Vooruitplannen

Optimaliseer de planning voor een periode vooruit en bekijk per optimalisatie precies wat er is ingepland, verplaatst of juist niet gelukt is.

Met Vooruitplannen laat je Go automatisch afspraken inplannen voor een gekozen periode. De optimalisatie verdeelt de afspraken zo efficiënt mogelijk over de monteurs, rekening houdend met werktijden, regio's, afspraaktypes en reisafstanden.

De pagina bestaat uit drie tabbladen:

Tabblad	Waarvoor
Planning optimaliseren	Een nieuwe optimalisatie instellen en starten.
Optimalisatie historie	Terugkijken wat eerdere optimalisaties hebben gedaan, tot op het niveau van de losse afspraak.
Overzicht (Oud)	De vorige versie van deze pagina, die tijdelijk beschikbaar blijft.

Je ziet de hele pagina alleen als je het recht voor vooruitplannen hebt. De tabbladen zelf hebben geen aparte rechten: heb je toegang tot de pagina, dan zie je alle drie.

Planning optimaliseren

Op dit tabblad stel je in wat er geoptimaliseerd moet worden. Het formulier bestaat uit drie genummerde blokken die je van boven naar beneden doorloopt.

1. Optimalisatie details

Hier bepaal je de scope: waarover de optimalisatie gaat.

Veld	Betekenis
Periode	De dagen waarvoor je wilt vooruitplannen.
Personengroepen	De personengroepen die je meeneemt. Verplicht.
Regio's	De regio's waarin gepland mag worden. Verplicht.
Monteurs	De monteurs die mogen worden ingepland. Verplicht.

Alle vier de velden zijn nodig voordat je kunt starten; achter de verplichte velden staat een sterretje.

Het veld Personengroepen opent dezelfde groepenkiezer als het filter op het planbord: links de bronlijst met zoekveld en vinkjes, rechts je selectie, bevestigen met Toepassen. Zie De groepenkiezer.

Je kunt alleen toekomstige dagen kiezen, en een periode van maximaal 30 dagen. Wil je verder vooruit, draai dan meerdere optimalisaties achter elkaar.

Go vult dit blok zoveel mogelijk vooraf in: de personengroepen worden overgenomen uit je selectie op het planbord, en de monteurs die bij de gekozen regio's en personengroepen horen worden automatisch allemaal geselecteerd. Wil je monteurs uitsluiten, haal ze dan hier weg.

2. Optimalisatie uitbreidingen

Standaard optimaliseert Go alleen de afspraken die al ingepland staan. Met de twee schakelaars in dit blok neem je meer werk mee. Achter elke titel staat een grijs getal: hoeveel afspraken van dat soort er binnen je huidige scope zijn.

No-Go afspraken betrekken: neemt ook de No-Go afspraken mee in de optimalisatie.
Ongeplande afspraken betrekken: neemt ook de nog ongeplande afspraken mee.

Zet je Ongeplande afspraken betrekken aan, dan gaat No-Go afspraken betrekken automatisch mee aan en kun je die niet los uitzetten. Dat is geen fout: ongepland werk inplannen zonder de No-Go's mee te wegen zou een onvolledig beeld geven.

No-Go's worden alleen binnen hun oorspronkelijke afspraakdatum en bloktijd ingepland. Valt die datum buiten de gekozen periode, of ligt hij in het verleden, dan pakt de optimalisatie de opdracht niet op. Wil je zo'n opdracht op een andere datum plannen, dan moet je hem eerst herstarten; zie No-Go afspraken.

Neem je ongeplande afspraken mee, dan kunnen al ingeplande afspraken uit de planning verdwijnen als de optimalisatie een efficiëntere indeling vindt.

Filters

Zodra Ongeplande afspraken betrekken aanstaat, verschijnt daaronder het blok Filters met drie keuzelijsten: Werkopdrachtgroepen, Afspraaktypes en Plaatsen. Hiermee beperk je wélke ongeplande afspraken meegaan. Laat je de filters leeg, dan gaan alle ongeplande afspraken mee.

Bij Plaatsen staat achter elke plaatsnaam een getal: het aantal ongeplande afspraken in die plaats binnen je huidige scope. Zo zie je vooraf waar het werk zit, zonder eerst de lijst met opdrachten te openen. Het getal past zich aan als je de personengroepen, regio's, werkopdrachtgroepen of afspraaktypes wijzigt. Bij Werkopdrachtgroepen en Afspraaktypes staan (nog) geen aantallen.

Keuzelijst Plaatsen met per plaatsnaam het aantal ongeplande afspraken — De keuzelijst Plaatsen: achter elke plaats staat het aantal ongeplande afspraken binnen de gekozen scope.

Zet je de schakelaar weer uit, dan worden de drie filters leeggemaakt. Zet je hem daarna opnieuw aan, dan moet je ze dus opnieuw invullen.

3. Samenvatting & Starten

Het laatste blok vat samen wat je hebt ingesteld, zodat je vóór het starten kunt controleren of het klopt:

Periode
Personengroepen, Regio's en Monteurs: het aantal dat je hebt geselecteerd
Afspraken in selectie: hoeveel al ingeplande afspraken meegaan
Ongeplande afspraken in selectie en No-Go's in selectie
Werkopdrachtgroepen, Afspraaktypes en Plaatsen: het aantal actieve filters

Staan beide schakelaars in blok 2 uit, dan toont de samenvatting alleen de eerste vijf regels. De regels over ongeplande afspraken, No-Go's en de drie filters verschijnen pas zodra je Ongeplande afspraken betrekken aanzet. Terwijl Go de aantallen ophaalt, zie je even een grijs balkje in plaats van een getal.

De optimalisatie starten

Klik op Optimalisatie starten. Je krijgt de melding De optimalisatie is gestart.

De knop is niet altijd beschikbaar. Er zijn twee blokkades, allebei met een melding onder de samenvatting:

Configuratie niet compleet. Zorg dat alle verplichte velden zijn ingevuld om de optimalisatie uit te voeren. Je mist nog een personengroep, een regio of een monteur.
Optimalisatie is al actief. Wacht tot de huidige optimalisatie compleet is voordat je een nieuwe start. Per personengroep kan er maar één optimalisatie tegelijk draaien.

Er is geen voortgangsbalk. Dat een optimalisatie loopt, zie je aan twee dingen: de melding Optimalisatie is al actief boven de startknop, en een draaiend icoontje met de tekst Plannen... achter de betreffende personengroep in de keuzelijst. Het resultaat bekijk je daarna op het tabblad Optimalisatie historie.

Optimalisatie historie

Op dit tabblad zie je wat eerdere optimalisaties hebben opgeleverd. De tabel toont de laatste 100 optimalisaties, en alleen die van personengroepen waar jij toegang toe hebt.

Zoeken en filteren

Boven de tabel staan twee kaarten:

Zoeken in optimalisatie historie: een vrij zoekveld op status, periode of monteur.
Filteren: filter op Gestart op (datum), Gestart door en Status. Met Reset filters wis je deze drie filters.

Zijn er geen resultaten, dan meldt de tabel dat. Heb je nog nooit een optimalisatie gedraaid, dan staat er dat er nog geen vooruitplanningen zijn gedraaid.

De kolommen

Kolom	Betekenis
Status	Zie de statussen hieronder.
Periode	De periode waarover is geoptimaliseerd; bij één dag staat er één datum.
Gestart door	Wie de optimalisatie heeft gestart. Is dat niet vastgelegd, dan staat er Onbekend.
Gestart op	Datum en tijd van de start.
Resultaat samenvatting	Hoeveel afspraken zijn geoptimaliseerd van het totaal dat meeging.
Nieuwe No-Go's	Hoeveel afspraken door deze optimalisatie een No-Go zijn geworden.
Tijd	Hoe lang de optimalisatie heeft geduurd.

Je kunt op elke kolom sorteren; standaard staat de nieuwste optimalisatie bovenaan. Onderaan stel je het aantal rijen per pagina in.

De Status kan vier vormen aannemen:

Status	Betekenis
Geslaagd (groen vinkje)	De optimalisatie is volledig doorlopen.
Gefaald (rood kruis)	De optimalisatie is met een fout gestopt.
In behandeling (draaiend icoontje)	De optimalisatie loopt nog.
Timeout (oranje klokje)	De optimalisatie staat nog op in behandeling, maar heeft zich al een half uur niet gemeld. Er komt dan hoogstwaarschijnlijk geen resultaat meer.

Bij een optimalisatie die nog loopt, staat er in de kolommen Resultaat samenvatting, Nieuwe No-Go's en Tijd een draaiend icoontje. Bij Gefaald en Timeout staat er een streepje: er zijn dan geen aantallen. Zolang er een optimalisatie loopt, ververst de tabel zichzelf automatisch.

Achter een aantal bij Nieuwe No-Go's staat een oranje waarschuwingsdriehoekje. Dit zijn gecommuniceerde of bevestigde opdrachten die daadwerkelijk uit de planning zijn gehaald door de optimalisatie. Die klanten verwachten dus nog een monteur: loop deze na via de ongeplande opdrachten.

Het detailpaneel

Klik op een regel om rechts naast de tabel het detailpaneel te openen. Klik nog eens op dezelfde regel om het weer te sluiten.

Bovenaan staat een gekleurde banner met de uitkomst. Bij een geslaagde optimalisatie staat daar hoeveel procent is geoptimaliseerd, met de aantallen erachter, en de tekst planning is succesvol geoptimaliseerd. Bij de andere statussen staat er dat de planning niet kon worden geoptimaliseerd, dat de optimalisatie niet is afgerond, of dat hij nog bezig is.

Daaronder staat Optimalisatie details, verdeeld over vijf uitklapbare blokken:

Status: de status en de duur van de optimalisatie.
Configuratie: de periode, wie de optimalisatie startte en wanneer.
Betreft: de gekozen personengroepen, regio's en monteurs.
Optioneel: de gekozen werkopdrachtgroepen, afspraaktypes en plaatsen.
Resultaat: de aantallen, zie hieronder.

Staat er bij een veld een streepje, dan is die informatie niet vastgelegd. Bij oudere optimalisaties komt dat vaker voor: die zijn gedraaid voordat deze gegevens werden bijgehouden.

Het blok Resultaat

Bovenaan staat Totaal geoptimaliseerd met het aantal geoptimaliseerde afspraken van het totaal. Daaronder staan de aantallen uitgesplitst:

Regel	Betekenis
Geplaatste afspraken	Alle afspraken die na de optimalisatie in de planning staan.
Nieuw ingepland	Daarvan: de afspraken die er nieuw bij zijn gekomen.
Bestaande afspraken	Daarvan: de afspraken die al ingepland stonden.
Uit planning gehaald	Afspraken die door de optimalisatie uit de planning zijn gehaald.
Nieuwe No-Go	Daarvan: de afspraken die daardoor een No-Go zijn geworden.
Niet aangeraakt	Afspraken waar de optimalisatie niets mee heeft gedaan.
Problematisch	Daarvan: de afspraken die niet verwerkt konden worden, bijvoorbeeld door een adres zonder geldige coördinaten.

Onder het blok staan twee knoppen:

Bekijk op planboard: opent het planbord op de periode van deze optimalisatie, zodat je het resultaat in de planning ziet.
Nieuwe optimalisatie: opent het tabblad Planning optimaliseren met alle instellingen van deze optimalisatie al ingevuld. Handig om een optimalisatie te herhalen of om er iets aan te wijzigen en opnieuw te draaien.

Bekijken welke afspraken het betreft

Elk aantal in het blok Resultaat is aanklikbaar (behalve Totaal geoptimaliseerd). Klik erop en er opent een venster met precies die afspraken. De titel van het venster is de regel die je hebt aangeklikt, bijvoorbeeld Geplaatste afspraken; daaronder staan de bijbehorende deelaantallen.

De tabel bevat per afspraak: Werkopdrachtcode, Werkopdrachtgroep, Personengroep, Afspraaktype, Postcode, Afspraakdatum, Medewerker, Actie en Reden. Je kunt op elke kolom sorteren en onderaan door de pagina's bladeren. Sluit het venster met Sluiten.

Een optimalisatie legt alleen afspraken vast waar iets over te melden is. Het kan dus voorkomen dat de lijst korter is dan het aantal waarop je klikte, of dat er Geen afspraken vastgelegd voor deze waarde staat.

Venster met de afspraken van een categorie, met de kolommen Werkopdrachtcode tot en met Reden — Het venster met afspraken, hier voor Niet aangeraakt. Rechts staat per afspraak de Reden waarom hij niet is ingepland.

De kolom Reden

Bij afspraken die niet zijn ingepland, staat in de kolom Reden waarom dat niet lukte. Er kunnen ook meerdere redenen tegelijk gelden; die staan dan achter elkaar met een komma ertussen. Bij een afspraak die wél is ingepland, blijft de kolom leeg.

Reden	Wat je eraan kunt doen
Geen geldige geocoding	Het adres kon niet op de kaart worden gevonden. Laat het adres van de opdracht controleren.
Geen monteur met dit afspraaktype	Geen enkele meegenomen monteur mag dit afspraaktype uitvoeren. Voeg het type toe bij een monteur, zie Instellingen.
Geen monteur in deze regio	Geen enkele meegenomen monteur is die dag actief in de regio van de opdracht. Zie Instellingen.
Geen monteur in deze personengroep	Er zat geen monteur uit de benodigde personengroep in de selectie.
Bloktijd valt buiten de geoptimaliseerde periode	De bloktijd van de afspraak ligt buiten de gekozen periode. Kies een ruimere periode, of herstart de opdracht om hem op een andere datum te mogen plannen.
Geen ruimte binnen de bloktijd	Binnen het afgesproken tijdvak was geen plek meer.
Geen ruimte in de planning	De monteurs zaten vol binnen de gekozen periode. Verruim de periode of neem meer monteurs mee.
Onbekend	De reden is niet vastgelegd.

De kolom Reden is de snelste manier om te zien waaróm een optimalisatie minder heeft opgeleverd dan je hoopte. Klik op Niet aangeraakt of Uit planning gehaald en sorteer op Reden: staat er vooral Geen monteur in deze regio, dan zit het probleem in je regio-instellingen en niet in de optimalisatie zelf.

Overzicht (Oud)

Op dit tabblad staat de vorige versie van de pagina: het oude vooruitplanformulier met daarnaast de tabel Laatste 10 vooruitplanningen. Het blijft voorlopig beschikbaar zodat je kunt terugvallen op de vertrouwde werkwijze.

Nieuwe functionaliteit komt alleen op de tabbladen Planning optimaliseren en Optimalisatie historie. Gebruik die dus bij voorkeur; het oude overzicht verdwijnt op termijn.

Niet elke afspraak kan automatisch worden ingepland. Afspraken die niet passen, vind je terug bij de ongeplande opdrachten.

Ongeplande opdrachten

De tabel met ongeplande opdrachten: No-Go's, filters en acties om alsnog in te plannen.

Kaart

Uitleg over de routekaart in Go, wat je op de kaart ziet, de weergave-opties, routestatistieken en het inplannen van (geëscaleerde) opdrachten.