Instellingen

De instellingen van Go: werktijden, regio's en afspraaktypes per monteur, styling van het planbord en extra informatie op het detailoverzicht.

Onder Instellingen beheer je de configuratie van Go. Er zijn vier onderdelen: , , en . Welke tabbladen je ziet, hangt af van je rechten.

Monteurs

Per monteur stel je in wanneer (werktijden), waar (regio's) en waarvoor (afspraaktypes) die persoon ingepland mag worden, plus enkele algemene instellingen. Deze instellingen bepalen wat de optimalisatie wel en niet bij een monteur mag plannen, ze zijn dus je belangrijkste stuurmiddel als planner.

Selecteer een monteur in het overzicht (zoek eventueel op Id of naam) om de instellingen van die monteur te openen. De instellingen staan op vier tabbladen: , , en .

Instellingen Monteurs met links de lijst met monteurs en rechts de instellingen van de geselecteerde monteur — Het tabblad Monteurs: links het overzicht van monteurs, rechts de instellingen van de geselecteerde monteur met de tabbladen Algemeen, Werktijden, Afspraaktypes en Regio's.

Basis en aangepast: zo werkt het overschrijven

Werktijden, afspraaktypes én regio's werken allemaal volgens hetzelfde basis/aangepast-principe:

Basis: de standaardinstelling die elke week geldt. Dit is de normale situatie van de monteur.
Aangepast: een afwijking voor één specifieke week, die je kiest met de werkweek-selector bovenaan het tabblad. Een aangepaste instelling overschrijft de basis voor díe week; alle andere weken blijven gewoon de basis volgen.

Op alle drie de tabbladen zie je dit terug in de kolom Status: die toont per dag of de dag nog de basis volgt of aangepast is. Zolang je niets wijzigt staat alles op Basis. Zodra je iets aanpast, springt die dag op Aangepast en komt er ook (aangepast) achter de gekozen week te staan; bewaren doe je daarna met Week opslaan. Met Reset naar basis maak je de afwijking voor die week weer ongedaan.

Een opdracht bij een specifieke monteur forceren. Moet een bepaalde monteur die week tóch een opdracht oppakken die normaal buiten zijn instellingen valt? Geef hem dan een aangepaste instelling voor de betreffende week:

voeg de regio van de opdracht toe aan zijn aangepaste regio's voor die dag;
en/of voeg het afspraaktype van de opdracht toe aan zijn aangepaste afspraaktypes;
en/of verruim zijn werktijden voor die dag.

De optimalisatie mag de opdracht dan bij deze monteur plannen, alleen voor die week, zonder dat je zijn vaste (basis)instellingen hoeft aan te passen. Dit is de manier waarop planners een monteur gericht "vrijspelen" voor een specifieke klus.

Werktijden

De tijden waarop de monteur werkzaam mag zijn, per dag in te stellen met beschikbaarheid (Actief/Inactief), een starttijd en een eindtijd.

Op het sub-tabblad Basis werktijden stel je de standaard werkweek in en bewaar je met Opslaan.

Tabblad Werktijden met per dag de beschikbaarheid, starttijd en eindtijd — Basis werktijden: per dag de beschikbaarheid, start- en eindtijd. Aangepaste werktijden overschrijven deze basis.

Op het sub-tabblad Aangepaste werktijden kies je eerst een week met de werkweek-selector en pas je daarna de tijden voor die week aan. De kolom Status toont per dag of die Basis of Aangepast is. Bewaren doe je met Week opslaan; met Reset naar basis vervalt de afwijking weer.

Aangepaste werktijden met de werkweek-selector en een dag met de status Aangepast — Aangepaste werktijden: met de werkweek-selector kies je een specifieke week. Woensdag is hier aangepast naar 15:00, waardoor de kolom Status op Aangepast staat.

Aangepaste werktijden kunnen afspraken uit de planning halen. Vallen er al afspraken buiten de nieuwe tijden, dan meldt de tool bij Week opslaan hoeveel afspraken dat zijn en haalt het die uit de planning. Afspraken die al gecommuniceerd of bevestigd waren, worden daarbij een No-Go. Lees dat aantal dus na voordat je bevestigt, en loop na het opslaan de ongeplande opdrachten langs.De wijziging raakt alleen de planning na vandaag; wat vandaag al loopt, blijft staan.

Waarschuwingsvenster dat meldt hoeveel afspraken uit de planning worden gehaald — De waarschuwing bij Week opslaan: de tool noemt hoeveel bestaande afspraken uit de planning worden gehaald.

Regio's

De regio's waarin de monteur actief mag zijn, zijn per dag in te stellen. Ook hier gelden Basis regio's (elke week) en Aangepaste regio's (per week via de werkweek-selector). Voeg regio's toe of verwijder ze met het kruisje.

Hoofdregio's en subregio's

Regio's zijn hiërarchisch opgebouwd: een hoofdregio (bijvoorbeeld een provincie) kan subregio's bevatten (bijvoorbeeld steden of wijken binnen die hoofdregio). Klik in het regioveld van een dag om de regiokiezer te openen. Die werkt hetzelfde als de groepenkiezer op het planbord: links de bronlijst met een zoekveld en de boom met vinkjes, rechts je selectie, en onderaan Annuleren en Toepassen. Zolang je niet op Toepassen klikt, verandert er niets aan de dag.

Bij het selecteren gelden twee regels, die de kiezer zelf afdwingt:

Je kiest per dag één hoofdregio. Zodra je er één aanvinkt, zijn de andere hoofdregio's niet meer aanvinkbaar. Vink je die hoofdregio weer uit, dan kun je een andere kiezen.
Een subregio is alleen aanvinkbaar zolang zijn eigen hoofdregio aanstaat. Vink je de hoofdregio uit, dan gaan de subregio's daaronder mee uit.

Ook Selecteer alles (zichtbaar) houdt zich aan die regels: je krijgt de eerste hoofdregio met zijn subregio's, niet de hele lijst.Staan er in bestaande gegevens tóch twee hoofdregio's op één dag, dan blijven die staan tot je iets wijzigt. Een aangevinkte regio gaat namelijk nooit op slot, zodat je zo'n dag altijd naar een geldige selectie kunt terugbrengen.

Een opdracht wordt alleen bij de monteur ingepland als de regio van die opdracht bij zijn regio's voor die dag hoort. Wil je dat hij opdrachten in een specifieke subregio oppakt, vink die subregio dan aan, zo bepaal je fijnmazig in welke gebieden de monteur wordt ingepland. Dit maakt de regioselectie ook geschikt om een monteur voor een dag of week gericht in een bepaald gebied in te zetten (zie de tip over aangepaste instellingen hierboven).

De optimalisatie plant een opdracht alleen bij een monteur die op de betreffende dag actief is in de regio van die opdracht. Valt een opdracht buiten de regio's van álle monteurs (of past geen enkele monteur qua werktijd, regio én afspraaktype) dan kan hij niet automatisch worden ingepland en wordt hij een No-Go (terug te vinden bij de ongeplande opdrachten).

Afspraaktypes

De afspraaktypes die de monteur mag uitvoeren, eveneens per dag en met dezelfde Basis/Aangepaste sub-tabbladen en werkweek-selector. Voeg een type toe via het keuzemenu of verwijder het met het kruisje.

Algemeen

Op het tabblad Algemeen staan de instellingen die voor de hele monteur gelden. Ze staan per onderwerp gegroepeerd; bewaren doe je onderaan met Opslaan.

Snelheidsratio: werkt een monteur sneller of langzamer dan gemiddeld, dan rekent de planning daarmee. De waarde mag tussen 0,2 en 5,00 liggen, met maximaal twee decimalen.

Reisafstand

Onder de kop Reisafstand staan drie velden, allemaal in km:

Veld	Wat het begrenst
Max. reisafstand	Het aantal kilometers dat de monteur maximaal mag afleggen van de eerste tot de laatste afspraak van een dag.
Max. reisafstand tussen afspraken (standaard optimalisatie)	Hoe ver de monteur bij een gewone optimalisatie maximaal tussen twee opeenvolgende afspraken mag reizen.
Max. reisafstand tussen afspraken (afspraakvoorstel)	Dezelfde grens, maar voor het samenstellen van afspraakvoorstellen.

Vóór elk veld staat een informatie-icoon; houd de muis erop voor de uitleg.

Tabblad Algemeen van een monteur met de snelheidsratio en de groepen Reisafstand en Kosten — Het tabblad Algemeen van een monteur, met de snelheidsratio en daaronder de groepen Reisafstand en Kosten.

Laat je een veld leeg, dan geldt voor deze monteur de . Staat er wél een waarde, dan gaat die altijd vóór de globale waarde. Zo zet je bijvoorbeeld één ZZP'er strak op een klein gebied, zonder dat de rest van de monteurs iets merkt.

Bij het opslaan controleert Go de ingevoerde waarden:

een reisafstand moet meer dan 0 zijn en mag maximaal 1.000.000 km en twee decimalen hebben;
een reisafstand tussen afspraken mag niet groter zijn dan de Max. reisafstand van dezelfde monteur; het traject tussen twee afspraken is immers een deel van de hele dagroute.

De snelheidsratio wordt alleen toegepast op nieuwe afspraken; bestaande afspraken behouden de oude ratio. Verlaag je een reisafstand, dan behouden bestaande routes die de nieuwe afstand overschrijden hun huidige reisafstand: er ontstaan dus geen No-Go's door het verlagen zelf. Zodra een route opnieuw wordt berekend, houdt Go zich wél aan de nieuwe grens. Dat geldt niet alleen bij nieuwe afspraken, maar ook bij een herplanning of een optimalisatie van die dag.

Een strakke grens tussen afspraken werkt hard: in dunbevolkte gebieden krijgt een monteur met een lage waarde minder afspraken op zijn dag, ook als die dag verder leeg is. De optimalisatie gaat nooit over de grens heen. Spreek dit dus af met de betreffende monteur of aannemer voordat je het instelt.

Kosten

Heb je het recht Kosten aanpassen, dan staat er onder de kop Kosten ook een Reiskosten per kilometer (€ / km) en een Servicekosten per uur (€ / uur). Ook hier betekent leeg: de globale instelling gebruiken. Kosten moeten meer dan 0 zijn en mogen maximaal twee decimalen hebben. Zie je deze kop niet, dan heb je dat recht niet.

De twee kostenvelden worden niet gevuld met de waarde die er al staat: ze zijn leeg zodra je het tabblad opent, ook als er eerder een bedrag is opgeslagen. Je kunt op dit tabblad dus niet zien welke kosten er nu voor deze monteur gelden. Klik je op Opslaan terwijl ze leeg zijn, dan raakt een eerder ingevuld bedrag hoogstwaarschijnlijk kwijt. Pas je alleen de snelheidsratio of een reisafstand aan, vul de kosten dan opnieuw in.

Instellingen kopiëren tussen monteurs

Hebben meerdere monteurs dezelfde werkweek of regio-indeling? Dan hoef je die niet één voor één in te voeren. Klik onderaan Basis werktijden op Werktijden kopiëren. In het venster kies je de richting van het kopiëren:

van de huidige monteur → naar een of meer andere monteurs, of
van een andere monteur → naar de huidige monteur.

Selecteer daarna de betreffende monteur(s), controleer het voorbeeld van de werkweek en klik op Opslaan. De geselecteerde monteurs krijgen dan dezelfde basis werkweek. Op dezelfde manier kopieer je regio's tussen monteurs.

Venster Basis werktijden kopiëren met de keuze voor de richting en de monteurselectie — Het venster Basis werktijden kopiëren: kies de richting (van of naar de huidige monteur), selecteer de monteurs en bevestig.

Het kopiëren geldt voor de basis-instellingen. Aangepaste weken (afwijkingen voor een specifieke week) worden niet meegekopieerd.

Styling

Hier kies je per afspraaktype de kleur waarmee het op het planbord en de kaart wordt weergegeven. Selecteer een kleur, controleer het voorbeeld en klik op Toepassen.

Kies kleuren die goed van elkaar te onderscheiden zijn. Planners herkennen afspraaktypes vooral aan de kleurbalk bovenaan het afspraakblok.

Extra informatie

Toon extra velden op het detailoverzicht van een opdracht. Per regel stel je in:

Label: de naam die bij het veld wordt getoond.
Expressie: een JSONata-expressie die de waarde uit de opdrachtgegevens (bronnen) haalt.

Zo maak je klantspecifieke gegevens uit de werkopdracht direct zichtbaar voor de planner, zonder maatwerk.

Globale instellingen

Op het tabblad Globale instellingen leg je planningsregels vast die voor alle monteurs tegelijk gelden. Onder de titel staat daarom de toelichting Globale planningsregels voor alle monteurs.

Je ziet dit tabblad alleen met het bijbehorende recht. Heb je dat recht niet, dan is het tabblad niet zichtbaar.

De reisafstanden

Op dit tabblad staan drie velden, allemaal in km:

Veld	Wat het begrenst
Max. reisafstand per dag	Hoeveel kilometer een monteur op één dag mag afleggen, van de eerste tot de laatste afspraak.
Max. reisafstand tussen afspraken (standaard optimalisatie)	Hoe ver een monteur tussen twee opeenvolgende afspraken mag reizen bij een gewone optimalisatie, bijvoorbeeld vanuit het planbord of bij vooruitplannen.
Max. reisafstand tussen afspraken (afspraakvoorstel)	Dezelfde grens, maar voor het moment dat Go afspraakvoorstellen voor een klant berekent.

De laatste twee kun je dus los van elkaar instellen: bijvoorbeeld ruimer bij het maken van afspraakvoorstellen dan bij de dagelijkse optimalisatie.

Vóór elk veld staat een informatie-icoon; houd de muis erop voor de uitleg.

De grens tussen afspraken geldt voor de ritten van afspraak naar afspraak, niet voor de rit van huis naar de eerste afspraak. Dezelfde drie velden bestaan ook per monteur, op het tabblad van die monteur.

Wat Go controleert

Een reisafstand mag maximaal 1.000.000 km zijn en maximaal twee decimalen hebben.
Een reisafstand tussen afspraken mag niet groter zijn dan de Max. reisafstand per dag: staat er een grotere waarde, dan meldt Go Reisafstand tussen afspraken mag niet groter zijn dan de max. reisafstand per dag. en wordt er niets opgeslagen.

Opslaan en leegmaken

De velden worden automatisch opgeslagen zodra je het veld verlaat. Je krijgt dan de melding Globale instellingen opgeslagen; gaat er iets mis, dan verschijnt een foutmelding en is de waarde niet bewaard. Voldoet een waarde niet aan de controles hierboven, dan slaat Go niets op tot je hem hebt gecorrigeerd.

Maak je een veld leeg (met het kruisje), dan geldt er via deze weg geen grens meer. Ook dat wordt direct opgeslagen.

Vul je bij een van de velden een waarde onder de 10 km in, dan verschijnt bovenaan de waarschuwing Let op: een te lage afstand kan correcte planningen in de weg staan. Je kunt de waarde wel opslaan, maar een krappe grens kan ertoe leiden dat opdrachten niet meer ingepland raken en als No-Go blijven staan. Verhoog de waarde weer als je dat ziet gebeuren.

Een instelling die bij de monteur zelf is vastgelegd, gaat vóór deze globale instelling. De globale waarde is dus de standaard voor iedere monteur die voor dat veld niets eigens heeft staan.

Tabblad Globale instellingen met de velden voor de maximale reisafstand per dag, bij optimalisatie en bij afspraakvoorstel — Het tabblad Globale instellingen met de drie velden voor de maximale reisafstand. Vóór elk veld staat een informatie-icoon met de uitleg.

Afwezigheid

Een afwezigheid aanmaken en beheren voor een medewerker.

FLS