paarse knop **Toevoegen** om een nieuwe template aan te maken. 4. Vul de volgende gegevens in: - **Templatenaam:** geef de template een herkenbare naam. - **Send key:** wordt automatisch gegenereerd op basis van de naam. - **Type:** kies **E-mail** uit het keuzemenu. - **Onderwerp:** vul het onderwerp in dat de ontvanger te zien krijgt. - **E-mail afzender:** vul het eerste deel van het e-mailadres in en selecteer een domein uit de lijst. - **Naam afzender:** geef aan wie de afzender is. - **Variabelenlijst:** kies de juiste lijst met gegevens die in de e-mail gebruikt worden (door PTI vooraf geconfigureerd). :br-klik daarna op **Opslaan**. De template wordt opgeslagen en opent automatisch in de **Template Editor**. 5. **Ontwerp de e-mail in de Template Editor**:br Gebruik de **rechter zijbalk** om met kolomblokken de lay-out op te bouwen, en vul de kolommen daarna met inhoud. :br![Rechterzijbalk met kolomblokken om de lay-out van de e-mail op te bouwen](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - **Tekstblokken** 1. Dubbelklik op het tekstveld (“Content 1”) om de inhoud aan te passen. 2. Voeg een link toe door een woord te selecteren en op het **link-icoon** in de tekstwerkbalk te klikken. 3. Gebruik de knop **Token** om dynamische waarden in te voegen, zoals de naam van de ontvanger. Je kiest die uit een lijst met de beschikbare variabelen. :br![Geselecteerd woord met het link-icoon en de knop Token in de tekstwerkbalk](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - **Afbeeldingen** 1. Verwijder eerst een tekstblok uit een kolom en sleep daarna een **afbeeldingsblok** in die kolom. - **Knoppen** 1. Sleep een **knop** in de gewenste kolom. 2. Dubbelklik erop om de tekst aan te passen. 3. Gebruik in de rechterzijbalk de **instellingen** om de **link-URL** toe te voegen. :br![Knopelement in een kolom, met in de rechterzijbalk de instelling voor de link-URL](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - **Contentblokken** 1. Sleep een eerder aangemaakt **contentblok** naar de gewenste positie, bijvoorbeeld een standaard **header**, **footer** of **handtekening** volgens de huisstijl. :br![Contentblok met header wordt uit de elementenbibliotheek naar het ontwerpgebied gesleept](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - Gebruik de **Opmaakinstellingen**in de rechterzijbalk om de visuele stijl te verfijnen: - Via **Decoraties → Achtergrondkleur** geef je blokken een achtergrondkleur. - Via **Afmetingen → Binnenafstand** kun je blokken binnen secties verschuiven of kolommen breder maken. - Via **Decoraties → Randstraal** kun je afgeronde hoeken toevoegen aan blokken. 6. **Test en activeer de e-mail** - Gebruik de knop **Test e-mail** om een testversie naar jezelf te sturen. Controleer de opmaak en inhoud zorgvuldig. - Als de e-mail naar wens is, klik je op **Activeren** om de template beschikbaar te maken voor verzending. De e-mail kan nu vanuit de [werkopdrachtentool](https://help.pti.nl/nl/workorder) worden verstuurd met **Communicatie verzenden**. :br![Knop Communicatie verzenden in de werkopdrachtentool](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - Wanneer je een bestaande template aanpast die onderdeel is van een werkopdracht-workflow, worden de nieuwe aanpassingen automatisch toegepast bij de eerstvolgende verzendactie na activatie. # Stappenplannen De pagina's in dit onderdeel lopen **stap voor stap** door een taak heen, van begin tot eind. Handig als je iets voor het eerst doet, of als je het al een tijd niet hebt gedaan. | Stappenplan | Waarvoor | | ----------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **[E-mail inrichten](https://help.pti.nl/nl/send/stappenplannen/e-mail)** | Een nieuwe e-mailtemplate aanmaken, ontwerpen in de Template Editor, testen en activeren. | | **[Contentblok gebruiken](https://help.pti.nl/nl/send/stappenplannen/contentblok)** | Een herbruikbaar onderdeel zoals een header, footer of handtekening maken en in een template plaatsen. | ::tip Zoek je niet een compleet stappenplan maar de betekenis van één veld of knop? Kijk dan bij het bijbehorende onderdeel: [Templates](https://help.pti.nl/nl/send/templates), [Contentblokken](https://help.pti.nl/nl/send/templates/contentblokken), [Variabelen](https://help.pti.nl/nl/send/variabelen) of [Monitoring](https://help.pti.nl/nl/send/monitoring). :: # Contentblokken Op het tabblad **Contentblokken** beheer je herbruikbare onderdelen van een uiting. Voorbeelden hiervan zijn de **header met logo** in een e-mail of de **handtekening en disclaimer** in een brief. Wanneer een contentblok wordt aangepast, worden de wijzigingen automatisch doorgevoerd in alle uitingen waarin het blok wordt gebruikt. Een contentblok fungeert als **bouwsteen** binnen de **Template Editor** en kan eenvoudig aan een template worden toegevoegd. ![Overzicht met de tabel Contentblokken en de knoppen Toevoegen en Verwijderen](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Je kunt contentblokken beheren via de tabel: - Selecteer blokken met de **checkbox** links van de tabel en klik op de rode knop **Verwijderen** om ze te verwijderen. - Klik op de paarse knop **Toevoegen** (rechtsboven) om een nieuw contentblok aan te maken. - Gebruik de **zoekbalk** om specifieke contentblokken op te zoeken. Wanneer je een nieuw blok toevoegt of een bestaand blok opent, wordt de **editor** geopend. Deze werkt op dezelfde manier als de Template Editor. ::warning De editor van contentblokken slaat **niet automatisch** op. Klik altijd handmatig op **Opslaan** om je wijzigingen te bewaren. :: # Editor: instellingen ![Pagina Instellingen van de Template Editor met de generieke en type-specifieke secties](https://help.pti.nl/placeholder.svg) De pagina **Instellingen** bevat alle configuratie-instellingen van de template. Deze instellingen zijn verdeeld in een **generieke sectie** en een **type-specifieke sectie**, afhankelijk van het soort uiting dat je bewerkt. ### Sectie: Generiek In deze sectie stel je de algemene eigenschappen van de template in: - **Templatenaam** De naam van de template. - **Send key** De unieke waarde waarmee het systeem weet welk template moet worden gebruikt bij het versturen van uitingen. Pas deze waarde **alleen aan wanneer dat expliciet nodig is**. - **Variabelenlijst** Via het keuzemenu selecteer je de set variabelen die in de template wordt gebruikt. Deze lijst bepaalt met welke gegevens de template gevuld wordt; in de editor zie je die variabelen terug zodat je ze in de opmaak kunt plaatsen. Dit veld staat in de sectie **Generiek** omdat het voor **alle** soorten uitingen geldt, dus ook voor brieven, sms en voice. Zie [Variabelen](https://help.pti.nl/nl/send/variabelen). - **Verzendstatus**: stel de status van de template in met de toggle: - **Pauzeren:** het template is tijdelijk uitgeschakeld. - **Actief:** het template is klaar voor gebruik en kan worden verzonden. (Actieve templates kunnen niet worden verwijderd.) ### Sectie: E-mail In deze sectie configureer je de instellingen die specifiek gelden voor e-mails: - **Onderwerp:** de titel die de ontvanger ziet in de inbox. - **Naam afzender:** de naam die als afzender wordt weergegeven. - **E-mail afzender:** het e-mailadres van de afzender. Het deel vóór de @ is vrij in te vullen; het deel ná de @ kies je uit een lijst met geconfigureerde domeinen. ### Sectie: Brieven In deze sectie stel je de instellingen voor brieven in: - **Formaat:** kies het formaat van de brief (A4 of A5). - **Verzendwijze:**bepaal hoe de brief verzonden wordt: - **PostNL 24/48** - **PostNL 48/72** - **Aangetekende verzending:** verzonden als aangetekende post, waarbij de ontvangst wordt vastgelegd. - **Omschrijving ordernummer / Voorblad extra informatie 1 t/m 5:** Extra informatie die wordt meegestuurd naar de drukker. Pas deze velden alleen aan als dat expliciet nodig is. ::warning De verzendkosten verschillen per verzendwijze. Kies **Aangetekende verzending** alleen als de ontvangst van de brief aantoonbaar moet zijn. :: ::note De oude verzendwijzen **24-uurs verzending** en **72-uurs verzending** zijn per 1 januari 2026 vervallen en staan niet meer in de keuzelijst. Bestaande templates die nog op een van deze verzendwijzen staan, moeten worden omgezet naar **PostNL 24/48** of **PostNL 48/72**. :: ### Sectie: Sms In deze sectie configureer je de instellingen voor sms-berichten: - **Naam afzender:** de naam die als afzender wordt weergegeven in het bericht. ### Sectie: Voice In deze sectie stel je de instellingen in voor voice-berichten: - **Voice ID:** de afgesproken ID waarmee de juiste geluidsopname wordt geactiveerd. Pas deze waarde alleen aan wanneer dat expliciet nodig is. # Editor: ontwerp In de **Template Editor** stel je de inhoud en vormgeving van een uiting samen. Sleep bouwblokken vanuit de rechterzijbalk naar het ontwerpgebied en pas ze daar aan. ::screenshot --- zoom: true caption: "De Template Editor: bovenaan de tabbladen Ontwerp en Instellingen met de acties rechts, links de werkbalk en het ontwerpgebied, rechts de ontwerpmanager." frame: browser max-width: full url: send.pti.nl --- ![Overzicht van de Template Editor met de werkbalk, het ontwerpgebied en de rechterzijbalk](https://help.pti.nl/send-template-editor.png) :: ## Navigatie en status Bovenaan de editor vind je: - een pijl om terug te gaan naar het templateoverzicht; - **Ontwerp** om de visuele editor te openen; - **Instellingen** om de template-instellingen te openen; - de status, naam en het tijdstip van de laatste opslag. ## Acties Rechtsboven staan de belangrijkste acties: - **Importeer** en **Exporteer**: neem een ontwerp over uit een ander template. Zie [Ontwerp overnemen](https://help.pti.nl/#ontwerp-overnemen). - **Versiebeheer**: bekijk of herstel een eerdere versie. Zie [Versiebeheer](https://help.pti.nl/#versiebeheer). - **Test e-mail**, **Test brief** of **Test sms**: verstuur een test of genereer een voorbeeld-pdf. - **Activeren**: maak het template beschikbaar voor verzending. - **Opslaan**: sla de wijzigingen direct op. De editor slaat daarnaast automatisch op zodra je iets wijzigt (met een korte vertraging van enkele seconden). ::tip Verstuur altijd een test voordat je een nieuw of aangepast template activeert. :: ::tip De autosave van templates werkt alleen in de Template Editor. In de editor van **Contentblokken** is er geen automatisch opslaan. Klik daar altijd zelf op **Opslaan**. :: ## Versiebeheer Elke uiting kent versies. Zolang je werkt, komen je wijzigingen in de **conceptversie** terecht. Dat staat ook onder de naam bovenaan: *Wijzigingen komen in huidige concept versie*. Pas als je op **Activeren** klikt, wordt die versie de actieve versie die bij verzending wordt gebruikt. Klik op **Versiebeheer** voor het overzicht van alle versies. Per versie zie je het versienummer, de naam, de status, door wie de versie is bijgewerkt en wanneer dat is gebeurd. ::screenshot --- zoom: true caption: Het venster Versiebeheer met alle versies van de uiting en hun status. frame: window max-width: lg --- ![Venster Versiebeheer met per versie het nummer, de naam, de status en wie de versie heeft bijgewerkt](https://help.pti.nl/send-versiebeheer.png) :: ::note Open je een **actief** template, dan maakt Send automatisch een nieuwe conceptversie aan. De actieve versie blijft dus ongewijzigd verzonden worden totdat je het nieuwe concept activeert. Je kunt daardoor veilig aan een uiting werken die live in gebruik is. :: ## Ontwerp overnemen Met **Exporteer** en **Importeer** neem je een ontwerp over uit een ander template, bijvoorbeeld om een bestaande e-mail als basis voor een nieuwe te gebruiken, of om een ontwerp naar een andere omgeving over te zetten. 1. Open het template met het ontwerp dat je wilt overnemen en klik op **Exporteer**. 2. Klik in het venster **Exporteer template** op **Kopieer**. 3. Open het template waarin je het ontwerp wilt gebruiken en klik op **Importeer**. 4. Plak de gekopieerde projectdata in het veld en klik op **Importeer**. Het ontwerp komt binnen als een **nieuwe conceptversie**; de bestaande actieve versie blijft ongemoeid. ::warning Na het importeren moet je nog twee dingen zelf nalopen, waar de tool ook voor waarschuwt: - **Controleer de afbeeldingen.** De verwijzingen naar afbeeldingen komen mee zoals ze waren en kunnen naar een plek wijzen die in dit template niet beschikbaar is. - **Voeg de contentblokken opnieuw toe.** Contentblokken worden niet meegenomen in de export. Sleep ze na het importeren opnieuw op de juiste plek in het ontwerp. :: ## Werkbalk Welke functies zichtbaar zijn, hangt af van het type uiting. De werkbalk kan de volgende functies bevatten: - **Schermgrootte**: controleer een e-mail op verschillende schermformaten. - **Componentenweergave**: toon of verberg de structuur en hulplijnen. - **Voorbeeldweergave**: bekijk de uiting zoals de ontvanger die ziet. - **Volledig scherm**: vergroot het ontwerpgebied. - **Code bekijken**: inspecteer de broncode; bedoeld voor gevorderde gebruikers. - **Tekenteller**: controleer het aantal tekens in een sms. - **Zoom** en **Handtool**: zoom in of uit en verplaats het ontwerp van een brief. - **Ongedaan maken** en **Opnieuw**: herstel een eerdere bewerking of voer die opnieuw uit. ## Ontwerpgebied Sleep een element naar het ontwerpgebied om het toe te voegen. Dubbelklik op tekst om deze te bewerken. Selecteer een blok om het te verplaatsen, dupliceren of verwijderen, of om het bovenliggende blok te selecteren. ## Ontwerpmanager De rechterzijbalk bevat de instellingen en bouwblokken voor het ontwerp: - **Opmaakinstellingen**: stel afmetingen, achtergrondkleuren en randen in. - **Geavanceerde instellingen**: toon elementen voorwaardelijk of stel een link voor een knop in. - **Lagen**: bekijk de hiërarchische structuur van de uiting. - **Elementenbibliotheek**: voeg kolommen, tekst, afbeeldingen, knoppen en andere elementen toe. ### Veelgebruikte elementen - **Kolommen**: maak een indeling met één of meer kolommen. Je kunt kolommen kopiëren of verwijderen. - **Tekst**: voeg tekst, links en dynamische waarden uit de variabelenlijst toe. - **Afbeelding**: upload een afbeelding of kies er een uit de bibliotheek. - **Knop**: stel de doel-URL in via **Geavanceerde instellingen**. - **QR-code**: vul de website-URL in waarnaar de code moet verwijzen. - **Adresblok**: gebruik de vooraf ingestelde indeling voor een C5- of EA5/6-envelop. - **Contentblok**: hergebruik een centraal beheerd onderdeel, zoals een koptekst, voettekst of handtekening. ::note Een adresblok heeft geen zichtbare selectierand. Selecteer het veld en gebruik de prullenbak linksboven om het te verwijderen. :: ## Tips voor het werken in de editor ### Een QR-code met een persoonlijke link Bij een **brief**, een **e-mail** en een **contentblok** staat in de blokkenzijbalk een blok **QR-code**. Sleep dat naar je ontwerp; er verschijnt dan het venster **QR code toevoegen**, waarin je één van twee dingen invult: - een vaste **URL**, die voor iedere ontvanger gelijk is; - een **Variabele URL**: een variabele waarin per ontvanger een eigen link is aangeleverd. ::tip Die tweede optie is vooral voor **brieven** waardevol. Een gedrukte brief heeft geen aanklikbare link, maar met een QR-code op een variabele URL stuur je iedere ontvanger naar zijn eigen pagina: een afspraak verzetten of een meterstand doorgeven. Laat het bronsysteem de complete link aanleveren en verwijs in de QR-code naar die variabele. :: ### Bekijk het resultaat voordat je activeert De **voorbeeldweergave** laat de uiting zien zoals de ontvanger die krijgt, zonder de hulplijnen en de blokranden van het ontwerpgebied. Wissel bij een e-mail daarna met de **schermgroottes** naar tablet en mobiel: veel ontvangers openen e-mail op hun telefoon, en een indeling met kolommen naast elkaar valt daar anders uit. ::tip Een voorbeeldweergave vervangt geen **test e-mail**. Pas in een echt e-mailprogramma zie je hoe lettertypen, afbeeldingen en afstanden er werkelijk uitkomen. Verstuur dus altijd een test voordat je activeert. :: ### Werk met contentblokken in plaats van kopiëren Komt een onderdeel in meerdere uitingen terug (een logo met huisstijlbalk, een afsluiting met contactgegevens, een verplichte voettekst), maak er dan een **[contentblok](https://help.pti.nl/nl/send/templates/contentblokken)** van in plaats van het per template op te bouwen. Wijzigt het later, dan pas je het op één plek aan. ### De code bekijken Met **Code bekijken** open je de broncode van het ontwerp. Dat is bedoeld om te *controleren*, niet om in te werken. ::note Bij een **e-mail** is die code geen gewone HTML maar **MJML**: een opmaaktaal die speciaal is gemaakt om e-mail in alle mailprogramma's gelijk te laten weergeven. Send zet die bij verzending om naar de HTML die de ontvanger binnenkrijgt. Je ziet in de code dus tags als `` en `` in plaats van `
` en `

`. :: ### Zoomen in een brief Bij een **brief** werk je op een vaste paginamaat. Gebruik de **zoom** om het geheel te overzien of juist op een detail in te gaan, en de **handtool** om over de pagina te schuiven zonder per ongeluk een blok te verplaatsen. ### Gereserveerde zones op de eerste pagina van een brief Op de eerste pagina van een brief liggen twee vakken vast die je niet kunt selecteren, verplaatsen of opmaken: - het **adresvenster**, dat overeenkomt met het venster in de envelop. Daarin staan de adresvariabelen al klaar: `[[name]]`, `[[street]]`, `[[houseNumber]]`, `[[houseNumberAddon]]`, `[[houseNumberAddonExtra]]`, `[[postalCode]]` en `[[city]]`; - een vak rechtsboven op de pagina, waar de **drukker** zijn eigen code plaatst voor de postverwerking. ::warning Zet geen eigen inhoud op deze twee plekken. Ze zijn vergrendeld, dus je kunt ze niet per ongeluk aanpassen, maar je kunt er wel een blok **bovenop** leggen. Gebeurt dat, dan overlapt jouw tekst met het adres of met de code van de drukker en kan de brief onbezorgbaar worden. :: ::tip Zet de **componentenweergave** aan om te zien waar die zones liggen: het adresvenster krijgt een groene omlijning en het vak van de drukker wordt rood gemarkeerd. In de **voorbeeldweergave** en op de uiteindelijke brief zijn die markeringen niet te zien. Controleer met de componentenweergave aan of je ontwerp er netjes buiten blijft. :: ::note De adresvariabelen in het venster worden gevuld uit de **ontvangervelden** van de variabelenlijst. Zorg dus dat de variabelen voor naam, straat, huisnummer, postcode en woonplaats aan het juiste **Ontvanger veld** zijn gekoppeld. Zie [Variabelen](https://help.pti.nl/nl/send/variabelen). :: ### Als je iets niet meer terugvindt De **ontwerpmanager** rechts toont de structuur van je uiting als een boom. Dat is de snelste manier om een blok te selecteren dat achter iets anders ligt of te klein is geworden om aan te klikken. Klik je in het ontwerpgebied per ongeluk het verkeerde blok aan, dan selecteer je via de boom het bovenliggende blok. ::tip Is er iets misgegaan, gebruik dan **Ongedaan maken** en niet **Opslaan**. Bedenk daarbij dat de editor **automatisch opslaat**: sluit je het tabblad na een misser, dan is die misser dus bewaard. Wil je terug naar een eerdere toestand, dan kun je via [Versiebeheer](https://help.pti.nl/#versiebeheer) een eerdere versie bekijken. :: ## Pagina’s van een brief Bij een brief kun je meerdere pagina’s beheren: 1. Klik op **Toevoegen** om een pagina te maken. 2. Selecteer een pagina om deze in het ontwerpgebied te openen. 3. Gebruik de kopieerknop om een pagina te dupliceren. 4. Gebruik de prullenbak naast de paginanaam om een pagina te verwijderen. ## Voice-uitingen Bij een voice-uiting selecteer je de variabelen die tijdens het afspelen van het bericht worden uitgesproken. # Templates Voor het opmaken van uitingen zijn binnen **Send** verschillende **templates** beschikbaar. Door in het hoofdmenu op **Templates** te klikken, open je het overzicht van alle templates en contentblokken. Standaard wordt het **templateoverzicht** geopend. Je kunt via de tabs boven de rode **Verwijderen-knop** wisselen naar het overzicht met **Contentblokken**. In dit hoofdstuk wordt eerst uitgelegd hoe je met **templates** werkt, gevolgd door een toelichting over **contentblokken**. ### Tabblad Templates Op het tabblad **Templates** kun je alle templates beheren. ::screenshot --- zoom: true caption: "Het tabblad Templates: de zoekbalk en de knop Toevoegen rechtsboven, Verwijderen linksboven en de tabel met alle templates." frame: browser max-width: full url: send.pti.nl --- ![Tabblad Templates met de tabel en de knoppen Toevoegen, Verwijderen en de zoekbalk](https://help.pti.nl/send-templates-overzicht.png) :: - **Zoekbalk (rechtsboven):** zoek op naam of kenmerk naar specifieke templates of contentblokken. - **Knop “Toevoegen” (rechtsboven, paars):** maak een nieuwe template aan. - **Knop “Verwijderen” (linksboven, rood):** verwijder geselecteerde templates uit de lijst. Actieve templates moeten eerst **gepauzeerd** worden voordat ze kunnen worden verwijderd. Dit doe je in de instellingen van de template onder de **generieke instellingen**. **De tabel in het overzicht toont de volgende kolommen:** - **Naam:** de naam van de template. - **Send key:** de unieke systeemnaam die bepaalt welk template wordt gebruikt bij verzending. Pas deze alleen aan wanneer dat expliciet nodig is. - **Type:** het type bericht (E-mail, Brief, SMS of Voice). - **Status:**geeft aan of het template in concept, actief of gepauzeerd is: - **Concept:** het template is in ontwikkeling en nog niet actief. - **Actief:** het template is in gebruik en kan niet worden aangepast. Wanneer je het opent, wordt automatisch een nieuwe conceptversie aangemaakt. - **Gepauzeerd:** een eerder actief template dat tijdelijk is uitgeschakeld. - **Aangemaakt op:** datum en tijd waarop de template is aangemaakt. - **Bijgewerkt op:** datum en tijd van de laatste wijziging. Onderaan de tabel kun je via **paginering** instellen hoeveel rijen per pagina worden weergegeven (10, 25 of 50) en door de pagina’s bladeren. ### Template toevoegen Klik op de knop **Toevoegen** om een nieuwe communicatietemplate aan te maken. Er verschijnt een formulier met de volgende velden: - **Templatenaam:** geef de template een herkenbare naam. - **Send key:** wordt automatisch ingevuld op basis van de naam. - **Type:** kies het type uiting (bijv. E-mail). De overige velden passen zich aan op basis van dit type. **Aanvullende velden per type:** - **E-mail:** - *Onderwerp:* het onderwerp dat de ontvanger in de inbox ziet. - *E-mail afzender:* vul het deel vóór de @ in en kies een domein uit de lijst. - *Naam afzender:* naam van de afzender die zichtbaar is voor de ontvanger. - **Brief:** - *Formaat:* formaat van de brief (A4 of A5). - *Verzendwijze:* kies **PostNL 24/48**, **PostNL 48/72** of **Aangetekende verzending**. Zie [Sectie: Brieven](https://help.pti.nl/nl/send/templates/editor-instellingen#sectie-brieven). - **Voice:** - *Voice ID:* het afgesproken ID dat bepaalt welke geluidsopname wordt gebruikt. - **SMS:** - *Naam afzender:* naam die als afzender van het sms-bericht wordt weergegeven. Tot slot kies je, ongeacht het type uiting, een **Variabelenlijst**: de set variabelen die je in dit template kunt gebruiken. Zie [Variabelen](https://help.pti.nl/nl/send/variabelen). ::screenshot --- zoom: true caption: Het formulier Template toevoegen. De velden onder Type passen zich aan op het gekozen type uiting. frame: window max-width: md --- ![Formulier Template toevoegen met de velden Templatenaam, Send key, Type en Variabelenlijst](https://help.pti.nl/send-template-toevoegen.png) :: Klik op **Opslaan** om het template aan te maken. Het template krijgt de status **Concept**; de [Template Editor](https://help.pti.nl/nl/send/templates/editor-ontwerp) opent zodra je het opent. # Variabelen Met **variabelen** kun je gegevens dynamisch opnemen in een uiting. Voorbeelden hiervan zijn de **naam van de ontvanger** voor de aanhef, het **e-mailadres** waar de boodschap naartoe wordt gestuurd of de **adresgegevens** voor een brief. Send gebruikt hiervoor een **variabelenlijst** die vastlegt welke gegevens beschikbaar zijn binnen een uiting. De aanlevering van gegevens, bijvoorbeeld vanuit de **PTI Planning Suite,** moet overeenkomen met de variabelenlijst, zodat de juiste velden gebruikt kunnen worden bij het opmaken van de uiting. ### Een variabele in een uiting plaatsen Variabelen voeg je toe met de knop **Token** in de tekstwerkbalk van de Template Editor. *Token* is de naam die de editor gebruikt voor een variabele: een plaatshouder die bij het versturen wordt vervangen door de echte waarde. Klik op **Token** en je krijgt de beschikbare variabelen te zien, met achter elke variabele een **voorbeeldwaarde** tussen haakjes. Kies je er een, dan zet de editor de technische referentie in het tekstveld, tussen dubbele vierkante haken: `[[ ]]`. Bij het versturen komt daar de waarde van die ontvanger te staan. ![Menu Token met de beschikbare variabelen en hun voorbeeldwaarden tussen haakjes](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Beheren van de variabelenlijsten ::warning Deze lijsten worden in de meeste gevallen beheerd door **PTI**. Pas ze alleen aan in overleg, om fouten in verzending of dataverwerking te voorkomen. :: ![Overzicht Variabelenlijsten met de knoppen Toevoegen en Verwijderen](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Op de pagina **Variabelenlijsten** kun je lijsten beheren: - Verwijderen via de **rode knop** - Toevoegen via de **paarse knop** - Openen door op een regel te klikken ![Detailweergave van een variabelenlijst met de eigenschappen per variabele](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Een lijst kan niet worden verwijderd wanneer deze nog is gekoppeld aan een template. Wanneer je een lijst opent, verschijnt een overzicht van de beschikbare variabelen. Per variabele kun je de volgende eigenschappen instellen: - **Naam** De naam van de variabele zoals deze wordt weergegeven in de editor tijdens het opmaken van uitingen. - **Key** De technische naam van de variabele. Deze komt overeen met de aanlevering vanuit het bronsysteem en is zichtbaar in templates als tekst tussen vierkante haken `[[ ]]`. - **Transformatie** Een optioneel veld om de aangeleverde waarde te bewerken voordat die in de uiting komt, bijvoorbeeld hoofdletters of datumopmaak. Hiervoor wordt **JSONata** gebruikt. Zie [Transformaties](https://help.pti.nl/#transformaties). Het is aan te raden deze velden niet zelf aan te passen; een **PTI-consultant** kan dit configureren indien nodig. - **Voorbeeldwaarde** Een voorbeeld van de inhoud die de variabele kan bevatten. Dit helpt bij het testen of controleren van de lay-out. Tijdens testverzendingen van e-mails, sms’jes of brieven worden deze voorbeeldwaarden gebruikt om de template in te vullen. - **Ontvanger veld** De koppeling met de verzendgegevens, zoals het e-mailadres of telefoonnummer. Zonder deze koppeling weet Send niet welke variabele hoort bij het verzendadres. - **Verplicht** Als deze optie is aangevinkt, is de variabele verplicht voor verzending. Ontbreekt een verplichte waarde, dan kan dit leiden tot fouten of het overslaan van de ontvanger. Na het aanbrengen van wijzigingen klik je onderaan de pagina op **Opslaan** om de aanpassingen te bewaren. Wil je een variabele verwijderen? Klik dan op de **rode prullenbak** achter de betreffende variabele. ## Transformaties Een **transformatie** bepaalt wat er met een aangeleverde waarde gebeurt voordat die in de uiting terechtkomt. Zo hoeft het bronsysteem niets van opmaak te weten: het levert `2026-09-07` aan, en de transformatie maakt daar *maandag 7 september 2026* van. Een transformatie is een **[JSONata](https://jsonata.org){rel=""nofollow""}\*\*\*\*-expressie**. Laat je het veld leeg, dan wordt de waarde onbewerkt overgenomen. ::warning Transformaties worden in de meeste gevallen door **PTI** ingericht. De uitleg hieronder is er vooral om te kunnen *lezen* wat er staat. Wijzig een transformatie alleen in overleg: een fout hierin werkt door in elke uiting die de variabelenlijst gebruikt. :: ### Hoe een transformatie werkt Je verwijst in de expressie naar variabelen met hun **key**, en het resultaat komt in de variabele te staan waar de transformatie bij hoort. Je kunt dus ook meerdere aangeleverde velden combineren tot één waarde. | Expressie | Resultaat | | ---------------------------------- | ------------- | | `$uppercase(achternaam)` | `JANSEN` | | `voornaam & " " & achternaam` | `Anna Jansen` | | `$substring(voornaam, 0, 1) & "."` | `A.` | ### Datums opmaken Naast de standaardfuncties van JSONata zijn er drie functies die PTI zelf heeft toegevoegd, speciaal voor datums: | Functie | Waarvoor | | --------------------------------------- | -------------------------------------- | | `$formatDate(datum, formaat, taal)` | Een datum in een leesbare vorm zetten. | | `$addDate(datum, aantal, eenheid)` | Een periode bij een datum optellen. | | `$subtractDate(datum, aantal, eenheid)` | Een periode van een datum aftrekken. | Voor **eenheid** gebruik je `day`, `week`, `month` of `year`. Het **formaat** bepaalt hoe de datum wordt geschreven: `D` staat voor de dag, `MMMM` voor de maand in woorden, `YYYY` voor het jaar en `dddd` voor de dag van de week. De **taal** is standaard Nederlands; daarnaast zijn `en`, `de`, `fr` en `nl-be` beschikbaar. Een paar voorbeelden, uitgaande van een aangeleverde `afspraakdatum` van `2026-09-07`: | Expressie | Resultaat | | ------------------------------------------------------------- | ----------------------- | | `$formatDate(afspraakdatum, "D MMMM YYYY")` | `7 september 2026` | | `$formatDate(afspraakdatum, "dddd D MMMM")` | `maandag 7 september` | | `$formatDate($subtractDate(afspraakdatum, 1, "day"), "dddd")` | `zondag` | | `$formatDate($addDate(factuurdatum, 14, "day"), "D-M-YYYY")` | de uiterste betaaldatum | ::tip De laatste twee zijn handig voor uitingen die *naar* een datum toe rekenen: een herinnering waarin de dag *vóór* de afspraak moet staan, of een betaaltermijn die je niet in het bronsysteem wilt uitrekenen. Zet de kale datum in het bronsysteem en laat de transformatie het rekenwerk doen. Bij een gewijzigde termijn hoef je dan alleen de transformatie aan te passen. :: ### Waar je op moet letten ::warning **Transformaties zien elkaars resultaat niet.** Elke transformatie wordt uitgevoerd op de **aangeleverde** waarden, niet op de waarden die andere transformaties net hebben gemaakt. Je kunt een transformatie dus niet laten voortbouwen op een variabele die zelf ook een transformatie heeft. Verwijs altijd naar de oorspronkelijk aangeleverde velden. :: ::note Levert een expressie **niets** op, dan wordt de variabele **leeg** in de uiting. Zit er een **fout** in de expressie, dan blijft de oorspronkelijke waarde staan en wordt de fout gelogd; je ziet dat dus niet in de uiting zelf, maar de opmaak kan er wel anders uitzien dan bedoeld. Controleer een nieuwe transformatie daarom altijd met een **testverzending**. :: ::tip Bij een testverzending worden de **voorbeeldwaarden** uit de variabelenlijst gebruikt. Vul die dus realistisch in: een voorbeeldwaarde `2026-09-07` laat meteen zien of `$formatDate` doet wat je wilt, terwijl `datum` als voorbeeldwaarde niets oplevert. :: ## Een variabelenlijst importeren en exporteren Een lijst met veel variabelen hoef je niet regel voor regel in te voeren. Rechtsboven op een variabelenlijst staan twee knoppen: **Exporteer variabelenlijst als CSV** en **Importeer variabelenlijst vanuit CSV**. In het importvenster kies je een bestand en stel je het **Scheidingsteken** in (`,` of `;`). Daarna zie je hoeveel kolommen zijn gevonden. Met **Overschrijf huidige lijst** vervang je de bestaande variabelen in plaats van ze aan te vullen. Er zijn twee manieren waarop een bestand wordt ingelezen: 1. **Een eerder geëxporteerde CSV.** Zijn de kolomkoppen precies gelijk aan die van de export (*Naam*, *Key*, *Transformatie*, *Voorbeeld waarde*, *Ontvanger veld*, *Verplicht*), dan meldt de tool **"Export CSV gedetecteerd"** en worden alle velden overgenomen, inclusief de transformaties. 2. **Een gewone gegevens-CSV.** Bij elk ander bestand wordt **elke kolomkop een variabele**: de kop wordt zowel de naam als de key. Zet je **Vul voorbeeld waarden vanuit CSV** aan, dan wordt de eerste gegevensregel als voorbeeldwaarde gebruikt. ::tip Die tweede manier is de snelste route naar een nieuwe lijst: neem hetzelfde bestand dat je later bij [Handmatig versturen](https://help.pti.nl/nl/send/handmatig-versturen) gebruikt, en laat Send de variabelen eruit halen. Dan sluiten de keys per definitie aan op je aanlevering, precies de plek waar het anders misgaat. :: ::tip De export is ook de handigste manier om een lijst naar een andere omgeving of client over te zetten: exporteer hem, en importeer het bestand ongewijzigd aan de andere kant. :: ::warning Gebruikt je CSV echte klantgegevens, dan komen die als voorbeeldwaarden in de variabelenlijst te staan, waar iedereen met toegang ze kan zien en waarmee testverzendingen worden gevuld. De tool waarschuwt hier zelf ook voor. Loop de voorbeeldwaarden na en vervang ze door verzonnen gegevens voordat je de lijst opslaat. :: ::note Bij de tweede manier worden kolommen met een voorbeeldwaarde automatisch als **Verplicht** gemarkeerd. Loop dat na: een variabele die niet altijd wordt aangeleverd, moet je zelf weer op niet-verplicht zetten, anders kan een ontvanger bij verzending worden overgeslagen. :: # Bedrijven Als jouw gebruiker is gekoppeld aan **één bedrijf** binnen de **PTI Planning Suite**, dan kun je dit scherm overslaan. Wanneer jouw gebruiker is gekoppeld aan **meerdere bedrijven**, kom je eerst op de **welkomstpagina**. Kies hier voor **“Bedrijven”** en selecteer vervolgens het bedrijf waarvoor jij de werkzaamheden wilt uitvoeren in de **Mobile app**. ::screenshot --- zoom: true caption: "Het Bedrijven-scherm: kies het bedrijf waarvoor je gaat werken. Je ziet hier alleen de bedrijven waaraan jouw gebruiker is gekoppeld." frame: none max-width: sm --- ![Bedrijven-scherm met een lijst van bedrijven waaruit je het gewenste bedrijf selecteert](https://help.pti.nl/mobile-bedrijven.png) :: # Geplande adressen Wanneer het werk voor jou is ingepland in de **PTI Planning Suite** via **Go** of **FLS**, en je kiest in het menu of **Home-menu** voor **Planning**, dan worden onderstaande schermen getoond. ### Dagenoverzicht Op deze pagina zie je een lijst met dagen waarop opdrachten gepland staan. Hoeveel dagen vooruit zichtbaar zijn, is instelbaar door **PTI**. Per dag worden de volgende gegevens getoond: - **Naam van de dag + nummer van de dag + naam van de maand** - **Aantal open adressen** - **Aantal adressen afgemeld als afwezig** (afgemeld met een reden zonder eindstatus) - **Aantal gedaan** (afgemeld als succesvol of met een reden met eindstatus) ::screenshot --- zoom: true caption: "Het Dagenoverzicht: per dag het aantal open, afwezige en gedane adressen. Hoeveel dagen vooruit je ziet, stelt PTI in." frame: none max-width: sm --- ![Dagenoverzicht met per dag het aantal open, afwezige en gedane adressen](https://help.pti.nl/mobile-dagenoverzicht.png) :: ### Opdrachten Na het selecteren van een datum kom je op het scherm **Opdrachten**. Per adres worden standaard de volgende gegevens getoond (dit kan per klant verschillen): - **Status** (Open / Afwezig / Gedaan) - **Bloktijd + afspraaktype** - **Adres** Standaard worden alle statussen getoond in de lijst met opdrachten. ::note Wanneer het plannen via **FLS** plaatsvindt, moeten de adressen in volgorde worden afgehandeld. :: ### Knoppen per adres Bij elk adres zie je de volgende knoppen: - **Duimpje** – als deze functionaliteit actief is, gebruik je deze knop om aan te geven of de werkopdracht is bevestigd door de klant. - **Kaart** – opent de navigatie-app op het apparaat en vult automatisch het adres van de werkopdracht in (deze knop wordt alleen getoond bij gebruik van de navigatiemodule). - **Opmerking** – opent de **Opmerkingenpagina**. Standaard zie je hier alleen de opmerkingen die zijn geplaatst door medewerkers van de binnendienst. Door de **toggle** rechtsboven in te schakelen, kun je ook de opmerkingen van de buitendienst bekijken (alleen zichtbaar als er opmerkingen aanwezig zijn). - **Informatie**– opent de informatiebalk aan de linkerkant. Deze bevat standaard de volgende velden (deze indeling kan per klant verschillen): - Werkopdrachtcode - Soort - Status - Bloktijd - Naam - Adres - Postcode - Stad - Telefoonnummer ### Reizen en werkstatus Als de functionaliteit is geactiveerd om op het planbord de **reisstatus** te tonen, verschijnt bij het klikken op een opdracht de knop **Start reizen**. Zo kan de planner zien dat je onderweg bent naar de opdracht. Vervolgens kun je op **Stop reizen** klikken zodra je op locatie bent, zodat zichtbaar is dat je bezig bent met de werkzaamheden. ### Opdracht afmelden Na afronding of bij problemen kun je kiezen uit twee opties: 1. **Niet uitvoerbaar** 2. **Opdracht uitvoeren** ::screenshot --- zoom: true caption: "Het scherm Opdrachten van de gekozen dag: per opdracht de status, de bloktijd met het afspraaktype en het adres, met rechts de knoppen Opmerking en Informatie. Onder de opdracht staat de knop Start reizen." frame: none max-width: sm --- ![Opdrachtenlijst van een dag met per adres de status, bloktijd, afspraaktype en de knop Start reizen](https://help.pti.nl/mobile-opdrachten.png) :: ::screenshot --- zoom: true caption: Zodra je onderweg bent, verandert de knop in Stop reizen. Klik erop als je op locatie bent. frame: none max-width: sm --- ![Opdracht met de rode knop Stop reizen](https://help.pti.nl/mobile-stop-reizen.png) :: ::screenshot --- zoom: true caption: De geopende informatiebalk van een geplande opdracht, met onder andere de werkopdrachtcode, het type, de bloktijd en de contactgegevens. frame: none max-width: sm --- ![Geopende informatiebalk met de werkopdrachtgegevens van de geplande opdracht](https://help.pti.nl/mobile-opdracht-informatie.png) :: ::screenshot --- zoom: true caption: "Een opdracht die in behandeling is: met Niet uitvoerbaar meld je hem af, met Verder ga je door in het proces. Bij een opdracht die nog niet is gestart heet die knop Opdracht uitvoeren." frame: none max-width: sm --- ![Opdracht in behandeling met de knoppen Niet uitvoerbaar en Verder](https://help.pti.nl/mobile-opdracht-afmelden.png) :: ### Niet uitvoerbaar Wanneer je kiest voor **Niet uitvoerbaar**, wordt het scherm *Niet uitvoerbaar* geopend. Bovenaan vind je de volgende knoppen: - **Camera** – opent de galerij van de opdracht. Je kunt hier een foto toevoegen met de camera of kiezen uit de galerij van je apparaat (als dit is geactiveerd). Ook kun je bestaande foto’s verwijderen door erop te klikken. - **Opmerking** – opent de **Opmerkingenpagina**. Standaard worden alleen opmerkingen van de binnendienst getoond; via de toggle rechtsboven kun je ook opmerkingen van de buitendienst bekijken (indien aanwezig). - **Informatie** – opent de informatiebalk met de standaardvelden: Werkopdrachtcode, Soort, Status, Bloktijd, Naam, Adres, Postcode, Stad, Telefoonnummer. In dit scherm selecteer je een **reden** waarom de opdracht niet kon worden uitgevoerd en kun je een **toelichting** toevoegen in het opmerkingenveld. ::note Afhankelijk van de klantspecifieke inrichting kan een **foto of opmerking verplicht** zijn voordat je kunt opslaan. :: Na het klikken op **Opslaan** keer je terug naar het overzicht met opdrachten. ::screenshot --- zoom: true caption: "Het scherm Niet uitvoerbaar: kies een reden, vul eventueel een opmerking in en klik op Opslaan." frame: none max-width: sm --- ![Scherm ‘Niet uitvoerbaar’ met keuzelijst van redenen, opmerkingenveld en de knoppen Camera, Opmerking en Informatie](https://help.pti.nl/mobile-niet-uitvoerbaar.png) :: ### Opdracht uitvoeren Wanneer je kiest voor **Opdracht uitvoeren**, wordt het eerste scherm geopend dat is ingericht voor de betreffende klant. Op elk scherm in dit proces zie je bovenaan de volgende knoppen: - **Camera** – voeg foto’s toe met de camera of vanuit de galerij (indien geactiveerd). - **Opmerking** – bekijk of voeg opmerkingen toe; gebruik de toggle om opmerkingen van de buitendienst te tonen. - **Informatie** – bekijk de standaardvelden in de informatiebalk: Werkopdrachtcode, Soort, Status, Bloktijd, Naam, Adres, Postcode, Stad, Telefoonnummer. Na het afronden van de opdracht keer je automatisch terug naar de lijst met opdrachten. De opdracht staat daar dan op **Afgerond**. ::screenshot --- zoom: true caption: Na het afronden staat de opdracht in de lijst met de status Afgerond (groene stip). frame: none max-width: sm --- ![Opdrachtenlijst met een afgeronde opdracht en een groene statusstip](https://help.pti.nl/mobile-opdracht-afgerond.png) :: # Home Wanneer het bedrijf waarvoor jij werkt gebruikmaakt van **toegekende adressen** via de **Verdeeltool** of van **geplande adressen** via **Go** of **FLS**, kom je na het inloggen op het **Welkomstscherm**. Hier kun jij direct kiezen wat je wilt doen. ### Dit kun je doen op het Welkomstscherm: **Adressen** Bekijk hier de **toegekende adressen** die aan jou zijn toegewezen. **Planning** Bekijk de **geplande adressen** voor jouw werkzaamheden. **Bedrijven** Werk je voor meerdere bedrijven? Klik dan op **Bedrijven** om terug te keren naar de **bedrijfslijst** en een ander bedrijf te selecteren. *(Deze optie wordt alleen getoond als jouw gebruiker gekoppeld is aan meerdere bedrijven.)* **Instellingen** Wijzig hier de **taal van de app**, als deze functionaliteit voor jouw organisatie is ingericht. **Uitloggen** Gebruik deze optie om uit te loggen en terug te keren naar het **inlogscherm**. ::tip Het Welkomstscherm is jouw startpunt in de Mobile app. Vanuit hier bepaal jij snel en eenvoudig wat je wilt doen: adressen bekijken, de planning openen of instellingen wijzigen. :: ::screenshot --- zoom: true caption: Het Welkomstscherm (Home menu) met de knoppen Adressen, Planning, Bedrijven, Instellingen en Uitloggen. frame: none max-width: sm --- ![Welkomstscherm van de Mobile app met de knoppen Adressen, Planning, Bedrijven, Instellingen en Uitloggen](https://help.pti.nl/mobile-home-menu.png) :: # Mobile app De **PTI Mobile app** is alles wat jouw buitendienstmedewerker nodig heeft om werkzaamheden **efficiënt en gestructureerd** uit te voeren. De app staat in **realtime verbinding** met de **PTI Planning Suite**, waardoor de dagplanning, route en digitale werkbonnen altijd actueel en direct inzichtelijk zijn. Met de Mobile app is jouw buitendienstmedewerker altijd goed voorbereid op pad, terwijl de binnendienst continu op de hoogte blijft van de **status van opdrachten** en **uitgevoerde werkzaamheden**. Dit zorgt voor een optimale samenwerking tussen binnen- en buitendienst, met minder handmatige communicatie en maximale transparantie. # Inloggen Na het opstarten van de **Mobile app** wordt het **inlogscherm** getoond. Klik op de knop **Inloggen** om verder te gaan. Wanneer je de app voor het eerst gebruikt op dit apparaat, moet het apparaat eerst **geactiveerd** worden. Na het klikken op **Inloggen** verschijnt de melding in rood: **“Dit apparaat is nog niet geactiveerd. Activeer het volgende apparaat:** :apparaat-id[.”] Neem contact op met de **binnendienst**, zodat zij het apparaat kunnen activeren. Hiervoor hebben zij het **apparaat-ID** uit de rode melding nodig. ::note In de paragraaf *‘Nieuw apparaat toevoegen’* van de module **Mobile Beheertool** staat beschreven hoe de binnendienst het apparaat kan activeren. :: ![Inlogscherm met de rode melding dat het apparaat nog niet is geactiveerd en het apparaat-ID](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Inloggen Zodra het apparaat is geactiveerd door de binnendienst, kun je opnieuw op **Inloggen** klikken. Je wordt dan doorgestuurd naar de **inlogpagina van PTI**. Hier log je in met de inloggegevens die je van de binnendienst hebt ontvangen, dit kan een **gebruikersnaam** of een **e-mailadres** zijn. Na het klikken op **Verder** kom je, afhankelijk van de inrichting van jouw organisatie, terecht op: - de **SSO-inlogpagina** (bij gebruik van **Single Sign-On**), of - het **standaard PTI-inlogscherm**. ![PTI-inlogpagina met invoerveld voor gebruikersnaam of e-mailadres en de knop Verder](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ![SSO-inlogpagina waarop je inlogt met je organisatieaccount](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Wachtwoord vergeten *Ben je je wachtwoord vergeten?* Klik op het inlogscherm op **“Wachtwoord vergeten?”** en vul je **e-mailadres** in. Je ontvangt vervolgens een e-mail met een **link om je wachtwoord opnieuw in te stellen**. *Ontvang je geen e-mail?* Neem dan contact op met de **binnendienst**, zodat zij kunnen controleren of jouw e-mailadres correct is ingesteld. ![Inlogscherm met de link ‘Wachtwoord vergeten?’](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ![Scherm ‘Wachtwoord vergeten’ met invoerveld voor het e-mailadres](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Wachtwoord veranderen Om veiligheidsredenen moet het wachtwoord elke **90 dagen** worden vernieuwd. Wanneer dit moment is aangebroken, verschijnt er automatisch een scherm waarin je je wachtwoord moet wijzigen voordat je verder kunt. ### Vereisten voor het wachtwoord - Het wachtwoord mag **niet hetzelfde** zijn als het vorige wachtwoord - Minimaal **8 tekens** - Minimaal **1 cijfer** - Minimaal **1 kleine letter** - Minimaal **1 hoofdletter** - Minimaal **1 leesteken** (zoals !, ?, @, #, enz.) - Mag **niet** de gebruikersnaam bevatten ![Scherm ‘Wachtwoord wijzigen’ met velden voor het nieuwe wachtwoord en de wachtwoordvereisten](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Installatie De Mobile app is beschikbaar voor zowel Android als iOS en kan op mobiel en tablet gebruikt worden. De app is te installeren via de Android Play Store en Apple App Store door te zoeken op ‘PTI Planning Suite’ of via onderstaande knoppen. # Instellingen Wanneer je in het menu of het **Home-menu** klikt op **Instellingen**, kom je op de instellingenpagina. Op deze pagina kun je de **taal van de app aanpassen**, mits deze functionaliteit voor jouw organisatie is ingericht. ::screenshot --- zoom: true caption: De instellingenpagina met het veld Taal. frame: none max-width: sm --- ![Instellingenpagina met de optie om de taal van de app aan te passen](https://help.pti.nl/mobile-instellingen.png) :: ::screenshot --- zoom: true caption: De keuzelijst met de beschikbare talen; welke talen je ziet, hangt af van de inrichting. frame: none max-width: sm --- ![Keuzelijst met de talen Nederlands, English en Deutsch](https://help.pti.nl/mobile-taal.png) :: # Menu Links bovenin het scherm zie je de **menuknop**. Wanneer je hierop klikt, wordt de **menubalk** geopend. Je kunt de menubalk weer sluiten door **naast de balk te klikken**. In het menu vind je de volgende opties: **Home-menu** Brengt je terug naar het **Home-menu**. **Adressen** Opent de lijst met **toegekende adressen**. *(Wordt alleen getoond als de module **Verdeeltool*** *wordt gebruikt.)* **Planning** Opent de **geplande adressen**. *(Wordt alleen getoond als de module **Go*** *of **FLS*** *wordt gebruikt.)* **Bedrijven** Opent het **Bedrijven-scherm**. *(Wordt alleen getoond als jouw gebruiker aan meerdere bedrijven is gekoppeld.)* **Instellingen** Opent de **instellingenpagina**, waar je de **taal van de app kunt wijzigen**. *(Wordt alleen getoond als meertaligheid is ingericht voor de klant.)* **Uitloggen** Logt je uit en brengt je terug naar het **inlogscherm**. ::screenshot --- zoom: true caption: De geopende menubalk, met bovenaan je naam en het bedrijf waarvoor je werkt. frame: none max-width: sm --- ![Geopende menubalk met de opties Home-menu, Adressen, Planning, Bedrijven, Instellingen en Uitloggen](https://help.pti.nl/mobile-menu.png) :: # Modules De Mobile app bevat verschillende modules die afhankelijk van de inrichting en klantbehoefte beschikbaar zijn: - **Camera module** – Voor het maken van foto’s bij een opdracht (standaard aanwezig). - **Galerijselectie** – Mogelijkheid om bestaande foto’s uit de galerij te selecteren en toe te voegen aan een opdracht (optioneel). - **Fotoanalyse met AI** – Automatische herkenning en beoordeling van foto’s via kunstmatige intelligentie (optioneel). - **Navigatiemodule** – Start direct de navigatie-app op het apparaat, waarbij het adres van de werkopdracht automatisch wordt ingevuld (optioneel). - **Barcode- en QR-code scanner** – Voor het scannen van barcodes en QR-codes bij bijvoorbeeld meterstanden of materiaalregistratie (optioneel). - **Handtekeningmodule** – Laat klanten digitaal ondertekenen als bewijs van uitvoering of oplevering (optioneel). - **Koppeling met hardware** – Ondersteuning voor gekoppelde apparaten of meetinstrumenten (optioneel). - **Zoeken op meternummer** – Vind snel adressen via een meternummer in de adressenlijst (optioneel). De Mobile app is flexibel inzetbaar en kan volledig worden afgestemd op de processen en wensen van jouw organisatie. # Toegekende adressen Wanneer het werk aan jou is toegekend in de **PTI Planning Suite** via de **Verdeeltool** en je kiest in het menu of **Home-menu** voor **Adressen**, dan worden de onderstaande schermen getoond. ### Steden Op deze pagina zie je een lijst met plaatsen waarin werkopdrachten aan jou zijn toegekend en die in **PTI** nog niet zijn gesloten. Met de knop rechtsboven kun je adressen met de status **Afgerond** (afgemeld als uitgevoerd of met een niet-uitvoerbare reden met eindstatus) uitfilteren. Wanneer de optionele module **Zoeken op meternummer** is geactiveerd, kun je via het **vergrootglas rechtsboven** zoeken naar een adres op basis van een meternummer. Per plaats worden de volgende gegevens getoond: - Naam van de stad - Aantal adressen open - Aantal adressen afwezig (afgemeld met een reden zonder eindstatus) - Aantal adressen afgerond (afgemeld als succesvol of met een reden met eindstatus) ::screenshot --- zoom: true caption: "Het scherm Steden: per plaats het aantal open, afwezige en afgeronde adressen. Rechtsboven zit de knop om afgeronde adressen uit te filteren." frame: none max-width: sm --- ![Steden-overzicht met per plaats het aantal open, afwezige en afgeronde adressen](https://help.pti.nl/mobile-steden.png) :: ### Zoek meternummer Klik op het **vergrootglas rechtsboven** om een adres te zoeken op basis van het meternummer. Het meternummer kan handmatig worden ingevoerd, of je kunt op de knop **Scan meternummer** klikken om de camera te starten en het meternummer te scannen. Na het klikken op **Zoek meter** wordt er gezocht naar een adres met het ingevoerde meternummer. Als er een adres is gevonden, wordt direct het eerste scherm van het proces geopend. Als er geen adres is gevonden, verschijnt de melding: **“Geen meter gevonden met meternummer** :ingevoerde[.”]{meternummer} ![Scherm ‘Zoek meternummer’ met invoerveld voor het meternummer en de knoppen Scan meternummer en Zoek meter](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Straten Na het selecteren van een plaats kom je op het scherm **Straten**. Rechtsboven kun je op deze pagina de gedane adressen (afgemeld als uitgevoerd of met een niet-uitvoerbare reden met eindstatus) uitfilteren en zoeken op meternummer. Het is ook mogelijk om de lijst met straten **alfabetisch te sorteren**. Per straat worden de volgende gegevens getoond: - Aantal adressen open - Aantal adressen afwezig (afgemeld met een reden zonder eindstatus) - Aantal adressen afgerond (afgemeld als succesvol of met een reden met eindstatus) - Naam van de straat - Naam van de plaats ::screenshot --- zoom: true caption: Het scherm Straten van de gekozen plaats. Met het A-Z-icoon rechtsboven sorteer je de lijst alfabetisch. frame: none max-width: sm --- ![Straten-overzicht van de geselecteerde plaats met per straat het aantal open, afwezige en afgeronde adressen](https://help.pti.nl/mobile-straten.png) :: ### Adressen Na het selecteren van een straat kom je op het scherm **Adressen**. Ook hier kun je aan de rechterkant de gedane adressen uitfilteren, zoeken op meternummer of de lijst sorteren op **huisnummer**. Daarnaast kun je de lijst filteren op **Alle**, **Oneven** of **Even** huisnummers. Per adres worden de volgende gegevens getoond: - Status (Open / Afwezig / Afgerond) - Adres (straat, huisnummer, toevoeging, plaats) - Aanwezige soorten meters in de opdracht Rechtsboven zie je per adres de volgende knoppen: - **Kaart** – opent de navigatie-app op het apparaat met het adres van de werkopdracht (alleen zichtbaar bij gebruik van de navigatiemodule). - **Opmerking** – opent de **Opmerkingenpagina**. Standaard zie je alleen opmerkingen van de binnendienst. Met de **toggle** rechtsboven kun je ook opmerkingen van de buitendienst bekijken (indien aanwezig). - **Informatie** – opent de informatiebalk met standaardvelden. Deze kan per klant worden ingericht. De informatiebalk bevat standaard: Werkopdrachtcode, Soort, Status, Bloktijd, Naam, Adres, Postcode, Stad, Telefoonnummer. ## Adres afmelden Bij het klikken op een adres verschijnen twee opties om het adres af te melden: 1. **Niet uitvoerbaar** 2. **Opdracht uitvoeren** ::screenshot --- zoom: true caption: Het scherm Adressen. Per adres zie je de status, het adres en de aanwezige metersoorten, met rechts de knoppen Kaart, Opmerking en Informatie. Bij het aangeklikte adres staan de twee afmeldopties Niet uitvoerbaar en Opdracht uitvoeren. frame: none max-width: sm --- ![Adressenlijst van een straat met per adres de status, het adres en de knoppen Kaart, Opmerking en Informatie, en bij het geopende adres de knoppen Niet uitvoerbaar en Opdracht uitvoeren](https://help.pti.nl/mobile-adressen.png) :: ::screenshot --- zoom: true caption: De geopende informatiebalk met de gegevens van de werkopdracht. Welke velden hier staan, is per klant ingericht. frame: none max-width: sm --- ![Geopende informatiebalk met de werkopdrachtgegevens van het adres](https://help.pti.nl/mobile-informatiebalk.png) :: ::screenshot --- zoom: true caption: De Opmerkingenpagina. Met de schakelaar rechtsboven zie je naast de opmerkingen van de binnendienst ook die van de buitendienst. frame: none max-width: sm --- ![Opmerkingenpagina met opmerkingen van de binnendienst per metersoort en de schakelaar rechtsboven](https://help.pti.nl/mobile-opmerkingen.png) :: ### Niet uitvoerbaar Wanneer je kiest voor **Niet uitvoerbaar**, wordt het scherm *Niet uitvoerbaar* geopend. Bovenin staan de volgende knoppen: - **Camera** – open de galerij van de opdracht om foto’s toe te voegen via de camera of vanuit de galerij (indien geactiveerd). Foto’s kunnen ook worden verwijderd door erop te klikken. - **Opmerking** – opent de **Opmerkingenpagina**. Standaard worden alleen opmerkingen van de binnendienst getoond; met de toggle rechtsboven kun je ook opmerkingen van de buitendienst bekijken (indien aanwezig). - **Informatie** – opent de informatiebalk met de standaardvelden: Werkopdrachtcode, Soort, Status, Bloktijd, Naam, Adres, Postcode, Stad, Telefoonnummer. Selecteer in dit scherm een **reden** waarom de opdracht niet kon worden uitgevoerd en voeg eventueel een **toelichting** toe in het opmerkingenveld. Afhankelijk van de klantspecifieke inrichting kan het zijn dat een **foto of opmerking verplicht** is. Na het klikken op **Opslaan** keer je terug naar het overzicht met adressen. ::note Afhankelijk van de klantspecifieke inrichting kan een **foto of opmerking verplicht** zijn voordat je kunt opslaan. :: ::screenshot --- zoom: true caption: "Het scherm Niet uitvoerbaar: kies een reden, vul eventueel een opmerking in en klik op Opslaan. Bovenaan staan de knoppen Camera, Opmerking en Informatie." frame: none max-width: sm --- ![Scherm ‘Niet uitvoerbaar’ met keuzelijst van redenen, opmerkingenveld en de knoppen Camera, Opmerking en Informatie](https://help.pti.nl/mobile-niet-uitvoerbaar.png) :: ### Opdracht uitvoeren Wanneer je kiest voor **Opdracht uitvoeren**, wordt het eerste scherm geopend dat is ingericht voor de klant. Op elk scherm binnen het proces zie je bovenin de volgende knoppen: - **Camera** – voeg foto’s toe via de camera of vanuit de galerij (indien geactiveerd). - **Opmerking** – bekijk of voeg opmerkingen toe; gebruik de toggle om opmerkingen van de buitendienst te tonen. - **Informatie** – bekijk de standaardvelden in de informatiebalk: Werkopdrachtcode, Soort, Status, Bloktijd, Naam, Adres, Postcode, Stad, Telefoonnummer. Na het afronden van de opdracht keer je automatisch terug naar de lijst met **Adressen**. De schermen zelf verschillen per klant. Hieronder staat een voorbeeld van een meteropname, van het invoeren van de stand tot de samenvatting. ::screenshot --- zoom: true caption: "Voorbeeld van een processcherm: de meterstand invullen. Rood gemarkeerde meldingen laten zien wat er nog ontbreekt, bijvoorbeeld een verplichte foto of afwijkreden." frame: none max-width: sm --- ![Processcherm Meterstand met het meternummer, het standveld, een keuzelijst met afwijkredenen en een opmerkingenveld](https://help.pti.nl/mobile-meterstand.png) :: ::screenshot --- zoom: true caption: De keuzelijst met afwijkredenen bij een meterstand. Welke redenen je ziet, is per klant ingericht. frame: none max-width: sm --- ![Keuzelijst met afwijkredenen zoals Stand akkoord, Display niet afleesbaar en Meterstoring](https://help.pti.nl/mobile-afwijkreden.png) :: ::screenshot --- zoom: true caption: "De galerij van de opdracht: met Maak foto voeg je een foto toe. Klik op een foto om hem groot te bekijken of te verwijderen." frame: none max-width: sm --- ![Fotogalerij van de opdracht met de knop Maak foto en een toegevoegde foto](https://help.pti.nl/mobile-fotos.png) :: ::screenshot --- zoom: true caption: "Het laatste scherm van het proces: de samenvatting met de ingevulde standen. Met Afronden meld je de opdracht af." frame: none max-width: sm --- ![Samenvattingsscherm met naam, adres, meternummer, vorige stand, nieuwe stand en nieuw verbruik, met de knop Afronden](https://help.pti.nl/mobile-samenvatting.png) :: # API In de **Beheertool** kun je de **API-instellingen** configureren om een koppeling te maken met externe systemen of toepassingen. Door de API correct in te stellen, kunnen gegevens **veilig** en **automatisch** worden uitgewisseld. ::warning Behandel de gebruikersnaam, het wachtwoord en de hash als vertrouwelijke inloggegevens. Deel ze niet en bewaar ze op een veilige plek. :: Bij het instellen van de API vul je de volgende onderdelen in: ### Gebruikersnaam Voer de gebruikersnaam in die wordt gebruikt om toegang te krijgen tot de API. ### Wachtwoord Voer het wachtwoord in dat hoort bij de gebruikersnaam. Met de knop **Nieuw wachtwoord genereren** kun je direct een nieuw, veilig wachtwoord aanmaken. ### Hash De hash is een unieke sleutel die zorgt voor veilige communicatie met de API. Vul de hash exact in zoals deze is verstrekt, zodat de authenticatie correct verloopt. ### IP-bereik Stel hier het toegestane IP-bereik in. Alleen verzoeken die afkomstig zijn van deze IP-adressen worden geaccepteerd door de API. Dit verhoogt de beveiliging en voorkomt ongeautoriseerde toegang. ### Omschrijving Geef een korte beschrijving van de API-configuratie, bijvoorbeeld het doel of de toepassing van de koppeling. Dit helpt bij het **beheer en onderhoud** van meerdere API-instellingen. ### Overige gegevens (Metadata) In de **Beheertool** kun je naast de API ook **Overige gegevens (Metadata)** configureren. Metadata is aanvullende informatie die je kunt koppelen aan **opdrachten** of **taken**. Deze informatie kan worden gebruikt voor **filtering**, **rapportages** of in de **mobiele applicatie**. Door metadata correct te configureren, zorg je ervoor dat opdrachten bij de aanlevering **juist worden gevalideerd** en **verwerkt**. ::note De volledige uitleg over metadata vind je onder **Overige gegevens (Metadata)** in deze handleiding. :: # Monteur als gebruiker aanmaken Om een monteur toegang te geven, maak je een gebruiker aan en koppel je deze in de Beheertool aan een persoon. Welke werkwijze beschikbaar is, hangt af van je rechten. ::tip **Aanbevolen:** je kunt een monteur nu in één keer aanmaken vanuit **Gebruikersbeheer**. De gebruiker én de persoon worden daar samen vastgelegd, inclusief thuis- of werkadres, gebruikerstype (planner of servicemedewerker) en synchronisatie met FLS, zonder een aparte koppelstap in de Beheertool. Zie [Gebruiker aanmaken in Gebruikersbeheer](https://help.pti.nl/nl/gebruikersbeheer/gebruikers#gebruiker-aanmaken). :: ::note De permissie **Beheertool → Gebruikers → Gebruikers inzien** bepaalt of je bestaande gebruikers kunt selecteren en nieuwe gebruikers vanuit de Beheertool kunt koppelen. :: ## Via Gebruikersbeheer Gebruik deze werkwijze als je toegang hebt tot **Gebruikersbeheer**. 1. Open **Gebruikersbeheer** en ga naar **Gebruikers**. 2. Klik op **Nieuwe gebruiker**, vul het formulier in en sla de gebruiker op. 3. Open de **Beheertool** en ga naar **Personen**. 4. Klik op **Nieuwe persoon**. 5. Vul de naam en personengroep in. 6. Selecteer de zojuist aangemaakte gebruiker. Kun je geen gebruikers inzien, vul dan het e-mailadres van de gebruiker in. 7. Klik op **Bevestigen** en daarna op **Opslaan**. 8. Controleer de gegevens en vul het thuisadres in. 9. Schakel de rol **service\_employee** in. ::note De rol **service\_employee** (en **door2door\_runner**) kan pas worden ingeschakeld nadat er een geldig thuis- of werkadres is vastgelegd; de optie is tot die tijd uitgeschakeld in het scherm. Vul dus eerst het adres in en schakel daarna de rol in. :: ## Vanuit de Beheertool 1. Open de **Beheertool** en ga naar **Personen**. 2. Klik op **Nieuwe persoon**. 3. Vul de naam en personengroep in. 4. Kies **Gebruiker aanmaken** en vul het e-mailadres in. Kun je geen gebruikers inzien, vul dan rechtstreeks het e-mailadres van de nieuwe of nog niet gekoppelde gebruiker in. 5. Klik op **Bevestigen** en daarna op **Opslaan**. 6. Controleer de gegevens en vul het thuisadres in. 7. Schakel de rol **service\_employee** in. ## Als onderaannemer Heb je geen toegang tot Gebruikersbeheer, dan kun je een persoon koppelen op basis van het e-mailadres: 1. Open de **Beheertool** en ga naar **Personen**. 2. Klik op **Nieuwe persoon**. 3. Vul de naam, personengroep en het e-mailadres van de gebruiker in. 4. Klik op **Bevestigen** en daarna op **Opslaan**. 5. Controleer de gegevens en vul het thuisadres in. 6. Schakel de rol **service\_employee** in. Na het opslaan kan de gebruiker als monteur in de PTI Planning Suite werken. # Beheertool Via het menu links of via de knop **Beheertool** op het dashboard kom je terecht in het scherm van de **Beheertool**. ::screenshot --- zoom: true caption: Het startscherm van de Beheertool met bovenaan het hoofdmenu. frame: browser max-width: full url: beheer.pti.nl --- ![Startscherm van de Beheertool met het hoofdmenu](https://help.pti.nl/beheertool-startscherm.png) :: ::note Deze sectie beschrijft bewust alleen de onderdelen van de Beheertool die een **klant** zelf kan beheren. De inrichting die PTI voor je doet, staat er niet in. :: # Metadata aanmaken Je kunt eenvoudig nieuwe metadata toevoegen via de **aanmaakknop** rechts van de tabel. Bij het aanmaken stel je alle eigenschappen uit het metadata-overzicht in: **naam**, **soort**, **waardes**, **niveau**, **validatie** en **verplichting**. # Metadata-overzicht Op de hoofdpagina van het metadata-overzicht zie je een tabel met de volgende kolommen: ## Naam De naam van de metadata. Kies een duidelijke en herkenbare naam, zodat andere gebruikers direct begrijpen welke informatie wordt bedoeld. ## Soort Hier geef je aan welk type metadata het betreft. Dit kan zijn: - **Lijst** – De gebruiker kan alleen één van de vooraf gedefinieerde waarden selecteren. - **Tekst** – Vrije tekstinvoer. - **Numeriek** – Alleen numerieke waarden zijn toegestaan. ## Waardes Hier definieer je de mogelijke waarden die kunnen worden aangeleverd. Bijvoorbeeld: *Kelder*, *Zolder*, *Begane grond*. ## Niveau Geeft aan of de metadata wordt gekoppeld aan een **Workorder** of aan een **Taak**: - **Workorder** – De metadata geldt voor de gehele opdracht. - **Taak** – De metadata geldt alleen voor een specifieke taak binnen de opdracht. ## Valideren in aanlevering Kies **Ja** of **Nee**. Wanneer je kiest voor **Ja**, controleert het systeem bij de aanlevering of de waarde overeenkomt met de configuratie. ::tip **Voorbeeld:** als de configuratiewaarde *Kelder* is en de aanlevering bevat *Kelderss*, dan wordt de aanlevering afgekeurd en niet verwerkt. :: ## Verplicht in aanlevering Kies **Ja** of **Nee**. Wanneer je kiest voor **Ja**, wordt verwacht dat deze metadata altijd bij de aanlevering wordt meegeleverd. Als de metadata ontbreekt, kan de aanlevering niet worden verwerkt. # Persoon aanmaken In het linkerdeel van het scherm zie je de medewerkers die al zijn aangemaakt. In het rechterdeel kun je een **nieuwe medewerker** toevoegen. ::screenshot --- zoom: true caption: "Het personenoverzicht: links de lijst met medewerkers, rechts het formulier voor een nieuwe medewerker." frame: browser max-width: full --- ![Personenoverzicht met links de lijst met medewerkers en rechts het formulier voor een nieuwe medewerker](https://help.pti.nl/beheertool-persoon-aanmaken.png) :: Vul de volgende gegevens in: - **Naam** - **Personengroep** (alleen van toepassing voor gebruikers met toegang tot de Workorder Tool). Hiermee bepaal je van welke personengroep de medewerker de opdrachten mag inzien. - **Gebruiker** (alleen van toepassing voor gebruikers met toegang tot de Workorder Tool). Hiermee koppel je de persoon aan een bestaande gebruiker. - **Rollen** - Voor **binnendienstmedewerkers** vink je **Planner** aan. - Voor **buitendienstmedewerkers** vink je **service\_employee** aan. Deze rol kan pas worden ingeschakeld nadat er een geldig thuis- of werkadres is ingevuld. # Persoon bewerken Om gegevens van een bestaande medewerker te wijzigen, klik je op de betreffende medewerker in de lijst links. De huidige gegevens verschijnen vervolgens in het rechterdeel van het scherm. Klik op het veld dat je wilt aanpassen om de wijziging door te voeren. ::screenshot --- zoom: true caption: "Het bewerkscherm van een medewerker: klik links op een medewerker en pas rechts de gegevensvelden en het thuisadres aan." frame: browser max-width: full --- ![Bewerkscherm van een medewerker met rechts de gegevensvelden en het thuisadres](https://help.pti.nl/beheertool-persoon-bewerken.png) :: ::note Voor **servicemedewerkers** is het verplicht om een **thuisadres** in te vullen. Dit adres wordt gebruikt om in de planning rekening te houden met de **reistijd** vanaf het huisadres. Klik op de naam van de medewerker in het overzicht en vul het adres in. :: # Overzicht personen Klik op **Personen** om het overzicht te openen van alle medewerkers die toegang hebben tot de **PTI Planning Suite**. Hierin zie je zowel **buitendienstmedewerkers** als **binnendienstmedewerkers**. # Synchroniseren met FLS Voor servicemedewerkers is het belangrijk dat de gegevens worden **gesynchroniseerd met de planning**. Dit gebeurt automatisch wanneer je de optie **Synchroniseer met FLS** aanzet. Het beheer van servicemedewerkergegevens vindt altijd plaats in de **PTI Beheertool** en niet in de planningsapplicatie zelf. Klik op de medewerker in het overzicht, scroll in het zijmenu naar de optie **Synchroniseer met FLS** en vink deze aan. ::warning Servicemedewerkers die zijn aangemaakt in de **acceptatieomgeving** kunnen niet worden overgezet naar de **productieomgeving**. In de productieomgeving moeten alle servicemedewerkers die in het veld met een tablet werken **opnieuw worden aangemaakt**. :: # Apparaten Op de pagina **Apparaten** zie je welke telefoons en tablets de **Mobile app** gebruiken. Handig als je wilt nagaan op welk toestel iemand werkt, welke app-versie erop staat of wanneer er voor het laatst is ingelogd. Je opent de pagina via **Apparaten** in de menubalk. Je ziet dit menu-item alleen met het bijbehorende recht. ::note Dit zijn **dezelfde apparaten** als in de [Mobile beheertool](https://help.pti.nl/nl/mobile-beheertool/apparaten). Het beheer van gebruikers en apparaten wordt stap voor stap naar Gebruikersbeheer gebracht, zodat alles rond gebruikers in één tool zit. Hier **bekijk** je de apparaten; het **toevoegen, activeren, wijzigen en verwijderen** doe je voorlopig nog in de Mobile beheertool. :: ## Het overzicht De tabel toont per apparaat: | Kolom | Wat er staat | | ------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Omschrijving** | De naam die bij het activeren aan het apparaat is gegeven. | | **Gebruikersgroep** | De groep of groepen waar het apparaat bij hoort. | | **Apparaat ID** | Het unieke nummer van het toestel. Hiermee vind je een apparaat terug en verwijs je ernaar in een supportticket. | | **App versie** | De versie van de Mobile app die op het toestel staat. | | **Platform** | Het besturingssysteem, bijvoorbeeld Android of iOS. | | **Platform versie** | De versie van dat besturingssysteem. | | **Hardware** | Het type toestel. | | **Laatst ingelogd** | Wanneer er voor het laatst met dit apparaat is ingelogd. | | **Actief** | *Ja* of *Nee*, zie de opmerking hieronder. | Je kunt op elke kolom sorteren; standaard staat de lijst op **Apparaat ID**. Er staan 25 apparaten per pagina. ::screenshot --- zoom: true caption: De pagina Apparaten met links de tabel en rechts de filters. Op deze omgeving zijn geen apparaten gekoppeld, vandaar de melding Geen gegevens beschikbaar. frame: browser max-width: full url: user.pti.nl/devices --- ![Pagina Apparaten met de tabel en het filterpaneel](https://help.pti.nl/gebruikersbeheer-apparaten.png) :: ::warning **Actief betekent hier iets anders dan in de Mobile beheertool.** Op deze pagina betekent *Ja* alleen dat er ooit met het apparaat is ingelogd; het is geen schakelaar die je kunt omzetten. De **actief/niet actief**-instelling die je wél kunt aanpassen, staat in de [Mobile beheertool](https://help.pti.nl/nl/mobile-beheertool/apparaten#apparaat-bewerken). Een apparaat kan hier dus op *Ja* staan terwijl het daar op niet-actief is gezet. :: ::note **Je ziet niet altijd alle apparaten.** De lijst is beperkt tot apparaten die aan een persoon in een **gebruikersgroep waar jij bij kunt** zijn gekoppeld. Apparaten zonder gekoppelde persoon, of van een groep waar je geen toegang tot hebt, staan er helemaal niet in. Dat wordt niet in het scherm gemeld. Mis je een apparaat dat net is geregistreerd? Kijk dan in de [Mobile beheertool](https://help.pti.nl/nl/mobile-beheertool/apparaten). :: ## Zoeken en filteren Rechts staat de kaart **Filters** met een filterveld per kolom: **Omschrijving**, **Gebruikersgroep**, **Apparaat ID**, **App versie**, **Platform**, **Platform versie**, **Hardware**, **Laatst ingelogd** en **Actief**. Elk veld is een keuzelijst waarin je kunt typen om te zoeken, en je kunt er **meerdere waarden** per veld kiezen. Vul je meer dan één filter in, dan moet een apparaat aan **alle** filters voldoen om in de lijst te blijven. Met het kruisje maak je een filter weer leeg. ::tip De filters zijn nuttig bij het uitrollen van een nieuwe app-versie: filter op **App versie** om te zien welke toestellen nog achterlopen, of op **Platform versie** om te achterhalen of een probleem aan een bepaald besturingssysteem hangt. :: ::note Zijn er geen apparaten (of filtert je selectie alles weg), dan meldt de tabel dat met **Geen gegevens beschikbaar** of **Geen records gevonden**. :: # Gebruikers Op de **gebruikerspagina** zie jij een overzicht van alle gebruikers. De tabel bevat de volgende velden: - **ID** - **Naam** - **E-mailadres** - **Actief** Rechts van de tabel kun je op ID, naam, e-mailadres en status filteren, zodat je snel de juiste gebruiker kunt vinden. Rechtsboven vind je de knop **Nieuwe gebruiker** en de knop om het overzicht te exporteren. ::screenshot --- zoom: true caption: De gebruikerspagina met het overzicht van gebruikers, de filters aan de rechterkant en de knop Nieuwe gebruiker. frame: browser max-width: full url: user.pti.nl/users --- ![Gebruikersoverzicht met de tabel, de filters rechts en de knop Nieuwe gebruiker](https://help.pti.nl/gebruikersbeheer-gebruikers-overzicht.png) :: ::note De namen en e-mailadressen in de schermafbeeldingen zijn voorbeeldgegevens. :: ## Gebruiker aanmaken In het zijmenu aan de rechterkant vind je de knop om een **nieuwe gebruiker toe te voegen**. Je maakt hiermee in één keer zowel de **gebruiker** als de bijbehorende **persoon** aan. Een aparte stap in de Beheertool is hiervoor niet meer nodig. ::screenshot --- zoom: true caption: Het formulier Nieuwe gebruiker aanmaken met het e-mailadres, de gebruikersgegevens, het adres en het type gebruiker. frame: window max-width: sm --- ![Formulier voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker met de secties e-mailadres, gebruikersgegevens, adres en type gebruiker](https://help.pti.nl/gebruikersbeheer-gebruiker-aanmaken.png) :: ### E-mailadres Vul eerst het **e-mailadres** van de nieuwe gebruiker in. Het systeem controleert automatisch of dit e-mailadres al bij een bestaande gebruiker hoort. ::note Bestaat de gebruiker al? Dan toont het systeem de melding **"Deze gebruiker bestaat al in het systeem"**. Je kunt de bestaande gebruiker dan koppelen in plaats van een nieuwe aan te maken. :: ### Gebruikersgegevens - **Voornaam** - **Achternaam** - **Gebruikersgroep**: bepaalt onder welke groep de gebruiker valt. - **Rollen**: bepalen welke rechten en modules de gebruiker krijgt. ### Adres - **Thuisadres**: open het adresvenster om het thuisadres in te voeren. Het thuisadres is optioneel. - **Werkadres**: kies het werkadres (de vestiging) van de gebruiker. ### Type gebruiker Onderaan het formulier zet je met schakelaars het **type gebruiker**: - **Binnendienst**: de gebruiker werkt vanuit het kantoor, bijvoorbeeld als planner of op de servicedesk. - **Buitendienst**: de gebruiker voert werkzaamheden uit op locatie. ::note Een gebruiker van de **buitendienst** heeft een **thuisadres of werkadres** nodig: dit adres is het vertrekpunt voor de routeplanning. Zonder adres kun je deze schakelaar niet inschakelen; haal je alle adressen weg, dan gaat de schakelaar automatisch uit. :: ### Synchroniseren met FLS Staat **Buitendienst** aan én gebruikt jouw organisatie de module **FLS**, dan verschijnt de optie **Synchroniseren met FLS**. Zet deze aan om de gebruiker automatisch met FLS te synchroniseren. ## Gebruiker bewerken Klik op een gebruiker in het overzicht. Rechts opent een paneel met alle gegevens van die gebruiker **op één formulier**; met **Terug** sluit je het paneel. Je kunt hier aanpassen: - de **voornaam** en **achternaam**; - de **gebruikersgroep**; - de **rollen** van de gebruiker (zie hieronder); - het **thuisadres** en **werkadres**; - het **type gebruiker**: **Binnendienst** en **Buitendienst**. Het **e-mailadres** staat er wel, maar is niet te wijzigen. Bewaar je aanpassingen met **Opslaan**. ::note Is een account meerdere keren achter elkaar verkeerd ingelogd, dan verschijnt bij de gebruiker een waarschuwing dat het account (tijdelijk) is geblokkeerd, met de mogelijkheid om het direct te deblokkeren. :: ### Rollen toekennen In het veld **Rollen** staan de rollen die de gebruiker nu heeft, als losse blokjes. Klik in het veld en kies een rol om er een toe te voegen; met het kruisje op een blokje haal je een rol weg. De wijziging gaat pas in als je op **Opslaan** klikt. Welke rollen er zijn en wat ze mogen, beheer je op de pagina [Rollen](https://help.pti.nl/nl/gebruikersbeheer/rollen). Je kunt gebruikers ook vanaf die kant koppelen, via het tabblad **Gebruikers** bij een rol. ## Gebruiker verwijderen Bij een geopende gebruiker staat de knop **Gebruiker verwijderen**. Je ziet die knop alleen met het bijbehorende recht. De knop is **niet altijd beschikbaar**. Een gebruiker die nog ergens aan vastzit, kun je niet verwijderen: - **De gebruiker wordt met FLS gesynchroniseerd.** Staat bij een servicemedewerker de optie **Synchroniseren met FLS** aan, dan is verwijderen geblokkeerd en verschijnt er een rode melding die dat uitlegt. Anders zou de medewerker uit de Planning Suite verdwijnen, maar in FLS gewoon actief blijven staan. - **De gebruiker heeft nog lopende werkopdrachten.** Staat de servicemedewerker nog bij openstaande werkopdrachten (status *Aangemaakt*, *In behandeling*, *In verificatie* of *Geparkeerd*), dan is de knop uitgeschakeld. Houd de muis op de knop om te zien om hoeveel werkopdrachten het gaat. Wil je zo'n gebruiker toch verwijderen, los dan eerst de oorzaak op: 1. Zet **Synchroniseren met FLS** uit en sla de gebruiker op. Zorg dat de medewerker ook in FLS zelf is afgehandeld. 2. Laat de openstaande werkopdrachten afronden of wijs ze aan een andere monteur toe. 3. Verwijder daarna de gebruiker. ::warning Zet **Synchroniseren met FLS** niet zomaar uit alleen om te kunnen verwijderen: de koppeling met FLS stopt dan, terwijl de medewerker daar mogelijk nog in de planning staat. Overleg bij twijfel met de supportafdeling. :: ## Rollen en rechten Het beheren van rollen zelf (aanmaken, rechten toekennen, verwijderen) gebeurt op een eigen pagina. Zie **[Rollen](https://help.pti.nl/nl/gebruikersbeheer/rollen)**. # Gebruikersbeheer In de module **Gebruikersbeheer** beheer je alle gebruikers die toegang hebben tot de **PTI Planning Suite**. Via deze module voeg je gebruikers toe, verwijder en bewerk je ze en wijs je rollen en permissies toe, zodat iedere gebruiker de juiste rechten en toegangsniveaus heeft. De module biedt een overzicht van alle geregistreerde gebruikers, inclusief gegevens zoals gebruikersnaam, e-mailadres en status (actief of inactief). Ook zie je welke rollen aan een gebruiker zijn gekoppeld en kun je waar nodig direct aanpassingen doorvoeren. Gebruikersbeheer is essentieel voor het veilig en gestructureerd beheren van toegang tot de PTI Planning Suite. Door zorgvuldig rollen en rechten toe te wijzen, bepaal je wie welke onderdelen van de applicatie kan inzien en bewerken. Met de functies binnen deze module kun je: - Nieuwe gebruikers aanmaken en koppelen aan de juiste rollen en personen. - Bestaande gebruikers bewerken, bijvoorbeeld om gegevens aan te passen. - Rollen beheren om te bepalen welke rechten een gebruiker heeft binnen de applicatie. - Gebruikers tijdelijk deactiveren of volledig verwijderen uit het systeem. - Overzichtelijk filteren en zoeken om snel specifieke gebruikers te vinden. ::tip Werk volgens het principe van minimale rechten: geef een gebruiker alleen de permissies die nodig zijn voor zijn of haar taken. Zo houd je de toegang overzichtelijk en veilig. :: # Profiel In dit onderdeel zie je jouw **persoonsgegevens**. Je kunt deze gegevens bekijken, wijzigen en opslaan, zodat je profiel altijd actueel en correct blijft. ## Algemeen In het tabblad **Algemeen** kun je je **voornaam**, **achternaam** en **e-mailadres** inzien en aanpassen. Klik op **Opslaan** om je wijzigingen te bewaren. ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Algemeen van je profiel met je voornaam, achternaam en e-mailadres. frame: window max-width: md --- ![Profielscherm tabblad Algemeen met de velden voornaam, achternaam en e-mailadres](https://help.pti.nl/gebruikersbeheer-profiel.png) :: ## Wachtwoord In het submenu **Wachtwoord** kun je jouw wachtwoord wijzigen. Voer een nieuw wachtwoord in en sla de wijziging op om je account veilig te houden. ## Meervoudige authenticatie (2FA) In het tabblad **Meervoudige authenticatie** zie je de **status** van tweestapsverificatie (*Actief* of *Niet actief*), met een knop om deze te **activeren** of te **deactiveren**. Zodra je 2FA **activeert**, word je **uitgelogd** en naar het inlogscherm geleid. Bij de eerstvolgende keer inloggen begeleidt **Keycloak** je door het koppelen van een **authenticatie-app** via een **QR-code**. Daarna log je voortaan in met een extra verificatiestap. Via dezelfde knop kun je 2FA later weer **deactiveren**. ::warning Bij het **activeren** word je direct uitgelogd. Zorg dat je een authenticatie-app bij de hand hebt voordat je opnieuw inlogt, zodat je de koppeling meteen kunt afronden. :: ::tip Bewaar de authenticatie-app op een apparaat waar je altijd bij kunt. Zonder toegang tot de app kun je de tweede verificatiestap niet voltooien. :: # Rollen Een **rol** is een verzameling **rechten**. Door een gebruiker een rol te geven, bepaal je wat die persoon in de Planning Suite mag zien en doen. Zo geef je bijvoorbeeld de rol *Planner* alleen de rechten die met plannen te maken hebben. Je opent het overzicht via **Rollen** in de menubalk. Je ziet dit menu-item alleen met het bijbehorende recht. ## Het overzicht De tabel **Rollen** toont per rol het **Id** en de **Naam**. Je kunt op beide kolommen sorteren; standaard staat de lijst alfabetisch op naam. Er staan 25 rollen per pagina en er is **geen zoekveld** op deze pagina. ::screenshot --- zoom: true caption: Het overzicht Rollen met de kolommen Id en Naam, en rechts de knop Nieuwe rol. frame: browser max-width: full url: user.pti.nl/roles --- ![Rollenoverzicht met de kolommen Id en Naam en de knop Nieuwe rol](https://help.pti.nl/gebruikersbeheer-rollen.png) :: ::note **Je ziet niet altijd alle rollen.** Het overzicht toont alleen de rollen waarvan jij zelf **alle** rechten hebt. Heeft een collega meer rechten dan jij, dan ziet die mogelijk meer rollen in dezelfde lijst. Dat wordt niet in het scherm gemeld, dus verbaas je er niet over als een rol die iemand anders noemt bij jou niet in de lijst staat. :: ## Een rol aanmaken 1. Klik rechtsboven op **Nieuwe rol**. 2. Vul een **Naam** in. Dat is het enige veld. 3. Klik op **Aanmaken**. De naam moet gevuld zijn en mag nog niet bestaan; bij een dubbele naam krijg je de melding dat die naam al in gebruik is. Na het aanmaken opent de rol direct, zodat je er meteen rechten aan kunt toekennen. ::tip Geef een rol een naam die de **functie** beschrijft (*Planner*, *Servicedesk*, *Meekijker*) en niet de naam van een persoon. Een rol is bedoeld om aan meerdere mensen te geven. :: ## Een rol openen en wijzigen Klik op een rol in de tabel. Rechts opent een paneel met de naam van de rol en drie tabbladen: **Algemeen**, **Rechten** en **Gebruikers**. Met **Terug** sluit je het paneel. Op het tabblad **Algemeen** pas je de **Naam** aan en bewaar je met **Wijzigen**. De knop blijft grijs zolang je niets hebt veranderd. ## Rechten toekennen Op het tabblad **Rechten** staat onder de kop **Rechten toekennen** een **boomstructuur** met drie niveaus: 1. de **tool** (bijvoorbeeld `go`, `workorder-next`, `send`, `user`); 2. het **onderdeel** binnen die tool (bijvoorbeeld `appointments`, `settings`, `map`); 3. het losse **recht**. Vink de rechten aan die de rol moet krijgen en klik op **Opslaan**. Aan het vinkje van een tool of onderdeel zie je in één oogopslag hoe het ervoor staat: **leeg** (niets aangevinkt), een **vinkje** (alles aangevinkt) of een **streepje** (een deel aangevinkt). ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Rechten met de boomstructuur per tool, hier met go uitgeklapt. Een streepje betekent dat een deel van de onderliggende rechten is aangevinkt. frame: window max-width: md --- ![Tabblad Rechten met de boomstructuur van tools en onderdelen](https://help.pti.nl/gebruikersbeheer-rollen-rechten.png) :: ::note De namen van de tools, onderdelen en rechten komen rechtstreeks uit het achterliggende systeem en zijn **niet vertaald**. Je ziet daarom technische namen als `planAhead` of `appointments` in plaats van *Vooruitplannen* of *Afspraken*. :: ::warning **Je kunt een rol nooit meer rechten geven dan je zelf hebt.** De boom toont alleen jouw eigen rechten. Mis je een recht dat je aan een rol wilt geven, dan heb je dat zelf ook niet; vraag het aan bij iemand met ruimere rechten of bij de supportafdeling. :: ## Gebruikers aan een rol koppelen Op het tabblad **Gebruikers** zie je wie de rol heeft, en koppel je er mensen aan: - Kies bij **Gebruikers** een of meer personen in de keuzelijst en klik op **Opslaan**. - Verwijder iemand uit de rol met het **prullenbakicoon** achter de naam. ::warning Het verwijderen van een gebruiker uit een rol gaat **direct** en zonder bevestiging: er verschijnt geen venster en ook geen melding dat het gelukt is. Controleer na het klikken of de juiste regel is verdwenen. :: Je kunt een rol ook vanuit de gebruiker toekennen. Zie [Gebruikers](https://help.pti.nl/nl/gebruikersbeheer/gebruikers#rollen-toekennen). ## Een rol dupliceren Wil je een nieuwe rol maken die grotendeels op een bestaande lijkt? Klik dan op het tabblad **Algemeen** op **Dupliceren**. Er komt een kopie met dezelfde rechten, met `[COPY]` achter de naam. Pas de naam daarna aan via **Wijzigen**. ## Een rol verwijderen Op het tabblad **Algemeen** staat de knop **Rol verwijderen**. Je krijgt eerst een bevestigingsvenster; verwijderen kan daarna niet ongedaan worden gemaakt. De knop is niet altijd beschikbaar: - **Er hangen nog gebruikers aan de rol.** Houd de muis op de knop; er staat dan dat de rol niet verwijderd kan worden omdat er nog gebruikers aan gekoppeld zijn. Haal die er eerst af via het tabblad **Gebruikers**. - **Het is een vaste rol.** Rollen die bij de inrichting horen, kun je niet verwijderen; bij die rollen is de knop er niet. - **Je hebt het recht niet.** Dan zie je de knop ook niet. # Apparaten Door bovenin op het menu-item **Apparaten** te klikken, wordt het overzicht met apparaten getoond. ## Nieuw apparaat toevoegen Een nieuw apparaat voeg je toe door op **Nieuw apparaat** te klikken. Er verschijnen twee invoervelden waarin wordt gevraagd om een **ID** en een **omschrijving**. Vul bij **ID** de eerste vijf tekens in die op de tablet worden getoond nadat de gebruiker voor de eerste keer heeft ingelogd. De melding die dan verschijnt is: **"Dit apparaat is nog niet geactiveerd. Activeer het volgende apparaat:** :apparaat-id[."] ::tip Vraag de gebruiker om de eerste vijf tekens van het apparaat-ID door te geven, bijvoorbeeld via een schermafbeelding. Zo weet je zeker dat je het juiste apparaat activeert. :: ## Apparaat bewerken De omschrijving van een apparaat kun je wijzigen door op het apparaat te klikken en vervolgens de omschrijving aan te passen in het menu aan de rechterkant. Hier kun je ook aangeven of een apparaat **actief** of **niet actief** is. ## Apparaat verwijderen Om een apparaat te verwijderen, klik je op het apparaat in het overzicht en vervolgens op de knop **Verwijderen** aan de rechterkant. ## Filters in de tabel Om snel het juiste apparaat te vinden, kun je gebruikmaken van de filters rechts van de tabel. Hiermee kun je de zoekresultaten beperken op basis van specifieke kenmerken. De volgende filters zijn beschikbaar: **ID** Het unieke interne ID van het record in de Mobile Beheertool. Handig voor directe identificatie. **Omschrijving** De omschrijving die is ingevuld bij het aanmaken van het apparaat of tijdens de registratie. Dit helpt om apparaten eenvoudiger te herkennen. **apparaat-ID** Het unieke ID dat aan het apparaat is gekoppeld. Dit is vaak het belangrijkste kenmerk om een specifiek apparaat terug te vinden. **App-versie** De versie van de **PTI-applicatie** die op het apparaat is geïnstalleerd. Hiermee kun je controleren welke app-versie op een apparaat actief is. **Platform** Het type besturingssysteem van het apparaat, bijvoorbeeld **iOS**, **Android** of **iPadOS**. **Platformversie** De versie van het besturingssysteem, bijvoorbeeld *iOS 17*. Zo kun je eenvoudig apparaten filteren op OS-versie. **Hardware** Het hardware-nummer van het apparaat. Dit veld is nuttig voor technische of inventarisdoeleinden. **Laatst ingelogd** De datum en tijd waarop de gebruiker voor het laatst heeft ingelogd. Dit helpt bij het identificeren van actieve en inactieve apparaten. **Actief** Geeft aan of het apparaat momenteel actief is (**Ja**) of niet (**Nee**). # Gebruikers In het gebruikersoverzicht bekijk je alle gebruikers die toegang hebben tot de PTI Mobile app. Per gebruiker zie je de volgende gegevens: - **ID**: het unieke interne ID van de gebruiker. - **Gebruikersnaam**: de naam waarmee de gebruiker inlogt. - **Voornaam** en **Achternaam**: de persoonsgegevens van de gebruiker. - **Laatst ingelogd**: de datum en tijd van de laatste keer inloggen. - **Actief**: of de gebruiker momenteel toegang heeft (**Ja**) of niet (**Nee**). Gebruik de filters rechts van de tabel om snel de juiste gebruiker te vinden. # Mobile beheertool Met de **Mobile beheertool** beheer je de apparaten en gebruikers die toegang hebben tot de PTI Mobile app. Open de module via **Mobile beheertool** op het dashboard. Na het openen zie je het gebruikersoverzicht. Gebruik de filters om snel een gebruiker of apparaat te vinden. ![Gebruikersoverzicht van de Mobile beheertool met de filters aan de rechterkant](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Adres Wanneer je in de **Verdeeltool** boven de tabel op het tabblad **Adres** klikt, wordt een overzicht met adressen getoond. In dit overzicht zie je alle opdrachten met de status **Aangemaakt** of **In behandeling**, waarvan de **huidige datum** ligt binnen de **start- en einddatum** van de opdracht. ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Adres met de afzonderlijke adressen, inclusief huisnummer en toevoeging. frame: browser max-width: full --- ![Adressenoverzicht in de Verdeeltool met het tabblad Adres geopend](https://help.pti.nl/verdeeltool-adres-overzicht.png) :: De adressen worden gegroepeerd op de volgende velden: - Plaats - Postcode - Straat - Huisnummer - Huisnummer toevoeging - Werkopdrachtgroep - Prioriteit - Werknemer Je kunt het overzicht filteren op verschillende gegevens, waaronder: - Eén of meerdere plaatsen - Eén of meerdere straten - Eén of meerdere huisnummers - Eén of meerdere postcodes - Eén of meerdere werkopdrachtgroepen - Eén of meerdere personengroepen - Datum (waarbij de einddatum van de opdrachten op of vóór de geselecteerde datum ligt) - Eén of meerdere werknemers - Toegewezen of niet toegewezen opdrachten - Eén of meerdere prioriteiten Met de knop boven de filters kun je alle ingestelde filters in één keer leegmaken. ::screenshot --- zoom: true caption: Het filterpaneel van het adressenoverzicht; met de knop rechtsboven wis je alle filters. frame: window max-width: sm --- ![Filterpaneel van het adressenoverzicht met de knop om alle filters te wissen](https://help.pti.nl/verdeeltool-adres-filter.png) :: Onderaan de tabel kun je instellen **hoeveel rijen per pagina** worden weergegeven en door de pagina’s bladeren. ### Toewijzen adressen Om adressen toe te wijzen aan een buitendienstmedewerker, vink je één of meerdere rijen aan in het overzicht. Je kunt zowel **toegewezen** als **niet-toegewezen** adressen selecteren. Na het selecteren verschijnt onderin het scherm een balk. In de lijst met werknemers kies je de medewerker aan wie je de geselecteerde adressen wilt toewijzen. Klik vervolgens op de knop **Toewijzen**. De adressen worden daarna automatisch gekoppeld aan de geselecteerde medewerker en zijn zichtbaar in de **PTI Mobile app** zodra de gegevens daar opnieuw zijn opgehaald. ::screenshot --- zoom: true caption: Na het selecteren van adressen verschijnt onderin een balk met de werknemerslijst en de knop Toewijzen. frame: window max-width: md --- ![Onderbalk met de werknemerslijst en de knop Toewijzen na het selecteren van adressen](https://help.pti.nl/verdeeltool-toewijzen.png) :: ### Ontkoppelen adressen Als je wilt voorkomen dat adressen nog worden weergegeven in de **PTI Mobile app**, kun je ze ontkoppelen in de **Verdeeltool**. Selecteer hiervoor één of meerdere rijen in het overzicht. Na het selecteren verschijnt onderin een balk. Klik rechts onderin op de knop **Ontkoppel** om de medewerkers van de opdrachten te verwijderen. Na het ontkoppelen worden de adressen niet langer getoond bij de betreffende medewerker in de **PTI Mobile app** zodra de app de data opnieuw heeft opgehaald. ::screenshot --- zoom: true caption: De onderbalk met rechts onderin de knop Ontkoppel. frame: window max-width: full --- ![Onderbalk met de knop Ontkoppel rechts onderin het adressenoverzicht](https://help.pti.nl/verdeeltool-ontkoppel.png) :: # Verdeeltool De **Verdeeltool** is de module binnen de **PTI Planning Suite** waarmee je eenvoudig en snel een grote hoeveelheid opdrachten kunt verdelen onder buitendienstmedewerkers. Deze module wordt gebruikt voor opdrachten waarvoor **geen afspraak met de klant** nodig is. ::note De Verdeeltool wordt gebruikt voor opdrachten waarvoor **geen afspraak met de klant** nodig is. :: ## De Verdeeltool openen Je opent de **Verdeeltool** via het **dashboard** of via het **menu aan de linkerkant** van de applicatie. ::screenshot --- zoom: true caption: Het dashboard met de tegel van de Verdeeltool. frame: browser max-width: full --- ![Dashboard met de tegel van de Verdeeltool](https://help.pti.nl/verdeeltool-dashboard.png) :: ::screenshot --- zoom: true caption: Het menu aan de linkerkant met de menu-optie Verdeeltool. frame: window max-width: sm --- ![Zijmenu links met de menu-optie Verdeeltool](https://help.pti.nl/verdeeltool-zijmenu.png) :: # Plaats Wanneer je de module opent, wordt een overzicht met **plaatsen** weergegeven. In dit overzicht zie je alle opdrachten met de status **Aangemaakt** of **In behandeling**, waarbij de **huidige datum** ligt binnen de **start- en einddatum** van de opdracht. ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Plaats met de opdrachten gegroepeerd per plaats. frame: browser max-width: full --- ![Overzicht met opdrachten gegroepeerd per plaats in de Verdeeltool](https://help.pti.nl/verdeeltool-plaats-overzicht.png) :: **De gegevens in het overzicht worden gegroepeerd op de volgende velden:** - Plaats - Werkopdrachtgroep - Prioriteit - Werknemer **Je kunt het overzicht filteren op verschillende gegevens:** - Eén of meerdere plaatsen - Eén of meerdere werkopdrachtgroepen - Eén of meerdere personengroepen - Datum (waarbij de einddatum van de opdrachten op of vóór de geselecteerde datum ligt) - Eén of meerdere werknemers - Toegewezen of niet toegewezen opdrachten - Eén of meerdere prioriteiten Met de knop boven de filters kun je alle ingestelde filters in één keer leegmaken. ::screenshot --- zoom: true caption: Het filterpaneel; met de knop rechtsboven wis je alle ingestelde filters in één keer. frame: window max-width: sm --- ![Filterpaneel van het plaatsenoverzicht met de knop om alle filters te wissen](https://help.pti.nl/verdeeltool-filterpaneel.png) :: Onderaan de tabel kun je instellen **hoeveel rijen per pagina** worden weergegeven en door de pagina’s bladeren. ### Toewijzen adressen Om adressen toe te wijzen aan een buitendienstmedewerker, vink je één of meerdere rijen aan in het overzicht. Je kunt zowel **toegewezen** als **niet-toegewezen** adressen selecteren. Na het selecteren verschijnt onderin het scherm een balk. In de lijst met werknemers kies je de medewerker aan wie je de geselecteerde adressen wilt toewijzen. Klik vervolgens op **Toewijzen**. De adressen worden daarna automatisch gekoppeld aan de geselecteerde medewerker en zijn zichtbaar in de **PTI Mobile app** zodra de gegevens in de app opnieuw zijn opgehaald. ::screenshot --- zoom: true caption: Na het selecteren van rijen verschijnt onderin een balk met de werknemerslijst en de knop Toewijzen. frame: window max-width: md --- ![Onderbalk met de werknemerslijst en de knop Toewijzen na het selecteren van rijen](https://help.pti.nl/verdeeltool-toewijzen.png) :: ### Ontkoppelen adressen Wil je ervoor zorgen dat adressen niet meer worden weergegeven in de **PTI Mobile app**? Dan kun je deze **ontkoppelen** in de Verdeeltool. Selecteer één of meerdere rijen in het overzicht. Na het selecteren verschijnt onderin een balk. Klik rechts onderin op de knop **Ontkoppel** om de medewerkers van de opdrachten te verwijderen. Na het ontkoppelen worden de adressen niet langer getoond bij de betreffende medewerker in de **PTI Mobile app**, zodra de app de gegevens opnieuw heeft opgehaald. ::screenshot --- zoom: true caption: De onderbalk met rechts onderin de knop Ontkoppel. frame: window max-width: full --- ![Onderbalk met de knop Ontkoppel rechts onderin het scherm](https://help.pti.nl/verdeeltool-ontkoppel.png) :: # Status Wanneer je in de **Verdeeltool** boven de tabel op het tabblad **Status** klikt, wordt een overzicht met opdrachten getoond, gegroepeerd op status. In dit overzicht zie je alle opdrachten met de status **Aangemaakt** of **In behandeling**, waarbij de **huidige datum** ligt binnen de **start- en einddatum** van de opdracht. ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Status met per opdracht de status (hier Aangemaakt). frame: browser max-width: full --- ![Statusoverzicht in de Verdeeltool met het tabblad Status geopend](https://help.pti.nl/verdeeltool-status-overzicht.png) :: **De gegevens in het overzicht worden gegroepeerd op de volgende velden:** - Plaats - Postcode - Straat - Huisnummer - Huisnummer toevoeging - Werkopdrachtgroep - Prioriteit - Werknemer - Status **Je kunt het overzicht filteren op verschillende gegevens:** - Eén of meerdere plaatsen - Eén of meerdere straten - Eén of meerdere huisnummers - Eén of meerdere postcodes - Eén of meerdere werkopdrachtgroepen - Eén of meerdere personengroepen - Datum (waarbij de einddatum van de opdrachten op of vóór de geselecteerde datum ligt) - Status van de werkopdracht - Eén of meerdere werknemers - Toegewezen of niet toegewezen opdrachten - Eén of meerdere prioriteiten Met de knop boven de filters kun je alle ingestelde filters in één keer leegmaken. ::screenshot --- zoom: true caption: Het filterpaneel van het statusoverzicht, met een extra filter op Status; met de knop rechtsboven wis je alle filters. frame: window max-width: sm --- ![Filterpaneel van het statusoverzicht met de knop om alle filters te wissen](https://help.pti.nl/verdeeltool-status-filter.png) :: Onderaan de tabel kun je instellen **hoeveel rijen per pagina** worden weergegeven en door de pagina’s bladeren. ### Toewijzen adressen Om adressen toe te wijzen aan een buitendienstmedewerker, vink je één of meerdere rijen aan in het overzicht. Je kunt zowel **toegewezen** als **niet-toegewezen** adressen selecteren. Na het selecteren verschijnt onderin het scherm een balk. In de lijst met werknemers kies je de medewerker aan wie je de geselecteerde adressen wilt toewijzen. Klik vervolgens op de knop **Toewijzen**. De adressen worden daarna automatisch gekoppeld aan de geselecteerde medewerker en zijn zichtbaar in de **PTI Mobile app** zodra de gegevens daar opnieuw zijn opgehaald. ::screenshot --- zoom: true caption: Na het selecteren van opdrachten verschijnt onderin een balk met de werknemerslijst en de knop Toewijzen. frame: window max-width: md --- ![Onderbalk met de werknemerslijst en de knop Toewijzen na het selecteren van opdrachten](https://help.pti.nl/verdeeltool-toewijzen.png) :: ### Ontkoppelen adressen Als je wilt voorkomen dat adressen nog worden weergegeven in de **PTI Mobile app**, kun je ze **ontkoppelen** in de **Verdeeltool**. Selecteer hiervoor één of meerdere rijen in het overzicht. Na het selecteren verschijnt onderin een balk. Klik rechts onderin op **Ontkoppel** om de medewerkers bij de opdrachten te verwijderen. Na het ontkoppelen worden de adressen niet langer weergegeven bij de betreffende medewerker in de **PTI Mobile app**, zodra de app de gegevens opnieuw heeft opgehaald. ::screenshot --- zoom: true caption: De onderbalk met rechts onderin de knop Ontkoppel. frame: window max-width: full --- ![Onderbalk met de knop Ontkoppel rechts onderin het statusoverzicht](https://help.pti.nl/verdeeltool-ontkoppel.png) :: # Straat Wanneer je in de **Verdeeltool** boven de tabel op het tabblad **Straat** klikt, wordt een overzicht met **straten** getoond. In dit overzicht zie je alle opdrachten met de status **Aangemaakt** of **In behandeling**, waarbij de **huidige datum** ligt binnen de **start- en einddatum** van de opdracht. ::screenshot --- zoom: true caption: Het tabblad Straat met de opdrachten gegroepeerd per straat. frame: browser max-width: full --- ![Stratenoverzicht in de Verdeeltool met het tabblad Straat geopend](https://help.pti.nl/verdeeltool-straat-overzicht.png) :: **De gegevens in het overzicht worden gegroepeerd op de volgende velden:** - Plaats - Postcode - Straat - Werkopdrachtgroep - Prioriteit - Werknemer **Je kunt het overzicht filteren op verschillende gegevens:** - Eén of meerdere plaatsen - Eén of meerdere straten - Eén of meerdere postcodes - Eén of meerdere werkopdrachtgroepen - Eén of meerdere personengroepen - Datum (waarbij de einddatum van de opdrachten op of vóór de geselecteerde datum ligt) - Eén of meerdere werknemers - Toegewezen of niet toegewezen opdrachten - Eén of meerdere prioriteiten Met de knop boven de filters kun je alle ingestelde filters in één keer leegmaken. ::screenshot --- zoom: true caption: Het filterpaneel van het stratenoverzicht; met de knop rechtsboven wis je alle filters. frame: window max-width: sm --- ![Filterpaneel van het stratenoverzicht met de knop om alle filters te wissen](https://help.pti.nl/verdeeltool-straat-filter.png) :: Onderaan de tabel kun je instellen **hoeveel rijen per pagina** worden weergegeven en door de pagina’s bladeren. ### Toewijzen adressen Om adressen toe te wijzen aan een buitendienstmedewerker, vink je één of meerdere rijen aan in het overzicht. Je kunt hierbij zowel **toegewezen** als **niet-toegewezen** adressen selecteren. Na het selecteren verschijnt onderin het scherm een balk. In de lijst met werknemers kies je de medewerker aan wie je de geselecteerde adressen wilt toewijzen. Klik vervolgens op de knop **Toewijzen**. De adressen worden daarna automatisch gekoppeld aan de geselecteerde medewerker en zijn zichtbaar in de **PTI Mobile app** zodra de gegevens daar opnieuw zijn opgehaald. ::screenshot --- zoom: true caption: Na het selecteren van straten verschijnt onderin een balk met de werknemerslijst en de knop Toewijzen. frame: window max-width: md --- ![Onderbalk met de werknemerslijst en de knop Toewijzen na het selecteren van straten](https://help.pti.nl/verdeeltool-toewijzen.png) :: ### Ontkoppelen adressen Als je wilt voorkomen dat adressen nog worden weergegeven in de **PTI Mobile app**, kun je ze **ontkoppelen** in de **Verdeeltool**. Selecteer hiervoor één of meerdere rijen in het overzicht. Na het selecteren verschijnt onderin een balk. Klik rechts onderin op **Ontkoppel** om de medewerkers van de opdrachten te verwijderen. Na het ontkoppelen worden de adressen niet langer getoond bij de betreffende medewerker in de **PTI Mobile app**, zodra de app de gegevens opnieuw heeft opgehaald. ::screenshot --- zoom: true caption: De onderbalk met rechts onderin de knop Ontkoppel. frame: window max-width: full --- ![Onderbalk met de knop Ontkoppel rechts onderin het stratenoverzicht](https://help.pti.nl/verdeeltool-ontkoppel.png) :: # Welcome Here you will find guidance on the products of the PTI Planning Suite. Choose a product in the navigation or use the search function to go straight to a topic. ## Products - **Go**: plan work and manage appointments and absences. - **Workorder**: manage work orders, appointments and workflows. - **FLS**: advanced route and capacity planning. - **Send**: create and manage email, letter and SMS templates. - **Mobile app**: carry out orders while on the road. - **Management tools**: manage users, employees, devices and master data. ::tip Use the language picker in the top right to see the available translations. :: # Absence - Help ## What is this page for? In the absence dialog you record when an employee is unavailable, for example because of leave, illness or a training course. An absence blocks the period concerned, so no appointments are scheduled in it. ## Creating an absence 1. Choose the **technician** the absence applies to. 2. Select the **type of leave** (for example leave, illness, training course). 3. Set the **period** with a start and end date. 4. Choose **Whole day**, or enter a start and end time for part of the day. 5. Optionally add a **Remark** with extra details. 6. Click **Confirm**. ::screenshot --- zoom: true caption: The Add absence dialog with the technician, the period (or Whole day), the type of leave, a remark and the option to add an address. frame: window max-width: sm --- ![Add absence dialog with the fields technician, period, type of leave, remark and address](https://help.pti.nl/go-afwezigheid.png) :: ::note By default, an absence spanning several days applies to every day in the period. To block only certain times, use the time fields or create separate absences per day. :: ## Effect on the schedule Once the absence has been saved, the technician is shown as unavailable for that period and no new appointments can be scheduled in it. ::warning Existing appointments in that period **disappear from the schedule**. Appointments that had already been **confirmed** or **communicated** end up in the **No-Go bin**; the rest end up with the [unplanned orders](https://help.pti.nl/en/go/ongeplande-opdrachten). So after creating an absence, check whether any appointments need to be rescheduled. :: ## Absence with a location If you give the absence a **location**, more happens than just showing it on the map: - The **schedule takes the location into account**: the algorithm schedules orders around the absence closer to that location and allows for the **travel time** to and from the absence. - With the **Absences** map layer turned on, the absence is visible on the route map, handy for a training course or an external appointment at a fixed place, for example. ::tip Edit or delete an existing absence by opening it from the technician's overview; the dialog then opens with the existing details. :: # Settings - Help Under **Settings** you manage the configuration of Go. There are three parts: **Technicians**, **Styling** and **Extra information**. Which tabs you see depends on your permissions. ## Technicians For each technician you set **when** (working hours), **where** (regions) and **what for** (appointment types) they may be scheduled, plus a few general settings. These settings determine what the optimisation may and may not schedule for a technician, so they are your most important steering tool as a planner. Select a technician in the overview (search by **Id** or **Name** if needed) to open their settings. The settings are spread over four tabs: **General**, **Work times**, **Appointment types** and **Regions**. ::screenshot --- zoom: true caption: "The Technicians tab: on the left the overview of technicians, on the right the settings of the selected technician with the tabs General, Work times, Appointment types and Regions." frame: browser max-width: full url: go.pti.nl/settings/employees --- ![Technicians settings with the list of technicians on the left and the settings of the selected technician on the right](https://help.pti.nl/go-instellingen-monteurs.png) :: ### Basis and adjusted: how overriding works Working hours, appointment types and regions all follow the same **basis/adjusted** principle: - **Basis**: the default setting that applies **every week**. This is the technician's normal situation. - **Adjusted**: a deviation for **one specific week**, which you choose with the **Work week** selector at the top of the tab. An adjusted setting **overrides the basis** for that week; all other weeks simply keep following the basis. The **Status** column shows, per day, whether that day still follows the **basis** or has been **adjusted**. As long as you change nothing, everything is set to *Basis*. If you edit an adjusted week and save it with **Save week**, that day gets the status *Adjusted*. With **Reset to basis** you undo the deviation for that week again. ::tip **Forcing an order onto a specific technician.** Does a particular technician nevertheless need to pick up an order that week which normally falls outside their settings? Then give them an **adjusted** setting for the week concerned: - add the **region** of the order to their adjusted regions for that day; - and/or add the **appointment type** of the order to their adjusted appointment types; - and/or widen their **working hours** for that day. The optimisation may then schedule the order with this technician, for that week only, without you having to change their fixed (basis) settings. This is how planners deliberately "free up" a technician for a specific job. :: ### Work times The times at which the technician may work, set per day with **Availability** (*Active*/*Inactive*), a **Start time** and an **End time**. On the **Basis work times** sub-tab you set the standard working week and save it with **Save basis**. ::screenshot --- zoom: true caption: "Basis work times: availability, start time and end time per day. Adjusted work times override this basis." frame: window max-width: lg --- ![Work times tab with availability, start time and end time per day](https://help.pti.nl/go-instellingen-werktijden.png) :: On the **Adjusted work times** sub-tab you first choose a week with the **Work week** selector and then adjust the times for that week. The **Status** column shows per day whether it is *Basis* or *Adjusted*. You save with **Save week**; with **Reset to basis** the deviation is removed again. ::screenshot --- zoom: true caption: "Adjusted work times: use the work week selector to choose a specific week; the Status column shows whether a day follows the basis or has been adjusted." frame: window max-width: lg --- ![Adjusted work times with the work week selector and the Status column](https://help.pti.nl/go-instellingen-werktijden-aangepast.png) :: ### Regions The regions in which the technician may be active, set **per day**. Here too there are **Basis regions** (every week) and **Adjusted regions** (per week via the work week selector). Add regions or remove them with the cross. ::screenshot --- zoom: true caption: "Regions tab: the regions in which the technician may be active per day, with Basis and Adjusted regions and a Status column." frame: window max-width: lg --- ![Regions tab with the permitted regions per day and the Status column](https://help.pti.nl/go-instellingen-regios.png) :: #### Main regions and subregions Regions are **hierarchical**: a **main region** (a province, for example) can contain **subregions** (for example cities or districts within that main region). In the region field of a day, click the **tree icon** to open the full region tree. ::screenshot --- zoom: true caption: "The region tree: main regions (bold) with their subregions underneath." frame: window max-width: sm --- ![Region tree with main regions and the subregions belonging to them](https://help.pti.nl/go-instellingen-regio-boom.png) :: A few rules apply when selecting: - You choose **one main region** per day. Only then can you tick **subregions** within it; subregions of another main region cannot be selected. - The chosen **main region** appears as a **fixed, coloured chip** (without a cross). **Subregions** are separate chips that you can remove again with the **cross**. An order is only scheduled with the technician if the **region of that order** is part of their regions for that day. If you want them to pick up orders in a specific **subregion**, tick that subregion. This is how you determine in fine detail which areas the technician is scheduled in. It also makes the region selection suitable for deliberately deploying a technician in a particular area for a day or a week (see the tip about adjusted settings above). ::note The optimisation only schedules an order with a technician who is **active in the region** of that order on the day concerned. If an order falls outside the regions of **all** technicians, or if no technician matches in terms of **working hours**, **region** and **appointment type**, it cannot be scheduled automatically and becomes a **No-Go** (which you will find with the [unplanned orders](https://help.pti.nl/en/go/ongeplande-opdrachten)). :: ### Appointment types The **appointment types** the technician may carry out, likewise **per day** and with the same **Basis**/**Adjusted** sub-tabs and work week selector. Add a type via the dropdown or remove it with the cross. ::screenshot --- zoom: true caption: "Appointment types tab: the appointment types the technician may carry out per day, with Basis and Adjusted appointment types." frame: window max-width: lg --- ![Appointment types tab with the permitted appointment types per day](https://help.pti.nl/go-instellingen-afspraaktypes.png) :: ### General The **General** tab holds the settings that apply to the technician as a whole: - **Job performance ratio**: if a technician works faster or slower than average, the schedule allows for that. - **Max travel distance**: the maximum number of kilometres the technician may travel from the first to the last appointment of a day. ::note The **job performance ratio** is only applied to **new** appointments; existing appointments keep the old ratio. If you lower the **max travel distance**, existing routes that exceed the new distance keep their current travel distance; only new schedules respect the new limit. :: ### Copying settings between technicians Do several technicians have the same working week or region layout? Then you do not have to enter them one by one. At the bottom of **Basis work times**, click **Copy work times**. In the dialog you choose the **direction** of the copy: - from the **current technician → to one or more other technicians**, or - from **another technician → to the current technician**. Then select the technician(s) concerned, check the preview of the working week and click **Save**. The selected technicians then get the same **basis** working week. You copy **regions** between technicians in the same way. ::screenshot --- zoom: true caption: "The Copy basis work times dialog: choose the direction (from or to the current technician), select the technicians and confirm." frame: window max-width: md --- ![Copy basis work times dialog with the choice of direction and the technician selection](https://help.pti.nl/go-instellingen-werktijden-kopieren.png) :: ::note Copying applies to the **basis** settings. Adjusted weeks (deviations for a specific week) are not copied along. :: ## Styling Here you choose, per **appointment type**, the colour it is shown with on the schedule and the map. Select a colour, check the example and click **Apply**. ::screenshot --- zoom: true caption: The Styling tab with the name, an example and the chosen colour for each appointment type. frame: browser max-width: full url: go.pti.nl/settings/styling --- ![Styling settings with a colour example and colour picker for each appointment type](https://help.pti.nl/go-instellingen-styling.png) :: ::tip Choose colours that are easy to tell apart. Planners mainly recognise appointment types by the colour bar at the top of the appointment block. :: ## Extra information Show extra fields on the **detail overview** of an order. For each row you set: - **Label**: the name shown next to the field. - **Expression**: a [JSONata](https://jsonata.org/){rel=""nofollow""} expression that takes the value from the order data (resources). This is how you make customer-specific data from the work order directly visible to the planner, without custom development. # Map - Help The **map shows** the schedule geographically: you see the **field employees**, their **routes** and the **scheduled appointments** on a route map. That way you can see at a glance who is where, which routes are being driven and where orders are still open. ::screenshot --- zoom: true caption: The route map with employees, routes and appointment markers. frame: browser maxWidth: full src: http://cdn-test.pti.dev/studio/Screenshot 2026-07-16 at 14.54.06.png theme: light url: https://go.pti.nl/1/map --- :: ## What do you see on the map? - **Employees**: the position of each field employee, shown with their initials. - **Live position estimate**: the estimated current position of an employee, based on the appointment they are carrying out at that moment or are travelling to. This estimate only works for **today**; if you look at another day, the employee is shown at their home location. - **Planned appointments**: every appointment appears as a marker on the map. Markers that are close together are merged (clustered) when you zoom out; click a cluster to zoom in. - **Routes**: the line in the employee's colour connecting their appointments (and absences with a location) in the right order. - **Absences**: absences with a location appear as a marker on the map. - **Unplanned and No-Go orders**: visible as soon as you turn on **Show unplanned table**. Hover over a marker with the mouse for a short summary (reference, employee, address and time). **Click** an appointment marker to open the full details, including the **Plan for…** button (see [Scheduling appointments from the map](https://help.pti.nl/#scheduling-appointments-from-the-map)). The various markers on the map: | Marker | Meaning | | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | [1]{style="display:inline-block;width:16px;height:16px;border-radius:50%;background:#efe6f5;border:3px solid #5f6fff;color:#fff;font-size:10px;font-weight:700;text-align:center;line-height:16px;vertical-align:middle"} | **Appointment**: the **fill** is the employee's colour, the **border** shows the status. The number is the position within the route. | | [12]{style="display:inline-block;min-width:22px;height:22px;padding:0 4px;border-radius:11px;background:#4b5563;color:#fff;font-size:12px;font-weight:700;text-align:center;line-height:22px;vertical-align:middle"} | **Cluster**: several appointments that are close together; the number is how many. | | [JV]{style="display:inline-block;min-width:22px;height:22px;padding:0 4px;border-radius:11px;background:#931f80;color:#fff;font-size:11px;font-weight:700;text-align:center;line-height:22px;vertical-align:middle"} | **Employee**: the field employee, with their initials. The border shows whether they are on schedule (green = on schedule, orange/red = behind). | | [z]{style="display:inline-block;width:18px;height:18px;border-radius:50%;background:#e4e4ff;border:2px solid #931f80;color:#555;font-size:11px;font-weight:700;text-align:center;line-height:16px;vertical-align:middle"} | **Absence**: an absence with a location; the fill shows the type of absence. | | []{style="display:inline-block;width:16px;height:16px;border-radius:50%;background:#ff4040;vertical-align:middle"} | **No-Go order**: an escalated order (only visible with **Show unplanned table** turned on). | | []{style="display:inline-block;width:12px;height:12px;border-radius:50%;background:#aaaaaa;vertical-align:middle"} | **Unplanned order** (only visible with **Show unplanned table** turned on). | | [★]{style="color:#f5a623;font-size:20px;vertical-align:middle"} | **Star**: the order you selected via **Show in map** or via the search function. | ::note You can recognise a **pinned** appointment by an extra white ring inside the marker. :: The **border** of an appointment marker shows the **status**. You will find the full, customer-specific colour explanation in the **Legend** on the map. | Border | Status | | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------- | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#fff;border:3px solid #c1c1c1;vertical-align:middle"} Grey | Not planned | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#fff;border:3px solid #5f6fff;vertical-align:middle"} Blue | Planned | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#fff;border:3px solid #b274ff;vertical-align:middle"} Light purple | In transit | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#fff;border:3px solid #9d3788;vertical-align:middle"} Dark purple | Arrived at location | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#fff;border:3px solid #37c145;vertical-align:middle"} Green | Executed | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#fff;border:3px solid #ff4040;vertical-align:middle"} Red | Not executable | ## Is an employee on schedule? The **border** of the employee marker shows whether the employee is on schedule compared with their plan for today. Hover over the marker with the mouse to see the explanation: | Border | Meaning | | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------- | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#931f80;border:3px solid #37c145;vertical-align:middle"} Green | **On schedule**: all appointments so far have been completed. | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#931f80;border:3px solid #f5a623;vertical-align:middle"} Orange | **1 appointment behind schedule.** | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#931f80;border:3px solid #ff4040;vertical-align:middle"} Red | **Several appointments behind schedule.** | | []{style="display:inline-block;width:15px;height:15px;border-radius:50%;background:#931f80;border:3px solid #ffffff;vertical-align:middle"} White | No appointments today, or no appointments are due yet. | ## Toolbar Above the map you will find, from left to right: - **Date picker**: choose the day whose schedule you want to see (one day at a time). - **Route statistics** (information icon): see [Route statistics](https://help.pti.nl/#route-statistics). - **Layers**: see [Display options (Layers)](https://help.pti.nl/#display-options-layers). - **Filter appointments**: filter by **person group** and/or **person**; only the routes and appointments of that selection stay visible. - **Legend**: the colour explanation of appointment types, appointment statuses, No-Go orders, appointments in memory and absences. ## Display options (Layers) Via the **layers icon** at the top right you decide what is visible on the map: ::screenshot --- zoom: true caption: The Layers menu, where you decide per layer what is visible on the map. frame: window max-width: sm --- ![The Layers menu with toggles for employees, live position estimate, planned appointments, routes, home address, absences and the unplanned table](https://help.pti.nl/go-kaart-lagen.png) :: | Option | What it does | | -------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Employees** | Shows the employees on the map. | | **Live position estimate** | Shows the estimated current position of employees (only available when **Employees** is turned on, and only meaningful for today). | | **Planned appointments** | Shows the scheduled appointments as markers. | | **Routes** | Shows the route lines between the appointments. | | **Home address** | Includes the employee's home address as the start and end point of their route line. | | **Absences** | Shows absences (with a location) on the map. | | **Show unplanned table** | Opens the table of unplanned orders below the map and shows the unplanned and No-Go orders as markers on the map. | ## Route statistics Via the **information icon** at the top right you open the route statistics of the visible schedule: - **Planned appointments**: the number of scheduled appointments. - **Km driven**: the total number of kilometres driven. - **Km per appointment**: the average number of kilometres per appointment. Below that you see a breakdown **per employee**: the colour of their route, their name and the number of kilometres and minutes of their route. ## Unplanned orders Turn on **Show unplanned table** to open the table of **unplanned orders** below the map. This is the same table as on the schedule and shows all unplanned orders, including the **No-Go** (escalated) orders, which are listed at the top and marked in red. In the table you can: - Use the checkboxes at the top right to show only **No-Go appointments** or only **appointments in memory**. - **Search** and **Refresh** the table. - Right-click an order for actions such as **Show in map** and **Update coordinates**. ::note In this table you only see the orders that fall within your filter selection (person group). :: ## Viewing appointment details Click an appointment marker to open the details dialog. Here you see, among other things, the **Work order code** (click it to copy), the **Block time**, the **Address**, the **Region**, the **Phone numbers**, the **Travel time by appointment**, the **Appointment type** and the **Status**. ## Scheduling appointments from the map Dragging on the map is not possible; scheduling or moving an appointment is done via the details of the appointment: 1. **Click** the marker of the appointment (or use **Show in map** from the unplanned table; the map then zooms to the order automatically). 2. In the details dialog, click **Plan for…**. 3. Choose an employee from the list (use the search field to filter by name). Go then automatically proposes the most efficient possible place in their route. The **Plan for…** list only contains the employees who **may carry out** the order (their person group, appointment types and region (for that day) have to match the order) and who have a route on the map on the chosen day. The list is sorted by **distance to the order** (as the crow flies). If there is a **?** instead of a distance, no location is known for that employee. If there are no matching employees, you see the message *No routes visible on map*. ### How is the estimated position determined? The distances in **Plan for…** and the **Live position estimate** marker use the same estimate of where the employee is now (only for **today**, and only if the **Live position estimate** layer is turned on): - Has the employee **arrived at location**? Then they are shown at that appointment. - Are they **in transit**? Then their position is estimated between their previous stop and their destination, based on the travel time. - Have they finished their last appointment? Then they are shown at the location of that appointment. - In all other cases (and on days other than today) their **home address** applies. ## Correcting the coordinates of an order Is an order in the wrong place on the map (or missing) because the address was not found correctly? Then **right-click** the order in the unplanned table and choose **Update coordinates** (only available for unplanned orders, and if you have permission for it). 1. A map dialog opens with the instruction *"Choose a new location by clicking on the map."* Look up the address in the search field first if needed. 2. Click the right spot; below the map you see the current **Execution address** next to the **Selected coordinates** (with the address that was found, so you can check it). 3. Click **Update coordinates** to save. ::tip **Unpacking clusters**: zoom in on a cluster (or click it) to see the individual appointments; the number on the marker is how many appointments have been merged. :: ::tip **Is a location wrong?** Correct the address via **Update coordinates** (right-click the unplanned order in the table). Click the right spot in the map dialog and confirm. This prevents the order from ending up in the wrong place on the map, or not on the map at all. :: ::tip **Comparing routes**: open the **Route statistics** (information icon) before and after moving appointments to see whether the number of kilometres per appointment really improves. :: ## Tip: scheduling a No-Go from the map ::collapsible --- closeText: "Close:" name: How to schedule a No-Go order from the map openText: "Open:" --- 1. Turn on **Show unplanned table** and find the **No-Go** order in the table (or tick "Only show NoGo appointments" at the top right). 2. Right-click the order and choose **Show in map**. A **star marker** appears at the location of the order. 3. Look at which employees and routes are **nearby**. 4. Click the marker of the order, click **Plan for…** and choose the employee. The **Plan for…** list only contains the employees who **may carry out** the order (matching person group, appointment type and region), sorted by distance to the order. :::warning **On the day itself**, the distances shown are based on the **live position estimate** of the employee: where they are carrying out an appointment or travelling to at that moment (provided the **Live position estimate** layer is turned on). Are you planning **ahead** (a day in the future)? Then the distance is measured from the employee's **home address**. In that case it is better to also look at the **routes** that run close to the order. ::: :::note You can only schedule the order within its **original appointment date and time block**. Does it have to move to another date? Then restart the work order first. See [Scheduling a No-Go for a later date](https://help.pti.nl/en/go/ongeplande-opdrachten#scheduling-a-no-go-for-a-later-date). ::: :: # Unplanned orders - Help The table of **unplanned orders** contains all orders that are not (yet) in the schedule. Here you will find: - **No-Go appointments**: appointments that could not (no longer) be scheduled automatically. - **Appointments in memory**: appointments you have parked temporarily via **Place in memory**. - Other unplanned appointments. ::screenshot --- zoom: true caption: The table of unplanned orders below the schedule, with the filter and search buttons at the top right. frame: browser max-width: full url: go.pti.nl/planbord --- ![The table of unplanned orders below the schedule, with the filter and search buttons on the right-hand side](https://help.pti.nl/ongeplande-opdrachten.png) :: ## Columns The table shows, among other things: work order code, work assignment group, person group, appointment type, street, postal code, city, region, appointment date, technician, status, customer status and workflow status. In addition, you can show two extra kinds of columns: - **Calculated properties**: the properties calculated at work order level (from a history trigger, for example). - **Other data**: the metadata configured for your organisation in the Management tool. ::tip Via **Visible columns** (at the top right of the table) you turn columns on or off per group; with **Calculated properties** and **Other data** you can also enable or disable a whole group at once. Your choice is remembered in the browser, so you do not have to set this again every time. :: ::note If an order has no value for a calculated property or extra data field, that column stays empty for that order. :: To the right of the table you can filter, for example by **workflow status**, and the search bar lets you quickly find a specific order. ## No-Go appointments A **No-Go** is an appointment that had already been **communicated to the customer or confirmed by them** and still dropped out of the schedule. There are three possible causes: - the **optimisation** took the appointment out; - an **[absence](https://help.pti.nl/en/go/absence)** was entered that affects the appointment; - the technician's **settings** were changed (working times, regions or appointment types, for example). You can find the cause in the work order's [history](https://help.pti.nl/en/workorder/opdracht/historie), under the **NoGo** event. ::note Had the appointment **not** yet been communicated or confirmed? Then it does not become a No-Go, but simply ends up with the unplanned orders. :: No-Gos deserve priority: the customer has often already been informed. Reschedule them as soon as possible: 1. **Manually via the map**: the best route: use **Show in map** and follow the [step-by-step guide on the map page](https://help.pti.nl/en/go/map#tip-scheduling-a-no-go-from-the-map) to choose a technician nearby. 2. **Get schedule suggestions**: let Go suggest suitable times and technicians. 3. **[Plan ahead](https://help.pti.nl/en/go/vooruitplannen)** with the **No-Go appointments** option, although some No-Gos may not be picked up automatically; check the result. ::warning A No-Go is only rescheduled **within its original appointment date and time block**. Go will not schedule the appointment outside that date or time block, which is also why you see the reason *Time block does not fall on this day*. :: ### Scheduling a No-Go for a later date If the order can no longer be carried out on the original date, you have to **restart the work order**. See [Restart work order](https://help.pti.nl/en/workorder/opdracht/algemeen) in the workorder tool. When you restart it: - the **workflow** starts again from the beginning, which allows the order to be scheduled outside the old appointment date and time block; - the **customer communication** also follows the normal process again, so the customer receives the right messages. ::note Rescheduling without restarting leaves the old appointment date, time block and communication in place. If that date is already in the past, the order therefore stays a No-Go. :: ## Actions **Right-click** an order to see the available actions: - **Show in map**: shows the order as a star marker on the map, so you can see which technicians and routes are nearby. - **Get schedule suggestions**: let Go suggest a suitable time and technician. - **Place in memory** / **Delete from memory**: park an appointment temporarily or take it back out again. - **Show details**: opens the detail overview of the order. - **Update coordinates**: correct the location if the geocoding is wrong. - **Open in work order tool** / **Open in work order next tool**: opens the associated work order in the (old) work order tool or in the new work order tool. # Schedule - Help The schedule (the planboard) is the central part of PTI Go and forms the operational heart of the application. Both orders and field employees are shown here in a clear overview. ::screenshot{frame="browser" url="workorder.pti.nl/1/work-order/1000"} :video{src="https://cdn-test.pti.dev/studio/videos/Bezig met opnemen 2026-04-22 134922.mp4"} :: The chapters below explain the most important parts and functions of the schedule. ## A scheduled appointment A scheduled appointment is shown as an **appointment block**. The block consists of the following parts: | Part | Display | Meaning | | ---------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Appointment type** | []{style="display:inline-block;width:46px;height:8px;border-radius:2px;background:#931f80;vertical-align:middle"} | Coloured bar at the top of the appointment. The colours are customer-specific (see legend). | | **Background colour** | []{style="display:inline-block;width:46px;height:20px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;background:#d8dfff;vertical-align:middle"} | Shows the communication status with the customer. | | **Appointment status** | []{style="display:inline-block;width:46px;height:8px;border-radius:2px;background:#5f6fff;vertical-align:middle"} | Coloured bar at the bottom; shows the status of the appointment. | ### Background colour (communication status) The background colour of the block shows the communication status with the customer. | Colour | Meaning | | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------- | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#d8dfff"} Light blue | Not communicated to customer | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#ffb0b0"} Light red | Communicated to customer | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#fdffb0"} Yellow | Confirmed by customer | ### Appointment status The bottom colour bar shows the status of the appointment. | Colour | Status | | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | ------------------- | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#c1c1c1"} Grey | Not planned | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#5f6fff"} Blue | Planned | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#b274ff"} Light purple | In transit | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#9d3788"} Dark purple | Arrived at location | | []{style="display:inline-block;width:14px;height:14px;border-radius:3px;border:1px solid #0003;vertical-align:middle;background:#37c145"} Green | Executed | ## Dragging and scheduling an appointment If you drag **one** appointment to another place or another technician (or drag an unplanned order onto a technician), the **Schedule appointment** dialog opens. Manual moves are error-prone, so Go lets you choose how the appointment is placed in the route and also runs a number of checks before you schedule the appointment. If you drag several appointments at once, Go optimises them straight away. See the section [Moving multiple appointments](https://help.pti.nl/#moving-multiple-appointments) below. ::screenshot --- zoom: true caption: "The Schedule appointment dialog: the alignment options and the route overview at the top, the checks at the bottom. Here the working hours check fails, so the appointment can still be scheduled but will be pinned." frame: window max-width: md --- ![Schedule appointment dialog with the alignment options, the route overview and the checks (block times, working hours, travel times, technician)](https://help.pti.nl/go-planboard-afspraak-inplannen.png) :: ### Alignment: where does the appointment go in the route? If there are appointments before or after the chosen spot, you choose at the top how the appointment is **aligned**: - **Connect to previous**: the appointment is placed directly **after the previous appointment + the travel time** to it. - **Chosen time**: the appointment stays exactly where you dropped it. - **Connect to next**: the appointment is placed directly **before the next appointment − the travel time** to it. Below that you see an overview of the route: the **previous location**, the **travel time**, this appointment and the **next location**. If there is no previous or next appointment, the technician's **start** and **end location** apply (their home or work address). This is how you place the appointment tightly against the surrounding appointments, allowing for travel time. ::note If you change the **appointment duration** here, that duration is also used in the **advance planning**. :: ### The checks At the bottom of the dialog, Go shows a series of **checks**. Some **block** saving, others are a **warning**: | Check | What is checked | If it fails | | --------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | ----------------------------------------------------------- | | **Technician**: appointment type, region and person group | May this technician carry out this order? | **Blocks**: you cannot place the appointment here. | | **Travel times** | Is there enough room for travel time before and after the appointment? | **Blocks** saving. | | **Absence** | Does the appointment clash with an absence of the technician? | **Blocks** saving. | | **Start/maximum scheduling date** | Does the chosen date fall within the start and maximum scheduling date of the order? | **Blocks** saving. | | **Working hours** | Does the appointment fall within the technician's working hours? | You can save, but the appointment is **pinned**: see below. | | **Block times** | Does the start fall within the block time of the appointment? | **Warning**: the block time is updated when saving. | | **Travel distance** | Does the day exceed the technician's maximum travel distance? | **Warning**. | ::note - If all checks pass, the **Go!** button schedules the appointment normally and it keeps taking part in the optimisation. - If **only the working hours check** fails (and nothing else), you can still schedule the appointment with **Go!**, but it will be **pinned**: the optimisation will not move it afterwards (just as with [Pin appointment](https://help.pti.nl/#right-click-actions)). - If a **blocking** check fails, the **Go!** button is not available. :: An extra warning also appears if the appointment is already **in transit**, **at the location** or **executed**. You can still move it, but check that nothing has been set in motion already. ## Moving multiple appointments You can drag an appointment to another technician. Select several appointments at once with: - `Ctrl + click` - `Shift + click` Then drag the selection to another technician. Go automatically runs a light optimisation to distribute the appointments as efficiently as possible. Appointments that no longer fit are automatically returned to the overview of [unplanned orders](https://help.pti.nl/en/go/ongeplande-opdrachten). ::screenshot :video{autoplay loop muted src="https://help.pti.nl/Screen Recording 2026-07-16 at 23.35.53.mp4"} :: ### Reason not planned For appointments that do not fit after being dragged, you see the **reason** why they could not be placed: | Reason | Meaning | | ------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Blocktime is not on the same day | The block time of the appointment falls outside this day. | | No valid geocoding possible | The address could not be translated into coordinates. Check the address or adjust the coordinates. | | Employee does not have access to appointment type | The technician may not carry out this appointment type. | | Employee does not have access to region | The technician is not active in the region of the appointment. | | Employee does not belong to same person group | The technician is not in the person group of the appointment. | | No space in block time | There is no room left within the block time of the appointment. | | No space in planning | The schedule is full, or scheduling would exceed the technician's maximum travel distance. | ## Right-click actions **Right-click** an appointment to see the available actions: - **Show details**: opens the detail overview of the appointment. - **Remove from schedule**: takes the appointment out of the schedule. For confirmed or already communicated appointments you get a warning first; executed appointments can no longer be removed from the schedule. - **Get schedule suggestions**: let Go suggest suitable times and technicians. - **Pin appointment** / **Unpin appointment**: a pinned appointment stays where it is and is no longer moved by optimisations. - **Place in memory**: parks the appointment temporarily with the unplanned orders. - **Show in map**: shows the appointment on the map. - **Open in work order tool**: opens the associated work order in the work order tool. On an empty spot in a technician's row you can also use the right mouse button to **Add absence**, **Change absence** or **Delete absence**. See [Absence](https://help.pti.nl/en/go/absence). # Plan ahead - Help With **Plan ahead** you let Go schedule appointments automatically for a chosen period. The optimisation distributes the appointments across the technicians as efficiently as possible, taking account of working hours, regions, appointment types and travel distances. ::screenshot --- zoom: true caption: The plan ahead form with period, person groups, regions, technicians and the options. frame: window max-width: md --- ![The plan ahead form with the fields period, person groups, regions and technicians, the No-Go and unplanned appointments options, and the Optimize button](https://help.pti.nl/vooruitplannen-formulier.png) :: ## The form | Field | Meaning | | -------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Period** | The dates you want to plan ahead for. | | **Person groups** \* | The person groups you want to include (at least one). | | **Regions** \* | The regions in which scheduling is allowed (at least one). | | **Technicians** | Filled in automatically based on the chosen regions; adjust the selection if you want to exclude any technicians. | ## Options - **No-Go appointments**: includes existing No-Go appointments in the optimisation. ::note Some No-Gos may not be scheduled automatically. Afterwards, check whether they need to be added manually. :: ::warning No-Gos are only scheduled within their **original appointment date and time block**. If that date falls outside the selected period (or lies in the past) the optimisation will not pick the order up. To schedule such an order on a different date, you first have to **restart** it; see [No-Go appointments](https://help.pti.nl/en/go/ongeplande-opdrachten#scheduling-a-no-go-for-a-later-date). :: - **Unplanned appointments**: also includes the unplanned appointments. ::warning With this option enabled, appointments with status **planned** may disappear from the schedule if the optimisation finds a more efficient arrangement. :: ### Filters for unplanned appointments With the **cities**, **work order groups** and **appointment types** filters you limit which **unplanned** appointments the optimisation includes. If you leave the filters empty, **all** unplanned appointments are included. ::note These filters only determine the selection of unplanned appointments; they have no effect on the rest of the schedule. :: ## Starting 1. Click **Optimize**. Go retrieves the associated appointments. 2. You get a confirmation: *"Are you sure you want to plan ahead … appointments?"* with a summary of the period, person groups, technicians, work order groups, appointment types and cities, plus a map with the appointments concerned. 3. Click **Go!** to start the optimisation. ::note Only one optimisation can run at a time per person group. If you see the message *"Optimization already running for some of the selected person groups"*, wait until it has finished. :: ## Last 10 advance plans Below the form you see the **last 10 advance plans**, with their status and start time. Click an optimisation to view the appointments it contains. ::tip Not every appointment can be scheduled automatically. Appointments that do not fit can be found with the [unplanned orders](https://help.pti.nl/en/go/ongeplande-opdrachten). :: # Bulk actions - Help With **bulk actions** you change many work orders in one go. You start a bulk action from the [work order overview](https://help.pti.nl/en/workorder); on the **Bulk actions** page you then follow the progress and the result of each action. ## How does the selection work? A bulk action is carried out on **all work orders that match the active filters**, not on a manual selection of individual work orders. So first set the filters in the work order overview in such a way that only the intended work orders remain, and then open the **bulk actions** menu. ::warning Before starting a bulk action, check carefully which work orders fall within the current filters. The action applies to the entire filter selection. :: Most actions only become available once the filters meet certain conditions, for example at least one active filter or a specific status selection. If an action is greyed out, hover over it to see which condition is still missing. ## Available actions Which actions you see depends on your permissions. The actions are grouped: ::screenshot --- zoom: true caption: The General actions menu with the bulk actions, grouped under Date adjustments, Workorders and Other. Greyed-out actions are not available with the current filters. frame: window max-width: sm --- ![General actions menu with the available bulk actions, grouped by category](https://help.pti.nl/workorder-bulk-acties-menu.png) :: For each action below, **Required filters** states the conditions the filter selection must meet before the action becomes available. If an action is greyed out, hover over it to see which condition is still missing. ::note The menu is only available as long as **at least one work order** matches the active filters. :: ### Adjusting dates With these actions you change the dates of the filtered work orders. - **Update start date**: change the start date (today at the earliest). - **Update end date**: change the end date (tomorrow at the earliest). - **Update maximum plan date**: change the date up to which a work order that has not yet been planned is included in the planning (tomorrow at the earliest). **Required filters:** for all three, **at least one filter** must be active. ### Workorders - **Close work orders**: close work orders with a single cancel reason per selection; choose a **Reason**in the pop-up. - *Required filters:* exactly **one client** and **at least one status**, where the status *Closed* is **not** part of the selection. - **Approve work orders**: approve the filtered work orders in one go. - *Required filters:* exactly **one status**, namely *In verification*. - **Re-open work orders**: re-open closed or parked work orders. - *Required filters:* exactly **one status** (*Closed* or *Parked*) and a **Due date before from** that lies in the future. - **Restart work orders**: restart the workflow, optionally resending a communication. - *Required filters:* exactly **one client** and exactly **one status** (not *Closed*). An email communication can only be selected once the **E-mail address known** filter is set to *yes*. - **Resume work orders**: take parked work orders out of the parked state. - *Required filters:* exactly **one status**, namely *Parked*. - **Park work orders**: pause the workflow and the customer communication. - *Required filters:* exactly **one status**, namely *In progress*. - **Delete work orders**: delete the filtered work orders completely. - *Required filters:* **at least one filter** active. ::warning **Delete work orders** permanently deletes the work orders and their data. This action cannot be undone. :: ### Other - **Update ownership**: assign the work orders to a different contractor. - *Required filters:* only **unplanned** work orders (**Planned status** filter set to *Unplanned*), statuses **exclusively** *In progress* and/or *Parked*, and exactly **one contractor**. - **Pause communication** / **Start communication**: pause or resume the automatic customer communication. - *Required filters:* **at least one status**, where *Closed* is **not** part of the selection. - **Add/update metadata**: add metadata or update existing metadata. You will find this data on the work order under **Workorder metadata**. - *Required filters:* **at least one filter** active. - **Move workflow**: move work orders to a different workflow. - *Required filters:* **at least one status** (not *Closed*) and exactly **one workflow** selected. - **Move to work order group**: move work orders to a different work order group. - *Required filters:* **at least one filter** active. ::tip **Redistributing work across contractors in bulk.** Is a contractor (person group) temporarily unable to take on work, because of a peak in demand, absence or a reorganisation of a region? With **Update ownership** you move all **work orders that have not yet been planned** (status *In progress* or *Parked*) from that contractor to another one in a single action. Filter on the **current contractor**, set **Planned status** to *Unplanned*, and choose the new contractor in the pop-up. The work orders remain **unplanned**, so the new contractor can plan them themselves. That is far quicker than transferring them one work order at a time. :: ## Starting a bulk action After you choose an action, a pop-up opens. Complete the requested fields, for example a date, reason, workflow or contractor. For most actions a **Remark** is mandatory; use it to state the ticket number, for example. Type the word **Confirm** to confirm and click **Save**. You will receive a message that the bulk action has been started. ::screenshot --- zoom: true caption: The pop-up of a bulk action (here Update start date) with the input field, the mandatory Remark field and the confirmation field. frame: window max-width: md --- ![Pop-up of a bulk action with input fields, the mandatory remark field and the confirmation](https://help.pti.nl/workorder-bulk-actie-popup.png) :: ::note With more than 10,000 work orders, the bulk action is carried out in several parts. :: ## Bulk actions page Open **Bulk actions** in the menu bar to follow all bulk actions that have been carried out. The table shows the following for each action: - **Bulkaction type**: for example *Workorder* or *Communication* - **Bulkaction event**: the action that was carried out - **Status** - **Started by** - **Amount succeeded** and **Amount failed** - **Created at** and **Finished at** ::screenshot --- zoom: true caption: The Bulk actions page with the table of bulk actions that have been carried out and their status. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/bulk-actions --- ![Bulk actions page with the table of bulk actions that have been carried out and their status](https://help.pti.nl/workorder-bulk-acties-pagina.png) :: Click a row to open the details. In the pop-up you see, alongside the summary, a table with all work orders involved: the **Id**, the **Status** (a green tick when it succeeded, a red cross when it failed) and, for failed work orders, the **Reason**. Click **Close** to close the pop-up. ::screenshot --- zoom: true caption: The detail pop-up of a bulk action with the summary and, for each work order, the Id, the status and any reason. frame: window max-width: md --- ![Pop-up with the details of a bulk action and, for each work order, the status and reason](https://help.pti.nl/workorder-bulk-actie-details.png) :: # Exports - Help With an **export** you convert the data of work orders into a downloadable file. You start an export from the [work order overview](https://help.pti.nl/en/workorder); you then download the file on the **Exports** page in the menu bar. ## Starting an export First set the **filters** in the work order overview: the export contains all work orders that match the active filters. Then click **Export work orders** and choose an export type: - **Standard exports**: the standard export with data at work order and task level, available as **Standard csv (;)**, **Standard csv (,)** and **Standard json**. - **Custom exports**: customer-specific exports that have been configured for your environment. These are only visible if configurations are available. ::screenshot --- zoom: true caption: The Export work orders drop-down menu with the standard and custom exports. frame: window max-width: sm --- ![Export work orders drop-down menu with the standard and customer-specific exports](https://help.pti.nl/workorder-export-menu.png) :: In the pop-up you see the chosen **Export type** and the **Number of work orders** that will be exported. Optionally you can enter an **Export name (Optional)** of no more than 20 characters, so that you can easily find the file again later. For exports aimed at communication, you can use the optional **Use datefilter (optional)** to choose a start and end date, up to a maximum of one year back. Click **Export** to start the export. You will receive a message as soon as the export has been created successfully. ::screenshot --- zoom: true caption: The Export work orders pop-up with the export type, the number of work orders and the name field. frame: window max-width: md --- ![Export work orders pop-up with the export type, the number of work orders and the name field](https://help.pti.nl/workorder-export-popup.png) :: ::warning Large exports take longer. From 10,000 work orders a warning appears, and above 100,000 work orders the export stops; use more specific filters in that case to avoid an incomplete dataset. :: ## Exports page Open **Exports** in the menu bar to view your exports. At the top, the **Export queue** shows how many exports still have to be processed. Below that is the table of **Completed exports** and the files that are ready: - **Filename**: the export name you entered - **Export type**: for example *Standard export* or *Basic export* - **File format**: csv or json - **Generated at** - **Download**: click the download icon to save the file ::screenshot --- zoom: true caption: The Exports page with the export queue and the table of completed exports with download buttons. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/exports --- ![Exports page with the queue and the table of completed exports with download buttons](https://help.pti.nl/workorder-exports-pagina.png) :: ::note Exports remain visible here for 1 day. So download the file in time; after that you have to run the export again. :: # Work orders ::note This manual describes the **redesigned work order tool** with the new interface. The tool replaces the old work order module; the functionality is largely the same, but the layout and some of the names have changed. :: The overview contains all work orders. The table of work orders is on the left, the filter panel is on the right, and the **Bulk actions** card is at the top. Click a work order to open it; with **Ctrl+click** (or **Cmd+click**) you open the work order in a new browser tab. ::screenshot --- zoom: true caption: "The work order overview: the table on the left, the filter panel on the right and the Bulk actions card at the top." frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl --- ![Work order overview with the table, the filter panel on the right and the Bulk actions card at the top](https://help.pti.nl/workorder-overzicht.png) :: ## Adjusting the table Click the **gear icon** at the top right of the table to open the column selection. Columns are grouped by category (work order, address, contact, persons, properties, planning, appointment and workflow). Use the toggle per category (and **Select all** / **Deselect all** at the top) to switch columns on or off in one go. Click a column header to sort the table. At the bottom of the table you set the number of **rows per page**. ::screenshot --- zoom: true caption: The column selection, with the columns grouped by category. frame: window max-width: lg --- ![Column selection of the work order table with the columns grouped by category](https://help.pti.nl/workorder-kolomselectie.png) :: ## Filters The filter panel is on the right-hand side. Next to the **Filters** title you see how many work orders match the current selection. Above the filters you will find three buttons: 1. clear all active filters (**Reset filters**); 2. open or delete a **saved filter**; 3. use the **gear icon** to determine which filter fields are visible. At the bottom of the panel you see the number of active filters. Click **Save** to store the current filter selection under a name of your own, so that you can reuse it later. ::screenshot --- zoom: true caption: The filter panel with the number of results, the filter buttons at the top and the Save button at the bottom. frame: window max-width: md --- ![Filter panel with the number of results, the filter buttons and the Save button at the bottom](https://help.pti.nl/workorder-filterpaneel.png) :: ## Bulk actions In the **Bulk actions** card you carry out actions on several work orders at once. You do not select the work orders in the table: the bulk action is carried out on **all work orders that match the active filters**. So set the filters first and then choose an action. ::note The available bulk actions are determined by the active filters. If an action is greyed out, hover over it to see which filter is still missing. :: Among other things you can adjust dates, close, approve, re-open, restart, park, resume or delete work orders, change the contractor or the work order group, move the workflow, update metadata, and start or pause automatic communication. A full description of every bulk action (including the **filters you need for each one**) and how to follow its progress can be found on the **[Bulk actions](https://help.pti.nl/en/workorder/bulk-acties)** page. ## Bulk communication Use the **Bulk communication** button to send an **email** or a **letter** to all work orders that match the active filters. ## Exporting work orders Click **Export work orders** to create an export of the filtered work orders. You can choose from the standard exports **Standard csv (;)**, **Standard csv (,)** and **Standard json**. In addition, customer-specific exports may have been configured; these appear in the same list. Once the export has run, you will find the file on the **Exports** page. # Appointment The **Appointment** tab is where you manage the appointment made with the customer. This tab is only visible if an appointment exists for the work order. The **Appointment** card shows the appointment details, including who the appointment is assigned to, the **Planning tool** used, the required skills, the planned and communicated timeslots, whether the customer has been informed, and the execution date. Below that are the buttons you use to manage the appointment. ::screenshot --- zoom: true caption: The Appointment card with the appointment details and, below them, the buttons to manage the appointment. frame: window max-width: lg --- ![Appointment tab with the appointment details and the management buttons](https://help.pti.nl/workorder-afspraak.png) :: ### Confirming the appointment Use the **Appointment confirm** button to confirm the appointment in the schedule. The status of the appointment is updated immediately, so it is also visible to the field service employee. The button is only available if the appointment has been scheduled and has not been confirmed yet. ### Changing the appointment type You change the **Appointment type** by selecting the type you need from the dropdown, for example from inspection to maintenance. This is only possible as long as the appointment has not been scheduled yet. ### Moving the appointment Use **Move appointment** to move the appointment to another date and time, for example when the customer has passed on a new appointment date. Moving is not possible for closed or parked work orders, or when the end date or the maximum scheduling date of the work order has passed. ### Parking and resuming the appointment Use **Park appointment** to temporarily remove an appointment from the schedule. This is useful when a customer postpones the appointment for a longer period without setting a new date. The appointment is retained, but is no longer actively scheduled. For a parked work order the button changes to **Resume appointment**, which takes the appointment out of the parked state again. ### Synchronizing the appointment **Synchronize appointment** makes sure the work order and the external planning system match. All appointment data is synchronized again. This button is only available for appointments that run through an external planning system and have already been scheduled. ### Open in Go Does the appointment run through the **Go** planning tool? Then the **Open in Go** button opens the appointment directly in the Go schedule. ### Create appointment REC **Create appointment REC** closes the current appointment and creates a new appointment. ::warning This action is intended for **experienced users**: the current appointment is closed definitively. :: ### Appointment history Below the appointment card is the **Appointment history** table with all appointments of the work order. For each appointment you see, among other things: ID, external reference, status, service, whether the customer has been informed, whether the appointment has been confirmed, the scheduled date, who the appointment is assigned to, who executed it and the appointment type. You can sort on every column. ::tip The table shows **5 rows per page**. If there are more appointments, use the navigation at the bottom of the table to go to the next page. :: ::screenshot --- zoom: true caption: The Appointment history table with all appointments of the work order. frame: window max-width: full --- ![Appointment history table with all appointments of the work order](https://help.pti.nl/workorder-afspraak-historie.png) :: # General The **General** tab shows the key details of the work order, spread across several cards: - **General**: the workorder code, external reference, status, workflow status, client, contractor, start and end period, maximum scheduling date, type and priority. Expand the card to see all fields. - **Communication data**: the customer details, such as customer number, name, address, e-mail address and phone number(s). - **Customer communication sent**: the most recently sent communication messages. - On the right-hand side: the **Appointment**, **Media**, **Calculated properties**, **Service location** and **Workorder metadata** cards. ::screenshot --- zoom: true caption: The General tab with the data cards and the action buttons at the top. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/348359 --- ![General tab with the data cards and the action buttons at the top](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-detail.png) :: ### Action buttons Depending on your permissions and the status of the work order, the following buttons are shown at the top of the tab: - **Close work order**: close the work order manually. A pop-up opens in which you choose a **Reason** per task and optionally fill in a **Remark** (mention the ticket number here, for example). Type the word *Confirm* to close the work order definitively. A parked work order cannot be closed. - **Reinsert work order**: reopen a closed work order. This is only possible if the end date of the work order is in the future. - **Restart work order**: start again at the beginning of the workflow. You can optionally resend a communication message and add a remark. - **Approve workorder** and **Disapprove workorder**: review a work order that has the status *In verification*. ::note With **Restart work order**, the dropdown with communication messages only appears if templates have been configured and made available for this purpose. If the **e-mail address** is missing on the work order, the dropdown is disabled. First enter a valid e-mail address in the customer details. :: ::screenshot --- zoom: true caption: The Close work order pop-up with the Reason and Remark fields per task and the confirmation field. frame: window max-width: md --- ![Close work order pop-up with the reason and remark fields per task and the confirmation field](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-sluiten-popup.png) :: ### Sending communication The **Customer communication sent** card shows the most recently sent communication messages with their name, type and date. Click the **Send Communication** button to send an **e-mail**, **letter** or **text message** yourself. A list of all available templates opens; click the template you need and confirm the send action in the pop-up. The communication is sent to the **e-mail address** or **postal address** that belongs to the customer details of the work order. ::screenshot --- zoom: true caption: The Customer communication sent card with the Send Communication button. Click it to see the list of available templates. frame: window max-width: sm --- ![Customer communication sent card with the Send Communication button](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-klantcommunicatie.png) :: ::warning A **warning icon** behind a template means that the required e-mail address or phone number is missing on this work order. The template cannot be sent in that case. :: Are the customer details incorrect? Then contact the **support department**. ### Tasks At the bottom of the **General** tab you find the **Tasks** table with all tasks linked to the work order, including the task number, the external reference, the type, the reason and the status. ::screenshot --- zoom: true caption: The Tasks table at the bottom of the General tab, showing the task number, type, reason and status per task. frame: window max-width: full --- ![Tasks table at the bottom of the General tab of the work order](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-taken.png) :: Click a task to open the **task screen**. The tabs of the task let you view and manage its details, including the media of the task: - View photos - Add photos - Download photos - Delete photos ::screenshot --- zoom: true caption: The task screen with the tabs of the task at the top, including Media for media management. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/348359/tasks/1095497 --- ![Task screen with tabs including the media management of the task](https://help.pti.nl/workorder-taak-scherm.png) :: ### Viewing the history of a task To view the **history of a specific task**, click the **Task history** tab within the task. Here you find all changes to that task, including the **Cancel reason** if the task has been closed. ::screenshot --- zoom: true caption: The history tab within a task showing the overview of changes; click a row to open the detail panel with, among other things, the cancel reason. frame: window max-width: full --- ![History tab within a task showing the overview of changes and the cancel reason](https://help.pti.nl/workorder-taak-historie.png) :: # Workorder history The **Workorder history** tab shows the complete history of the **work order**. Here you see exactly which changes have been made, with the date, the action, the status and who made the change on each row. Above the table you can search the history using the **search field** (search on date, action or status) and filter on **action**, **Changed by** and **status**. **Reset filters** clears all active filters. ::screenshot --- zoom: true caption: The Workorder history tab with the search field, the filters and the history table of the work order. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/348359/history --- ![Workorder history tab with the search field, the filters and the history table of the work order](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-historie.png) :: Do you want to see all details of an event? Then click the row concerned. A detail panel opens on the right showing the status, who made the change, the remarks and the associated metadata. Click **Back** to close the panel. ::screenshot --- zoom: true caption: The detail panel of a history row showing the status, who made the change, the remarks and the associated metadata. frame: window max-width: sm --- ![Detail panel of a history row with status, remarks and metadata](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-historie-detail.png) :: ::note If you have the permission for this, you can **Resend to workflow** an event from the detail panel. :: ## Possible events Below are all the events that can appear in the history, grouped by subject. ::note The filter list shows **all** events the system knows about, including ones that never occur for this work order. Which ones you actually see depends on the tools and integrations your organisation uses. :: ::collapsible{name="Life cycle and status"} | Event | Meaning | | ---------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Created event** | The first row: the work order (or task) has been created, with its initial status. | | **Opened event** | The workflow has taken the work order into progress. | | **Placed in progress** | The workflow set the status to *In progress*, for example after the start or after being returned from verification. | | **Wait for approval event** | The work order is in verification and is waiting to be approved or rejected. | | **Approved event** | Someone approved the work order with the **Approve workorder** button. | | **Refused event** | The work order was **rejected** during verification. | | **Closed event** | The workflow has closed the work order. | | **Work order re-opened event** | A planner put a closed work order back into the workflow. | | **Restart event** | A planner restarted the work order: the appointment was removed, the order was unassigned and the workflow starts again. | | **Properties reset** | On a restart or re-open, the properties marked for it were cleared; the old values are kept in the metadata. | | **Workflow updated event** | A different workflow was set on the work order. The order is unassigned in the process; the old and new workflow are in the metadata. | | **Workorder copied from** / **to event** | This work order was copied from another one, or a copy was made from this one. These two always belong together. | | **Task created event** | A task was added to the work order later on. | | **Task closed event** | The workflow closed a task, usually with a fixed reason. | | **Success event** | A task was **completed successfully**: the chosen reason belongs to a successful execution. | | **Failed event** | A task was closed with a reason that is not a successful execution (for example nobody home, or not feasible). | :::warning **Failed event** does not mean a technical error occurred, it means the task was not carried out. The chosen reason and remark are in the detail panel. ::: :::note Which event is recorded for a status transition is **configurable per organisation in the workflow**. The combinations above are the usual ones, not a fixed rule. ::: :: ::collapsible{name="Scheduling and assignment"} | Event | Meaning | | ------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Assigned event** | The appointment was assigned to a technician on a date and time, or moved within the schedule. This is also what a Go optimisation records. | | **Unassigned event** | The technician was removed from the appointment. The order is unplanned again, but stays in the planning pool. | | **NoGo event** | An appointment that had already been **communicated or confirmed** dropped out of the schedule. The reason is in the metadata: the optimisation, an absence, or changed settings. | | **Appointment parked event** | The work order was parked: the technician was unlinked, the date was cleared and the status is *Parked*. The order therefore falls outside the schedule for now. | | **Appointment resumed event** | The parking was lifted; the order can be scheduled again. | | **Appointment pinned** / **unpinned event** | The appointment was pinned so the optimisation no longer moves it, or that pinning was lifted again. | | **Appointment placement optimized event** | The **FLS** optimisation placed the appointment on a different technician or time. | | **Appointment synchronized event** | The appointment was aligned with the external planning system again; the date and time block are overwritten in the process. | | **Block time updated event** | The time block communicated to the customer was set or changed. | | **Maximum planning date updated event** | A planner changed the latest planning date. | | **Appointment status updated event** | An external status message came in (other than travelling or on site; those have their own events). | | **Appointment type updated event** | The appointment type was changed; the old and new type are in the metadata. | :::note **Unassigned** versus **Appointment parked**: with *unassigned* the order still has to be scheduled, with *parked* that has deliberately been postponed. ::: :::tip If you see **Appointment placement optimized**, the change came from FLS. An optimisation in Go simply records **Assigned**. ::: :: ::collapsible{name="Appointment with the customer"} | Event | Meaning | | ----------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Appointment confirmed event** | The appointment was confirmed; the time block has been accepted. | | **Appointment refused event** | The **customer** refused the proposed appointment in the customer portal. | | **Appointment suggestions do not settle event** | The customer indicates in the portal that none of the offered time blocks suit them. | | **Appointment move failed event** | The customer chose a new time block in the portal, but moving the appointment failed, for example because the slot was already gone. | | **Caveat of appointment cancelled event** | The reservation on the appointment was lifted, so it can be moved freely again. | :::note **Refused event** (during verification, see *Life cycle and status*) is something different from **Appointment refused event** (the customer does not want the proposed moment). ::: :: ::collapsible{name="Communication"} | Event | Meaning | | --------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **E-mail sent event** | The e-mail was handed over to the sending party. | | **Letter sent event** | The letter was handed over to the sending party. | | **Sms sent event** | The text message was handed over to the provider. | | **Externally sent event** | The communication was handed over to an external integration. | | **Communication sent manually event** | Communication was prepared that is handled manually. | | **Message re-sent event** | An existing history row was processed by the workflow again, so the associated communication goes out once more. | | **Automatic communication modified event** | The automatic communication for this work order was switched on or off. | | **Customer contact registered event** | A customer contact was recorded on the work order, with a category and a remark. | | **Outbound call started event** | An employee called the customer using the calling feature. | | **Outbound call ended event** | The call was closed as successful. | | **Outbound call ended, not successful event** | The call was closed as unsuccessful, with a reason (wrong number, no answer, or a custom note). | | **Opened by automatic outbound call event** | The automatic calling system claimed this work order for an employee. No call has been made yet at that point. | :::warning "Sent" means PTI successfully **handed the message to the sending party**, it is not proof that the customer received or read it. ::: :::note The events **Send e-mail event**, **E-mail bounced event**, **Start voice call event** and **End voice call event** do not occur in the current setup, although they do appear in the filter list. ::: :: ::collapsible{name="FLS (external planning tool)"} | Event | Meaning | | ------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Created in FLS event** | The appointment was passed on to FLS. | | **Secondary appointment created in FLS event** | The same, but for a second (additional) appointment. | | **Fixated in FLS event** | FLS reports that the appointment has been fixed and may no longer be moved. | | **Confirmed in FLS event** | FLS reports that the appointment has been confirmed. | | **Confirmation/fixation lifted in FLS event** | FLS reports that the confirmation or fixation was lifted; the appointment can be scheduled freely again. | | **Task completed in FLS event** | FLS reports that the technician marked the job as completed. | | **Started traveling event** | The technician started travelling (status from the app). | | **Arrived at destination event** | The technician arrived on site (status from the app). | | **Started traveling processed in fls event** | FLS processed the outbound journey and reported back the expected execution time. If that time differs, a remark is added automatically. | | **Arrived at destination processed in fls event** | FLS processed and reported back the arrival message. | :: ::collapsible{name="Changes to data and files"} | Event | Meaning | | ---------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Updated event** | A change without its own dedicated event, for example adding a remark or moving the order to another work order group. | | **Updated by planner event** | A planner closed the work order themselves. | | **Updated by service employee event** | The field employee reported data back through the app. | | **Updated by customer event** | An external system of the client changed a task status or closed the order through the API. | | **Updated by door2door walker event** | Feedback from the door2door app. | | **Customer information updated event** | The customer details were changed in the planning. | | **Customer updated by internet event** | The customer changed their own details through the customer portal. | | **Contractor changed event** | The contractor and/or the owner of the work order was changed. | | **End date updated event** | The latest date by which the order must be carried out was changed. | | **Start date updated event** | The earliest date on which the order may be carried out was changed. | | **Coordinates updated event** | The coordinates of the location were changed; old and new values are in the metadata. | | **Region updated event** | The region of the work order was changed. | | **Workorder group updated event** | Work order groups were merged. | | **Workorder file added event** | A file was added to the **work order**. | | **File added event** | A photo or file was added to a **task**. | | **File removed event** | A file or photo on a task was removed. | | **Skill added event** | The skills of a task were determined again. | | **Meter reading received from consumer event** | A meter reading was received from the customer. | :::tip The names **End date** and **Start date** come from the fields *due before* (end date) and *may start after* (start date). In between there is also the **maximum planning date**. ::: :::note With **Skill added event** the complete set of skills on the task is replaced, and it is not recorded who made the change. ::: :: # Individual work order Do you want to see more details of a **work order**? Click the work order you need in the overview to open it. The work order details are then shown across the full screen. ::screenshot --- zoom: true caption: The detail screen of an opened work order, with the tabs at the top and the data cards below them. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/348359 --- ![Detail screen of an opened work order with the tabs at the top](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-detail.png) :: At the top you see several **tabs**: - **General**: the key details of the work order, the action buttons and the task overview. - **Workorder history**: the complete history of the work order. - **Datamodels**: the data models linked to the work order. - **Workorder metadata**: the metadata of the work order. - **Customer contact**: the registered customer contact moments. - **Workflow**: the progress of the workflow and the workflow diagram. - **Appointment**: the appointment details; this tab is only visible if an appointment exists for the work order. - **Media**: the photos and files that belong to the work order. Which tabs you see depends on your **permissions** and on the data of the work order. Clicking a tab shows you additional information about the selected work order. You find the **tasks** of the work order at the bottom of the **General** tab. Click a task to open the task screen. You can read more about this on the [Tasks](https://help.pti.nl/en/workorder/taken) page. Do you want to return to the **work order overview**? Click **Home** in the **breadcrumb** at the top. # Customer contact The **Customer contact** tab shows all registered **customer contact moments**, with the date, the channel, the employee, the category and the message for each contact moment. Click a row to view the full details of the contact moment; **Back** closes the detail panel again. ::screenshot --- zoom: true caption: The Customer contact tab with the table of registered contact moments (still empty here) and the Create customer contact button. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/348359/customer-contact --- ![Customer contact tab with the table of registered contact moments](https://help.pti.nl/workorder-klantcontact.png) :: ### Registering customer contact To record a new customer contact moment, click the **Create customer contact** button. A pop-up opens in which you fill in the following details: - **Date** and **time** of the contact moment; - **Employee** who had the contact; - **Channel**: phone, e-mail, chat or service employee; - **Category**; - **Remark**: a description of the contact with the customer, for example information about agreements made or important notes. After saving, the new customer contact is added to the overview. ::screenshot --- zoom: true caption: The Create customer contact pop-up with the Date, Time, Employee, Channel, Category and Remark fields. frame: window max-width: sm --- ![Create customer contact pop-up with the date, time, employee, channel, category and remark fields](https://help.pti.nl/workorder-klantcontact-popup.png) :: # Workflow The **Workflow** tab shows the complete progress of the **workflow**. The **Workflow Information** card shows the name of the workflow, the version and the **Current workflow step**. Below that, the **workflow diagram** is shown, in which the current step of the work order is highlighted. This makes it easy to follow **how the process is progressing** and **where in the process** the work order currently is. ::screenshot --- zoom: true caption: The Workflow tab with the Workflow Information card and the workflow diagram, in which the current step is highlighted. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/348359/workflow --- ![Workflow tab with the workflow information and the diagram with the highlighted current step](https://help.pti.nl/workorder-workflow.png) :: ### Moving the workflow If you have the permission for this, you can **move the workflow** from this tab. Click **Move workflow**, choose the new workflow and type the word *Confirm* to carry out the action. The work order then starts at the beginning of the chosen workflow. This is useful, for example, when **communication to the customer** has to be sent again, or when a work order has to be picked up again at an earlier stage of the process. ::screenshot --- zoom: true caption: The Move workflow pop-up with the current workflow, the choice of the new workflow and the confirmation field. frame: window max-width: md --- ![Move workflow pop-up with the current workflow, the new workflow and the confirmation field](https://help.pti.nl/workorder-workflow-verplaatsen.png) :: ### Starting or pausing communication Depending on your permissions and the configuration, this tab also shows buttons to start or pause the **automatic customer communication** of the work order: **Start communication** and **Pause communication**. # Delivery - Help Via the **Delivery** page you deliver work orders in bulk: you upload a **csv file** containing work order data, after which the system creates the work orders automatically. Open the page via **Delivery** in the menu bar. You need the appropriate permissions to do this. ## Overview of deliveries The **Deliveries** table shows all deliveries with the following columns: - **ID** - **Date** - **Configuration**: the delivery configuration used to process the file - **Filename** - **Count**: the number of rows in the file - **Status**: the processing status The status can take the following forms: - While processing is in progress you see a **progress bar** with the number of rows processed. - **Processed** (green tick): all rows have been processed. - **Failed** (red cross): one or more rows failed. Click the message to download a csv file containing only the failed rows, so that you can correct them and deliver them again. The overview is refreshed automatically every minute. ::screenshot --- zoom: true caption: The Delivery page with the search and filter fields and the Deliveries table showing the processing status of each delivery. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/delivery --- ![Delivery page with the table of deliveries and the processing status of each delivery](https://help.pti.nl/workorder-aanlevering-overzicht.png) :: ## Searching and filtering - Use **Search in table** to search by date, name or status. - Filter the overview on **Configuration** and **Status** (*In progress*, *Processed* or *Failed*). Click **Reset filters** to clear the filters. ## Creating a delivery Click **Create delivery** at the top right of the table. A panel opens on the right: 1. Use **Search** to choose the **csv file** (the **Data file** field) that you want to deliver. 2. Choose the **Configuration** that belongs to the file. The configuration determines how the columns in the file are translated into work order data. 3. Complete the remaining fields. Which fields appear depends on the chosen configuration; data that is not in the file itself is chosen here, such as the **Work order group**, the **Work order type**, the **Contractor**, the **Work order owner** and the **Start date** and **End date**. 4. Click **Create**. ::screenshot --- zoom: true caption: The Create delivery panel with the file field and the configuration selection. Which additional fields appear depends on the chosen configuration. frame: window max-width: sm --- ![Delivery panel with the file field, the configuration selection and the additional fields](https://help.pti.nl/workorder-aanlevering-paneel.png) :: ::warning The system checks whether the column names and the column order of the file match the chosen configuration. If they do not match, a warning appears and you cannot start the delivery. :: Once it has been created, the delivery appears in the overview and you can follow the processing via the status column. # Reports - Help On the **Reports** page you follow the progress of your work orders. Open the page via **Reports** in the menu bar. ## Work order group report The page currently contains one report: the **Work order group report**. This report shows, for each **work order group**, how many work orders are in each status. The table contains the following columns: - **Work order group**: the name of the group, with the start and end date underneath - **Active**: a green tick for an active group, a red cross for an inactive group - **Created**, **In progress**, **In verification**, **Closed** and **Parked**: the number of work orders and the corresponding percentage per status - **Progress**: a coloured bar that shows the distribution across the statuses visually - **Total**: the total number of work orders in the group ::screenshot --- zoom: true caption: The Work order group report with the counts and percentages per status, and the progress bar. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/reports --- ![Work order group report with the counts per status and the progress bar for each work order group](https://help.pti.nl/workorder-rapport.png) :: ::tip Click a **count** in a status column to go straight to the work order overview, filtered on that work order group and status. :: ## Searching and filtering - Use **Search in table** to search by the name of a work order group. - Inactive groups are hidden by default. Switch on the **Include inactive work order groups** toggle to show them as well. ::screenshot --- zoom: true caption: The search field and the Include inactive work order groups toggle above the report table. frame: window max-width: md --- ![Search field and toggle for inactive work order groups above the report table](https://help.pti.nl/workorder-rapport-zoeken.png) :: # Tasks - Help A **work order** contains one or more **tasks**. A task is the work that the service employee carries out on site, for example a meter replacement or a meter reading. From the [work order](https://help.pti.nl/en/workorder/opdracht) you open a task to view all of its details. ## Task list on the work order At the bottom of the detail screen of a work order you will find the **Tasks** table with all tasks that are linked to the work order. The table contains the following columns: - **Task Id** - **External reference** - **Type**: the kind of task - **Reason**: the reason most recently recorded on the task - **Status** - **Meter type**: the type of meter the task relates to ::screenshot --- zoom: true caption: The Tasks table at the bottom of the work order screen, showing the Task Id, type, reason, status and meter type for each task. frame: window max-width: full --- ![Tasks table at the bottom of the work order screen with the columns Task Id, External reference, Type, Reason, Status and Meter type](https://help.pti.nl/workorder-opdracht-taken.png) :: Does the work order contain several tasks? Then the table shows only the first task by default. Click the **arrow** below the table to show all tasks or to collapse them again. Click a task to open the **task screen**. ::note Do you only have a task number? You will still end up at the right task: the system automatically looks up the corresponding work order and opens the task screen within it. :: ## The task screen At the top of the task screen there are several **tabs**: - **Task** [**number**] : the general details of the task - **Task history**: all changes made to the task - **Task metadata**: the metadata of the work order and the task - **Task meter**: the meter details and meter readings (only visible on meter-related tasks) - **Datamodels**: the datamodels of the task - **Media**: the photos and documents belonging to the task ::screenshot --- zoom: true caption: The task screen with the tabs Task, Task history, Task metadata, Task meter, Datamodels and Media at the top. frame: browser max-width: full url: workorder.pti.nl/work-orders/348359/tasks/1095497 --- ![Task screen with the tabs Task, Task history, Task metadata, Task meter, Datamodels and Media at the top](https://help.pti.nl/workorder-taak-scherm.png) :: ### Task tab (general) The first tab shows the most important details of the task, spread across several cards. Cards with an arrow can be expanded and collapsed to show more or less information. - **General**: the **Task Id**, **External reference**, **Start execution** and **End execution**. When expanded you also see the **Type**, the **Required skills** and the **Status** of the task. - **Recent history**: the **Date** and **Event** of the most recent change. When expanded you also see the **Status**, the **Scenario**, the **Reason**, the **Remark** and **Executed by**. Click **To history** to open the full Task history tab. - **Recent media**: the most recent files belonging to the task. Click **To media** to view all media. - **Remarks**: the remarks that have been added to the task, with the columns **Service employees**, **Remark**, **Cancel reason** and **Date posted**. Click **Show more** to read a long remark in full. - **Workorder metadata**: the metadata of the work order. On meter-related tasks this tab also contains the **meter cards** (see [Task meter tab](https://help.pti.nl/#task-meter-tab)). ::screenshot --- zoom: true caption: The Task tab with the cards General, Recent history, Recent media, Remarks and Workorder metadata. frame: window max-width: full --- ![Task tab with the cards General, Recent history, Recent media, Remarks and Workorder metadata](https://help.pti.nl/workorder-taak-scherm.png) :: ### Task history tab In the **Task history** tab you see exactly which changes have been made to the task, with the **Date**, **Event**, **Status**, **Executed by**, the **Scenario**, the **Reason** and the **Remark** for each row. You can search the overview using **Search in table** (by date, event or status) and filter on **Event**, **Changed by** and **Status**. Click **Reset filters** to clear all filters. Click a row to open a card on the right with the details of that change. ::screenshot --- zoom: true caption: The Task history tab of a task with the search field, the filters and (after clicking a row) the detail panel on the right-hand side. frame: window max-width: full --- ![Task history tab of a task with the search field, filters and the detail panel on the right-hand side](https://help.pti.nl/workorder-taak-historie.png) :: ### Task metadata tab The **Task metadata** tab shows the metadata belonging to the work order and the task, in a table with the columns **Metadata field** and **Metadata value**. ::screenshot --- zoom: true caption: The Task metadata tab with the metadata table (columns Metadata field and Metadata value). This task does not have any metadata yet. frame: window max-width: full --- ![Task metadata tab with the metadata table with the columns Metadata field and Metadata value](https://help.pti.nl/workorder-taak-overige-gegevens.png) :: ### Task meter tab The **Task meter** tab is only visible on tasks that relate to a meter, such as a meter replacement, meter maintenance or a meter reading. For each meter you see an expandable card. On a **meter replacement** there are two: **Old meter** and **New meter**. On other meter tasks you see a single card with the current **Meter**. Each card shows: - **ID** - **Meter type** - **EAN Code** - **Meter code** - **Meter number** - **Manufacturing year** - **Meter location** In addition, you use **Reading date** to choose the date for which you want to view the meter readings. Below the meter details there is a table per **meter register** containing: - **Digits integer part** and **Digits fractional part** - **Lower limit** and **Upper limit**: the limit values within which the meter reading must fall - **Meter reading**: the reading recorded on the selected reading date ::note If no meter information is linked to the task, this is indicated with a message. :: ### Datamodels tab The **Datamodels** tab shows the **datamodels** of the task: the questions and fields that were completed during execution. Click a datamodel to expand it and view the values that were entered. With the right permissions you can change the values: click the **pencil icon** next to the datamodel, edit the fields and click **Save**. ### Media tab In the **Media** tab you manage the photos and documents of the task: - Search using **Search in gallery** by name, date or type. - Filter and sort using **Filter and sort** on **Name**, **Date** and **Type**. - Add files using **Upload file**. - Open a file to **download** it or (with the right permissions) to **delete** it. ::screenshot --- zoom: true caption: The Media tab with the search field, the filter and sort options and the upload button. This task does not have any media yet. frame: window max-width: full --- ![Media tab with the gallery, the search field, the filter options and the upload button](https://help.pti.nl/workorder-taak-media.png) :: # Absence calendar This is how you enter an absence: 1. Select the employee in the left-hand column. 2. Click the required date in the calendar. Do you want to select several days? Hold down the mouse button and drag across the days you want. :br![Absence calendar with several days selected for an employee](https://help.pti.nl/placeholder.svg) 3. Specify the **absence reason** at the bottom left. :br![Selection field for the absence reason at the bottom left of the screen](https://help.pti.nl/placeholder.svg) 4. Check that the selected dates are correct. 5. Click **Opslaan** (Save) at the top left to record the absence. ![Save button at the top left to record the absence you entered](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Downloading and installing To be able to open the **planning application**, it must be possible to download an **.exe file**. If your network does not allow this, contact your organisation's **system administrator**. You can **download** the planning application by contacting or by creating a ticket in [the ticket tool](https://support.pti.nl/){rel=""nofollow""}. The consultant will send you the correct FLS download link. After downloading you receive a **.ZIP file** containing an **.exe file** and an **.xml file**. It is important that these files stay in the **same folder**. Save the files in a sensible location on your laptop or PC and, if you want, create a **shortcut** to the **.exe file**. ::warning The **.exe file** and the **.xml file** must stay in the same folder; otherwise the application will not start correctly. :: ::screenshot{frame="window" max-width="md"} ![Extracted folder showing the .exe file and the .xml file side by side](https://cdn-test.pti.dev/studio/handleiding-planning-FLS-visitour.jpg) :: # FLS **FLS** is an external planning tool that can be used by **large organisations** with **complex processes**. The tool offers extensive **configuration options** for organisations with **advanced planning requirements**. # Logging in Click the **.exe file** to start the planning application. The **login screen** appears on your screen. ::screenshot{max-width="md"} ![handleiding-planning-FLS-visitour](https://cdn-test.pti.dev/studio/handleiding-planning-FLS-visitour.jpg) :: Enter the **login details** you received from a **PTI employee**. Then click **OK** to open the application. ::tip Are the **Username** and **Password** fields still greyed out or not editable? Click **OK** first. A message appears stating that the username and password are incorrect. Once you have dismissed this message, the two fields become editable. :: # Lending out technicians If the **Uitlenen** (Lending out) module is enabled, you can temporarily **lend out** technicians to another **team** or another **region**. Select the technician you want to lend out and then specify the **day** or **period** for which the loan applies. You can also select the **region** and/or the **team** to which you want to lend the technician temporarily. If required, you can also specify **which address** the technician departs from. ![Entry screen for lending out a technician, with period, region, team and departure address](https://help.pti.nl/placeholder.svg) In the planning, the technician is shown as **lent out** for the specified period. ![Planning in which the technician is marked as lent out for the selected period](https://help.pti.nl/placeholder.svg) During this period the technician is available for the team or region they have been lent to. # General order filter To view an overview of orders, go to **Opdrachtenlijsten → Algemeen opdrachtfilter** (Order lists → General order filter). At the top of the screen you see the available **filters** that you can set to show the orders you need. Click the **Ververs data** (Refresh data) button to load the orders that match the filters you have set. ::screenshot ![General order filter with the filter bar at the top and the Refresh data button](https://cdn-test.pti.dev/studio/algemeenfilter-89b83b7fe5504a32be6544ff4f7cef73.png){height="" width=""} :: # Skills Under **Skills** you can assign one or more skills to an employee that may be required to carry out an order. The **Skills** tab shows at the top the skills that are already linked to the employee. In the lower part of the screen you can **select** one or more **skills**. Then click the **+** button to add them to the employee. Finally, save your changes by clicking **Opslaan** (Save) at the top. ![Skills tab with the linked skills at the top and the selection list with the + button below](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Stand-by hours (extra module) If the **Stand-by hours** module is enabled, you can set specific working hours as **stand-by hours**. In **FLS** it is possible to reserve time at **employee level** in the form of *stand-by time*. When an order is created via the **API**, a **latest planning date** is supplied, within which the order must be carried out. This date is calculated automatically based on the **current date + the number of days of the service standard**. As a result, when the planner requests appointment proposals in the **Workorder Tool**, only proposals that fall within the period belonging to the service standard are offered. When a customer specifies a date on which, for example, **Enexis** may visit, but that date falls outside the service standard, the planner can adjust the **latest planning date** in the order manually. This change is recorded in the system. In the planning screen of **FLS Visitour**, stand-by time is shown in **light green**. ![FLS Visitour planning screen in which the stand-by time is marked light green](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Stand-by time can be set per employee and per day via the **working times overview**. In the **Werktijden** (Working times) tab an additional **Stand-by** option is available. Here you can specify for which days and times stand-by hours may be *opened up*. Orders that carry the *Stand-by* attribute can only be planned within the time that has been opened up as **stand-by hours**. ![Working times tab with the Stand-by option for opening up stand-by hours per day](https://help.pti.nl/placeholder.svg) At **order level** you can specify whether the order may be planned in: - **regular working time**, - **stand-by working time**, or - **free**, meaning both in regular and in stand-by working time. The attribute that determines in which time an order may be planned is defined in advance and supplied by the customer in a **metadata field** when the order is delivered via the **API**. The following values can be used: - **0:** *To be planned in Free* – the order may be planned freely, both in working hours and in stand-by hours (default value in FLS). - **1:** *To be planned in Working hours* – the order may not be planned in stand-by hours. - **2:** *To be planned in Stand-by* – the order may only be planned in stand-by hours. If no service type is supplied, **working hours** must be used by default when creating the appointment in FLS. When the **Stand-by** attribute is linked to an order, that order can only be planned within the stand-by time that has been opened up in the planning. ![Order with the Stand-by attribute planned within the stand-by time that has been opened up](https://help.pti.nl/placeholder.svg) The planner decides how many employees are assigned stand-by hours and can adjust this in the planning where necessary. It is also possible to have a **script** automatically remove the stand-by time on the day of execution. This script can be configured with various conditions. **Example of a script configuration:** The script runs automatically every day at **18:00** and performs the following actions: - Two days before the day of execution, the stand-by time is replaced by the regular working time and an optimisation takes place. - When converting stand-by time into working time, the **earliest start time** and the **latest end time** of both periods are applied. This ensures that the correct working time is shown, even if it differs from the standard working time (8:00 – 16:30). **Example:** A technician has working time from **8:00 to 12:00** and stand-by time from **12:01 to 16:00**. The script then calculates the new working time as follows: - Start time: the earliest of the two (8:00 and 12:01) → **8:00** - End time: the latest of the two (12:00 and 16:00) → **16:00** The new working time after the stand-by time has been removed is therefore **8:00 – 16:00**. The **route extension** is retained; only the four stand-by variants (**51, 52, 53, 54**) are removed. ![Planning after the script has run, with the stand-by time converted into regular working time](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Advance planning **Advance planning** is intended for planning multiple orders for a given period that meet the **criteria and filters** you have set. You will find this function via **Planning → Vooruitplanning** (Planning → Advance planning). ::screenshot ![vooruitplanning-e42f01efa1f001e0eca596cd3c68b595](https://cdn-test.pti.dev/studio/vooruitplanning-e42f01efa1f001e0eca596cd3c68b595.png) :: In advance planning you can specify the **period** for which orders should be planned. The **start and end date** you enter determine the date range of the orders that are eligible for planning. Use the **global filters** to include only the relevant data, for example only the region you are responsible for. You can make several selections at the same time. Make sure that, in addition to the orders that have already been planned, the selection also includes the **escalated** and/or **unconfirmed calls** you want. (Multiple selections are possible.) Click **Vernieuwen** (Refresh) to load the relevant data volume based on your selection. All orders that have already been planned and, depending on your selection, escalated and/or unplanned orders are loaded as the relevant data volume. The key figures for these orders are shown under **Huidige planning** (Current planning). This gives an overview of the **volume** and the **planning situation** that are included in the planned optimisation. ::screenshot ![Current planning section with the key figures of the selected orders](https://cdn-test.pti.dev/studio/weekoverzicht-fc0e9cf23d68ad156e60b2c7c37c99fa.png){height="" width=""} :: **Occupancy rate (%)** Specify what percentage of the working hours per employee per day may be planned after optimisation. **Max. number of orders per employee** Determine the maximum number of orders that may be planned per employee per day. **Max. optimisation time (sec)** Set the maximum calculation time for a single optimisation process. Depending on the number of orders to be planned, a value between **40 and 60 seconds** is usually a good level. **Overall optimisation run** Specify how often the optimisation should be carried out based on the criteria and filters you have set. For example: with a value of **2x**, the optimisation is automatically run a second time after the first run in order to improve routes further. ::screenshot ![Optimisation settings: occupancy rate, max. orders, optimisation time and number of runs](https://cdn-test.pti.dev/studio/vooruitplanning-e42f01efa1f001e0eca596cd3c68b595.png) :: Click **Planning optimaliseren** (Optimise planning) to start the advance planning. If the outcome of the conditions you have set is not what you want, you can run the advance planning again until the result meets your expectations. # Week overview You make the planning visible by clicking **Weekoverzicht** (Week overview) under the **Planning** menu item. ::screenshot ![FLS week overview showing the planning per technician, opened via the Planning menu](https://cdn-test.pti.dev/studio/weekoverzicht-fc0e9cf23d68ad156e60b2c7c37c99fa.png) :: ## Order list Above the planning an **order list** is shown containing orders that can still be planned. Depending on the filters that have been set, this list can show **escalated orders** (orders that no longer fit within their original time window) or **unplanned orders**. ## Filters At the top of the planning you will find various filters with which you can adjust the display. ::screenshot ![Filter bar at the top of the week overview with date, navigation and general filters](https://cdn-test.pti.dev/studio/algemeenfilter-89b83b7fe5504a32be6544ff4f7cef73.png){height="" width=""} :: **Date period** Adjust the **Start date** and **Duration** filters to change the period of the planning. This allows you to display several days at once, for example. **Navigation** Use the buttons in the **navigation section** to browse easily through different periods. **General filters** With the general filters you can filter orders on the following characteristics (if available in your environment): - Discipline - Region - Team ::note The available filters may differ per user. This depends on the **role** you are logged in with. :: **Escalation list/order pool filter** With this filter you determine whether the **escalated orders** or the **planned orders** are shown in the order list. You can also refine the list further, for example by **order type** or **postcode**. ::screenshot ![Drop-down menu of the escalation list/order pool filter with refinement options](https://cdn-test.pti.dev/studio/filterescalatie-560c424ccc84b669d4ed99f0e50b86b0.png){height="" width=""} :: ### Recommended use of filters For planners it is important to keep a daily overview of the orders that need to be carried out. Therefore use the **Escalated** filter to make orders visible that require immediate action. When a technician overruns or, due to circumstances, cannot carry out an order within the planned time window, the order is escalated. These orders appear at the top of the list and require action from the planner, for example: - Assigning the order to another technician who has time available. - Calling the customer to move the appointment via the **Workorder Tool**. ::tip Always keep **escalated orders** switched on, because they often require immediate, manual action. :: ### Escalated (confirmed for the period, but not in a route) ::screenshot ![Order list with escalated, confirmed orders that are not yet in a route](https://cdn-test.pti.dev/studio/filterescalatie-560c424ccc84b669d4ed99f0e50b86b0.png){height="" width=""} :: Confirmed orders that fall within the period under consideration but have not yet been linked to a route. ### Created + overlaps time period ![Order list with open orders whose time frame overlaps the selected period](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Open or unplanned orders whose time frame overlaps the selected period (at least one day within the chosen period). ### Created + already expired today ![Order list with unplanned orders whose planning date was yesterday or earlier](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Unplanned or open orders whose planned date was yesterday or earlier. ### Created + before time period + expires tomorrow or later ![Order list with unplanned orders that only start after today](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Unplanned orders whose term starts after today, for example orders that can take place between tomorrow and the end of the month. ### Created after the period ![Order list with orders whose earliest planning date falls outside the planning period](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Orders whose earliest planning date falls outside the current planning period. ## Optimising the planning Click **Planning optimaliseren** (Optimise planning) to have the planning application optimise the selected period. If you select a single day, for example, only that day is optimised. ![Optimise planning button above the week overview](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ::warning Make sure the **order list filters** are set correctly before you optimise. :: ![Correctly configured order list filters before optimising](https://help.pti.nl/placeholder.svg) The application then tries to assign the orders from the list automatically to available field engineers. ## Planning ![Week overview with orders distributed per employee and per day](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Planning display The overview shows the planning per employee, per day or per period. The orders are shown based on their **standard working duration** as recorded in the **PTI Planning Suite**. On the left-hand side of each order you see a **coloured line** indicating the **order type**. The colour of the order itself can vary per type of work. These colours can be agreed in advance, so that the planner can see at a glance which types of work are scheduled. On the right-hand side of the order, a narrow **coloured line** indicates the **status** of the order: **Grey:** created, no action or communication yet. ![Order with a grey status bar: created, no action or communication yet](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Blue with red braces:** communication sent, status *Confirmed* in FLS Visitour, but not yet confirmed by the customer. The reservation on this order is *Cannot be fixed*, so you cannot yet fix the order and make it visible on the tablet. ![Order with a blue status bar and red braces: sent, not yet confirmed by the customer](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Blue without red braces:** communication sent, status *Confirmed* in FLS Visitour and confirmed by the customer or the planner. The reservation is *No reservation*; the order can be fixed and thereby made visible on the tablet. ![Order with a blue status bar without braces: confirmed and ready to be fixed](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Dark blue:** *Fixed.* The order is visible on the technician's tablet. ![Order with a dark blue status bar: fixed and visible on the tablet](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Yellow:** *Travel started.* The technician is on the way to the customer. ![Order with a yellow status bar: technician is on the way to the customer](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Light green:** *Arrived.* The technician is on site and has started work. ![Order with a light green status bar: technician has arrived and started work](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Dark green:** the order has been carried out. ![Order with a dark green status bar: order has been carried out](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Orange:** the order could not be carried out for some reason. ![Order with an orange status bar: order could not be carried out](https://help.pti.nl/placeholder.svg) When you move the mouse over an order, a pop-up appears with additional information about that order. ![Pop-up with detailed information that appears when hovering over an order](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ## Planning actions By **right-clicking** an employee or a date, you can perform various actions, such as: - Optimising the planning. - Fixing orders. - Setting a short absence (for example for a dentist appointment). ### Searching for an individual order You can easily search for an individual order via **Opdrachtgegevens → Opdracht → “Zoeken”** tab (Order details → Order → “Search”). ![Search tab within Order details for finding an individual order](https://help.pti.nl/placeholder.svg) You can search on various fields, including **Order** (the work order code from the PTI Planning Suite). For a more extensive search you can use the **Search completely** option. ![Search completely option for a more extensive search](https://help.pti.nl/placeholder.svg) This opens an additional screen in which you can specify whether you want to search on: - an **exact search term**, - an **extensive search** (show everything), - or a search that takes the **general filters that have been set** into account. ![Additional search screen with a choice between exact term, extensive search or configured filters](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ## Individual order ![Overview screen of an individual order with all order details](https://help.pti.nl/placeholder.svg) The overview of an order shows the following data: - **General data:** order ID (work order code in the Workorder Tool) and the current status. - **Address details:** the address where the work is to be carried out (supplied via the Workorder Tool). - **Order information:** order type, duration, priority and other details, managed via the PTI Planning Suite. - **Date range:** the period in which the order may be planned, including the time window. - **Appointment proposals:** click **Stel afspraken voor** (Propose appointments) to view proposals. If you want to move an order, do so via the **Afspraak** (Appointment) tab in the Workorder Tool. - **Planning information:** data about the assigned employee, the expected arrival time and the planned duration. # Employees The employees in the planning application are managed via **Werknemers → Algemeen** (Employees → General). If a tab is not visible, it has not been assigned to the **role** you belong to as a planner. The general employee page shows all information about the employees. The **address details** of employees are managed in the **PTI Planning Suite**. ![General page of an employee showing all available employee details](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Some data is only shown if it has been defined for the role in question. It can therefore happen that certain information is not visible. When this is the case, that data is not linked to the role you are logged in with. Examples are organisational data such as: - **Discipline** - **Team** - **Region** ## Additional explanation of specific factors **Speed profile** Indicates as a percentage whether an employee usually drives faster or slower than average. **Maximum number of orders** Determines the maximum number of orders that may be planned for this employee in a single route. Note: the system never plans more orders than the value set here. **Work speed profile (%)** Indicates how quickly a technician carries out an order compared with the standard duration. An experienced technician may for example need 90% of the normal time, while a trainee needs 120%. The planned appointment duration is adjusted automatically and shown in the work schedule. **Minimum deployment radius** The minimum distance between orders that may be planned for a technician. This prevents orders from being located too close to the technician's starting point. The deployment radius is measured in **actual kilometres travelled** (not straight-line distance). **Maximum deployment radius** The maximum distance within which orders may be planned for an employee. This is also measured in **actual kilometres travelled**. The maximum deployment radius can also be **displayed graphically** on the map in the work schedule (*Show deployment radius*). Because this is an approximation of the actual road distance, the visual representation may deviate slightly. **Maximum travel distance** The maximum total travel distance (in kilometres) for a full working day of an employee. This value includes the distance from the **start address to the last order** and from there to the **end address**. You can easily view an employee's **availability** by selecting the employee in the left-hand column. The **calendar** of the selected employee is then displayed. Absences are marked with colours. The colours indicate the reason for the absence, for example a **red block** for **illness**. The colours and reasons may differ per customer. # Working time **Working times** are an important part of the planning application. Here you can set or adjust the **working hours**, **breaks** and **interruptions** of employees. To enter or change working times, follow these steps: 1. Select the required **employee** in the overview on the left. 2. Enter the **working times**. 3. Click **Opslaan** (Save) at the top left to save your changes. ![Working times tab showing an employee's working hours, breaks and interruptions](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Technicians can be deployed for **individual days**, for a **specific period**, or in a way where the **travel time to the first customer** and/or **back from the last customer** is ignored, depending on the options that have been set. ![Deployment settings for a technician, including the travel time calculation options](https://help.pti.nl/placeholder.svg) **Travel time from home address** Travel time is calculated from the **home address (address 1)** entered for the technician. **Travel time from second address** Travel time is calculated from the **second address (address 2)**, also referred to as the **work location** or the **depot**. **No travel time** With this option the full kilometres or miles of the driving distance are ignored completely. **No travel time (distance is considered)** With this option the driving time to the first customer and/or back from the last customer is excluded from the field engineer's working time, but the **driving distance** is still included in the total route calculation. **Please note:** the **home address** and **second address** details are configured in the **PTI Planning Suite** and **not** directly in **FLS Visitour**. # Content blocks On the **Content blocks** tab you manage reusable parts of a message. Examples are the **header with logo** in an email or the **signature and disclaimer** in a letter. When a content block is changed, the changes are applied automatically to every message in which the block is used. A content block acts as a **building block** within the **Template Editor** and can easily be added to a template. ![Overview with the Content blocks table and the Add and Delete buttons](https://help.pti.nl/placeholder.svg) You can manage content blocks from the table: - Select blocks using the **checkbox** on the left of the table and click the red **Delete** button to remove them. - Click the purple **Add** button (top right) to create a new content block. - Use the **search bar** to look up specific content blocks. When you add a new block or open an existing one, the **editor** opens. It works in the same way as the Template Editor. ::warning The content block editor does **not** save automatically. Always click **Save** manually to keep your changes. :: # Dashboard ![Send dashboard with overviews of sent messages and recently changed templates](https://help.pti.nl/placeholder.svg) When you open **Send**, a clear **dashboard** appears with the following sections: - An overview of all **messages sent** in the past **7 days** - Information about the **messages sent today** - An overview of the **recently changed templates** # Send **Send** is the module within the **PTI Planning Suite** that lets you **compose**, **send** and **monitor** communications. These messages can take different forms, such as **email**, **SMS**, **letter** or **voice** (telephone call). # Settings **Send** offers settings that apply both **personally** and **organisation-wide**. This chapter explains those settings. ### Personal settings ![Personal settings with the choice between the standard and experimental editor](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Under **Settings → Personal** you can adjust your own preferences. Here you decide **which version of the editor** you want to use. The **standard editor** is an older version that is being phased out gradually. The option **‘Experimental (standard)’** is the new editor, which is actively being developed further and is therefore recommended as the default. Both editors remain available, so you can switch between the old and new version if needed. This manual uses the **‘Experimental (standard)’** editor. ### Style settings ![Style settings with the option to upload font files](https://help.pti.nl/placeholder.svg) The **style settings** let you **upload fonts** that are used when composing messages. The supported file formats are: - **TrueType Font (.ttf)** - **OpenType Font (.otf)** This lets you make sure that all communications match your organisation’s brand style. ### Whitelisting settings ![Whitelist settings with approved email addresses and phone numbers for test messages](https://help.pti.nl/placeholder.svg) Test emails and test text messages may only be sent to **approved recipients**. This prevents test messages from accidentally reaching external contacts. These settings let you add **approved email addresses** and **phone numbers** to the whitelist. # Monitoring On the **Monitoring** page you can review the **status of messages that have been sent**. A single overview shows which messages were sent successfully and which may have failed. You can also open the details of each message and find out **why a dispatch did not succeed**. The page consists of a **table** that lists the dispatch records from **newest to oldest**. ![Monitoring table with dispatch records from newest to oldest, with columns such as status and failure reason](https://help.pti.nl/placeholder.svg) At the bottom of the page you can use the menu to set **how many rows per page** are visible and to **navigate** to other pages of dispatch records. ### Columns in the table The table contains the following columns and information: - **Template name** The name of the template used. - **Attempt** The number of attempts made to send the message. - **Reference** The unique reference code linked to the dispatch, usually the **work order code**. - **Order number** The order number of the associated print-and-mail company (if available). - **Queued at** The date and time at which the message was placed in the dispatch queue. - **Status**: the current status of the message: - **Queued:** the message is ready to be sent. - **Sent:** the message is in the dispatch process. - **Retry:** an earlier attempt failed and is retried automatically. - **Succeeded:** the message arrived successfully. - **Bounced:** the message was sent, but was refused or returned by the recipient (mail server). - **Failed (red):** the dispatch did not succeed. The reason is shown in the *Failure reason* column. - **Failure reason** Indicates why the dispatch failed. For example, because a required field was missing or the template could not be found due to an incorrect **send key** configuration. - **Download**: lets you download the communication that was sent: - a **.pdf file** for letters - an **.html file** for emails - a **.txt file** for text messages :br Please note: communications are automatically removed from the system after a while. - **Dispatch** :br![Button to restart a failed dispatch](https://help.pti.nl/placeholder.svg)\:br Offers the option to **restart a dispatch** if it failed earlier. # Using a content block 1. Open **Send** and go to the **Templates** tab. :br![Templates tab opened in Send](https://help.pti.nl/placeholder.svg) 2. Click **Content blocks** at the top to open the overview. 3. Add a new content block or edit an existing one: - Click **Add** (top right) to create a new block. - Or click an existing block to edit it. ### Creating a new content block When creating a new content block: - Give the block a **clear name**. - Select the correct **type** (*email* or *letter*). - Choose the **variable list** you want to use. - Design the content block in the **editor**. The editor works in the same way as for templates. Add elements such as **text**, **logos**, **disclaimers** or **signatures**. Use the **element library** and **formatting settings** to adjust the appearance. ::warning Content blocks are not saved automatically. Always click **Save** to keep your changes. :: ![Editor with a content block in design, including text, logo and signature](https://help.pti.nl/placeholder.svg) 1. **Use the content block in a template** - Open an **email template** or **letter template** via **Templates** in the main menu. - ![Opened email template in the Template Editor](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - Drag the required content block from the **element library** into the **design area**. - ![Content block being dragged from the element library into the design area](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - Click the **pencil icon** to quickly navigate back to the selected content block if you want to change it. :br![Pencil icon to edit the selected content block](https://help.pti.nl/placeholder.svg)\:br**Please note:** changes to a content block apply to **all templates** in which this block is used. Before the content block is saved, you receive a **warning** about this. :br![Warning message that the change will be applied in all templates](https://help.pti.nl/placeholder.svg) 2. **Manage centrally** - When a content block is changed, that change is **applied automatically** in every template that includes the block. This keeps the content consistent and centrally managed within the Send module. # Setting up an email 1. **Open Send from the dashboard or the menu** - ![Send in the left-hand menu of the PTI Planning Suite](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - Open **Send** from the **dashboard** or the **left-hand menu** in the **PTI Planning Suite**. Click **Send** in the menu to open the module. 2. **Go to the “Templates” tab** - ![Templates tab with the overview of existing templates](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - Click **Templates** at the top to open the overview of existing templates. 3. **Click “Add”** - ![Purple Add button at the top right of the template overview](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - Click the purple **Add** button at the top right to create a new template. 4. Fill in the following details: - **Template name:** give the template a recognisable name. - **Send key:** generated automatically based on the name. - **Type:** choose **Email** from the dropdown. - **Subject:** fill in the subject the recipient will see. - **Sender email:** fill in the first part of the email address and select a domain from the list. - **Sender name:** state who the sender is. - **Variable list:** choose the correct list of data used in the email (preconfigured by PTI). :br Click **Save**. The template is saved and opens automatically in the **Template Editor**. 5. **Design the email in the Template Editor** - Use the **right sidebar** to build the layout of the email with column blocks. :br![Right sidebar with column blocks for building the email layout](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - Then fill the columns with content as required, such as: - Text blocks 1. Double-click the text field (“Content 1”) to change the content. 2. ![Selected word with the link icon in the text toolbar](https://help.pti.nl/placeholder.svg)\:br Add links by selecting a word and clicking the **link icon**. 3. ![Token button in the text toolbar](https://help.pti.nl/placeholder.svg)\:br![List of available variables such as the recipient’s name](https://help.pti.nl/placeholder.svg)\:br Use the **Token** button to insert dynamic values, such as the **recipient’s name**. - **Images** 1. ![Image block being dragged into a column of the design area](https://help.pti.nl/placeholder.svg)\:br First remove a text block from a column and then drag an **image block** into the column. - **Buttons** 1. ![Button element being dragged into a column](https://help.pti.nl/placeholder.svg)\:br Drag a **button** into the required column. 2. ![Button being edited by double-clicking it](https://help.pti.nl/placeholder.svg)\:br Double-click to change the text. 3. ![Right sidebar showing how to set the link URL for the button](https://help.pti.nl/placeholder.svg)\:br In the right sidebar, use the **settings** to add the **link URL**. - **Content blocks** :br![Content blocks in the element library](https://help.pti.nl/placeholder.svg) 1. Drag previously created **content blocks** to the required position, for example a standard **header**, **footer** or **signature** in line with the brand style. :br![Content block with header being dragged into the design area](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - Use the **Formatting settings**in the right sidebar to refine the visual style: - Under **Decorations → Background colour** you give blocks a background colour. - Under **Dimensions → Padding** you can shift blocks within sections or make columns wider. - Under **Decorations → Border radius** you can add rounded corners to blocks. 6. **Test and activate the email** - Use the **Test email** button to send a test version to yourself. Check the formatting and content carefully. - Once the email is as required, click **Activate** to make the template available for sending. The email can now be sent from the **Workorder Tool** using the **Send communication** buttons. :br![Send communication button in the Workorder Tool](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - When you modify an existing template that is part of a work order workflow, the new changes are applied automatically at the next dispatch action after activation. # Editor: settings ![Settings page of the Template Editor with the generic and type-specific sections](https://help.pti.nl/placeholder.svg) The **Settings** page contains all configuration settings of the template. These settings are divided into a **generic section** and a **type-specific section**, depending on the kind of message you are editing. ### Section: Generic In this section you set the general properties of the template: - **Template name** The name of the template. - **Send key** The unique value that tells the system which template must be used when sending messages. Only change this value **when it is explicitly necessary**. - **Variable list** Use the dropdown to select the set of variables used in the template. This list contains the data the template is filled with. In the editor, the variables from this list are visible so that you can add them to the design. - **Dispatch status**: set the status of the template with the toggle: - **Pause:** the template is switched off temporarily. - **Active:** the template is ready for use and can be sent. (Active templates cannot be deleted.) ### Section: Email In this section you configure the settings that apply specifically to emails: - **Subject:** the title the recipient sees in their inbox. - **Sender name:** the name shown as the sender. - **Sender email:** the email address of the sender. The part before the @ can be filled in freely; for the part after the @ you choose from a list of configured domains. ### Letters section In this section you set the options for letters: - **Format:** choose the format of the letter (A4 or A5). - **Shipping method:**determine how the letter is sent: - **24-hour shipping:** sent within 24 hours. - **72-hour shipping:** sent within 72 hours. - **Registered shipping:** sent as registered mail. *Please note: shipping costs differ per shipping method.* - **Order number description / Cover page extra information 1 to 5:** Additional information that is sent along to the printer. Only change these fields if it is explicitly necessary. ### SMS section In this section you configure the settings for text messages: - **Sender name:** the name shown as the sender in the message. ### Voice section In this section you set the options for voice messages: - **Voice ID:** the agreed ID that activates the correct audio recording. Only change this value when it is explicitly necessary. # Editor: design In the **Template Editor** you put together the content and appearance of a message. Drag building blocks from the right sidebar into the design area and adjust them there. ![Overview of the Template Editor](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ## Navigation and status At the top of the editor you will find: - an arrow to go back to the template overview; - **Design** to open the visual editor; - **Settings** to open the template settings; - the status, the name and the time of the last save. ## Actions The most important actions are at the top right: - **Version control**: view or restore an earlier version. - **Test email**, **Test letter** or **Test SMS**: send a test or generate a sample PDF. - **Activate**: make the template available for sending. - **Save**: save your changes immediately. The editor also saves automatically as soon as you change something (with a short delay of a few seconds). ::tip Always send a test before you activate a new or modified template. :: ::tip Autosave for templates only works in the Template Editor. The **Content blocks** editor has no automatic saving. Always click **Save** yourself there. :: ## Toolbar Which functions are visible depends on the type of message. The toolbar can contain the following functions: - **Screen size**: check an email at different screen formats. - **Component view**: show or hide the structure and guides. - **Preview**: view the message the way the recipient sees it. - **Full screen**: enlarge the design area. - **View code**: inspect the source code; intended for advanced users. - **Character counter**: check the number of characters in a text message. - **Zoom** and **Hand tool**: zoom in or out and move the design of a letter. - **Undo** and **Redo**: revert an earlier edit or apply it again. ## Design area Drag an element into the design area to add it. Double-click text to edit it. Select a block to move, duplicate or delete it, or to select the parent block. ![Design area with a selected block](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ## Design manager The right sidebar contains the settings and building blocks for the design: - **Formatting settings**: set dimensions, background colours and borders. - **Advanced settings**: show elements conditionally or set a link for a button. - **Layers**: view the hierarchical structure of the message. - **Element library**: add columns, text, images, buttons and other elements. ### Commonly used elements - **Columns**: create a layout with one or more columns. You can copy or delete columns. - **Text**: add text, links and dynamic values from the variable list. - **Image**: upload an image or choose one from the library. - **Button**: set the target URL under **Advanced settings**. - **QR code**: fill in the website URL the code must point to. - **Address block**: use the preset layout for a C5 or EA5/6 envelope. - **Content block**: reuse a centrally managed part, such as a header, footer or signature. ::note An address block has no visible selection border. Select the field and use the trash icon at the top left to delete it. :: ## Pages of a letter For a letter you can manage several pages: 1. Click **Add** to create a page. 2. Select a page to open it in the design area. 3. Use the copy button to duplicate a page. 4. Use the trash icon next to the page name to delete a page. ## Voice messages For a voice message you select the variables that are spoken while the message is played. # Templates **Send** offers various **templates** for composing messages. Click **Templates** in the main menu to open the overview of all templates and content blocks. By default the **template overview** opens. Using the tabs above the red **Delete** button you can switch to the **Content blocks** overview. This chapter first explains how to work with **templates**, followed by an explanation of **content blocks**. ### Templates tab On the **Templates** tab you can manage all templates. ![Templates tab with the table and the Add and Delete buttons and the search bar](https://help.pti.nl/placeholder.svg) - **Search bar (top right):** search by name or characteristic for specific templates or content blocks. - **“Add” button (top right, purple):** create a new template. - **“Delete” button (top left, red):** remove selected templates from the list. Active templates must be **paused** first before they can be deleted. You do this in the template settings under the **generic settings**. **The table in the overview shows the following columns:** - **Name:** the name of the template. - **Send key:** the unique system name that determines which template is used when sending. Only change this when it is explicitly necessary. - **Type:** the type of message (Email, Letter, SMS or Voice). - **Status:**indicates whether the template is concept, active or paused: - **Concept:** the template is under development and not yet active. - **Active:** the template is in use and cannot be edited. When you open it, a new concept version is created automatically. - **Paused:** a previously active template that has been switched off temporarily. - **Created on:** the date it was created. - **Updated on:** the date and time of the most recent change. Below the table you can use **pagination** to set how many rows are shown per page (10, 25 or 50) and to page through the list. ![Pagination below the template table with a choice of 10, 25 or 50 rows per page](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Adding a template Click the **Add** button to create a new communication template. A form appears with the following fields: - **Template name:** give the template a recognisable name. - **Send key:** filled in automatically based on the name. - **Type:** choose the type of message (e.g. Email). The remaining fields adapt to this type. **Additional fields per type:** - **Email:** - *Subject:* the subject the recipient sees in their inbox. - *Sender email:* fill in the part before the @ and choose a domain from the list. - *Sender name:* the name of the sender that is visible to the recipient. - **Letter:** - *Format:* the format of the letter (A4 or A5). - *Shipping method:* choose 24-hour, 72-hour or registered shipping. - **Voice:** - *Voice ID:* the agreed ID that determines which audio recording is used. - **SMS:** - *Sender name:* the name shown as the sender of the text message. - **Variable list:** select the correct set of variables used in this template. Click **Save** to create the template. # Variables **Variables** let you include data dynamically in a message. Examples are the **recipient’s name** for the salutation, the **email address** the message is sent to, or the **address details** for a letter. For this, Send uses a **variable list** that defines which data is available within a message. The data supplied, for example from the **PTI Planning Suite,** must match the variable list, so that the correct fields can be used when composing the message. ![Token menu with the available variables and their example values in brackets](https://help.pti.nl/placeholder.svg) In the **Token** menu you can choose from the available variables. Each variable is followed by an **example value** in brackets. When you select a variable, the technical reference is placed automatically in the text field between double square brackets (`[[ ]]`). ### Managing the variable lists ::warning In most cases these lists are managed by **PTI**. Only change them after consultation, to prevent errors in dispatch or data processing. :: ![Variable lists overview with the Add and Delete buttons](https://help.pti.nl/placeholder.svg) On the **Variable lists** page you can manage lists: - Delete using the **red button** - Add using the **purple button** - Open by clicking a row ![Detail view of a variable list with the properties per variable](https://help.pti.nl/placeholder.svg) A list cannot be deleted while it is still linked to a template. When you open a list, an overview of the available variables appears. For each variable you can set the following properties: - **Name** The name of the variable as it is shown in the editor while composing messages. - **Key** The technical name of the variable. It matches the data supplied by the source system and is visible in templates as text between square brackets `[[ ]]`. - **Transformation** An optional field for applying operations to the value, for example uppercase letters or date formatting. **JSONata functions** are used for this. It is advisable not to change these fields yourself; a **PTI consultant** can configure this if needed. - **Example value** An example of the content the variable can contain. This helps when testing or checking the layout. During test dispatches of emails, text messages or letters, these example values are used to fill in the template. - **Recipient field** The link with the dispatch details, such as the email address or phone number. Without this link, Send does not know which variable belongs to the dispatch address. - **Required** If this option is checked, the variable is mandatory for dispatch. If a required value is missing, this can lead to errors or to the recipient being skipped. After making changes, click **Save** at the bottom of the page to keep your adjustments. Do you want to delete a variable? Then click the **red trash icon** behind the variable in question. # Companies If your user account is linked to **one company** within the **PTI Planning Suite**, you can skip this screen. If your user account is linked to **several companies**, you first arrive on the **welcome page**. Choose **“Companies”** here and then select the company you want to carry out the work for in the **Mobile app**. ![Companies screen with a list of companies from which you select the company you want](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Scheduled addresses When the work has been scheduled for you in the **PTI Planning Suite** via **Go** or **FLS** and you choose **Planning** in the menu or the **Home menu**, the screens below are shown. ### Days overview On this page you see a list of the days on which jobs are scheduled. How many days ahead are visible can be configured by **PTI**. The following details are shown for each day: - **Name of the day + day number + name of the month** - **Number of open addresses** - **Number of addresses reported back as absent** (reported back with a reason without an end status) - **Number done** (reported back as successful, or with a reason with an end status) ![Days overview showing the number of open, absent and done addresses per day](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Jobs After selecting a date you arrive on the **Jobs** screen. The following details are shown for each address as standard (this may differ per customer): - **Status** (Open / Absent / Done) - **Block time + appointment type** - **Address** By default all statuses are shown in the list of jobs. ::note When the scheduling is done via **FLS**, the addresses have to be handled in order. :: ### Buttons per address You see the following buttons for each address: - **Thumbs up** – if this functionality is active, use this button to indicate whether the work order has been confirmed by the customer. - **Map** – opens the navigation app on the device and automatically fills in the address of the work order (this button is only shown when the navigation module is used). - **Note** – opens the **Notes page**. By default you only see the notes added by back-office staff. By switching on the **toggle** at the top right, you can also view notes from the field (only visible if there are any notes). - **Information**– opens the information bar on the left-hand side. It contains the following fields as standard (this layout may differ per customer): - Work order code - Type - Status - Block time - Name - Address - Postcode - City - Phone number ### Travel and work status If the functionality to show the **travel status** on the planning board is enabled, the **Start travel** button appears when you click a job. This lets the planner see that you are on your way to the job. You can then click **Stop travel** as soon as you are on site, so it is clear that you are busy with the work. ### Reporting back a job Once you have finished, or if there are problems, you can choose between two options: 1. **Unable to complete** 2. **Carry out job** ![Job list for a day, showing the status, block time and appointment type per address and the Thumbs up, Map, Note and Information buttons](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ![Job details with the two report-back options Unable to complete and Carry out job](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ![Job with the Start travel and Stop travel buttons for keeping track of the travel status](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Unable to complete If you choose **Unable to complete**, the *Unable to complete* screen opens. At the top you will find the following buttons: - **Camera** – opens the gallery for the job. Here you can add a photo with the camera or choose one from your device's gallery (if this is enabled). You can also delete existing photos by clicking them. - **Note** – opens the **Notes page**. By default only notes from the back office are shown; use the toggle at the top right to also view notes from the field (if there are any). - **Information** – opens the information bar with the standard fields: Work order code, Type, Status, Block time, Name, Address, Postcode, City, Phone number. On this screen you select a **reason** why the job could not be carried out, and you can add an **explanation** in the notes field. ::note Depending on the customer-specific configuration, a **photo or note may be mandatory** before you can save. :: After you click **Save** you return to the overview of jobs. ![‘Unable to complete’ screen with a list of reasons to choose from, the notes field and the Camera, Note and Information buttons](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Carry out job If you choose **Carry out job**, the first screen that has been configured for the customer in question opens. On every screen in this process you see the following buttons at the top: - **Camera** – add photos with the camera or from the gallery (if this is enabled). - **Note** – view or add notes; use the toggle to show notes from the field. - **Information** – view the standard fields in the information bar: Work order code, Type, Status, Block time, Name, Address, Postcode, City, Phone number. Once you have finished the job you automatically return to the list of jobs. # Home If the company you work for uses **assigned addresses** via the **Verdeeltool** or **scheduled addresses** via **Go** or **FLS**, you arrive on the **Welcome screen** after logging in. From there you choose straight away what you want to do. ### What you can do on the Welcome screen: **Addresses** View the **assigned addresses** that have been allocated to you. **Planning** View the **scheduled addresses** for your work. **Companies** Do you work for several companies? Click **Companies** to return to the **company list** and select a different company. *(This option is only shown if your user account is linked to several companies.)* **Settings** Change the **language of the app** here, if this functionality has been set up for your organisation. **Log out** Use this option to log out and return to the **login screen**. ::tip The Welcome screen is your starting point in the Mobile app. From here you quickly and easily decide what you want to do: view addresses, open the planning or change settings. :: ![Welcome screen of the Mobile app with the Addresses, Planning, Companies, Settings and Log out buttons](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Mobile app The **PTI Mobile app** gives your field technician everything they need to carry out their work **efficiently and in a structured way**. The app is connected to the **PTI Planning Suite** in **real time**, so the day's schedule, the route and the digital job sheets are always up to date and immediately available. With the Mobile app your field technician is always well prepared on the road, while the back office stays continuously informed about the **status of jobs** and the **work that has been carried out**. This means optimal cooperation between the back office and the field, with less manual communication and maximum transparency. # Logging in The **login screen** is shown after you start the **Mobile app**. Click the **Log in** button to continue. The first time you use the app on a device, the device has to be **activated**. After you click **Log in**, the following message appears in red: **“This device has not been activated yet. Activate the following device:** :apparaat-id[.”] Contact the **back office** so they can activate the device. To do this they need the **device ID** from the red message. ::note The section *‘Adding a new device’* in the **Mobile Beheertool** module describes how the back office can activate the device. :: ![Login screen with the red message that the device has not been activated yet, and the device ID](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Logging in Once the back office has activated the device, you can click **Log in** again. You are then taken to the **PTI login page**. Log in there with the credentials you received from the back office. This can be a **user name** or an **email address**. After you click **Continue** you end up on one of the following, depending on how your organisation is set up: - the **SSO login page** (if **Single Sign-On** is used), or - the **standard PTI login screen**. ![PTI login page with an input field for the user name or email address and the Continue button](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ![SSO login page where you log in with your organisation account](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Forgotten password *Have you forgotten your password?* Click **“Forgot password?”** on the login screen and enter your **email address**. You will then receive an email with a **link to reset your password**. *Not receiving an email?* Contact the **back office** so they can check whether your email address has been set up correctly. ![Login screen with the ‘Forgot password?’ link](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ![‘Forgot password’ screen with an input field for the email address](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Changing your password For security reasons the password has to be renewed every **90 days**. When that moment arrives, a screen appears automatically in which you have to change your password before you can continue. ### Password requirements - The password may **not be the same** as the previous password - At least **8 characters** - At least **1 digit** - At least **1 lower-case letter** - At least **1 capital letter** - At least **1 punctuation mark** (such as !, ?, @, #, etc.) - May **not** contain the user name ![‘Change password’ screen with fields for the new password and the password requirements](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Installation The Mobile app is available for both Android and iOS and can be used on a phone or a tablet. You can install the app from the Android Play Store and the Apple App Store by searching for ‘PTI Planning Suite’, or by using the buttons below. # Settings When you click **Settings** in the menu or in the **Home menu**, you arrive on the settings page. On this page you can **change the language of the app**, provided this functionality has been set up for your organisation. ![Settings page with the option to change the language of the app](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Menu You will see the **menu button** at the top left of the screen. When you click it, the **menu bar** opens. You can close the menu bar again by **clicking next to the bar**. The menu contains the following options: **Home menu** Takes you back to the **Home menu**. **Addresses** Opens the list of **assigned addresses**. *(Only shown if the **Verdeeltool*** *module is used.)* **Planning** Opens the **scheduled addresses**. *(Only shown if the **Go*** *or **FLS*** *module is used.)* **Companies** Opens the **Companies screen**. *(Only shown if your user account is linked to several companies.)* **Settings** Opens the **settings page**, where you can **change the language of the app**. *(Only shown if multilingual support has been set up for the customer.)* **Log out** Logs you out and takes you back to the **login screen**. ![Opened menu bar with the Home menu, Addresses, Planning, Companies, Settings and Log out options](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Modules The Mobile app contains several modules that are available depending on the configuration and the customer's needs: - **Camera module** – For taking photos during a job (included as standard). - **Gallery selection** – The option to select existing photos from the gallery and add them to a job (optional). - **Photo analysis with AI** – Automatic recognition and assessment of photos using artificial intelligence (optional). - **Navigation module** – Starts the navigation app on the device straight away, with the address of the work order filled in automatically (optional). - **Barcode and QR code scanner** – For scanning barcodes and QR codes, for example for meter readings or material registration (optional). - **Signature module** – Lets customers sign digitally as proof that the work has been carried out or handed over (optional). - **Hardware integration** – Support for connected devices or measuring instruments (optional). - **Search by meter number** – Quickly find addresses in the address list using a meter number (optional). The Mobile app can be used flexibly and can be fully tailored to the processes and requirements of your organisation. # Assigned addresses When the work has been assigned to you in the **PTI Planning Suite** via the **Verdeeltool** and you choose **Addresses** in the menu or the **Home menu**, the screens below are shown. ### Cities On this page you see a list of the towns and cities in which work orders have been assigned to you and that have not yet been closed in **PTI**. Use the button at the top right to filter out addresses with the status **Completed** (reported back as carried out, or with an unable-to-complete reason with an end status). If the optional **Search by meter number** module is active, you can use the **magnifying glass at the top right** to look up an address by meter number. The following details are shown for each town or city: - Name of the city - Number of open addresses - Number of addresses absent (reported back with a reason without an end status) - Number of addresses completed (reported back as successful, or with a reason with an end status) ![Cities overview showing the number of open, absent and completed addresses per town or city, with the filter and search buttons at the top right](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Search meter number Click the **magnifying glass at the top right** to look up an address by meter number. You can enter the meter number by hand, or click the **Scan meter number** button to start the camera and scan the meter number. After you click **Search meter**, the app looks for an address with the meter number you entered. If an address is found, the first screen of the process opens straight away. If no address is found, the following message appears: **“No meter found with meter number** :ingevoerde[.”]{meternummer} ![‘Search meter number’ screen with an input field for the meter number and the Scan meter number and Search meter buttons](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Streets After selecting a town or city you arrive on the **Streets** screen. At the top right of this page you can filter out the addresses that are done (reported back as carried out, or with an unable-to-complete reason with an end status) and search by meter number. You can also sort the list of streets **alphabetically**. The following details are shown for each street: - Number of open addresses - Number of addresses absent (reported back with a reason without an end status) - Number of addresses completed (reported back as successful, or with a reason with an end status) - Name of the street - Name of the town or city ![Streets overview for the selected town or city, showing the number of open, absent and completed addresses per street](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Addresses After selecting a street you arrive on the **Addresses** screen. Here too you can use the buttons on the right to filter out the addresses that are done, search by meter number or sort the list by **house number**. You can also filter the list by **All**, **Odd** or **Even** house numbers. The following details are shown for each address: - Status (Open / Absent / Completed) - Address (street, house number, addition, town or city) - The types of meter present in the job At the top right you see the following buttons for each address: - **Map** – opens the navigation app on the device with the address of the work order (only visible when the navigation module is used). - **Note** – opens the **Notes page**. By default you only see notes added by the back office. Use the **toggle** at the top right to also view notes from the field (if there are any). - **Information** – opens the information bar with the standard fields. These can be configured per customer. The information bar contains the following as standard: Work order code, Type, Status, Block time, Name, Address, Postcode, City, Phone number. ## Reporting back an address When you click an address, two options appear for reporting the address back: 1. **Unable to complete** 2. **Carry out job** ![Address list for a street, showing the status and address per address and the Map, Note and Information buttons](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ![Address details with the two report-back options Unable to complete and Carry out job](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ![Opened information bar with the work order details for the address](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Unable to complete If you choose **Unable to complete**, the *Unable to complete* screen opens. The following buttons are shown at the top: - **Camera** – open the gallery for the job to add photos with the camera or from the gallery (if this is enabled). Photos can also be deleted by clicking them. - **Note** – opens the **Notes page**. By default only notes from the back office are shown; use the toggle at the top right to also view notes from the field (if there are any). - **Information** – opens the information bar with the standard fields: Work order code, Type, Status, Block time, Name, Address, Postcode, City, Phone number. On this screen, select a **reason** why the job could not be carried out and, if you wish, add an **explanation** in the notes field. Depending on the customer-specific configuration, a **photo or note may be mandatory**. After you click **Save** you return to the overview of addresses. ::note Depending on the customer-specific configuration, a **photo or note may be mandatory** before you can save. :: ![‘Unable to complete’ screen with a list of reasons to choose from, the notes field and the Camera, Note and Information buttons](https://help.pti.nl/placeholder.svg) ### Carry out job If you choose **Carry out job**, the first screen that has been configured for the customer opens. On every screen within the process you see the following buttons at the top: - **Camera** – add photos with the camera or from the gallery (if this is enabled). - **Note** – view or add notes; use the toggle to show notes from the field. - **Information** – view the standard fields in the information bar: Work order code, Type, Status, Block time, Name, Address, Postcode, City, Phone number. Once you have finished the job you automatically return to the list of **Addresses**. # API In the **Beheertool** you can configure the **API settings** to create a link with external systems or applications. By setting up the API correctly, data can be exchanged **securely** and **automatically**. ::warning Treat the username, the password and the hash as confidential credentials. Do not share them and keep them in a safe place. :: When setting up the API you fill in the following parts: ### Username Enter the username that is used to gain access to the API. ### Password Enter the password that belongs to the username. With the **Generate new password** button you can create a new, secure password straight away. ### Hash The hash is a unique key that ensures secure communication with the API. Enter the hash exactly as it was provided, so that authentication works correctly. ### IP range Set the permitted IP range here. Only requests originating from these IP addresses are accepted by the API. This increases security and prevents unauthorised access. ### Description Give a short description of the API configuration, for example the purpose or the application of the link. This helps with the **management and maintenance** of multiple API settings. ### Other data (Metadata) In the **Beheertool** you can configure not only the API but also **Other data (Metadata)**. Metadata is additional information that you can link to **work orders** or **tasks**. This information can be used for **filtering**, **reporting** or in the **mobile application**. By configuring metadata correctly, you make sure that work orders are **validated** and **processed** correctly on submission. ::note The full explanation of metadata can be found under **Other data (Metadata)** in this manual. :: # Creating a technician as a user To give a technician access, you create a user and link it to a person in the Beheertool. Which method is available to you depends on your permissions. ::tip **Recommended:** you can now create a technician in one go from **User management**. The user *and* the person are recorded there together, including home or work address, user type (planner or service employee) and synchronisation with FLS, without a separate linking step in the Beheertool. See [Creating a user in User management](https://help.pti.nl/en/gebruikersbeheer/gebruikers). :: ::note The permission **Beheertool → Users → View users** determines whether you can select existing users and link new users from the Beheertool. :: ## Via User management Use this method if you have access to **User management**. 1. Open **User management** and go to **Users**. 2. Click **New user**, complete the form and save the user. 3. Open the **Beheertool** and go to **Persons**. 4. Click **New person**. 5. Enter the name and the person group. 6. Select the user you have just created. If you cannot view users, enter the user's email address instead. 7. Click **Confirm** and then **Save**. 8. Check the details and enter the home address. 9. Enable the role **service\_employee**. ::note The role **service\_employee** (and **door2door\_runner**) can only be enabled once a valid home or work address has been recorded; until then the option is disabled in the screen. So enter the address first and enable the role afterwards. :: ## From the Beheertool 1. Open the **Beheertool** and go to **Persons**. 2. Click **New person**. 3. Enter the name and the person group. 4. Choose **Create user** and enter the email address. If you cannot view users, enter the email address of the new or not yet linked user directly. 5. Click **Confirm** and then **Save**. 6. Check the details and enter the home address. 7. Enable the role **service\_employee**. ## As a subcontractor If you do not have access to User management, you can link a person on the basis of the email address: 1. Open the **Beheertool** and go to **Persons**. 2. Click **New person**. 3. Enter the name, the person group and the user's email address. 4. Click **Confirm** and then **Save**. 5. Check the details and enter the home address. 6. Enable the role **service\_employee**. Once saved, the user can work as a technician in the PTI Planning Suite. # Beheertool Use the menu on the left or the **Beheertool** button on the dashboard to open the screen of the **Beheertool**. ::screenshot --- zoom: true caption: The start screen of the Beheertool with the main menu at the top. frame: browser max-width: full url: beheer.pti.nl --- ![Start screen of the Beheertool with the main menu](https://help.pti.nl/beheertool-startscherm.png) :: # Creating metadata You can easily add new metadata with the **create button** to the right of the table. While creating it, you set all the properties from the metadata overview: **name**, **type**, **values**, **level**, **validation** and **requirement**. # Metadata overview The main page of the metadata overview shows a table with the following columns: ## Name The name of the metadata. Choose a clear and recognisable name, so that other users immediately understand which information is meant. ## Type Here you indicate which type of metadata it concerns. This can be: - **List** – The user can only select one of the predefined values. - **Text** – Free text input. - **Numeric** – Only numeric values are allowed. ## Values Here you define the possible values that may be submitted. For example: *Basement*, *Attic*, *Ground floor*. ## Level Indicates whether the metadata is linked to a **Workorder** or to a **Task**: - **Workorder** – The metadata applies to the entire work order. - **Task** – The metadata applies only to a specific task within the work order. ## Validate on submission Choose **Yes** or **No**. If you choose **Yes**, the system checks on submission whether the value matches the configuration. ::tip **Example:** if the configured value is *Basement* and the submission contains *Basementt*, the submission is rejected and not processed. :: ## Required on submission Choose **Yes** or **No**. If you choose **Yes**, this metadata is expected to be included with every submission. If the metadata is missing, the submission cannot be processed. # Creating a person The left-hand part of the screen shows the employees that have already been created. In the right-hand part you can add a **new employee**. ::screenshot --- zoom: true caption: "The persons overview: the list of employees on the left, the form for a new employee on the right." frame: browser max-width: full --- ![Persons overview with the list of employees on the left and the form for a new employee on the right](https://help.pti.nl/beheertool-persoon-aanmaken.png) :: Enter the following details: - **Name** - **Person group** (only applicable to users with access to the Workorder Tool). This determines which person group's work orders the employee is allowed to view. - **User** (only applicable to users with access to the Workorder Tool). This links the person to an existing user. - **Roles** - For **office employees**, tick **Planner**. - For **field employees**, tick **service\_employee**. This role can only be enabled once a valid home or work address has been entered. # Editing a person To change the details of an existing employee, click that employee in the list on the left. The current details then appear in the right-hand part of the screen. Click the field you want to change to apply the change. ::screenshot --- zoom: true caption: "The edit screen of an employee: click an employee on the left and adjust the detail fields and the home address on the right." frame: browser max-width: full --- ![Edit screen of an employee with the detail fields and the home address on the right](https://help.pti.nl/beheertool-persoon-bewerken.png) :: ::note For **service employees** it is mandatory to enter a **home address**. This address is used to take the **travel time** from the home address into account in the planning. Click the employee's name in the overview and enter the address. :: # Persons overview Click **Persons** to open the overview of all employees who have access to the **PTI Planning Suite**. It shows both **field employees** and **office employees**. # Synchronising with FLS For service employees it is important that their details are **synchronised with the planning**. This happens automatically when you switch on the **Synchronise with FLS** option. Service employee details are always managed in the **PTI Beheertool** and never in the planning application itself. Click the employee in the overview, scroll in the side menu to the **Synchronise with FLS** option and tick it. ::warning Service employees that were created in the **acceptance environment** cannot be transferred to the **production environment**. In the production environment, all service employees who work in the field with a tablet must be **created again**. :: # Users The **users page** shows an overview of all users. The table contains the following fields: - **ID** - **Name** - **Email** - **Active** To the right of the table you can filter on ID, name, email address and status, so you can quickly find the right user. In the top right you will find the **New user** button and the button to export the overview. ::screenshot --- zoom: true caption: The users page with the overview of users, the filters on the right and the New user button. frame: browser max-width: full url: user.pti.nl/users --- ![User overview with the table, the filters on the right and the New user button](https://help.pti.nl/gebruikersbeheer-gebruikers-overzicht.png) :: ::note The names and email addresses in the screenshots are sample data. :: ## Creating a user In the side menu on the right you will find the button to add a **new user**. This creates both the **user** and the matching **person** in one go. A separate step in the Management tool is no longer needed for this. ::screenshot --- zoom: true caption: The Create new user form with the email address, the user information, the address and the user type. frame: window max-width: sm --- ![Form for creating a new user with the email address, user information, address and user type sections](https://help.pti.nl/gebruikersbeheer-gebruiker-aanmaken.png) :: ### Email address First enter the **email address** of the new user. The system automatically checks whether this email address already belongs to an existing user. ::note Does the user already exist? The system then shows the message **"This user already exists in the system."**. You can link the existing user instead of creating a new one. :: ### User information - **First name** - **Last name** - **User group**: determines which group the user belongs to. - **Roles**: determine which permissions and modules the user receives. ### Address - **Home address**: open the address window to enter the home address. The home address is optional. - **Work address**: choose the user's work address (the office location). ### User type At the bottom of the form you use toggles to set the **user type**: - **Planner**: the user schedules work. - **Service employee**: the user carries out work on location. ::note A **Service employee** needs a **home address or work address**: this address is the starting point for route planning. Without an address you cannot switch this toggle on. :: ### Synchronize with FLS When **Service employee** is switched on *and* your organisation uses the **FLS** module, the **Synchronize with FLS** option appears. Switch it on to synchronise the user with FLS automatically. ## Editing a user To edit a user, simply click on the user in question. A menu opens on the right with the account details, divided over three tabs. On the **General** tab you can: - change the **first and last name** - change the **email address** On the **Information** tab you can see whether **multi-factor authentication (2FA)** is active for this user. On the **Roles** tab you assign roles to the user or remove them. ::note Has an account been logged in to incorrectly several times in a row? The **General** tab then shows a warning that the account has been (temporarily) locked, with the option to unlock it straight away. :: ## Roles overview The **Roles** menu item (separate from the users page) gives you an overview of all the roles that have been created. Here you add new roles with **New role**; assigning a role to a specific user is done on the **Roles** tab of that user. ::screenshot --- zoom: true caption: The Roles overview with the roles that have been created and the New role button. frame: browser max-width: full url: user.pti.nl/roles --- ![Roles overview with the roles that have been created and the New role button](https://help.pti.nl/gebruikersbeheer-rollen.png) :: For each role you set **permissions**. These determine which permissions a user with that role has within the application. For the *Planner* role, for example, you can assign only the permissions that relate to work orders. This way you make sure that users only have access to the functions that are relevant to their role. # User management In the **User management** module you manage all users who have access to the **PTI Planning Suite**. This module lets you add, delete and edit users and assign roles and permissions, so that every user has the right permissions and access levels. The module provides an overview of all registered users, including details such as user name, email address and status (active or inactive). You can also see which roles are linked to a user and make changes directly where needed. User management is essential for managing access to the PTI Planning Suite in a secure and structured way. By assigning roles and permissions carefully, you determine who can view and edit which parts of the application. The functions in this module allow you to: - Create new users and link them to the correct roles and persons. - Edit existing users, for example to update their details. - Manage roles to determine which permissions a user has within the application. - Deactivate users temporarily or remove them from the system entirely. - Filter and search clearly to find specific users quickly. ::tip Work according to the principle of least privilege: only give a user the permissions they need for their tasks. This keeps access clear and secure. :: # Profile This section shows your **personal details**. You can view, change and save these details, so your profile always stays up to date and correct. ## General On the **General** tab you can view and change your **first name**, **last name** and **email address**. Click **Save** to store your changes. ::screenshot --- zoom: true caption: The General tab of your profile with your first name, last name and email address. frame: window max-width: md --- ![Profile screen General tab with the first name, last name and email address fields](https://help.pti.nl/gebruikersbeheer-profiel.png) :: ## Password In the **Password** submenu you can change your password. Enter a new password and save the change to keep your account secure. ## Multi-factor authentication (2FA) On the **Multi-factor authentication** tab you see the **Status** of two-step verification (*Active* or *Not active*), with a button to **Activate** or **Deactivate** it. As soon as you **activate** 2FA, you are **logged out** and taken to the login screen. The next time you log in, **Keycloak** guides you through linking an **authenticator app** using a **QR code**. From then on you log in with an extra verification step. You can use the same button to **deactivate** 2FA again later. ::warning When you **activate** it, you are logged out immediately. Make sure you have an authenticator app to hand before you log in again, so you can complete the linking straight away. :: ::tip Keep the authenticator app on a device you can always access. Without access to the app you cannot complete the second verification step. :: # Devices Clicking the **Devices** menu item at the top shows the overview of devices. ## Adding a new device You add a new device by clicking **New device**. Two input fields appear, asking for an **ID** and a **description**. For the **ID**, enter the first five characters shown on the tablet after the user has logged in for the first time. The message that appears then is: **"This device has not been activated yet. Activate the following device:** :apparaat-id[."] ::tip Ask the user to pass on the first five characters of the device ID, for example via a screenshot. That way you can be sure you are activating the right device. :: ## Editing a device You can change a device's description by clicking on the device and then changing the description in the menu on the right. Here you can also indicate whether a device is **active** or **inactive**. ## Deleting a device To delete a device, click on the device in the overview and then on the **Delete** button on the right. ## Filters in the table To find the right device quickly, you can use the filters to the right of the table. These let you narrow down the search results based on specific characteristics. The following filters are available: **ID** The unique internal ID of the record in the Mobile management tool. Useful for direct identification. **Description** The description entered when the device was created or during registration. This makes devices easier to recognise. **Device ID** The unique ID linked to the device. This is often the most important characteristic for tracing a specific device. **App version** The version of the **PTI application** installed on the device. This lets you check which app version is active on a device. **Platform** The type of operating system of the device, for example **iOS**, **Android** or **iPadOS**. **Platform version** The version of the operating system, for example *iOS 17*. This makes it easy to filter devices by OS version. **Hardware** The hardware number of the device. This field is useful for technical or inventory purposes. **Last logged in** The date and time the user last logged in. This helps to identify active and inactive devices. **Active** Indicates whether the device is currently active (**Yes**) or not (**No**). # Users In the user overview you view all users who have access to the PTI Mobile app. For each user you see the following details: - **ID**: the unique internal ID of the user. - **User name**: the name the user logs in with. - **First name** and **Last name**: the user's personal details. - **Last logged in**: the date and time of the last login. - **Active**: whether the user currently has access (**Yes**) or not (**No**). Use the filters to the right of the table to quickly find the right user. # Mobile management tool The **Mobile management tool** lets you manage the devices and users that have access to the PTI Mobile app. Open the module via **Mobile management tool** on the dashboard. Once opened, you see the user overview. Use the filters to quickly find a user or device. ![User overview of the Mobile management tool with the filters on the right](https://help.pti.nl/placeholder.svg) # Addresses When you click the **Address** tab above the table in the **Verdeeltool**, an overview of addresses is shown. This overview shows all orders with the status **Created** or **In progress** whose **current date** falls within the **start and end date** of the order. ::screenshot --- zoom: true caption: The Address tab with the individual addresses, including house number and addition. frame: browser max-width: full --- ![Addresses overview in the Verdeeltool with the Address tab open](https://help.pti.nl/verdeeltool-adres-overzicht.png) :: The addresses are grouped by the following fields: - City - Postal code - Street - House number - House number addition - Work order group - Priority - Employee You can filter the overview on various data, including: - One or more cities - One or more streets - One or more house numbers - One or more postal codes - One or more work order groups - One or more person groups - Date (where the end date of the orders falls on or before the selected date) - One or more employees - Assigned or unassigned orders - One or more priorities The button above the filters lets you clear all the filters you have set in one go. ::screenshot --- zoom: true caption: The filter panel of the addresses overview; the button in the top right clears all filters. frame: window max-width: sm --- ![Filter panel of the addresses overview with the button to clear all filters](https://help.pti.nl/verdeeltool-adres-filter.png) :: At the bottom of the table you can set **how many rows per page** are shown and page through the results. ### Assigning addresses To assign addresses to a field service employee, tick one or more rows in the overview. You can select both **assigned** and **unassigned** addresses. After selecting, a bar appears at the bottom of the screen. In the list of employees, choose the employee you want to assign the selected addresses to. Then click the **Assign** button. The addresses are then linked automatically to the selected employee and become visible in the **PTI Mobile app** as soon as the data has been fetched again there. ::screenshot --- zoom: true caption: After selecting addresses, a bar appears at the bottom with the employee list and the Assign button. frame: window max-width: md --- ![Bottom bar with the employee list and the Assign button after selecting addresses](https://help.pti.nl/verdeeltool-toewijzen.png) :: ### Unlinking addresses If you want to prevent addresses from still being shown in the **PTI Mobile app**, you can unlink them in the **Verdeeltool**. To do this, select one or more rows in the overview. After selecting, a bar appears at the bottom. Click the **Unlink** button in the bottom right to remove the employees from the orders. After unlinking, the addresses are no longer shown for the employee in question in the **PTI Mobile app** as soon as the app has fetched the data again. ::screenshot --- zoom: true caption: The bottom bar with the Unlink button in the bottom right. frame: window max-width: full --- ![Bottom bar with the Unlink button in the bottom right of the addresses overview](https://help.pti.nl/verdeeltool-ontkoppel.png) :: # Verdeeltool The **Verdeeltool** is the module within the **PTI Planning Suite** that lets you distribute large numbers of orders among field service employees quickly and easily. This module is used for orders that do **not require an appointment with the customer**. ::note The Verdeeltool is used for orders that do **not require an appointment with the customer**. :: ## Opening the Verdeeltool You open the **Verdeeltool** from the **dashboard** or from the **menu on the left-hand side** of the application. ::screenshot --- zoom: true caption: The dashboard with the Verdeeltool tile. frame: browser max-width: full --- ![Dashboard with the Verdeeltool tile](https://help.pti.nl/verdeeltool-dashboard.png) :: ::screenshot --- zoom: true caption: The menu on the left with the Verdeeltool menu option. frame: window max-width: sm --- ![Left side menu with the Verdeeltool menu option](https://help.pti.nl/verdeeltool-zijmenu.png) :: # Cities When you open the module, an overview of **cities** is shown. This overview shows all orders with the status **Created** or **In progress** where the **current date** falls within the **start and end date** of the order. ::screenshot --- zoom: true caption: The City tab with the orders grouped by city. frame: browser max-width: full --- ![Overview with orders grouped by city in the Verdeeltool](https://help.pti.nl/verdeeltool-plaats-overzicht.png) :: **The data in the overview is grouped by the following fields:** - City - Work order group - Priority - Employee **You can filter the overview on various data:** - One or more cities - One or more work order groups - One or more person groups - Date (where the end date of the orders falls on or before the selected date) - One or more employees - Assigned or unassigned orders - One or more priorities The button above the filters lets you clear all the filters you have set in one go. ::screenshot --- zoom: true caption: The filter panel; the button in the top right clears all the filters you have set in one go. frame: window max-width: sm --- ![Filter panel of the cities overview with the button to clear all filters](https://help.pti.nl/verdeeltool-filterpaneel.png) :: At the bottom of the table you can set **how many rows per page** are shown and page through the results. ### Assigning addresses To assign addresses to a field service employee, tick one or more rows in the overview. You can select both **assigned** and **unassigned** addresses. After selecting, a bar appears at the bottom of the screen. In the list of employees, choose the employee you want to assign the selected addresses to. Then click **Assign**. The addresses are then linked automatically to the selected employee and become visible in the **PTI Mobile app** as soon as the data has been fetched again in the app. ::screenshot --- zoom: true caption: After selecting rows, a bar appears at the bottom with the employee list and the Assign button. frame: window max-width: md --- ![Bottom bar with the employee list and the Assign button after selecting rows](https://help.pti.nl/verdeeltool-toewijzen.png) :: ### Unlinking addresses Do you want to make sure addresses are no longer shown in the **PTI Mobile app**? You can then **unlink** them in the Verdeeltool. Select one or more rows in the overview. After selecting, a bar appears at the bottom. Click **Unlink** in the bottom right to remove the employees from the orders. After unlinking, the addresses are no longer shown for the employee in question in the **PTI Mobile app**, as soon as the app has fetched the data again. ::screenshot --- zoom: true caption: The bottom bar with the Unlink button in the bottom right. frame: window max-width: full --- ![Bottom bar with the Unlink button in the bottom right of the screen](https://help.pti.nl/verdeeltool-ontkoppel.png) :: # Statuses When you click the **Status** tab above the table in the **Verdeeltool**, an overview of orders is shown, grouped by status. This overview shows all orders with the status **Created** or **In progress** where the **current date** falls within the **start and end date** of the order. ::screenshot --- zoom: true caption: The Status tab showing the status of each order (here Created). frame: browser max-width: full --- ![Status overview in the Verdeeltool with the Status tab open](https://help.pti.nl/verdeeltool-status-overzicht.png) :: **The data in the overview is grouped by the following fields:** - City - Postal code - Street - House number - House number addition - Work order group - Priority - Employee - Status **You can filter the overview on various data:** - One or more cities - One or more streets - One or more house numbers - One or more postal codes - One or more work order groups - One or more person groups - Date (where the end date of the orders falls on or before the selected date) - Status of the work order - One or more employees - Assigned or unassigned orders - One or more priorities The button above the filters lets you clear all the filters you have set in one go. ::screenshot --- zoom: true caption: The filter panel of the status overview, with an extra filter on Status; the button in the top right clears all filters. frame: window max-width: sm --- ![Filter panel of the status overview with the button to clear all filters](https://help.pti.nl/verdeeltool-status-filter.png) :: At the bottom of the table you can set **how many rows per page** are shown and page through the results. ### Assigning addresses To assign addresses to a field service employee, tick one or more rows in the overview. You can select both **assigned** and **unassigned** addresses. After selecting, a bar appears at the bottom of the screen. In the list of employees, choose the employee you want to assign the selected addresses to. Then click the **Assign** button. The addresses are then linked automatically to the selected employee and become visible in the **PTI Mobile app** as soon as the data has been fetched again there. ::screenshot --- zoom: true caption: After selecting orders, a bar appears at the bottom with the employee list and the Assign button. frame: window max-width: md --- ![Bottom bar with the employee list and the Assign button after selecting orders](https://help.pti.nl/verdeeltool-toewijzen.png) :: ### Unlinking addresses If you want to prevent addresses from still being shown in the **PTI Mobile app**, you can **unlink** them in the **Verdeeltool**. To do this, select one or more rows in the overview. After selecting, a bar appears at the bottom. Click **Unlink** in the bottom right to remove the employees from the orders. After unlinking, the addresses are no longer shown for the employee in question in the **PTI Mobile app**, as soon as the app has fetched the data again. ::screenshot --- zoom: true caption: The bottom bar with the Unlink button in the bottom right. frame: window max-width: full --- ![Bottom bar with the Unlink button in the bottom right of the status overview](https://help.pti.nl/verdeeltool-ontkoppel.png) :: # Streets When you click the **Street** tab above the table in the **Verdeeltool**, an overview of **streets** is shown. This overview shows all orders with the status **Created** or **In progress** where the **current date** falls within the **start and end date** of the order. ::screenshot --- zoom: true caption: The Street tab with the orders grouped by street. frame: browser max-width: full --- ![Streets overview in the Verdeeltool with the Street tab open](https://help.pti.nl/verdeeltool-straat-overzicht.png) :: **The data in the overview is grouped by the following fields:** - City - Postal code - Street - Work order group - Priority - Employee **You can filter the overview on various data:** - One or more cities - One or more streets - One or more postal codes - One or more work order groups - One or more person groups - Date (where the end date of the orders falls on or before the selected date) - One or more employees - Assigned or unassigned orders - One or more priorities The button above the filters lets you clear all the filters you have set in one go. ::screenshot --- zoom: true caption: The filter panel of the streets overview; the button in the top right clears all filters. frame: window max-width: sm --- ![Filter panel of the streets overview with the button to clear all filters](https://help.pti.nl/verdeeltool-straat-filter.png) :: At the bottom of the table you can set **how many rows per page** are shown and page through the results. ### Assigning addresses To assign addresses to a field service employee, tick one or more rows in the overview. You can select both **assigned** and **unassigned** addresses. After selecting, a bar appears at the bottom of the screen. In the list of employees, choose the employee you want to assign the selected addresses to. Then click the **Assign** button. The addresses are then linked automatically to the selected employee and become visible in the **PTI Mobile app** as soon as the data has been fetched again there. ::screenshot --- zoom: true caption: After selecting streets, a bar appears at the bottom with the employee list and the Assign button. frame: window max-width: md --- ![Bottom bar with the employee list and the Assign button after selecting streets](https://help.pti.nl/verdeeltool-toewijzen.png) :: ### Unlinking addresses If you want to prevent addresses from still being shown in the **PTI Mobile app**, you can **unlink** them in the **Verdeeltool**. To do this, select one or more rows in the overview. After selecting, a bar appears at the bottom. Click **Unlink** in the bottom right to remove the employees from the orders. After unlinking, the addresses are no longer shown for the employee in question in the **PTI Mobile app**, as soon as the app has fetched the data again. ::screenshot --- zoom: true caption: The bottom bar with the Unlink button in the bottom right. frame: window max-width: full --- ![Bottom bar with the Unlink button in the bottom right of the streets overview](https://help.pti.nl/verdeeltool-ontkoppel.png) ::