Gebruikersbeheer

Rollen

Rollen aanmaken, rechten eraan toekennen en gebruikers eraan koppelen.

Een rol is een verzameling rechten. Door een gebruiker een rol te geven, bepaal je wat die persoon in de Planning Suite mag zien en doen. Zo geef je bijvoorbeeld de rol Planner alleen de rechten die met plannen te maken hebben.

Je opent het overzicht via Rollen in de menubalk. Je ziet dit menu-item alleen met het bijbehorende recht.

Het overzicht

De tabel Rollen toont per rol het Id en de Naam. Je kunt op beide kolommen sorteren; standaard staat de lijst alfabetisch op naam. Er staan 25 rollen per pagina en er is geen zoekveld op deze pagina.

Rollenoverzicht met de kolommen Id en Naam en de knop Nieuwe rol — Het overzicht Rollen met de kolommen Id en Naam, en rechts de knop Nieuwe rol.

Je ziet niet altijd alle rollen. Het overzicht toont alleen de rollen waarvan jij zelf alle rechten hebt. Heeft een collega meer rechten dan jij, dan ziet die mogelijk meer rollen in dezelfde lijst. Dat wordt niet in het scherm gemeld, dus verbaas je er niet over als een rol die iemand anders noemt bij jou niet in de lijst staat.

Een rol aanmaken

Klik rechtsboven op Nieuwe rol.
Vul een Naam in. Dat is het enige veld.
Klik op Aanmaken.

De naam moet gevuld zijn en mag nog niet bestaan; bij een dubbele naam krijg je de melding dat die naam al in gebruik is. Na het aanmaken opent de rol direct, zodat je er meteen rechten aan kunt toekennen.

Geef een rol een naam die de functie beschrijft (Planner, Servicedesk, Meekijker) en niet de naam van een persoon. Een rol is bedoeld om aan meerdere mensen te geven.

Een rol openen en wijzigen

Klik op een rol in de tabel. Rechts opent een paneel met de naam van de rol en drie tabbladen: Algemeen, Rechten en Gebruikers. Met Terug sluit je het paneel.

Op het tabblad Algemeen pas je de Naam aan en bewaar je met Wijzigen. De knop blijft grijs zolang je niets hebt veranderd.

Rechten toekennen

Op het tabblad Rechten staat onder de kop Rechten toekennen een boomstructuur met drie niveaus:

de tool (bijvoorbeeld go, workorder-next, send, user);
het onderdeel binnen die tool (bijvoorbeeld appointments, settings, map);
het losse recht.

Vink de rechten aan die de rol moet krijgen en klik op Opslaan. Aan het vinkje van een tool of onderdeel zie je in één oogopslag hoe het ervoor staat: leeg (niets aangevinkt), een vinkje (alles aangevinkt) of een streepje (een deel aangevinkt).

Tabblad Rechten met de boomstructuur van tools en onderdelen — Het tabblad Rechten met de boomstructuur per tool, hier met go uitgeklapt. Een streepje betekent dat een deel van de onderliggende rechten is aangevinkt.

De namen van de tools, onderdelen en rechten komen rechtstreeks uit het achterliggende systeem en zijn niet vertaald. Je ziet daarom technische namen als planAhead of appointments in plaats van Vooruitplannen of Afspraken.

Je kunt een rol nooit meer rechten geven dan je zelf hebt. De boom toont alleen jouw eigen rechten. Mis je een recht dat je aan een rol wilt geven, dan heb je dat zelf ook niet; vraag het aan bij iemand met ruimere rechten of bij de supportafdeling.

Gebruikers aan een rol koppelen

Op het tabblad Gebruikers zie je wie de rol heeft, en koppel je er mensen aan:

Kies bij Gebruikers een of meer personen in de keuzelijst en klik op Opslaan.
Verwijder iemand uit de rol met het prullenbakicoon achter de naam.

Het verwijderen van een gebruiker uit een rol gaat direct en zonder bevestiging: er verschijnt geen venster en ook geen melding dat het gelukt is. Controleer na het klikken of de juiste regel is verdwenen.

Je kunt een rol ook vanuit de gebruiker toekennen. Zie Gebruikers.

Een rol dupliceren

Wil je een nieuwe rol maken die grotendeels op een bestaande lijkt? Klik dan op het tabblad Algemeen op Dupliceren. Er komt een kopie met dezelfde rechten, met [COPY] achter de naam. Pas de naam daarna aan via Wijzigen.

Een rol verwijderen

Op het tabblad Algemeen staat de knop Rol verwijderen. Je krijgt eerst een bevestigingsvenster; verwijderen kan daarna niet ongedaan worden gemaakt.

De knop is niet altijd beschikbaar:

Er hangen nog gebruikers aan de rol. Houd de muis op de knop; er staat dan dat de rol niet verwijderd kan worden omdat er nog gebruikers aan gekoppeld zijn. Haal die er eerst af via het tabblad Gebruikers.
Het is een vaste rol. Rollen die bij de inrichting horen, kun je niet verwijderen; bij die rollen is de knop er niet.
Je hebt het recht niet. Dan zie je de knop ook niet.

Gebruikers

Gebruikers aanmaken, bewerken en verwijderen, en er rollen aan toekennen.

Apparaten

Bekijken welke telefoons en tablets de Mobile app gebruiken, met filters op onder meer gebruikersgroep, platform en laatste login.